Introduksjon

I dagens raske, samsvars-drevne verden kan det være skremmende å håndtere ulike innholdsformer—fra tradisjonelle dokumenter til nett- og sosiale medier innhold. Det er her SharePoint kommer inn. Designet for å dekke alle dine behov for innholdsoverholdelse, gjør SharePoint det enkelt å håndtere versjoner, implementere oppbevaringsplaner, erklære dokumenter og plassere juridiske hold på tvers av flere innholdstyper.

SharePoint skiller seg ut i moderne arbeidsliv ved å tilby en robust løsning for å strømlinjeforme overholdelsesprosesser. Med økende reguleringer er nødvendigheten for bedrifter å overholde disse standardene mer betydelig enn noen gang. SharePoint forenkler ikke bare denne prosessen, men sikrer også at organisasjonen din kan opprettholde etterlevelse av reguleringene uten problemer.

Hvem er SharePoint for

SharePoint er designet for enhver organisasjon som håndterer store datamengder og trenger en strømlinjeformet metode for å håndtere overholdelse. Ideelle brukere inkluderer:

• Overholdelsesoffiserer: Sikre at alt organisasjonsinnhold er i samsvar med bransjeforskrifter.
• Arkivledere: Håndtere livssyklusen til dokumentene fra opprettelse til avhending.
• IT-leder: Sikre informasjonssikkerhet mens du håndterer overholdelsesrisiko.
• Juridiske team: Plassere juridiske hold på relevante dokumenter under rettssaker eller revisjoner.
• Driftsledere: Strømlinjeforme prosesser og redusere manuelle oppgaver relatert til overholdelse.

Nøkkelfunksjoner

SharePoint tilbyr en omfattende pakke av funksjoner designet for å møte dine behov for håndtering av overholdelse sømløst:

• Versjonshåndtering: Hold oversikt over forskjellige versjoner av dokumentene dine for å sikre samsvar med regelverket.
• Oppbevaringsplaner: Bruke tilpassede oppbevaringsplaner for ulike typer innhold.
• Dokumenterklæring: Erklære og håndtere dokumenter effektivt fra opprettelse til avhending.
• Juridiske hold: Plassere juridiske hold på dokumenter for å forhindre deres endring eller ødeleggelse under revisjoner eller rettssaker.
• Omfattende dekning: Håndtere tradisjonelt, nett- og sosialt innhold på ett sted.
• Automatiserte arbeidsflyter: Redusere manuelle oppgaver via automatiserte prosesser.
• Brukertillatelser: Sørge for at kun autoriserte personer har tilgang til sensitiv informasjon.

Beste bruksområder

SharePoint utmerker seg i ulike scenarier, adresserer spesifikke problemer og optimaliserer overholdelse på tvers av forskjellige industrier og team:

For overholdelsesteam

Scenario: En helseleverandør må sørge for at alle pasientregistre er håndtert i henhold til HIPAA-forskrifter. Fordel: SharePoint tilbyr arbeidsflyter for overholdelse som kan håndheve HIPAA-oppbevaringsplaner, og sikrer reguleringsmessig samsvar og minimering av juridiske risikoer.

For juridiske avdelinger

Scenario: Under en rettssak trenger et advokatfirma å plassere hold på mange dokumenter. Fordel: Juridiske team kan bruke SharePoint til raskt å implementere juridiske hold, og sikre at ingen avgjørende dokumenter endres eller slettes.

For IT-avdelinger

Scenario: En IT-avdeling i en finansinstitusjon må håndtere samsvar for både interne registre og sosiale mediekommunikasjoner. Fordel: SharePoint gir en integrert plattform for å håndtere alle innholdstyper under ett tak, noe som strømlinjeformer overholdelsesarbeid og reduserer risikoer.

For arkivledere

Scenario: En utdanningsinstitusjon må håndtere studentregistre fra opptak til alumni-status. Fordel: Arkivledere kan bruke varierte oppbevaringsplaner på forskjellige dokumenter, og sikre samsvar med utdanningsforskrifter.

