Indledning

I dagens hurtigtgående, compliance-drevne verden kan det være skræmmende at håndtere forskellige former for indhold—fra traditionelle dokumenter til web- og sociale medier. Det er her, SharePoint kommer ind. Designet til at imødekomme alle dine behov for indholdsoverholdelse giver SharePoint nem håndtering af versioner, anvendelse af opbevaringsplaner, erklæring af poster og placering af juridiske tilbageholdelser på tværs af flere indholdstyper.

SharePoint skiller sig ud på den moderne arbejdsplads ved at tilbyde en robust løsning til at strømline overholdelsesprocesser. Med stigende reguleringer er nødvendigheden for virksomheder at overholde disse overholdelsesstandarder vigtigere end nogensinde. SharePoint forenkler ikke blot denne proces, men sikrer også, at din organisation kan opretholde overholdelse af reguleringer uden besvær.

Hvem er SharePoint for

SharePoint er designet til enhver organisation, der håndterer store mængder data og har brug for en strømlinet metode til at administrere overholdelse. Ideelle brugere inkluderer:

• Compliance Officers: Sikre, at alt organisatorisk indhold overholder brancheforordninger.
• Records Managers: Administrere livscyklussen for poster fra oprettelse til bortskaffelse.
• IT Managers: Sikre informationssikkerhed, mens overholdelsesrisici håndteres.
• Legal Teams: Placere juridiske tilbageholdelser på relevante dokumenter under retssager eller revisioner.
• Operations Managers: Strømlining af processer og reduktion af manuelle overholdelsesopgaver.

Nøglefunktioner

SharePoint tilbyder et omfattende udvalg af funktioner designet til at imødekomme dine behov for overholdelsesadministration uden problemer:

• Version Management: Hold styr på forskellige versioner af dine dokumenter for at sikre overholdelse af reglerne.
• Retention Schedules: Anvend tilpassede opbevaringsplaner på forskellige typer indhold.
• Record Declaration: Erklære og administrere poster effektivt fra oprettelse til bortskaffelse.
• Legal Holds: Placere juridiske tilbageholdelser på dokumenter for at forhindre deres ændring eller destruktion under revisioner eller retssager.
• Comprehensive Coverage: Administrere traditionelt, web- og socialt indhold på ét sted.
• Automated Workflows: Reducere manuelle opgaver via automatiserede overholdelsesarbejdsgange.
• User Permissions: Sikre, at kun autoriseret personale har adgang til følsomme oplysninger.

Bedste brugsscenarier

SharePoint skinner sig i forskellige scenarier, adresserer specifikke problemer og optimerer overholdelsesadministration på tværs af forskellige brancher og teams:

For overholdelsesteams

Scenario: En sundhedsudbyder skal sikre, at alle patientjournaler forvaltes i henhold til HIPAA-reglerne. Benefit: SharePoint tilbyder overholdelsesarbejdsgange, der kan håndhæve HIPAA opbevaringsplaner, sikre overholdelse af reguleringer og minimere juridiske risici.

For juridiske afdelinger

Scenario: Under en retssagsprocedure skal en advokatvirksomhed placere tilbageholdelser på adskillige dokumenter. Benefit: Juridiske teams kan bruge SharePoint til hurtigt at implementere juridiske tilbageholdelser og sikre, at ingen væsentlige dokumenter ændres eller slettes.

For IT-afdelinger

Scenario: En IT-afdeling i en finansiel institution skal håndtere overholdelse af både interne poster og sociale medier kommunikationer. Benefit: SharePoint giver en integreret platform til at administrere alle indholdstyper under ét tag, hvilket strømliner overholdelsesindsatser og reducerer risici.

For arkivchefer

Scenario: En uddannelsesinstitution skal håndtere studenterjournaler fra optagelse til alumni-status. Benefit: Arkivchefer kan anvende forskellige opbevaringsplaner på forskellige dokumenter for at sikre overholdelse af uddannelsesregulations.

For driftsteams

Scenario: En fremstillingsvirksomhed sigter efter at automatisere sine overholdelsesprocedurer for at reducere den manuelle arbejdsbyrde. Benefit: SharePoint understøtter automatiserede overholdelsesarbejdsgange, hvilket signifikant reducerer manuelle opgaver og forbedrer operationel effektivitet.

Kom godt i gang

Tilmeld dig

Besøg SharePoint-webstedet og tilmeld dig en gratis prøveperiode eller vælg en passende abonnementsplan.

Indledende opsætning

Følg installationsguiden for at konfigurere de indledende indstillinger, herunder brugerroller og rettigheder.

Tilpas opbevaringsplaner

Opret opbevaringsplaner tilpasset dine behov for overholdelse.

Integrer eksisterende indhold

Importér dit eksisterende indhold til SharePoint, så det straks begynder at håndtere versionskontrol og opbevaring.

Erklær poster

Marker nødvendige dokumenter som poster, så de kan starte deres livscyklusadministration.

Opsæt automatiserede arbejdsgange

Aktiver automatiserede overholdelsesarbejdsgange for at minimere manuel indgriben.

Udrul juridiske tilbageholdelser

Konfigurer indstillinger for juridiske tilbageholdelser for relevant indhold for at sikre, at det forbliver uændret under revisioner eller retssager.

Tips og bedste praksis

For at maksimere fordelene ved SharePoint skal du overveje følgende bedste praksis:

• Regelmæssig træning: Sikre, at medarbejdere gennemgår regelmæssig træning for at forblive opdateret med de nyeste funktioner og overholdelsespraksis.
• Data gennemgang: Periodisk gennemgå data og indhold for at sikre overholdelse med opdaterede reguleringer.
• Automatiser klogt: Udnyt automatiseringsfunktioner til at håndtere redundante opgaver, men hold kritiske overholdelseskontroller manuelle for bedre kontrol.
• Forbliv opdateret: Opdater regelmæssigt SharePoint for at drage fordel af de nyeste sikkerhedsopdateringer og funktioner.
• Track Changes: Brug versionsadministration til at holde en detaljeret log over dokumentændringer og brugerhandlinger.

Integration med Guru

SharePoint integreres problemfrit med Guru, hvilket forbedrer din compliance management med Gurs AI-drevne søgefunktioner.

Ved at integrere SharePoint med Guru kan du:

• Øjeblikkelig informationsadgang: Udnyt Gurs AI-søgning til hurtigt at finde compliance-relateret information i SharePoint.
• Centraliseret arkiv: Vedligehold en enkelt kilde til sandhed for alle overholdelsesdokumenter og poster, der er tilgængelige på tværs af din organisation.
• Proaktive svar: Brug Gurs AI-søgning til at få proaktive svar om compliancekrav baseret på dine forespørgsler.

Fordelene ved at bruge SharePoint sammen med Guru inkluderer øget effektivitet, reducerede søgetider og sikrere håndtering af overholdelsesdokumenter.

Konklusion

SharePoint er et omfattende værktøj til overholdelsesadministration designet til at imødekomme behovene hos moderne organisationer. Med sit robuste sæt af funktioner forenkler SharePoint overholdelsesadministration, tilbyder versionskontrol, opbevaringsplaner, erklæring af poster og juridiske tilbageholdelser på tværs af traditionelt, web- og socialt indhold. Ved at integrere SharePoint med Guru kan du yderligere øge din organisations effektivitet og produktivitet og sikre, at alle dine compliancebehov opfyldes problemfrit.

1. Prøv SharePoint i dag og transformér den måde, du administrerer overholdelse på, og sørg for, at du forbliver foran i det konstant udviklende reguleringslandskab.