Johdanto

Nykyisessä nopeassa, sääntöjen mukaisessa maailmassa erilaisten sisältömuotojen hallinta - perinteisistä asiakirjoista verkkosivustojen ja sosiaalisen median sisältöön - voi olla haasteellista. Siihen SharePoint tulee mukaan. Suunniteltu vastaamaan kaikkia sisällön vaatimustenmukaisuustarpeitasi, SharePoint mahdollistaa helpon versionhallinnan, säilytysaikataulujen soveltamisen, asiakirjojen julistamisen ja oikeudellisten pidätysten asettamisen eri sisältötyypeille.

SharePoint erottuu nykyaikaisessa työpaikassa tarjoten vankkaa ratkaisua vaatimustenmukaisuuden prosessien virtaviivaistamiseen. Kasvavien säädösten myötä yritysten on yhä tärkeämpää noudattaa näitä vaatimustenmukaisuusstandardeja. SharePoint ei ainoastaan yksinkertaista tätä prosessia vaan myös varmistaa, että organisaatiosi voi ylläpitää sääntelyn noudattamista vaivattomasti.

Kenelle SharePoint on tarkoitettu

SharePoint on suunniteltu kaikille organisaatioille, jotka käsittelevät suuria määriä tietoa ja tarvitsevat virtaviivaistettua menetelmää vaatimusten hallintaan. Ihanat käyttäjät sisältävät:

• Vaatimustenmukaisuusviranomaiset: Varmistaa, että kaikki organisaation sisältö noudattaa teollisuuden sääntöjä.
• Asiakirjahallintajat: Hallitsee asiakirjojen elinkaarta luomisesta hävittämiseen.
• IT-päälliköt: Varmistaa tietoturvan samalla kun hallitsee vaatimustenmukaisuuden riskejä.
• Oikeudelliset tiimit: Asettaa oikeudellisia pidätyksiä asiaankuuluville asiakirjoille oikeudenkäyntien tai tarkastusten aikana.
• Operaatiojohtajat: Virtaviivaistaa prosesseja ja vähentää manuaalisia vaatimustenmukaisuus tehtäviä.

Keskeiset ominaisuudet

SharePoint tarjoaa kattavan valikoiman ominaisuuksia, jotka on suunniteltu vastaamaan vaatimustenhallintatarpeitasi vaivattomasti:

• Versionhallinta: Pidä kirjaa eri versioista asiakirjoistasi varmistaaksesi sääntelyn noudattamisen.
• Säilytysaikataulut: Soveltaa räätälöityjä säilytysaikatauluja eri tyyppisiin sisältöihin.
• Asiakirjojen julistaminen: Julista ja hallitse asiakirjoja tehokkaasti luomisesta hävittämiseen.
• Oikeudelliset pidätykset: Aseta oikeudellisia pidätyksiä asiakirjoille niiden muuttamisen tai tuhoamisen estämiseksi tarkastusten tai oikeudenkäyntien aikana.
• Kattava katto: Hallitse perinteisiä, verkkosivustoja ja sosiaalista sisältöä kaikki yhdessä paikassa.
• Automatisoidut työnkulut: Vähennä manuaalisia tehtäviä automatisoitujen vaatimustenmukaisuuden työnkulkujen avulla.
• Käyttäjäoikeudet: Varmista, että vain valtuutetut henkilöt pääsevät käsiksi arkaluontoisiin tietoihin.

Parhaat käyttötapaukset

SharePoint erottuu erilaisissa skenaarioissa, käsitellen erityisiä haasteita ja optimoi vaatimustenhallintaa eri teollisuuksissa ja tiimeissä:

Compliance-tiimeille

Skenaario: Terveydenhuollon tarjoajan on varmistettava, että kaikki potilastiedot hallitaan HIPAA-sääntöjen mukaan. Hyöty: SharePoint tarjoaa vaatimustenmukaisuuden työnkulkuja, jotka voivat valvoa HIPAA-säilytysaikatauluja, varmistaen muun muassa vaatimustenmukaisuuden ja minimoi oikeudelliset riskit.

Oikeudellisille osastoille

Skenaario: Oikeudenkäyntimenettelyssä asianajotoimiston on asetettava pidätyksiä lukuisiin asiakirjoihin. Hyöty: Oikeuslaitokset voivat hyödyntää SharePointia asettaakseen nopeasti oikeudellisia pidätyksiä, varmistaen, ettei tärkeitä asiakirjoja muuteta tai poisteta.

IT-osastoille

Skenaario: IT-osasto rahoituslaitoksessa tarvitsee hallita vaatimustenmukaisuutta sekä sisäisiin asiakirjoihin että sosiaalisen median viestintään. Hyöty: SharePoint tarjoaa integroidun alustan hallitaksesi kaikkia sisältötyyppejä yhdessä paikassa, virtaviivaistaen vaatimustenmukaisuus ponnisteluja ja vähentäen riskejä.

