Introduzione

Nel mondo frenetico e orientato alla conformità di oggi, gestire varie forme di contenuto—da documenti tradizionali a contenuti web e di social media—può essere opprimente. È qui che entra in gioco SharePoint. Progettato per soddisfare tutte le tue esigenze di conformità dei contenuti, SharePoint consente una gestione semplice delle versioni, l'applicazione di programmi di conservazione, la dichiarazione dei documenti e l'imposizione di vincoli legali su più tipi di contenuti.

SharePoint si distingue nel moderno luogo di lavoro offrendo una soluzione robusta per semplificare i processi di conformità. Con l'aumento delle normative, la necessità per le aziende di aderire a questi standard di conformità è più significativa che mai. SharePoint non solo semplifica questo processo, ma garantisce anche che la tua organizzazione possa mantenere l'aderenza alle normative senza sforzo.

A chi è destinato SharePoint

SharePoint è progettato per qualsiasi organizzazione che gestisce grandi volumi di dati e ha bisogno di un metodo semplificato per gestire la conformità. Gli utenti ideali includono:

• Responsabili della conformità: Garantire che tutti i contenuti organizzativi siano conformi alle normative di settore.
• Responsabili della registrazione: Gestire il ciclo di vita dei documenti dalla creazione allo smaltimento.
• Manager IT: Garantire la sicurezza delle informazioni mentre si gestiscono i rischi di conformità.
• Team legali: Imporre vincoli legali su documenti pertinenti durante le controversie legali o le verifiche.
• Manager operativi: Semplificare i processi e ridurre i compiti di conformità manuali.

Caratteristiche principali

SharePoint offre un'ampia suite di funzionalità progettate per soddisfare senza soluzione di continuità le tue esigenze di gestione della conformità:

• Gestione delle versioni: Tieni traccia delle varie versioni dei tuoi documenti per garantire la conformità normativa.
• Programmi di conservazione: Applica programmi di conservazione personalizzati a diversi tipi di contenuti.
• Dichiarazione dei documenti: Dichiara e gestisci i documenti in modo efficiente dalla creazione allo smaltimento.
• Vincoli legali: Imponi vincoli legali sui documenti per prevenire la loro alterazione o distruzione durante le verifiche o le controversie legali.
• Copertura completa: Gestisci contenuti tradizionali, web e social tutto in un unico posto.
• Flussi di lavoro automatizzati: Riduci i compiti manuali tramite flussi di lavoro di conformità automatizzati.
• Autorizzazioni utente: Assicurati che solo il personale autorizzato abbia accesso a informazioni sensibili.

Migliori casi d'uso

SharePoint eccelle in vari scenari, affrontando problemi specifici e ottimizzando la gestione della conformità in diverse industrie e team:

Per i team di conformità

Scenario: Un fornitore di assistenza sanitaria deve garantire che tutti i documenti dei pazienti siano gestiti secondo le normative HIPAA. Beneficio: SharePoint offre flussi di lavoro per la conformità che possono applicare programmi di conservazione HIPAA, garantendo aderenza alle normative e minimizzando i rischi legali.

Per i dipartimenti legali

Scenario: Durante una procedura di contenzioso, uno studio legale deve imporre vincoli su numerosi documenti. Beneficio: I team legali possono utilizzare SharePoint per implementare rapidamente vincoli legali, garantendo che nessun documento cruciale venga alterato o eliminato.

Per i dipartimenti IT

Scenario: Un dipartimento IT di un'istituzione finanziaria deve gestire la conformità sia per documenti interni sia per comunicazioni sui social media. Beneficio: SharePoint fornisce una piattaforma integrata per gestire tutti i tipi di contenuti sotto un unico tetto, semplificando gli sforzi di conformità e riducendo i rischi.

Per i responsabili della registrazione

Scenario: Un'istituzione educativa deve gestire i documenti degli studenti dall'ammissione allo status di ex studente. Beneficio: I responsabili della registrazione possono applicare programmi di conservazione variabili a diversi documenti, garantendo conformità alle normative educative.

