SharePointの使い方: 総合ガイド

導入

今日の速いペースで、コンプライアンス主導の世界では、伝統的な文書からウェブやソーシャルメディアコンテンツに至るまで、さまざまなコンテンツ形式を管理することは困難な場合があります。そこでSharePointが登場します。コンテンツのコンプライアンスニーズに対応するように設計されたSharePointは、簡単なバージョン管理、保持スケジュールの適用、記録の宣言、及び複数のコンテンツタイプにわたる法的保留の配置を可能にします。

SharePointは、コンプライアンスプロセスを簡素化する強力なソリューションを提供することで、現代の職場で際立っています。規制が増大する中、企業がこれらのコンプライアンス基準に準拠する必要性は、かつてないほど重要となっています。 SharePointは、このプロセスを簡素化するだけでなく、組織が規制遵守を容易に維持できることを保証します。

SharePointは誰のためのものか

SharePointは、大量のデータを扱い、コンプライアンスを管理するための合理化された方法を必要とするあらゆる組織のために設計されています。理想的なユーザーには:

コンプライアンスオフィサー: 組織のすべてのコンテンツが業界規制に準拠していることを保証します。
記録管理者: 記録のライフサイクルを作成から廃棄まで管理します。
ITマネージャー: コンプライアンスリスクを管理しつつ、情報セキュリティを確保します。
法務チーム: 訴訟や監査中に関連する文書に法的保留を配置します。
運用マネージャー: プロセスを合理化し、手動のコンプライアンスタスクを削減します。

主な機能

SharePointは、コンプライアンス管理のニーズにシームレスに対応する幅広い機能を提供しています:

バージョン管理: 規制に準拠するために、文書のさまざまなバージョンを追跡します。
保持スケジュール: さまざまな種類のコンテンツにカスタマイズされた保持スケジュールを適用します。
記録宣言: 記録を作成から廃棄まで効率的に宣言し管理します。
法的保留: 監査や訴訟中に文書の変更や破壊を防ぐために法的保留を配置します。
包括的なカバレッジ: 従来のコンテンツ、ウェブ、およびソーシャルコンテンツをすべて1か所で管理します。
自動化されたワークフロー: 自動化されたコンプライアンスワークフローを通じて手動タスクを削減します。
ユーザー権限: 敏感な情報にアクセスできるのは承認された人員のみであることを保証します。

最適な使用事例

SharePointは、さまざまなシナリオで優れており、特定の問題に対処し、さまざまな業界やチームでコンプライアンス管理を最適化します:

コンプライアンスチーム向け

シナリオ: 医療提供者は、すべての患者記録がHIPAA規則に従って管理されることを保証する必要があります。 利点: SharePointは、規制遵守と法的リスクを最小限に抑えるHIPAA保持スケジュールを施行できるコンプライアンスワークフローを提供します。

法務部門向け

シナリオ: 訴訟手続き中に、法律事務所は多数の文書に保留を設定する必要があります。 利点: 法律チームは、重要な文書が変更または削除されないように、SharePointを使用して迅速に法的保留を実装できます。

IT部門向け

シナリオ: 金融機関のIT部門は、内部記録とソーシャルメディアコミュニケーションのコンプライアンスを管理する必要があります。 利点: SharePointは、すべてのコンテンツタイプを一元的に管理し、コンプライアンスの取り組みを合理化し、リスクを減らすための統合プラットフォームを提供します。

記録管理者向け

シナリオ: 教育機関は、入学から卒業生の地位まで学生記録を管理する必要があります。 利点: 記録管理者は、さまざまな文書に異なる保持スケジュールを適用し、教育規制に準拠することを保証できます。

運用チーム向け

シナリオ: 製造会社は、手作業を削減するためにコンプライアンス手続きの自動化を目指しています。 利点: SharePointは自動化されたコンプライアンスワークフローをサポートし、手動タスクを大幅に削減し、業務効率を向上させます。

はじめに

サインアップ

SharePointのウェブサイトにアクセスし、無料トライアルにサインアップするか、適切なサブスクリプションプランを選択します。

初期設定

初期設定を構成するためにセットアップウィザードを実行し、ユーザーの役割と権限を含めます。

保持スケジュールのカスタマイズ

コンプライアンスニーズに合わせた保持スケジュールを設定します。

既存コンテンツの統合

既存のコンテンツをSharePointにインポートし、すぐにバージョン管理と保持を開始します。

記録の宣言

必要な文書を記録としてマークし、それらのライフサイクル管理を開始します。

自動化ワークフローの設定

手動の介入を最小限に抑えるために自動化されたコンプライアンスワークフローを有効にします。

法的保留の展開

監査や訴訟中に変更されないように、関連コンテンツの法的保留設定を構成します。

ヒントとベストプラクティス

SharePointの利点を最大限に活用するために、以下のベストプラクティスを考慮してください:

定期的なトレーニング: スタッフが最新の機能とコンプライアンスプラクティスについて最新の情報を得るために、定期的にトレーニングを受けることを保証します。
データレビュー: 定期的にデータとコンテンツを見直し、更新された規制に準拠していることを確認します。
賢く自動化: 冗長なタスクを処理するために自動化機能を活用しますが、より良い管理のために重要なコンプライアンスチェックは手動で維持します。
最新情報を維持: 最新のセキュリティパッチと機能の利点を享受するために、SharePointを定期的に更新します。
変更を追跡: バージョン管理を使用して、文書の変更とユーザーの行動の詳細なログを保持します。

Guruとの統合

SharePointはGuruとシームレスに統合し、GuruのAIによる検索機能を活用してコンプライアンス管理を強化します。

SharePointをGuruと統合することにより、以下が可能になります:

インスタント情報アクセス： GuruのAI検索を活用して、SharePoint内でコンプライアンスに関連する情報を迅速に見つけることができます。
中央集権的なリポジトリ: すべてのコンプライアンス文書と記録の真実の単一の源を維持し、組織全体でアクセス可能です。
プロアクティブな回答： あなたの質問に基づいて、GuruのAI検索を使用して、コンプライアンス要件に関するプロアクティブな回答を得ることができます。

SharePointをGuruと一緒に使用する利点には、効率の向上、検索時間の短縮、およびコンプライアンス文書のより安全な管理が含まれます。

結論

SharePointは、現代の組織のニーズを満たすように設計された包括的なコンプライアンス管理ツールです。 SharePointは、その強力な機能を活用してコンプライアンス管理を簡素化し、バージョン管理、保持スケジュール、記録宣言、及び従来のコンテンツ、ウェブ、およびソーシャルコンテンツにわたる法律的保留を提供します。 SharePointをGuruと統合することで、組織の効率性と生産性をさらに向上させ、すべてのコンプライアンスニーズが簡単に満たされることを保証します。