المقدمة

في عالم اليوم الذي يتميز بالسرعة العالية ويعتمد على الالتزامات، يمكن أن يكون إدارة أشكال المحتوى المختلفة من الوثائق التقليدية إلى محتوى الويب ووسائل التواصل الاجتماعي أمرًا شاقًا. هنا يأتي دور SharePoint. مصممة لتلبية جميع احتياجات التوافق مع المحتوى الخاصة بك، تتيح SharePoint إدارة الإصدارات بسهولة، تطبيق جداول الاحتفاظ، إعلان السجلات، وتطبيق الحجز القانوني عبر أنواع متعددة من المحتوى.

تتميز SharePoint في مكان العمل الحديث من خلال تقديم حل قوي لتبسيط عمليات الامتثال. مع زيادة اللوائح، أصبحت الحاجة إلى الشركات للامتثال لهذه المعايير أكثر أهمية من أي وقت مضى. تعمل SharePoint على تبسيط هذه العملية أيضاً، مع ضمان أن يتمكن منظمتك من الحفاظ على التوافق مع القوانين بكل سهولة.

لمن يصلح SharePoint

تم تصميم SharePoint لأي منظمة تتعامل مع كميات كبيرة من البيانات وتحتاج إلى طريقة مبسطة لإدارة الامتثال. المستخدمون المثاليون تشمل:

• ضباط الامتثال: ضمان التوافق بين جميع محتويات المنظمة مع اللوائح الصناعية.
• مديرو السجلات: إدارة دورة حياة السجلات من الإنشاء إلى التخلص.
• مديرو تكنولوجيا المعلومات: ضمان أمن المعلومات أثناء إدارة مخاطر الامتثال.
• الفرق القانونية: تطبيق الحجز القانوني على الوثائق المهمة أثناء التقاضي أو التدقيق.
• مديرو العمليات: تبسيط العمليات وتقليل المهام اليدوية المتعلقة بالامتثال.

المميزات الرئيسية

تقدم SharePoint مجموعة شاملة من الميزات مصممة لتلبية احتياجات إدارة الامتثال الخاصة بك بسلاسة:

• إدارة الإصدارات: تتبع الإصدارات المختلفة من مستنداتك لضمان الامتثال للوائح.
• جداول الاحتفاظ: تطبيق جداول احتفاظ مخصصة على أنواع المحتوى المختلفة.
• إعلان السجلات: إعلان وإدارة السجلات بكفاءة من الإنشاء إلى التخلص.
• الحجز القانوني: تطبيق الحجز القانوني على الوثائق لمنع تغييرها أو تدميرها أثناء التدقيق أو التقاضي.
• التغطية الشاملة: إدارة المحتوى التقليدي والويب والاجتماعي في مكان واحد.
• سير العمل الآلي: تقليل المهام اليدوية من خلال سير العمل الآلي للامتثال.
• إذن المستخدم: ضمان وصول الأفراد المخولين فقط إلى المعلومات الحساسة.

أفضل حالات الاستخدام

تتفوق SharePoint في سيناريوهات مختلفة، حيث تعالج قضايا معينة وتحسن إدارة الامتثال عبر صناعات وفرق مختلفة:

لفِرق الامتثال

سيناريو: يحتاج مزود الرعاية الصحية لضمان إدارة جميع سجلات المرضى وفقًا للوائح HIPAA. الفائدة: تقدم SharePoint سير العمل للامتثال الذي يمكن أن يفرض جداول الاحتفاظ HIPAA، مما يضمن الالتزام بالتقنيات وتقليل المخاطر القانونية.

للقسم القانوني

سيناريو: أثناء إجراءات التقاضي، تحتاج شركة قانونية إلى تطبيق الحجز على عدد كبير من الوثائق. الفائدة: يمكن للفرق القانونية استخدام SharePoint لتنفيذ الحجز القانوني بسرعة، مما يضمن عدم تغيير أي وثائق مهمة أو حذفها.

لقسم تكنولوجيا المعلومات

سيناريو: يحتاج قسم تكنولوجيا المعلومات في مؤسسة مالية إلى إدارة الامتثال لكل من السجلات الداخلية والتواصل عبر وسائل التواصل الاجتماعي. الفائدة: تقدم SharePoint منصة متكاملة لإدارة جميع أنواع المحتوى تحت سقف واحد، مما يبسط جهود الامتثال ويقلل من المخاطر.

لمديري السجلات

سيناريو: تحتاج مؤسسة تعليمية إلى إدارة سجلات الطلاب من القبول إلى حالة الخريج. الفائدة: يمكن لمديري السجلات تطبيق جداول احتفاظ متنوعة على مستندات مختلفة، مما يضمن الامتثال للوائح التعليمية.

لفِرق العمليات

سيناريو: تهدف شركة تصنيع إلى أتمتة إجراءات الامتثال لتقليل عبء العمل اليدوي. الفائدة: تدعم SharePoint سير العمل التلقائي للامتثال، مما يقلل بشكل كبير من المهام اليدوية ويعزز الكفاءة التشغيلية.

بدء الاستخدام

التسجيل

قم بزيارة موقع SharePoint وسجل للحصول على نسخة تجريبية مجانية أو اختر خطة اشتراك مناسبة.

الإعداد الأولي

اتبع معالج الإعداد لتكوين الإعدادات الأولية، بما في ذلك أدوار المستخدمين والإذونات.

تخصيص جداول الاحتفاظ

قم بإعداد جداول احتفاظ مخصصة لتلبية احتياجات الامتثال الخاصة بك.

دمج المحتوى الحالي

قم باستيراد المحتوى الحالي لديك إلى SharePoint، مما يضمن أنه يبدأ في إدارة التحكم في الإصدارات والاحتفاظ على الفور.

إعلان السجلات

حدد الوثائق اللازمة كسجلات، بدءاً من إدارتها دورة الحياة.

إعداد سير العمل الآلي

مكّن سير العمل الآلي للامتثال لتقليل التدخل اليدوي.

تطبيق الحجز القانوني

قم بتكوين إعدادات الحجز القانوني للمحتوى ذي الصلة لضمان عدم تغييرها خلال عمليات التدقيق أو التقاضي.

نصائح وأفضل الممارسات

لتحقيق أقصى استفادة من SharePoint، ضع في اعتبارك أفضل الممارسات التالية:

• التدريب المنتظم: ضمان تدريب الموظفين بانتظام للبقاء على اطلاع بأحدث الميزات وممارسات الامتثال.
• مراجعة البيانات: مراجعة دورية للبيانات والمحتوى لضمان الامتثال للوائح المحدّثة.
• أتمتة بحكمة: استفد من ميزات الأتمتة للتعامل مع المهام المتكررة ولكن اترك الفحوصات الحرجة للامتثال يدوية لتحقيق سيطرة أفضل.
• البقاء على اطلاع: تحديث SharePoint بانتظام للاستفادة من آخر التحديثات الأمنية والميزات.
• تتبع التغييرات: استخدم إدارة الإصدارات للحفاظ على سجل مفصل لتغييرات المستندات وإجراءات المستخدم.

الدمج مع جورو

يتكامل SharePoint بسلاسة مع Guru، مما يعزز إدارة الالتزام الخاصة بك من خلال قدرات البحث المدعومة بالذكاء الاصطناعي من Guru.

من خلال دمج SharePoint مع جورو، يمكنك:

• الوصول الفوري للمعلومات: استفد من بحث الذكاء الاصطناعي من Guru للعثور بسرعة على المعلومات المتعلقة بالامتثال داخل SharePoint.
• مستودع مركزي: احفظ مصدرًا واحدًا للحقيقة لجميع مستندات وسجلات الامتثال، التي يمكن الوصول إليها عبر مؤسستك.
• إجابات استباقية: استخدم بحث الذكاء الاصطناعي من Guru للحصول على إجابات استباقية حول متطلبات الامتثال بناءً على استفساراتك.

تشمل فوائد استخدام SharePoint مع جورو زيادة الكفاءة، وتقليل أوقات البحث، وإدارة أكثر أمانًا لمستندات الامتثال.

الخاتمة

تعد SharePoint أداة شاملة لإدارة الامتثال مصممة لتلبية احتياجات المنظمات الحديثة. مع مجموعة ميزاتها القوية، تبسط SharePoint إدارة الامتثال، مقدمةً التحكم في الإصدارات، وجداول الاحتفاظ، وإعلان السجلات، والحجز القانوني عبر المحتوى التقليدي والويب والاجتماعي. من خلال دمج SharePoint مع Guru، يمكنك تعزيز كفاءة وإنتاجية منظمتك أكثر، مما يضمن تلبية جميع احتياجات الامتثال الخاصة بك بسهولة.

1. جرّب SharePoint اليوم وحوّل الطريقة التي تدير بها الامتثال، لضمان بقائك متقدماً في بيئة التنظيم المتطورة باستمرار.