บทนำ

ในโลกที่เต็มไปด้วยความเร็วและการควบคุมที่เข้มงวดในปัจจุบัน การจัดการรูปแบบเนื้อหาต่างๆ—ตั้งแต่เอกสารแบบดั้งเดิมไปจนถึงเนื้อหาเว็บและสื่อสังคม—อาจเป็นเรื่องที่ยากลำบาก。 นี่คือจุดที่ SharePoint เข้ามาเกี่ยวข้อง。 ออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการด้านความสอดคล้องของเนื้อหาทั้งหมด SharePoint ช่วยให้การจัดการเวอร์ชัน การใช้ตารางเวลาการเก็บรักษา การประกาศบันทึก และการวางสิทธิ์ทางกฎหมายในหลายประเภทของเนื้อหาง่ายขึ้น.

SharePoint โดดเด่นในที่ทำงานสมัยใหม่ด้วยการนำเสนอวิธีแก้ไขที่แข็งแกร่งในการสร้างกระบวนการความสอดคล้องให้มีประสิทธิภาพ. ด้วยกฎระเบียบที่เพิ่มขึ้น ความจำเป็นสำหรับธุรกิจในการปฏิบัติตามมาตรฐานความสอดคล้องเหล่านี้มีความสำคัญมากขึ้นกว่าเดิม. SharePoint ไม่เพียงแต่ทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น แต่ยังมั่นใจว่าองค์กรของคุณสามารถรักษาการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้อย่างง่ายดาย.

ใครคือผู้ใช้ SharePoint

SharePoint ได้รับการออกแบบสำหรับองค์กรใด ๆ ที่มีการจัดการข้อมูลจำนวนมากและต้องการวิธีการที่มีประสิทธิภาพในการจัดการความสอดคล้อง. กรณีการใช้งานที่เหมาะสมได้แก่:

• เจ้าหน้าที่ความสอดคล้อง: ทำให้แน่ใจว่าเนื้อหาทั้งหมดขององค์กรเป็นไปตามกฎระเบียบของอุตสาหกรรม.
• ผู้จัดการบันทึก: จัดการวงจรชีวิตของบันทึกตั้งแต่การสร้างไปจนถึงการกำจัด.
• ผู้จัดการ IT: ทำให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความปลอดภัยในขณะที่จัดการความเสี่ยงในการปฏิบัติตาม.
• ทีมกฎหมาย: วางสิทธิ์ทางกฎหมายกับเอกสารที่เกี่ยวข้องในระหว่างการฟ้องร้องหรือการตรวจสอบ.
• ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ: ทำให้กระบวนการมีความราบรื่นและลดงานที่ต้องทำด้วยมือ.

คุณสมบัติหลัก

SharePoint มีชุดฟีเจอร์ที่ครอบคลุมซึ่งออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการการจัดการความสอดคล้องของคุณอย่างไม่สะดุด:

• การจัดการเวอร์ชัน: ติดตามเวอร์ชันต่าง ๆ ของเอกสารของคุณเพื่อให้มั่นใจว่ามีความสอดคล้องกับข้อกำหนด.
• ตารางเวลาการเก็บรักษา: ใช้ตารางเวลาการเก็บรักษาที่ปรับให้เหมาะกับเนื้อหาประเภทต่าง ๆ.
• การประกาศบันทึก: ประกาศและจัดการบันทึกอย่างมีประสิทธิภาพตั้งแต่การสร้างไปจนถึงการกำจัด.
• การใช้สิทธิ์ทางกฎหมาย: วางสิทธิ์ทางกฎหมายกับเอกสารเพื่อป้องกันไม่ให้มีการเปลี่ยนแปลงหรือทำลายระหว่างการตรวจสอบหรือการฟ้องร้อง.
• การครอบคลุมที่ครอบคลุม: จัดการเนื้อหาประเภทดั้งเดิม เว็บ และโซเชียลทั้งในที่เดียว.
• กระบวนการอัตโนมัติ: ลดงานที่ต้องทำด้วยมือผ่านการทำงานอัตโนมัติของความสอดคล้อง.
• สิทธิ์ผู้ใช้: ทำให้แน่ใจว่ามีเพียงบุคคลที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่เข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้.