For driftsteam

Scenario: Et produksjonsselskap har som mål å automatisere sine overholdelsesprosedyrer for å redusere manuell arbeidsmengde. Fordel: SharePoint støtter automatiserte arbeidsflyter for overholdelse, noe som betydelig reduserer manuelle oppgaver og forbedrer drifts effektiviteten.

Kom i gang

Registrer deg

Besøk SharePoint-nettstedet og registrer deg for en gratis prøve eller velg en passende abonnementsplan.

Første oppsett

Følg oppsettsveiviseren for å konfigurere innstillinger, inkludert brukerroller og tillatelser.

Tilpass oppbevaringsplaner

Sett opp oppbevaringsplaner tilpasset dine behov for overholdelse.

Integrer eksisterende innhold

Importer ditt eksisterende innhold til SharePoint, og sørg for at det begynner å håndtere versjonskontroll og oppbevaring umiddelbart.

Erklære dokumenter

Merk nødvendige dokumenter som poster, og start livssyklushåndteringen.

Sett opp automatiserte arbeidsflyter

Aktiver automatiserte arbeidsflyter for å minimere manuelle inngrep.

Implementere juridiske hold

Konfigurer innstillinger for juridiske hold for relevant innhold for å sikre at det forblir uendret under revisjoner eller rettssaker.

Tips og beste praksiser

For å maksimere fordelene med SharePoint, vurder følgende beste praksiser:

• Regelmessig opplæring: Sørg for at ansatte gjennomgår regelmessig trening for å holde seg oppdatert med de nyeste funksjonene og overholdelsespraksisene.
• Datagjennomgang: Gå jevnlig gjennom data og innhold for å sikre at de er i samsvar med oppdaterte forskrifter.
• Automatiser klokt: Utnytt automatiseringsfunksjoner for å håndtere redundante oppgaver, men hold kritiske overholdelsessjekker manuelle for bedre kontroll.
• Hold deg oppdatert: Oppdater regelmessig SharePoint for å dra nytte av de nyeste sikkerhetsoppdateringene og funksjonene.
• Oppdater endringer: Bruk versjonshåndtering for å holde en detaljert logg over dokumentendringer og brukerhandlinger.

Integrering med Guru

SharePoint integreres sømløst med Guru, og forbedrer din samsvarshåndtering med Gurus AI-drevne søkefunksjoner.

Ved å integrere SharePoint med Guru, kan du:

• Umiddelbar informasjonsadgang: Utnytt Gurus AI-søk for raskt å finne samsvarsrelatert informasjon i SharePoint.
• Sentralisert arkiv: Oppretthold en enkelt kilde til sannhet for alle overholdelsesdokumenter og poster, tilgjengelig på tvers av organisasjonen din.
• Proaktive svar: Bruk Gurus AI-søk for å få proaktive svar om samsvarskrav basert på dine forespørselene.

Fordeler med å bruke SharePoint med Guru inkluderer økt effektivitet, reduserte søketider og mer sikker håndtering av overholdelsesdokumenter.

Avslutning

SharePoint er et omfattende verktøy for håndtering av overholdelse designet for å møte behovene til moderne organisasjoner. Med sitt robuste sett av funksjoner forenkler SharePoint håndteringen av overholdelse og tilbyr versjonskontroll, oppbevaringsplaner, dokumenterklæring og juridiske hold på tvers av tradisjonelt, nett- og sosialinnhold. Ved å integrere SharePoint med Guru kan du ytterligere forbedre effektiviteten og produktiviteten til organisasjonen din, og sikre at alle samsvarbehovene dine blir oppfylt uten anstrengelse.

1. Prøv SharePoint i dag og transformer måten du håndterer overholdelse på, og sørg for at du ligger i forkant i det stadig skiftende reguleringslandskapet.