Wstęp

W dzisiejszym szybkim i zorientowanym na zgodność świecie, zarządzanie różnymi formami treści — od tradycyjnych dokumentów po treści internetowe i w mediach społecznościowych — może być przytłaczające. Właśnie w tym miejscu wkracza SharePoint. Stworzony, aby zaspokoić wszystkie Twoje potrzeby związane z zgodnością treści, SharePoint ułatwia zarządzanie wersjami, stosowanie harmonogramów przechowywania, deklarację dokumentów oraz wprowadzanie zabezpieczeń prawnych dla różnych typów treści.

SharePoint wyróżnia się w nowoczesnym miejscu pracy, oferując solidne rozwiązanie do usprawnienia procesów zgodności. Wraz z rosnącymi regulacjami konieczność przestrzegania tych standardów zgodności przez firmy jest istotniejsza niż kiedykolwiek. SharePoint nie tylko upraszcza ten proces, ale także zapewnia, że Twoja organizacja może łatwo utrzymać zgodność regulacyjną.

Dla kogo jest SharePoint

SharePoint jest zaprojektowany dla każdej organizacji, która zarządza dużymi wolumenami danych i potrzebuje usystematyzowanej metody zarządzania zgodnością. Idealni użytkownicy to:

• Oficerowie ds. zgodności: Zapewnienie, że wszystkie treści organizacyjne spełniają regulacje branżowe.
• Menedżerowie rekordów: Zarządzanie cyklem życia dokumentów, od stworzenia do usunięcia.
• Menedżerowie IT: Zapewnienie bezpieczeństwa informacji, zarządzając ryzykiem zgodności.
• Zespoły prawne: Wprowadzanie zabezpieczeń prawnych dotyczących istotnych dokumentów podczas postępowań sądowych lub audytów.
• Menedżerowie operacyjni: Usprawnienie procesów i redukcja manualnych zadań związanych z zgodnością.

Kluczowe funkcje

SharePoint oferuje kompleksowy pakiet funkcji zaprojektowanych, aby spełniać Twoje potrzeby zarządzania zgodnością:

• Zarządzanie wersjami: Śledź różne wersje swoich dokumentów, aby zapewnić zgodność z regulacjami.
• Harmonogramy przechowywania: Zastosuj dostosowane harmonogramy przechowywania do różnych typów treści.
• Deklaracja dokumentów: Efektywnie deklaruj i zarządzaj dokumentami, od stworzenia do usunięcia.
• Zabezpieczenia prawne: Wprowadź zabezpieczenia prawne na dokumentach, aby uniemożliwić ich modyfikację lub usunięcie podczas audytów lub postępowań sądowych.
• Kompleksowe pokrycie: Zarządzaj treścią tradycyjną, internetową i społecznościową w jednym miejscu.
• Zautomatyzowane przepływy pracy: Redukuj manualne zadania dzięki zautomatyzowanym przepływom pracy zgodności.
• Uprawnienia użytkowników: Zapewnij, że tylko upoważniony personel ma dostęp do wrażliwych informacji.

Najlepsze przypadki użycia

SharePoint doskonale sprawdza się w różnych scenariuszach, rozwiązując konkretne problemy i optymalizując zarządzanie zgodnością w różnych branżach i zespołach:

Dla zespołów ds. zgodności

Scenariusz: Dostawca usług zdrowotnych musi zapewnić, że wszystkie dokumenty pacjentów są zarządzane zgodnie z przepisami HIPAA. Korzyść: SharePoint oferuje przepływy pracy zgodności, które mogą egzekwować harmonogramy przechowywania HIPAA, zapewniając przestrzeganie regulacji i minimalizując ryzyko prawne.

Dla działów prawnych

Scenariusz: Podczas postępowania sądowego kancelaria prawna musi wprowadzić zabezpieczenia na licznych dokumentach. Korzyść: Zespoły prawne mogą korzystać z SharePoint, aby szybko wprowadzać zabezpieczenia prawne, zapewniając, że żadne istotne dokumenty nie zostaną zmienione lub usunięte.

Dla działów IT

Scenariusz: Dział IT instytucji finansowej musi zarządzać zgodnością zarówno dla dokumentów wewnętrznych, jak i komunikacji w mediach społecznościowych. Korzyść: SharePoint zapewnia zintegrowaną platformę do zarządzania wszystkimi typami treści w jednym miejscu, usprawniając działania zgodności i redukując ryzyko.

Dla menedżerów rekordów

Scenariusz: Instytucja edukacyjna musi zarządzać dokumentami studenckimi od przyjęcia do statusu absolwenta. Korzyść: Menedżerowie rekordów mogą stosować różne harmonogramy przechowywania do różnych dokumentów, zapewniając zgodność z regulacjami edukacyjnymi.

