如何使用 SharePoint：全面指南

引言

在今天這個快速變化、以合規為驅動的世界中，管理各種內容形式——從傳統文件到網絡和社交媒體內容——可能是艱巨的。這就是 SharePoint 發揮作用的地方。為滿足您所有內容合規需求而設計的 SharePoint，能夠輕鬆管理版本、應用保留計劃、聲明記錄，並對多種內容類型施加法律保全。

SharePoint 在現代工作場所中脫穎而出，提供一個穩健的解決方案，簡化合規過程。隨著規定的增加，企業遵守這些合規標準的必要性比以往任何時候都更加重要。 SharePoint 不僅簡化了這一過程，還確保您的組織能夠輕鬆維持遵守規定。

SharePoint 適合誰

SharePoint 專為任何處理大量數據並需要精簡管理合規方式的組織而設計。理想的使用者包括：

合規官： 確保所有組織內容遵循行業規範。
記錄管理者： 管理記錄的生命周期，從創建到處置。
IT 管理者： 在管理合規風險的同時確保資訊安全。
法律團隊： 在訴訟或審計期間對相關文件施加法律保全。
操作管理者： 精簡流程，減少手動合規任務。

主要特徵

SharePoint 提供了一套全面的功能，旨在無縫滿足您的合規管理需求：

版本管理： 追蹤文件的各個版本，以確保遵守規定。
保留計劃： 對不同類型的內容應用自訂的保留計劃。
記錄聲明： 高效地聲明和管理記錄，從創建到處置。
法律保全： 對文件施加法律保全，以防止其在審計或訴訟期間被更改或破壞。
全面覆蓋： 在一個地方管理傳統、網絡和社交內容。
自動化工作流程： 通過自動化合規工作流程減少手動任務。
用戶權限： 確保只有授權人員可以訪問敏感信息。

最佳使用案例

SharePoint 在各種情況下表現出色，解決具體問題並優化不同產業和團隊間的合規管理：

對於合規團隊

場景： 一個醫療服務提供者需要確保所有病歷均符合 HIPAA 規範管理。 益處： SharePoint 提供合規工作流程，可以強制執行 HIPAA 保留計劃，確保遵守規範並降低法律風險。

對於法律部門

場景： 在訴訟程序中，一家律師事務所需要對多份文件施加保全。 益處： 法律團隊可以使用 SharePoint 快速實施法律保全，確保沒有關鍵文件被更改或刪除。

對於 IT 部門

場景： 金融機構的 IT 部門需要管理內部記錄和社交媒體通信的合規性。 益處： SharePoint 提供的綜合平台可以在一個地方管理所有內容類型，簡化合規工作並降低風險。

對於記錄管理者

場景： 一所教育機構需要管理學生記錄，從入學到畢業。 益處： 記錄管理者可以對不同文件應用多樣的保留計劃，確保遵守教育法規。

對於操作團隊

場景： 一家製造公司希望自動化其合規程序，以減少手動工作量。 益處： SharePoint 支持自動化合規工作流程，顯著減少手動任務，提高操作效率。

開始使用

註冊

訪問 SharePoint 網站，註冊免費試用或選擇合適的訂閱計劃。

初始設置

按照設置向導配置初始設置，包括用戶角色和權限。

自訂保留計劃

設置量身定制的保留計劃以滿足您的合規需求。

整合現有內容

將您現有的內容導入 SharePoint，確保立即開始管理版本控制和保留。

聲明記錄

將必要的文件標記為記錄，開始其生命周期管理。

設置自動化工作流程

啟用自動化合規工作流程，以減少手動干預。

部署法律保全

為相關內容配置法律保全設置，確保其在審計或訴訟過程中不被更改。

提示與最佳實踐

為了最大化 SharePoint 的益處，請考慮以下最佳實踐：

定期培訓： 確保員工接受定期培訓，以了解最新功能和合規實踐。
數據審查： 定期審查數據和內容，以確保遵守更新的法規。
明智地自動化： 利用自動化功能處理冗餘任務，但對關鍵合規檢查保持手動，以便更好地控制。
保持更新： 定期更新 SharePoint，以便受益於最新的安全補丁和功能。
追蹤變更： 使用版本管理來保持文件變更和用戶操作的詳細記錄。

與 Guru 的整合

SharePoint 無縫集成了 Guru，利用 Guru 的 AI 驅動搜索能力增強您的合規管理。

通過將 SharePoint 與 Guru 整合，您可以：

即時信息訪問： 利用 Guru 的 AI 搜索在 SharePoint 中快速找到與合規相關的信息。
集中儲存庫： 維護所有合規文件和記錄的單一真實來源，讓組織中所有人都可以訪問。
主動回答： 使用 Guru 的 AI 搜索根據您的查詢獲得有關合規要求的主動回答。

使用 SharePoint 和 Guru 的好處包括提高效率、減少搜索時間以及更安全地管理合規文件。

結論

SharePoint 是一款全面的合規管理工具，旨在滿足現代組織的需求。憑藉強大的功能集，SharePoint 簡化了合規管理，提供版本控制、保留計劃、記錄聲明和法律保全，涵蓋傳統、網絡和社交內容。通過將 SharePoint 與 Guru 集成，您可以進一步提高組織的效率和生產力，確保您所有的合規需求都能輕鬆滿足。