SharePoint 사용법: 종합 안내서

소개

오늘날의 빠르게 진행되고 준수 중심의 세계에서는 전통적인 문서부터 웹 및 소셜 미디어 콘텐츠까지 다양한 콘텐츠 형태를 관리하는 것이 daunting할 수 있습니다. 그곳이 바로 SharePoint의 역할입니다. 모든 콘텐츠 준수 요구 사항을 충족할 수 있도록 설계된 SharePoint는 손쉬운 버전 관리, 유지 관리 일정 적용, 기록 선언 및 다양한 콘텐츠 유형에 걸친 법적 보유 설정을 가능하게 합니다.

SharePoint는 현대 직장에서 준수 프로세스를 간소화할 수 있는 강력한 솔루션을 제공하며 돋보입니다. 규제가 증가함에 따라 기업이 이러한 준수 기준을 준수해야 할 필요성이 그 어느 때보다 중요해졌습니다. SharePoint는 이 프로세스를 단순화할 뿐만 아니라 귀 조직이 규제 준수를 손쉽게 유지할 수 있도록 보장합니다.

SharePoint는 누구를 위한 것인가?

SharePoint는 대량의 데이터를 처리하고 준수를 관리하는 간소화된 방법이 필요한 모든 조직을 위해 설계되었습니다. 이상적인 사용자는 다음과 같습니다:

준수 담당자: 모든 조직의 콘텐츠가 산업 규정을 준수하는지 확인합니다.
기록 관리자: 기록의 생애 주기를 생성부터 폐기까지 관리합니다.
IT 관리자: 정보 보안을 보장하면서 준수 위험을 관리합니다.
법률 팀: 소송이나 감사 중에 관련 문서에 법적 보유 조치를 취합니다.
운영 관리자: 프로세스를 간소화하고 수동 준수 작업을 줄입니다.

주요 기능

SharePoint는 귀하의 준수 관리 요구 사항을 원활하게 충족하도록 설계된 포괄적인 기능 집합을 제공합니다:

버전 관리: 문서의 다양한 버전을 추적하여 규제 준수를 보장합니다.
유지 관리 일정: 다양한 유형의 콘텐츠에 맞게 맞춤형 유지 관리 일정을 적용합니다.
기록 선언: 효율적으로 기록을 선언하고 생성부터 폐기까지 관리합니다.
법적 보유: 감사 또는 소송 중에 문서의 변경이나 파괴를 방지하기 위해 법적 보유를 설정합니다.
종합적 커버리지: 전통적, 웹 및 소셜 콘텐츠를 모두 한 곳에서 관리합니다.
자동화된 워크플로우: 자동화된 준수 워크플로를 통해 수동 작업을 줄입니다.
사용자 권한: 승인된 인원만이 민감한 정보에 접근할 수 있도록 보장합니다.

최고의 사용 사례

SharePoint는 다양한 시나리오에서 뛰어나며, 특정 문제를 해결하고 다양한 산업 및 팀에서 준수 관리를 최적화합니다:

준수 팀을 위한

시나리오: 의료 제공자는 모든 환자 기록이 HIPAA 규정에 따라 관리되도록 해야 합니다. 이점: SharePoint는 HIPAA 유지 관리 일정을 시행할 수 있는 준수 워크플로를 제공하여 규제 준수를 보장하고 법적 위험을 최소화합니다.

법무팀을 위한

시나리오: 소송 절차 중에 법률 사무소는 수많은 문서에 대해 보유 조치를 취해야 합니다. 이점: 법률 팀은 SharePoint를 사용하여 법적 보유를 신속하게 구현할 수 있어 중요한 문서가 변경되거나 삭제되지 않도록 보장할 수 있습니다.

IT 부서를 위한

시나리오: 금융 기관의 IT 부서는 내부 기록과 소셜 미디어 커뮤니케이션 모두의 준수를 관리해야 합니다. 이점: SharePoint는 모든 콘텐츠 유형을 단일 플랫폼에서 관리할 수 있는 기회를 제공하여 준수 노력을 간소화하고 위험을 줄입니다.

기록 관리자들을 위한

시나리오: 교육 기관은 입학부터 동문까지 학생 기록을 관리해야 합니다. 이점: 기록 관리자들은 서로 다른 문서에 다양한 유지 관리 일정을 적용하여 교육 규정을 준수할 수 있습니다.

운영 팀을 위한

시나리오: 제조 회사는 수동 작업 부담을 줄이기 위해 준수 절차를 자동화하려고 합니다. 이점: SharePoint는 자동화된 준수 워크플로를 지원하여 수동 작업을 크게 줄이고 운영 효율성을 향상시킵니다.

시작하기

가입하기

SharePoint 웹사이트를 방문하고 무료 평가판에 가입하거나 적절한 구독 계획을 선택하세요.

초기 설정

설정 마법사를 따라 초기 설정을 구성하세요, 사용자 역할 및 권한 등을 포함합니다.

유지 관리 일정 맞춤화

귀하의 준수 요구 사항에 맞게 조정된 유지 관리 일정을 설정하세요.

기존 콘텐츠 통합

기존 콘텐츠를 SharePoint로 가져와 버전 관리 및 유지 관리를 즉시 시작하세요.

기록 선언

필요한 문서를 기록으로 표시하여 생애 주기 관리를 시작합니다.

자동화된 워크플로우 설정

수동 개입을 최소화하기 위해 자동화된 준수 워크플로를 활성화합니다.

법적 보유 배포

관련 콘텐츠에 대한 법적 보유 설정을 구성하여 감사 또는 소송 중에 변경되지 않도록 합니다.

팁 및 모범 사례

SharePoint의 이점을 극대화하려면 다음의 모범 사례를 고려하세요:

정기 교육: 직원들이 최신 기능과 준수 관행에 대한 교육을 정기적으로 받을 수 있도록 확보합니다.
데이터 검토: 주기적으로 데이터 및 콘텐츠를 검토하여 업데이트된 규정 준수를 보장합니다.
지혜롭게 자동화: 중복 작업을 처리하기 위해 자동화 기능을 활용하되 중요한 준수 검사는 더 나은 제어를 위해 수동으로 유지합니다.
최신 상태 유지: 최신 보안 패치와 기능을 활용할 수 있도록 SharePoint를 정기적으로 업데이트합니다.
변경 사항 추적: 문서 변경 사항과 사용자 행동의 자세한 로그를 유지하기 위해 버전 관리를 사용합니다.

Guru와의 통합

SharePoint는 Guru와 원활하게 통합되어 Guru의 AI 지원 검색 기능을 통해 준수 관리 효과를 극대화합니다.

SharePoint와 Guru를 통합하면 다음을 수행할 수 있습니다:

즉각적인 정보 접근: Guru의 AI 검색을 활용하여 SharePoint 내에서 준수 관련 정보를 빠르게 찾을 수 있습니다.
중앙 집중형 저장소: 조직 전체에서 접근할 수 있는 모든 준수 문서와 기록에 대한 단일 진실의 소스를 유지합니다.
적극적인 답변: Guru의 AI 검색을 이용하여 귀하의 쿼리에 기반한 준수 요구 사항에 대한 적극적인 답변을 얻을 수 있습니다.

SharePoint와 Guru를 함께 사용할 경우의 이점에는 효율성 증가, 검색 시간 단축 및 준수 문서의 보다 안전한 관리가 포함됩니다.

결론

SharePoint는 현대 조직의 요구를 충족하도록 설계된 포괄적인 준수 관리 도구입니다. 강력한 기능 세트를 갖춘 SharePoint는 버전 관리, 유지 관리 일정, 기록 선언 및 전통적, 웹 및 소셜 콘텐츠에 대한 법적 보유를 제공하여 준수 관리를 단순화합니다. SharePoint와 Guru를 통합함으로써 귀하는 귀 조직의 효율성과 생산성을 한층 더 향상시킬 수 있으며, 모든 준수 요구 사항이 손쉽게 충족되도록 보장할 수 있습니다.