Introductie

In de snelle, compliance-gedreven wereld van vandaag kan het beheren van verschillende contentvormen—van traditionele documenten tot web- en sociale media-inhoud—vermoeiend zijn. Daar komt SharePoint om de hoek kijken. Ontworpen om aan al jouw behoeften op het gebied van contentcompliance te voldoen, stelt SharePoint eenvoudige versiebeheer, toepassing van retentieplannen, verklaring van registraties en het plaatsen van juridische beperkingen op meerdere inhoudstypen mogelijk.

SharePoint valt op in de moderne werkplek door een robuuste oplossing te bieden voor het stroomlijnen van complianceprocessen. Met toenemende regelgeving is de noodzaak voor bedrijven om zich aan deze compliance-standaarden te houden groter dan ooit. SharePoint vereenvoudigt niet alleen dit proces, maar zorgt er ook voor dat jouw organisatie moeiteloos kan voldoen aan de regelgeving.

Wie is SharePoint voor

SharePoint is ontworpen voor elke organisatie die met grote volumes data werkt en een gestroomlijnde methode nodig heeft voor het beheren van compliance. Ideale gebruikers zijn onder andere:

• Compliance Officers: Zorgen ervoor dat alle organisaties-inhoud voldoet aan de industrienormen.
• Records Managers: Beheren de lifecycle van registraties van creatie tot verwijdering.
• IT Managers: Zorgen voor informatiebeveiliging terwijl ze compliance-risico's beheren.
• Juridische Teams:  plaatsen juridische beperkingen op relevante documenten tijdens rechtszaken of audits.
• Operations Managers: Stroomlijnen processen en vermindert handmatige compliance-taken.

Belangrijkste kenmerken

SharePoint biedt een uitgebreide suite van functies die naadloos aan jouw behoeften op het gebied van compliancebeheer voldoen:

• Versiebeheer:  Houd verschillende versies van jouw documenten bij om te voldoen aan de regelgeving.
• Retentieplannen:  Pas aangepaste retentieplannen toe op verschillende soorten inhoud.
• Registratieverklaring:  Verklaar en beheer registraties efficiënt van creatie tot verwijdering.
• Juridische Beperkingen:  Plaats juridische beperkingen op documenten om te voorkomen dat ze worden gewijzigd of vernietigd tijdens audits of rechtszaken.
• Uitgebreide Dekking:  Beheer traditionele, web- en sociale inhoud allemaal op één plek.
• Geautomatiseerde Workflows:  Verminder handmatige taken via geautomatiseerde compliance-workflows.
• Gebruikersmachtigingen:  Zorg ervoor dat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot gevoelige informatie.

Beste gebruikscases

SharePoint blinkt uit in verschillende scenario's, pakt specifieke problemen aan en optimaliseert compliancebeheer in verschillende sectoren en teams:

Voor Compliance Teams

Scenario:  Een zorgverlener moet ervoor zorgen dat alle patiëntgegevens worden beheerd conform de HIPAA-regelgeving. Voordeel:  SharePoint biedt compliance-workflows die de HIPAA-retentieplannen kunnen afdwingen, zodat de regelgeving wordt nageleefd en juridische risico's worden geminimaliseerd.

Voor Juridische Afdelingen

Scenario:  Tijdens een rechtsprocedure moet een advocatenkantoor juridische beperkingen op meerdere documenten plaatsen. Voordeel:  Juridische teams kunnen SharePoint gebruiken om snel juridische beperkingen in te voeren, zodat belangrijke documenten niet worden gewijzigd of verwijderd.

Voor IT Afdelingen

Scenario:  Een IT-afdeling van een financiële instelling moet compliance beheren voor zowel interne records als sociale media-communicatie. Voordeel:  SharePoint biedt een geïntegreerd platform om alle inhoudstypen onder één dak te beheren, waardoor compliance-inspanningen worden gestroomlijnd en risico's worden verminderd.

Voor Records Managers

Scenario:  Een onderwijsinstelling moet studentenrecords beheren van toelating tot alumni-status. Voordeel:  Records managers kunnen verschillende retentieplannen toepassen op verschillende documenten, waardoor wordt voldaan aan de onderwijsregelgeving.