Dla zespołów operacyjnych

Scenariusz: Firma produkcyjna zamierza zautomatyzować swoje procedury zgodności, aby zmniejszyć manualne obciążenie. Korzyść: SharePoint wspiera zautomatyzowane procesy zgodności, znacznie redukując manualne zadania i zwiększając wydajność operacyjną.

Jak zacząć

Zarejestruj się

Odwiedź stronę SharePoint i zarejestruj się na darmowy okres próbny lub wybierz odpowiedni plan subskrypcyjny.

Konfiguracja wstępna

Postępuj zgodnie z kreatorem konfiguracji, aby skonfigurować ustawienia wstępne, w tym role i uprawnienia użytkowników.

Dostosuj harmonogramy przechowywania

Ustaw harmonogramy przechowywania dostosowane do Twoich potrzeb związanych z zgodnością.

Zintegruj istniejące treści

Importuj swoje istniejące treści do SharePoint, upewniając się, że zacznie on zarządzać kontrolą wersji i przechowywaniem natychmiast.

Deklaruj rekordy

Oznacz niezbędne dokumenty jako rekordy, rozpoczynając ich zarządzanie cyklem życia.

Ustaw zautomatyzowane przepływy pracy

Włącz zautomatyzowane przepływy pracy zgodności, aby zminimalizować interwencję manualną.

Wdrażaj zabezpieczenia prawne

Skonfiguruj ustawienia zabezpieczenia prawnego dla odpowiednich treści, aby zapewnić, że pozostaną one niezmienione podczas audytów lub postępowań sądowych.

Porady i najlepsze praktyki

Aby maksymalnie wykorzystać korzyści płynące z SharePoint, rozważ następujące najlepsze praktyki:

• Regularne szkolenie: Upewnij się, że personel przechodzi regularne szkolenia, aby być na bieżąco z najnowszymi funkcjami i praktykami zgodności.
• Przegląd danych: Okresowo przeglądaj dane i treści, aby zapewnić zgodność z zaktualizowanymi regulacjami.
• Automatyzuj mądrze: Wykorzystaj funkcje automatyzacji do obsługi powtarzających się zadań, ale zachowaj krytyczne kontrole zgodności manualnie dla lepszej kontroli.
• Pozostań na bieżąco: Regularnie aktualizuj SharePoint, aby korzystać z najnowszych poprawek zabezpieczeń i funkcji.
• Śledź zmiany: Używaj zarządzania wersjami, aby prowadzić szczegółowy rejestr zmian dokumentów i działań użytkowników.

Integracja z Guru

SharePoint płynnie integruje się z Guru, wzmacniając zarządzanie zgodnością dzięki możliwościom wyszukiwania opartym na AI w Guru.

Integrując SharePoint z Guru, możesz:

• Natychmiastowy dostęp do informacji: Wykorzystaj wyszukiwanie AI w Guru, aby szybko znaleźć informacje związane z zgodnością w SharePoint.
• Centryfikowany repozytorium: Utrzymuj jedno źródło prawdy dla wszystkich dokumentów i rekordów związanych z zgodnością, dostępne w całej organizacji.
• Proaktywne odpowiedzi: Użyj wyszukiwania AI w Guru, aby uzyskać proaktywne odpowiedzi na pytania dotyczące wymagań związanych z zgodnością w oparciu o Twoje zapytania.

Korzyści z używania SharePoint z Guru obejmują zwiększoną wydajność, skrócenie czasu wyszukiwania oraz bezpieczniejsze zarządzanie dokumentami zgodności.

Wnioski

SharePoint to kompleksowe narzędzie do zarządzania zgodnością, zaprojektowane w celu spełnienia potrzeb nowoczesnych organizacji. Dzięki swojemu solidnemu zestawowi funkcji, SharePoint upraszcza zarządzanie zgodnością, oferując kontrolę wersji, harmonogramy przechowywania, deklarację dokumentów i zabezpieczenia prawne dla treści tradycyjnych, internetowych i społecznościowych. Integrując SharePoint z Guru, możesz jeszcze bardziej poprawić wydajność i produktywność swojej organizacji, zapewniając, że wszystkie Twoje potrzeby dotyczące zgodności są spełnione bez wysiłku.

1. Wypróbuj SharePoint już dzisiaj i przekształć sposób, w jaki zarządzasz zgodnością, zapewniając, że wyprzedzasz w ciągle zmieniającym się krajobrazie regulacyjnym.