Einführung

In der heutigen rasanten, compliance-getriebenen Welt kann das Verwalten verschiedener Inhaltsarten – von traditionellen Dokumenten bis hin zu Web- und Social-Media-Inhalten – eine Herausforderung sein. Hier kommt SharePoint ins Spiel. Entwickelt, um all Ihre Anforderungen an die Inhaltscompliance zu erfüllen, ermöglicht SharePoint eine einfache Versionsverwaltung, die Anwendung von Aufbewahrungsplänen, die Deklaration von Aufzeichnungen und das Einlegen von rechtlichen Sperren über mehrere Inhaltstypen hinweg.

SharePoint hebt sich im modernen Arbeitsplatz hervor, indem es eine robuste Lösung zur Optimierung von Compliance-Prozessen bietet. Mit zunehmenden Vorschriften ist die Notwendigkeit für Unternehmen, diese Compliance-Standards einzuhalten, wichtiger als je zuvor. SharePoint vereinfacht nicht nur diesen Prozess, sondern sorgt auch dafür, dass Ihre Organisation mühelos die Einhaltung der Vorschriften aufrechterhalten kann.

Für wen ist SharePoint geeignet

SharePoint ist für jede Organisation konzipiert, die mit großen Datenmengen umgeht und eine optimierte Methode zur Verwaltung der Compliance benötigt. Ideale Nutzer sind:

• Compliance-Beauftragte: Sicherstellen, dass alle organisatorischen Inhalte den Branchenvorschriften entsprechen.
• Aktenverwalter: Verwaltung des Lebenszyklus von Aufzeichnungen von der Erstellung bis zur Entsorgung.
• IT-Manager: Sicherstellung der Informationssicherheit bei gleichzeitiger Verwaltung von Compliance-Risiken.
• Rechtsabteilungen: Einlegen von rechtlichen Sicherungen für relevante Dokumente während Rechtsstreitigkeiten oder Prüfungen.
• Betriebsleiter: Prozesse optimieren und manuelle Compliance-Aufgaben reduzieren.

Hauptmerkmale

SharePoint bietet eine umfassende Suite von Funktionen, die nahtlos auf Ihre Anforderungen an das Compliance-Management abgestimmt sind:

• Versionsverwaltung: Überwachen Sie verschiedene Versionen Ihrer Dokumente, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.
• Aufbewahrungsfristen: Individuelle Aufbewahrungsfristen für verschiedene Arten von Inhalten anwenden.
• Aktenaufbewahrung: Effiziente Erklärung und Verwaltung von Aufzeichnungen von der Erstellung bis zur Entsorgung.
• Rechtliche Sicherungen: Einlegen von rechtlichen Sicherungen für Dokumente, um deren Änderung oder Zerstörung während Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten zu verhindern.
• Umfassende Abdeckung: Verwalten Sie traditionelle, Web- und Social-Media-Inhalte an einem Ort.
• Automatisierte Arbeitsabläufe: Reduzieren Sie manuelle Aufgaben durch automatisierte Compliance-Arbeitsabläufe.
• Benutzerberechtigungen: Stellen Sie sicher, dass nur autorisiertes Personal Zugriff auf sensible Informationen hat.

Beste Anwendungsfälle

SharePoint ist in verschiedenen Szenarien hervorragend, adressiert spezifische Probleme und optimiert das Compliance-Management in verschiedenen Branchen und Teams:

Für Compliance-Teams

Szenario: Ein Gesundheitsdienstleister muss sicherstellen, dass alle Patientendaten gemäß HIPAA-Vorschriften verwaltet werden. Nutzen: SharePoint bietet Compliance-Arbeitsabläufe, die die HIPAA-Aufbewahrungsfristen durchsetzen und regulatorische Anforderungen sicherstellen.

Für Rechtsabteilungen

Szenario: Im Rahmen eines Gerichtsverfahrens muss eine Anwaltskanzlei rechtliche Sicherungen für zahlreiche Dokumente vornehmen. Nutzen: Rechtsabteilungen können SharePoint nutzen, um schnell rechtliche Sicherungen zu implementieren und sicherzustellen, dass keine entscheidenden Dokumente geändert oder gelöscht werden.

Für IT-Abteilungen

Szenario: Eine IT-Abteilung in einem Finanzinstitut muss die Einhaltung sowohl interner Akten als auch sozialer Medienkommunikationen verwalten. Nutzen: SharePoint bietet eine integrierte Plattform, um alle Inhaltsarten unter einem Dach zu verwalten, die Compliance-Bemühungen zu optimieren und Risiken zu reduzieren.