Voor Operations Teams

Scenario:  Een productiebedrijf streeft ernaar zijn complianceprocedures te automatiseren om handmatige workloads te verminderen. Voordeel:  SharePoint ondersteunt geautomatiseerde compliance-workflows, waardoor handmatige taken aanzienlijk worden verminderd en de operationele efficiëntie wordt verbeterd.

Aan de slag

Aanmelden

Bezoek de SharePoint-website en meld je aan voor een gratis proefperiode of kies een geschikt abonnementsplan.

Initiële Installatie

Volg de installatiewizard om de initiële instellingen te configureren, inclusief gebruikersrollen en machtigingen.

Pas Retentieplannen aan

Stel retentieplannen op maat in voor jouw compliancebehoeften.

Integreer Bestaande Inhoud

Importeer jouw bestaande inhoud in SharePoint, zodat het onmiddellijk versiebeheer en retentie kan beheren.

Verklaar Registraties

Markeer noodzakelijke documenten als registraties, zodat ze hun lifecyclebeheer kunnen starten.

Stel Geautomatiseerde Workflows in

Activeer geautomatiseerde compliance-workflows om handmatige tussenkomsten te minimaliseren.

Implementeer Juridische Beperkingen

Configureer juridische beperking-instellingen voor relevante inhoud om ervoor te zorgen dat deze tijdens audits of rechtszaken onveranderd blijft.

Tips en beste praktijken

Om de voordelen van SharePoint te maximaliseren, overweeg de volgende beste praktijken:

• Regelmatige Training:  Zorg ervoor dat personeel regelmatig trainingen volgt om op de hoogte te blijven van de nieuwste functies en compliance-praktijken.
• Data Review:  Evalueer periodiek data en inhoud om te zorgen dat deze voldoen aan de nieuwste regelgeving.
• Geef Automatisering Wijselijk Aan:  Maak gebruik van automatiseringsfuncties om redundante taken aan te pakken, maar houd kritieke compliance-controles handmatig voor betere controle.
• Blijf Geüpdatet:  Update SharePoint regelmatig om te profiteren van de nieuwste beveiligingspatches en functies.
• Volg Wijzigingen:  Gebruik versiebeheer om een gedetailleerd logboek bij te houden van documentwijzigingen en gebruikersacties.

Integratie met Guru

SharePoint integreert naadloos met Guru en verbetert uw compliancebeheer met de op AI gebaseerde zoekmogelijkheden van Guru.

Door SharePoint te integreren met Guru, kun je:

• Onmiddellijke Toegang tot Informatie: Maak gebruik van de AI-zoekfunctie van Guru om snel compliance-gerelateerde informatie binnen SharePoint te vinden.
• Gecentraliseerde Repository:  Behoud een enkele bron van waarheid voor alle compliance-documenten en registraties, toegankelijk in jouw hele organisatie.
• Proactieve Antwoorden: Gebruik de AI-zoekfunctie van Guru om proactieve antwoorden te krijgen op vragen over compliance-eisen op basis van uw zoekopdrachten.

Voordelen van het gebruik van SharePoint met Guru zijn onder andere verhoogde efficiëntie, verkorte doorlooptijden, en een veiligere beheersing van compliance-documenten.

Conclusie

SharePoint is een uitgebreide compliance-beheer tool die is ontworpen om te voldoen aan de behoeften van moderne organisaties. Met zijn robuuste set functies, vereenvoudigt SharePoint compliancebeheer door versiebeheer, retentieplannen, verklaring van registraties, en juridische beperkingen aan te bieden voor traditionele, web- en sociale inhoud. Door SharePoint met Guru te integreren, kunt u de efficiëntie en productiviteit van uw organisatie verder verbeteren, zodat aan al uw compliancebehoeften moeiteloos wordt voldaan.

1. Probeer SharePoint vandaag nog en transformeer de manier waarop je compliance beheert, zodat je voorop blijft lopen in het steeds veranderende regelgevende landschap.