Per i team operativi

Scenario: Un'azienda manifatturiera mira ad automatizzare le sue procedure di conformità per ridurre il carico di lavoro manuale. Beneficio: SharePoint supporta flussi di lavoro di conformità automatizzati, riducendo significativamente i compiti manuali e migliorando l'efficienza operativa.

Iniziare

Registrati

Visita il sito web di SharePoint e registrati per una prova gratuita o seleziona un piano di abbonamento adatto.

Impostazione iniziale

Segui la procedura guidata di configurazione per impostare le impostazioni iniziali, inclusi i ruoli utente e le autorizzazioni.

Personalizza i programmi di conservazione

Imposta programmi di conservazione personalizzati per le tue esigenze di conformità.

Integra contenuti esistenti

Importa i tuoi contenuti esistenti in SharePoint, assicurandoti che inizi subito a gestire il controllo delle versioni e la conservazione.

Dichiara i documenti

Contrassegna i documenti necessari come registri, avviando la loro gestione del ciclo di vita.

Imposta flussi di lavoro automatizzati

Abilita flussi di lavoro di conformità automatizzati per ridurre l'intervento manuale.

Imponi vincoli legali

Configura le impostazioni dei vincoli legali per i contenuti pertinenti per garantire che rimangano invariati durante le verifiche o le controversie legali.

Consigli e migliori pratiche

Per massimizzare i benefici di SharePoint, considera le seguenti migliori pratiche:

• Formazione regolare: Assicurati che il personale segua una formazione regolare per rimanere aggiornato sulle ultime caratteristiche e pratiche di conformità.
• Revisione dei dati: Rivedere periodicamente i dati e i contenuti per garantire la conformità alle normative aggiornate.
• Automatizza saggiamente: Sfrutta le funzionalità di automazione per gestire compiti ridondanti, ma mantieni controlli di conformità critici manuali per un migliore controllo.
• Rimani aggiornato: Aggiorna regolarmente SharePoint per beneficiare degli ultimi aggiornamenti di sicurezza e funzionalità.
• Monitora le modifiche: Utilizza la gestione delle versioni per tenere un registro dettagliato delle modifiche ai documenti e delle azioni degli utenti.

Integrazione con Guru

SharePoint si integra senza soluzione di continuità con Guru, migliorando la gestione della conformità con le capacità di ricerca potenziate dall'AI di Guru.

Integrando SharePoint con Guru, puoi:

• Accesso Istantaneo alle Informazioni: Sfrutta la ricerca AI di Guru per trovare rapidamente informazioni relative alla conformità all'interno di SharePoint.
• Repository centralizzato: Mantenere una fonte unica di verità per tutti i documenti e registri di conformità, accessibili in tutta l'organizzazione.
• Risposte Proattive: Usa la ricerca AI di Guru per ottenere risposte proattive sui requisiti di conformità in base alle tue domande.

I vantaggi di utilizzare SharePoint con Guru includono un aumento dell'efficienza, tempi di ricerca ridotti e una gestione più sicura dei documenti di conformità.

Conclusione

SharePoint è uno strumento completo per la gestione della conformità progettato per soddisfare le esigenze delle organizzazioni moderne. Con il suo insieme robusto di funzionalità, SharePoint semplifica la gestione della conformità, offrendo controllo delle versioni, programmi di conservazione, dichiarazione dei documenti e vincoli legali attraverso contenuti tradizionali, web e social. Integrando SharePoint con Guru, puoi migliorare ulteriormente l'efficienza e la produttività della tua organizzazione, assicurandoti che tutte le tue esigenze di conformità siano soddisfatte senza sforzo.

1. Prova SharePoint oggi e trasforma il modo in cui gestisci la conformità, assicurandoti di rimanere un passo avanti nel costante evolversi del panorama normativo.