กรณีการใช้งานที่ดีที่สุด

SharePoint ทำงานได้อย่างยอดเยี่ยมในหลายสถานการณ์ แก้ไขปัญหาเฉพาะและเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการความสอดคล้องในอุตสาหกรรมและทีมต่าง ๆ:

สำหรับทีมความสอดคล้อง

สถานการณ์: ผู้ให้บริการด้านสุขภาพต้องการให้แน่ใจว่าเอกสารบันทึกผู้ป่วยทั้งหมดถูกจัดการตามกฎระเบียบ HIPAA. ผลประโยชน์: SharePoint เสนอกระบวนการความสอดคล้องที่สามารถบังคับใช้ตารางเวลาการเก็บรักษาของ HIPAA ให้แน่ใจว่าการปฏิบัติตามและลดความเสี่ยงทางกฎหมาย.

สำหรับแผนกกฎหมาย

สถานการณ์: ในระหว่างการฟ้องร้อง บริษัทกฎหมายต้องการวางสิทธิ์กับเอกสารจำนวนมาก. ผลประโยชน์: ทีมกฎหมายสามารถใช้ SharePoint เพื่อใช้สิทธิ์ทางกฎหมายได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารสำคัญจะไม่ได้รับการเปลี่ยนแปลงหรือถูกลบ.

สำหรับแผนก IT

สถานการณ์: แผนก IT ที่สถาบันการเงินต้องการจัดการความสอดคล้องสำหรับทั้งเอกสารภายในและการสื่อสารในโซเชียลมีเดีย. ผลประโยชน์: SharePoint ให้แพลตฟอร์มแบบบูรณาการในการจัดการเนื้อหาทั้งหมดภายใต้หลังคาเดียว ทำให้กระบวนการความสอดคล้องเป็นไปอย่างราบรื่นและลดความเสี่ยง.

สำหรับผู้จัดการบันทึก

สถานการณ์: สถาบันการศึกษาต้องการจัดการบันทึกนักเรียนตั้งแต่การสมัครไปจนถึงสถานะศิษย์เก่า. ผลประโยชน์: ผู้จัดการบันทึกสามารถปรับใช้ตารางเวลาการเก็บรักษาที่หลากหลายให้เข้ากับเอกสารต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าปฏิบัติตามกฎข้อบังคับด้านการศึกษา.

สำหรับทีมปฏิบัติการ

สถานการณ์: บริษัทผู้ผลิตมีเป้าหมายที่จะทำให้กระบวนการความสอดคล้องเป็นอัตโนมัติเพื่อลดการทำงานด้วยมือ. ผลประโยชน์: SharePoint สนับสนุนกระบวนการความสอดคล้องอัตโนมัติ ลดงานที่ต้องทำด้วยมือลงอย่างมีนัยสำคัญและเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน.

เริ่มต้นใช้งาน

ลงทะเบียน

ไปที่เว็บไซต์ SharePoint และลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้ฟรีหรือเลือกแผนการสมัครที่เหมาะสม.

การตั้งค่าเริ่มต้น

ติดตามผู้ช่วยการตั้งค่าเพื่อตั้งค่าพารามิเตอร์เริ่มต้น รวมถึงบทบาทและสิทธิ์ของผู้ใช้.

ปรับแต่งตารางเวลาการเก็บรักษา

ตั้งค่าตารางเวลาการเก็บรักษาที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการด้านความสอดคล้องของคุณ.

รวมเนื้อหาที่มีอยู่

นำเข้าข้อมูลที่มีอยู่ของคุณเข้าสู่ SharePoint โดยมั่นใจว่ามันจะเริ่มการจัดการเวอร์ชันและการเก็บรักษาทันที.

ประกาศบันทึก

ตั้งธงเอกสารที่จำเป็นเป็นบันทึกเริ่มต้นการจัดการวงจรชีวิตของพวกเขา.

ตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติ

เปิดใช้งานกระบวนการความสอดคล้องอัตโนมัติเพื่อลดการแทรกแซงด้วยมือ.

