Введение

В сегодняшнем быстром, ориентированном на соблюдение требований мире управление различными формами контента—from traditional documents to web and social media content—может быть сложным. Именно здесь на помощь приходит SharePoint. Создан, чтобы удовлетворять всем вашим потребностям в соблюдении контента, SharePoint обеспечивает легкое управление версиями, применение расписаний хранения, декларирование записей и установку юридических удержаний для нескольких типов контента.

SharePoint выделяется в современном рабочем месте, предлагая надежное решение для упрощения процессов соблюдения. С увеличением нормативных требований необходимость для бизнеса соблюдать эти стандарты соблюдения становится более значительной, чем когда-либо. SharePoint не только упрощает этот процесс, но и обеспечивает, чтобы ваша организация могла легко поддерживать соблюдение нормативных требований.

Для кого предназначен SharePoint

SharePoint предназначен для любой организации, которая имеет дело с большими объемами данных и нуждается в упрощенном методе управления соблюдением. Идеальные пользователи включают:

• Офицеры по соблюдению: Обеспечение того, чтобы весь организационный контент соответствовал нормативным требованиям отрасли.
• Менеджеры по записям: Управление жизненным циклом записей от создания до утилизации.
• Ит-менеджеры: Обеспечение безопасности информации при управлении рисками соблюдения.
• Юридические команды: Установление юридических удержаний на относящиеся документы в ходе судебных разбирательств или аудитов.
• Менеджеры по операциям: Оптимизация процессов и снижение ручных задач соблюдения.

Ключевые функции

SharePoint предлагает комплексный набор функций, разработанных для того, чтобы без проблем удовлетворять вашим потребностям в управлении соблюдением:

• Управление версиями: Отслеживайте различные версии ваших документов, чтобы обеспечить соблюдение законодательства.
• Расписания хранения: Применяйте настроенные расписания хранения к различным типам контента.
• Декларация записей: Эффективно декларируйте и управляйте записями от создания до утилизации.
• Юридические удержания: Установите юридические удержания на документы, чтобы предотвратить их изменение или уничтожение во время аудитов или в судебных процессах.
• Всеобъемлющее покрытие: Управляйте традиционным, веб- и социальным контентом в одном месте.
• Автоматизированные рабочие процессы: Сократите количество ручных задач с помощью автоматизированных рабочих процессов соблюдения.
• Права пользователей: Гарантируйте, что только авторизованные лица имеют доступ к конфиденциальной информации.

Лучшие варианты использования

SharePoint отлично подходит в различных сценариях, решая конкретные проблемы и оптимизируя управление соблюдением в разных отраслях и командах:

Для команд соблюдения

Сценарий: Предоставитель медицинских услуг должен гарантировать, что все записи пациентов управляются в соответствии с правилами HIPAA. Преимущества: SharePoint предлагает рабочие процессы соблюдения, которые могут обеспечить соблюдение расписаний хранения HIPAA, гарантируя соблюдение законодательства и минимизируя юридические риски.

Для юридических отделов

Сценарий: В ходе судебного разбирательства юридической фирме необходимо установить удержания на множество документов. Преимущества: Юридические команды могут использовать SharePoint, чтобы быстро реализовать юридические удержания, гарантируя, что ни один важный документ не будет изменен или удален.

Для ИТ-отделов

Сценарий: ИТ-отдел в финансовом учреждении должен управлять соблюдением как для внутренних записей, так и для коммуникаций в социальных медиа. Преимущества: SharePoint предоставляет интегрированную платформу для управления всеми типами контента в одном месте, упрощая усилия по соблюдению и снижая риски.

Для менеджеров по записям

Сценарий: Учебное заведение должно управлять записями студентов от момента поступления до статуса выпускника. Преимущества: Менеджеры по записям могут применять различные расписания хранения к различным документам, обеспечивая соблюдение требований к образованию.

Для операционных команд

Сценарий: Производственная компания стремится автоматизировать свои процедуры соблюдения, чтобы уменьшить ручной объем работы. Преимущества: SharePoint поддерживает автоматизированные рабочие процессы соблюдения, значительно сокращая количество ручных задач и повышая операционную эффективность.

Как начать

Регистрация

Посетите сайт SharePoint и зарегистрируйтесь на бесплатный период или выберите подходящий план подписки.

Первоначальная настройка

Следуйте мастеру настройки, чтобы настроить первоначальные параметры, включая роли и разрешения пользователей.

Настройка расписаний хранения

Настройте расписания хранения, адаптированные к вашим потребностям в соблюдении.

Интеграция существующего контента

Импортируйте ваш существующий контент в SharePoint, чтобы он начал управлять контролем версий и хранением незамедлительно.

Декларировать записи

Отметьте необходимые документы как записи, начиная их управление жизненным циклом.

Настройка автоматизированных рабочих процессов

Включите автоматизированные рабочие процессы для соблюдения, чтобы свести к минимуму ручное вмешательство.

Развертывание юридических удержаний

Настройте параметры юридических удержаний для соответствующего контента, чтобы гарантировать, что он останется неизменным в ходе аудита или судебного разбирательства.

Советы и лучшие практики

Чтобы максимизировать преимущества SharePoint, рассмотрите следующие лучшие практики:

• Регулярное обучение: Гарантируйте, что персонал проходит регулярное обучение, чтобы быть в курсе последних функций и практик соблюдения.
• Обзор данных: Периодически проверяйте данные и контент, чтобы убедиться в соответствии обновленным правилам.
• Автоматизация с умом: Используйте функции автоматизации для выполнения повторяющихся задач, но оставляйте критически важные проверки соблюдения вручную для лучшего контроля.
• Оставайтесь в курсе: Регулярно обновляйте SharePoint, чтобы воспользоваться последними обновлениями безопасности и функциями.
• Отслеживайте изменения: Используйте управление версиями, чтобы вести подробный журнал изменений документа и действий пользователей.

Интеграция с Guru

SharePoint бесшовно интегрируется с Guru, улучшая управление соблюдением требований с помощью возможностей поиска на базе ИИ от Guru.

Интегрируя SharePoint с Guru, вы можете:

• Мгновенный доступ к информации: Используйте поиск Guru на базе ИИ, чтобы быстро находить информацию, связанную с соблюдением требований, в SharePoint.
• Централизованный репозиторий: Поддерживайте единый источник правды для всех документов и записей по соблюдению, доступный по всей вашей организации.
• Проактивные ответы: Используйте поиск Guru на базе ИИ, чтобы получить проактивные ответы на вопросы о требованиях к соблюдению на основе ваших запросов.

Преимущества использования SharePoint с Guru включают повышенную эффективность, сниженное время поиска и более безопасное управление документами соблюдения.

Заключение

SharePoint является комплексным инструментом управления соблюдением, предназначенным для удовлетворения потребностей современных организаций. С его надежным набором функций SharePoint упрощает управление соблюдением, предлагая контроль версий, расписания хранения, декларирование записей и юридические удержания для традиционного, веб- и социального контента. Интегрируя SharePoint с Guru, вы можете дополнительно повысить эффективность и продуктивность вашей организации, гарантируя, что все ваши требования к соблюдению будут удовлетворены без усилий.

1. Попробуйте SharePoint сегодня и измените способ, которым вы управляете соблюдением, гарантируя, что вы всегда на шаг впереди в постоянно меняющемся мире нормативных требований.