Für Aufzeichnungsmanager

Szenario: Eine Bildungseinrichtung muss die Studierendenakten vom Eintritt bis zum Alumni-Status verwalten. Nutzen: Aktenverwalter können unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumente anwenden und die Einhaltung der Bildungsregeln sicherstellen.

Für Operationsteams

Szenario: Ein Produktionsunternehmen zielt darauf ab, seine Compliance-Verfahren zu automatisieren, um die manuelle Arbeitslast zu reduzieren. Nutzen: SharePoint unterstützt automatisierte Compliance-Arbeitsabläufe, die manuelle Aufgaben erheblich reduzieren und die betriebliche Effizienz steigern.

Erste Schritte

Anmelden

Besuchen Sie die SharePoint-Website und melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an oder wählen Sie einen geeigneten Abonnementplan aus.

Ersteinrichtung

Befolgen Sie den Einrichtungsassistenten, um die ersten Einstellungen zu konfigurieren, einschließlich Benutzerrollen und Berechtigungen.

Anpassung der Aufbewahrungspläne

Richten Sie Aufbewahrungspläne ein, die auf Ihre Compliance-Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Integration vorhandener Inhalte

Importieren Sie Ihre vorhandenen Inhalte in SharePoint, um sicherzustellen, dass die Versionskontrolle und die Aufbewahrung sofort verwaltet werden.

Aufzeichnungen deklarieren

Markieren Sie erforderliche Dokumente als Aufzeichnungen und beginnen Sie mit der Verwaltung ihres Lebenszyklus.

Automatisierte Workflows einrichten

Aktivieren Sie automatisierte Compliance-Workflows, um manuelle Eingriffe zu minimieren.

Rechtliche Sperren einrichten

Konfigurieren Sie die Einstellungen für rechtliche Sperren für relevante Inhalte, um sicherzustellen, dass sie während Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten unverändert bleiben.

Tipps und bewährte Praktiken

Um die Vorteile von SharePoint zu maximieren, sollten Sie die folgenden bewährten Praktiken in Betracht ziehen:

• Regelmäßige Schulungen: Stellen Sie sicher, dass das Personal regelmäßige Schulungen durchführt, um über die neuesten Funktionen und Compliance-Praktiken informiert zu bleiben.
• Datenüberprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig Daten und Inhalte, um die Einhaltung der aktualisierten Vorschriften sicherzustellen.
• Automatisierung mit Bedacht: Nutzen Sie Automatisierungsfunktionen, um redundante Aufgaben zu erledigen, aber lassen Sie kritische Compliance-Prüfungen manuell für bessere Kontrolle.
• Aktualisierungen: Halten Sie SharePoint regelmäßig auf dem neuesten Stand, um von den neuesten Sicherheitsupdates und Funktionen zu profitieren.
• Änderungen verfolgen: Verwenden Sie die Versionsverwaltung, um ein detailliertes Protokoll von Dokumentänderungen und Benutzeraktionen zu führen.

Integration mit Guru

SharePoint integriert sich nahtlos mit Guru und verbessert Ihr Compliance-Management mit Gurus KI-gestützten Suchfunktionen.

Durch die Integration von SharePoint mit Guru können Sie:

• Sofortiger Informationszugriff: Nutzen Sie Gurus KI-Suche, um Compliance-relevante Informationen schnell in SharePoint zu finden.
• Zentralisiertes Repository: Führen Sie eine einzige Wahrheit für alle Compliance-Dokumente und -Aufzeichnungen, die in Ihrer Organisation zugänglich sind.
• Proaktive Antworten: Verwenden Sie Gurus KI-Suche, um proaktive Antworten zu Compliance-Anforderungen basierend auf Ihren Anfragen zu erhalten.

Die Vorteile der Nutzung von SharePoint mit Guru umfassen eine höhere Effizienz, verkürzte Suchzeiten und eine sicherere Verwaltung von Compliance-Dokumenten.

Fazit

SharePoint ist ein umfassendes Compliance-Management-Tool, das für die Bedürfnisse moderner Organisationen konzipiert ist. Mit seinem robusten Funktionsumfang vereinfacht SharePoint das Compliance-Management, bietet Versionskontrolle, Aufbewahrungspläne, Deklaration von Aufzeichnungen und rechtliche Sperren über traditionelle, Web- und soziale Inhalte hinweg. Durch die Integration von SharePoint mit Guru können Sie die Effizienz und Produktivität Ihrer Organisation weiter steigern und sicherstellen, dass alle Ihre Compliance-Anforderungen mühelos erfüllt werden.

1. Testen Sie SharePoint noch heute und verwandeln Sie die Art und Weise, wie Sie Compliance verwalten, und stellen Sie sicher, dass Sie im ständig wandelnden regulativen Umfeld immer einen Schritt voraus sind.