ใช้สิทธิ์ทางกฎหมาย

ปรับค่าการตั้งค่าสิทธิ์ทางกฎหมายสำหรับเนื้อหาที่เกี่ยวข้องเพื่อให้แน่ใจว่ามันยังคงไม่เปลี่ยนแปลงในระหว่างการตรวจสอบหรือการฟ้องร้อง.

เคล็ดลับและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

เพื่อเพิ่มผลประโยชน์ของ SharePoint ให้พิจารณาแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดต่อไปนี้:

• การฝึกอบรมตามปกติ: ให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับการฝึกอบรมตามปกติเพื่อให้ทันสมัยกับฟีเจอร์และแนวทางปฏิบัติด้านความสอดคล้องใหม่ล่าสุด.
• การตรวจสอบข้อมูล: ตรวจสอบข้อมูลและเนื้อหาเป็นระยะเพื่อให้แน่ใจว่ามีความสอดคล้องกับกฎระเบียบที่ปรับปรุงใหม่.
• ทำให้อัตโนมัติอย่างชาญฉลาด: ใช้ฟีเจอร์การทำงานอัตโนมัติเพื่อจัดการงานที่ซ้ำซาก แต่ควรจัดการการตรวจสอบความสอดคล้องที่สำคัญด้วยมือเพื่อให้ควบคุมได้ดียิ่งขึ้น.
• ติดตามการอัปเดต: อัปเดต SharePoint เป็นประจำเพื่อลุ้นรับสิทธิประโยชน์จากแพทช์ความปลอดภัยและฟีเจอร์ล่าสุด.
• ติดตามการเปลี่ยนแปลง: ใช้การจัดการเวอร์ชันเพื่อรักษาบันทึกโดยละเอียดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเอกสารและการดำเนินการของผู้ใช้.

การรวมเข้ากับ Guru

SharePoint เชื่อมโยงอย่างราบรื่นกับ Guru เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณด้วยความสามารถในการค้นหาที่ข powered โดย AI ของ Guru。

โดยการรวม SharePoint กับ Guru คุณสามารถ:

• การเข้าถึงข้อมูลทันที: ใช้การค้นหาของ Guru ที่ข powered โดย AI เพื่อค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดภายใน SharePoint ได้อย่างรวดเร็ว。
• แหล่งข้อมูลรวมกลาง: รักษาแหล่งข้อมูลเดียวสำหรับเอกสารและบันทึกความสอดคล้องทั้งหมด ซึ่งสามารถเข้าถึงได้จากทั่วทั้งองค์กรของคุณ.
• คำตอบที่มีความกระตือรือร้น: ใช้การค้นหาของ Guru ที่ข powered โดย AI เพื่อรับคำตอบเชิงรุกเกี่ยวกับข้อกำหนดการปฏิบัติตามตามคำถามของคุณ。

ผลประโยชน์ของการใช้ SharePoint ร่วมกับ Guru ได้แก่ ความมีประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น ระยะเวลาค้นหาที่ลดลง และการจัดการเอกสารความสอดคล้องที่ปลอดภัยมากขึ้น.

บทสรุป

SharePoint เป็นเครื่องมือการจัดการความสอดคล้องที่ครอบคลุมซึ่งออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการขององค์กรสมัยใหม่. ด้วยชุดฟีเจอร์ที่แข็งแกร่งของ SharePoint ทำให้การจัดการความสอดคล้องเป็นเรื่องง่าย เสนอการควบคุมเวอร์ชัน ตารางเวลาการเก็บรักษา การประกาศบันทึก และการใช้สิทธิ์ทางกฎหมายในเนื้อหาประเภทดั้งเดิม เว็บ และโซเชียล. โดยการรวม SharePoint กับ Guru คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและผลิตภาพขององค์กรของคุณได้มากยิ่งขึ้น โดยรับประกันว่าความต้องการการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งหมดของคุณจะได้รับการตอบสนองอย่างง่ายดาย。

1. ลองใช้ SharePoint วันนี้และเปลี่ยนวิธีการจัดการความสอดคล้องของคุณให้ทันสมัย ทำให้มั่นใจว่าคุณจะนำหน้ากฏระเบียบที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ.