Introduktion

I dagens snabba och regelstyrda värld kan hanteringen av olika innehållsformer—från traditionella dokument till webb- och sociala medier-innehåll—vara skrämmande. Det är här SharePoint kommer in. Utformat för att tillgodose alla dina behov av innehållsöverensstämmelse, gör SharePoint det enkelt att hantera versioner, tillämpa retention scheman, deklarera poster och placera legala begränsningar över flera innehållstyper.

SharePoint utmärker sig på den moderna arbetsplatsen genom att erbjuda en robust lösning för att effektivisera överensstämmelseprocesser. Med ökande regleringar är behovet för företag att följa dessa överensstämmelsestandarder mer betydelsefullt än någonsin. SharePoint förenklar inte bara denna process utan säkerställer också att din organisation kan upprätthålla reglerande efterlevnad utan ansträngning.

Vem är SharePoint för

SharePoint är utformat för vilken organisation som helst som hanterar stora volymer av data och behöver en strömlinjeformad metod för att hantera överensstämmelse. Ideala användare inkluderar:

• Compliance Officers: Säkerställa att allt organisatoriskt innehåll följer branschens förordningar.
• Records Managers: Hantera livscykeln för register från skapande till bortskaffande.
• IT Managers: Säkerställa informationssäkerhet medan man hanterar efterlevnadsrisker.
• Legal Teams: Placera legala begränsningar på relevanta dokument under rättstvister eller revisioner.
• Operations Managers: Effektivisera processer och minska manuella överensstämmelseuppgifter.

Nyckelfunktioner

SharePoint erbjuder en omfattande uppsättning funktioner som är utformade för att möta dina behov av överensstämmelsehantering sömlöst:

• Versionshantering: Håll reda på olika versioner av dina dokument för att säkerställa reglerande överensstämmelse.
• Retention Scheman: Tillämpa anpassade bevarande scheman till olika typer av innehåll.
• Record Declaration: Deklarera och hantera register effektivt från skapande till bortskaffande.
• Legala Håll: Placera legala håll på dokument för att förhindra deras förändring eller förstöring under revisioner eller rättstvister.
• Omfattande Täckning: Hantera traditionellt, webbaserat och socialt innehåll på ett ställe.
• Automatiserade Arbetsflöden: Minska manuella uppgifter genom automatiserade överensstämmelsearbetsflöden.
• Användarbehörigheter: Säkerställ att endast auktoriserad personal har tillgång till känslig information.

Bästa användningsfall

SharePoint utmärker sig i olika scenarier, adresserar specifika problem och optimerar överensstämmelsehantering över olika branscher och team:

För Compliance Teams

Scenario: En vårdgivare behöver säkerställa att alla patientjournaler hanteras enligt HIPAA-regler. Fördel: SharePoint erbjuder efterlevnad arbetsflöden som kan genomdriva HIPAA-bevarandeplaner, vilket säkerställer regulatorisk efterlevnad och minimerar juridiska risker.

För Juridiska Avdelningar

Scenario: Under en rättsprocess behöver en advokatbyrå lägga restriktioner på många dokument. Fördel: Juridiska team kan använda SharePoint för att snabbt genomföra juridiska restriktioner, vilket säkerställer att inga viktiga dokument ändras eller raderas.

För IT Avdelningar

Scenario: En IT-avdelning på en finansiell institution behöver hantera efterlevnad för både interna dokument och kommunikationer på sociala medier. Fördel: SharePoint erbjuder en integrerad plattform för att hantera alla innehållstyper under ett tak, vilket strömlinjeformar efterlevnadsinsatser och minskar risker.

För Registreringsansvariga

Scenario: En utbildningsinstitution behöver hantera studentregister från antagning till alumni-status. Fördel: Registeransvariga kan tillämpa olika bevarandeplaner på olika dokument, vilket säkerställer efterlevnad med utbildningsregler.

För Operativa Team

Scenario: Ett tillverkningsföretag syftar till att automatisera sina efterlevnadsprocedurer för att minska manuellt arbete. Fördel: SharePoint stödjer automatiserade efterlevnadsarbetsflöden, vilket avsevärt minskar manuella uppgifter och ökar operativ effektivitet.

Komma igång

Registrera dig

Besök SharePoint-webbplatsen och registrera dig för en gratis provperiod eller välj en lämplig prenumerationsplan.

Inledande Inställning

Följ installationsguiden för att konfigurera initiala inställningar, inklusive användarroller och behörigheter.

Anpassa Bevarande Scheman

Konfigurera bevarande scheman anpassade till dina behov av överensstämmelse.

Integrera Existerande Innehåll

Importera ditt befintliga innehåll till SharePoint, vilket säkerställer att det börjar hantera versionskontroll och bevarande omedelbart.

Deklarera Postar

Märk nödvändiga dokument som poster, vilket startar deras livscykelhantering.

Sätta upp Automatiserade Arbetsflöden

Aktivera automatiserade processer för att minimera manuell intervention.

Tillämpa Legala Håll

Konfigurera inställningar för legala håll för relevant innehåll för att säkerställa att det förblir oförändrat under revisioner eller rättstvister.

Tips och bästa praxis

För att maximera fördelarna med SharePoint, överväg följande bästa praxis:

• Regelbunden Utbildning: Säkerställ att personalen genomgår regelbunden utbildning för att hålla sig uppdaterad med de senaste funktionerna och efterlevnadspraxis.
• Dataöversyn: Periodiskt granska data och innehåll för att säkerställa efterlevnad med uppdaterade regler.
• Automatisera Klokt: Utnyttja automatiseringsfunktioner för att hantera redundanta uppgifter men håll kritiska efterlevnadskontroller manuella för bättre kontroll.
• Håll dig Uppdaterad: Regelbundet uppdatera SharePoint för att dra nytta av de senaste säkerhetsuppdateringarna och funktionerna.
• Spåra Ändringar: Använd versionshantering för att hålla ett detaljerat logg över dokumentförändringar och användaråtgärder.

Integration med Guru

SharePoint integreras sömlöst med Guru, vilket förbättrar din efterlevnadshantering med Gurus AI-drivna sökfärdigheter.

Genom att integrera SharePoint med Guru kan du:

• Omedelbar åtkomst till information: Utnyttja Gurus AI-sökning för att snabbt hitta efterlevnadsrelaterad information inom SharePoint.
• Centralt Arkiv: Upprätthåll en enda sanningskälla för alla överensstämmelsedokument och register, tillgänglig över hela din organisation.
• Proaktiva svar: Använd Gurus AI-sökning för att få proaktiva svar om efterlevnadskrav baserat på dina frågor.

Fördelar med att använda SharePoint med Guru inkluderar ökad effektivitet, minskad söktid och mer säker hantering av överensstämmelsedokument.

Slutsats

SharePoint är ett omfattande verktyg för hantering av överensstämmelse som är utformat för att möta behoven hos moderna organisationer. Med sin robusta uppsättning funktioner förenklar SharePoint hantering av överensstämmelse, erbjuder versionshantering, retention scheman, deklaration av poster och legala håll över traditionellt, webbaserat och socialt innehåll. Genom att integrera SharePoint med Guru kan du ytterligare öka din organisations effektivitet och produktivitet, och säkerställa att alla dina efterlevnadsbehov tillgodoses utan ansträngning.

1. Prova SharePoint idag och förändra sättet du hanterar överensstämmelse, och se till att du ligger före i den ständigt föränderliga reglerande landskapet.