Introduction

Dans le monde rapide d'aujourd'hui, axé sur la conformité, la gestion de diverses formes de contenu—des documents traditionnels au contenu web et des médias sociaux—peut être décourageante. C'est là que SharePoint entre en jeu. Conçu pour répondre à tous vos besoins de conformité en matière de contenu, SharePoint permet une gestion facile des versions, l'application de calendriers de conservation, la déclaration des dossiers et le placement de mises en attente légales sur plusieurs types de contenu.

SharePoint se démarque dans le lieu de travail moderne en offrant une solution robuste pour rationaliser les processus de conformité. Avec l'augmentation des réglementations, la nécessité pour les entreprises de se conformer à ces normes de conformité est plus importante que jamais. SharePoint simplifie non seulement ce processus, mais garantit également que votre organisation peut maintenir sans effort une conformité réglementaire.

À qui est destiné SharePoint

SharePoint est conçu pour toute organisation qui traite de grands volumes de données et a besoin d'une méthode rationalisée pour gérer la conformité. Les utilisateurs idéaux incluent :

• Responsables de la conformité : Veiller à ce que tous les contenus organisationnels soient conformes aux réglementations de l'industrie.
• Gestionnaires de dossiers : Gérer le cycle de vie des dossiers, de la création à l'élimination.
• Responsables informatiques : Assurer la sécurité de l'information tout en gérant les risques de conformité.
• Équipes juridiques : Mettre des restrictions légales sur les documents pertinents pendant les litiges ou les audits.
• Responsables des opérations : Rationaliser les processus et réduire les tâches de conformité manuelles.

Fonctionnalités clés

SharePoint offre une suite complète de fonctionnalités conçues pour répondre de manière transparente à vos besoins en gestion de la conformité :

• Gestion des versions : Suivre les différentes versions de vos documents pour garantir la conformité réglementaire.
• Calendriers de conservation : Appliquer des calendriers de conservation personnalisés à différents types de contenu.
• Déclaration de dossiers : Déclarer et gérer des dossiers efficacement, de la création à l'élimination.
• Restrictions légales : Mettre des restrictions légales sur les documents pour prévenir toute modification ou destruction pendant les audits ou les litiges.
• Couverture complète : Gérer le contenu traditionnel, web et social au même endroit.
• Flux de travail automatisés : Réduire les tâches manuelles via des flux de travail de conformité automatisés.
• Permissions utilisateur : Assurer que seules les personnes autorisées aient accès à des informations sensibles.

Meilleures applications

SharePoint excelle dans divers scénarios, abordant des problèmes spécifiques et optimisant la gestion de la conformité à travers différentes industries et équipes :

Pour les équipes de conformité

Scénario : Un prestataire de soins de santé doit veiller à ce que tous les dossiers des patients soient gérés selon les réglementations HIPAA. Avantage : SharePoint offre des flux de travail de conformité qui peuvent appliquer des calendriers de conservation HIPAA, garantissant le respect des réglementations et minimisant les risques juridiques.

Pour les départements juridiques

Scénario : Lors d'une procédure judiciaire, un cabinet d'avocats doit mettre des restrictions sur de nombreux documents. Avantage : Les équipes juridiques peuvent utiliser SharePoint pour mettre rapidement des restrictions légales, garantissant qu'aucun document crucial ne soit modifié ou supprimé.

Pour les départements informatiques

Scénario : Un département informatique d'une institution financière doit gérer la conformité tant pour les dossiers internes que pour les communications sur les réseaux sociaux. Avantage : SharePoint fournit une plateforme intégrée pour gérer tous les types de contenu sous un même toit, rationalisant les efforts de conformité et réduisant les risques.

Pour les gestionnaires de dossiers

Scénario : Une institution éducative doit gérer les dossiers des étudiants depuis l'admission jusqu'au statut d'ancien élève. Avantage : Les gestionnaires de dossiers peuvent appliquer des calendriers de conservation variés à différents documents, garantissant le respect des réglementations éducatives.

Pour les équipes des opérations

Scénario : Une entreprise de fabrication vise à automatiser ses procédures de conformité pour réduire la charge de travail manuelle. Avantage : SharePoint prend en charge les flux de travail de conformité automatisés, réduisant significativement les tâches manuelles et améliorant l'efficacité opérationnelle.

Commencer

Inscription

Visitez le site web de SharePoint et inscrivez-vous pour un essai gratuit ou sélectionnez un plan d'abonnement approprié.

Configuration initiale

Suivez l'assistant de configuration pour configurer les paramètres initiaux, y compris les rôles et permissions des utilisateurs.

Personnaliser les calendriers de conservation

Configurez des calendriers de conservation adaptés à vos besoins de conformité.

Intégrer le contenu existant

Importez votre contenu existant dans SharePoint, en veillant à ce qu'il commence à gérer le contrôle de version et la conservation immédiatement.

Déclarer des dossiers

Marquez les documents nécessaires comme dossiers, en lançant leur gestion de cycle de vie.

Configurer des flux de travail automatisés

Activez des flux de travail de conformité automatisés pour minimiser l'intervention manuelle.

Déployer des mises en attente légales

Configurez les paramètres de mise en attente légale pour le contenu pertinent afin de garantir qu'il reste inchangé lors des audits ou du contentieux.

Conseils et meilleures pratiques

Pour maximiser les avantages de SharePoint, envisagez les meilleures pratiques suivantes :

• Formation régulière : Veillez à ce que le personnel suive une formation régulière pour rester à jour avec les dernières fonctionnalités et pratiques de conformité.
• Revue des données : Examiner périodiquement les données et le contenu pour assurer la conformité avec les réglementations mises à jour.
• Automatiser judicieusement : Utilisez les fonctionnalités d'automatisation pour gérer les tâches redondantes, mais gardez les contrôles de conformité critiques manuels pour un meilleur contrôle.
• Restez à jour : Mettez régulièrement à jour SharePoint pour bénéficier des derniers correctifs de sécurité et des fonctionnalités.
• Suivez les changements : Utilisez la gestion des versions pour garder un journal détaillé des changements de documents et des actions des utilisateurs.

Intégration avec Guru

SharePoint s'intègre parfaitement avec Guru, améliorant votre gestion de la conformité grâce aux capacités de recherche alimentées par l'IA de Guru.

En intégrant SharePoint avec Guru, vous pouvez :

• Accès instantané à l'information : Exploitez la recherche IA de Guru pour trouver rapidement des informations liées à la conformité dans SharePoint.
• Référentiel centralisé : Maintenir une source unique de vérité pour tous les documents et dossiers de conformité, accessible dans toute votre organisation.
• Réponses proactives : Utilisez la recherche IA de Guru pour obtenir des réponses proactives concernant les exigences de conformité en fonction de vos requêtes.

Les avantages de l'utilisation de SharePoint avec Guru incluent une efficacité accrue, des temps de recherche réduits et une gestion plus sécurisée des documents de conformité.

Conclusion

SharePoint est un outil de gestion de la conformité complet conçu pour répondre aux besoins des organisations modernes. Avec sa robuste gamme de fonctionnalités, SharePoint simplifie la gestion de la conformité, offrant un contrôle des versions, des calendriers de conservation, une déclaration des dossiers et des mises en attente légales à travers le contenu traditionnel, web et social. En intégrant SharePoint avec Guru, vous pouvez encore améliorer l'efficacité et la productivité de votre organisation, en veillant à ce que tous vos besoins en matière de conformité soient satisfaits sans effort.

1. Essayez SharePoint aujourd'hui et transformez votre gestion de la conformité, en veillant à rester en avance dans un paysage réglementaire en constante évolution.