Asiakirjahallitsijoille

Skenaario: Koulutuslaitoksen on hallittava opiskelijatietoja pääsystä valmistuneiden asemaan. Hyöty: Asiakirjahallintajat voivat soveltaa eri säilytysaikakaavoja erilaisille asiakirjoille varmistaen vaatimustenmukaisuuden koulutusmääräysten kanssa.

Operaatio-tiimeille

Skenaario: Valmistajan on automatisoitava vaatimustenmukaisuusmenettelyjään vähentääkseen manuaalista työkuormaa. Hyöty: SharePoint tukee automatisoituja vaatimustenmukaisuuden työnkulkuja, mikä huomattavasti vähentää manuaalisia tehtäviä ja parantaa operatiivista tehokkuutta.

Aloittaminen

Rekisteröidy

Vierailkaasi SharePointin verkkosivustolla ja rekisteröidy ilmaiselle kokeilulle tai valitse sopiva tilaus suunnitelma.

Alkuasetukset

Seuraa asetusten määritysohjelmaa alkuasetusten määrittämiseksi, mukaan lukien käyttäjäroolit ja -oikeudet.

Mukauta säilytysaikatauluja

Määritä säilytysaikataulut, jotka on räätälöity vaatimustenmukaisuus tarpeisiisi.

Integroi olemassa oleva sisältö

Tuo olemassa oleva sisältö SharePointiin varmistaaksesi, että se alkaa hallita versionhallintaa ja säilytystä välittömästi.

Julista asiakirjat

Merkitse tarvittavat asiakirjat asiakirjoiksi, aloittaen niiden elinkaaren hallinnan.

Aseta automatisoidut työnkulut

Ota käyttöön automatisoidut vaatimustenmukaisuus työnkulut vähentääksesi manuaalista väliintuloa.

Oikeudelliset pidätykset

Määritä oikeudellisen pidätyksen asetukset asiaankuuluvalle sisällölle varmistaaksesi, että se pysyy muuttumattomana tarkastusten tai oikeusjuttujen aikana.

Vinkit ja parhaat käytännöt

Maximoidaksesi SharePointin hyödyt, harkitse seuraavia parhaita käytäntöjä:

• Säännöllinen koulutus: Varmista, että henkilöstö käy läpi säännöllistä koulutusta ollakseen ajan tasalla uusimmista ominaisuuksista ja vaatimustenmukaisuus käytännöistä.
• Tietojen tarkistus: Tarkista säännöllisesti tiedot ja sisältö varmistaaksesi, että ne ovat ajan tasalla säädöksissä.
• Automatisoi viisaasti: Hyödynnä automatisointiominaisuuksia käsitelläksesi ylimääräisiä tehtäviä, mutta pidä kriittiset vaatimustenmukaisuuden tarkistukset manuaalisesti parempaa kontrollia varten.
• Pidä ajan tasalla: Päivitä SharePoint säännöllisesti saadaksesi hyötyä uusimmista tietoturvakorjauksista ja ominaisuuksista.
• Seuraa muutoksia: Käytä versionhallintaa pitääksesi yksityiskohtainen loki asiakirjojen muutoksista ja käyttäjien toimista.

Integraatio Gurun kanssa

SharePoint integroituu saumattomasti Gurun kanssa, parantaen sääntöjen noudattamisen hallintaa Gurun AI-pohjaisten hakutoimintojen avulla.

Integroimalla SharePointin Gurun kanssa voit:

• Välitön tietojen saatavuus: Hyödynnä Gurun AI-hakua löytääksesi nopeasti sääntöjen noudattamiseen liittyvää tietoa SharePointista.
• Keskitetty tietovarasto: Pidä yksi totuuden lähde kaikille vaatimustenmukaisuusasiakirjoille ja -rekistereille, johon pääsee käsiksi organisaation sisällä.
• Proaktiiviset vastaukset: Käytä Gurun AI-hakua saadaksesi proaktiivisia vastauksia sääntöjen noudattamisen vaatimuksista kyselyidesi perusteella.

SharePointin ja Gurun käytön hyödyt sisältävät lisääntynyt tehokkuus, lyhyemmät hakuaikataulut ja turvallisemman vaatimustenmukaisuuden asiakirjojen hallinnan.

Johtopäätös

SharePoint on kattava vaatimustenhallintatyökalu, joka on suunniteltu vastaamaan nykyaikaisten organisaatioiden tarpeita. Vankkojen ominaisuuksiensa ansiosta SharePoint yksinkertaistaa vaatimustenhallintaa, tarjoten versionhallintaa, säilytysaikatauluja, asiakirjojen julistamista ja oikeudellisia pidätyksiä perinteisessä, verkkosivustolla ja sosiaalisessa sisällössä. Integroimalla SharePointin Gurun kanssa voit edelleen parantaa organisaatiosi tehokkuutta ja tuottavuutta, varmistaen, että kaikki sääntöjen noudattamisen tarpeesi täyttyvät vaivattomasti.

1. Kokeile SharePointia tänään ja muunna tapa, jolla hallitset vaatimustenmukaisuutta varmistaaksesi, että pysyt edellä jatkuvasti muuttuvassa sääntelyympäristössä.