Pengantar

Dalam dunia yang cepat dan dipenuhi kepatuhan saat ini, mengelola berbagai bentuk konten—dari dokumen tradisional hingga konten web dan media sosial—dapat menjadi tugas yang menakutkan. Itulah fungsi dari SharePoint. Dirancang untuk memenuhi semua kebutuhan kepatuhan konten Anda, SharePoint memungkinkan pengelolaan versi yang mudah, penerapan jadwal retensi, deklarasi catatan, dan penempatan tahanan hukum di berbagai jenis konten.

SharePoint menonjol di tempat kerja modern dengan menawarkan solusi yang kokoh untuk menyederhanakan proses kepatuhan. Dengan semakin banyaknya regulasi, kebutuhan bagi bisnis untuk mematuhi standar kepatuhan ini lebih signifikan daripada sebelumnya. SharePoint tidak hanya menyederhanakan proses ini tetapi juga memastikan bahwa organisasi Anda dapat mempertahankan kepatuhan regulasi dengan mudah.

Siapa yang menggunakan SharePoint

SharePoint dirancang untuk organisasi mana pun yang berurusan dengan volume data yang besar dan membutuhkan metode yang efisien untuk mengelola kepatuhan. Pengguna ideal meliputi:

• Petugas Kepatuhan: Memastikan bahwa semua konten organisasi mematuhi regulasi industri.
• Manajer Catatan: Mengelola siklus hidup catatan dari pembuatan hingga pembuangan.
• Manajer TI: Memastikan keamanan informasi sambil mengelola risiko kepatuhan.
• Tim Hukum: Menempatkan tahanan hukum pada dokumen penting selama litigasi atau audit.
• Manajer Operasional: Menyederhanakan proses dan mengurangi tugas kepatuhan manual.

Fitur Kunci

SharePoint menawarkan rangkaian fitur komprehensif yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan manajemen kepatuhan Anda dengan mulus:

• Manajemen Versi: Menjaga jejak berbagai versi dokumen Anda untuk memastikan kepatuhan regulasi.
• Jadwal Retensi: Terapkan jadwal retensi yang disesuaikan untuk berbagai jenis konten.
• Deklarasi Catatan: Deklarasikan dan kelola catatan secara efisien dari pembuatan hingga pembuangan.
• Tahanan Hukum: Tempatkan tahanan hukum pada dokumen untuk mencegah perubahan atau penghancuran mereka selama audit atau litigasi.
• Cakupan Komprehensif: Kelola konten tradisional, web, dan sosial semua dalam satu tempat.
• Alur Kerja Otomatis: Kurangi tugas manual melalui alur kerja kepatuhan otomatis.
• Hak Akses Pengguna: Pastikan hanya personel yang berwenang yang memiliki akses ke informasi sensitif.

Kasus penggunaan terbaik

SharePoint unggul dalam berbagai skenario, mengatasi masalah spesifik dan mengoptimalkan manajemen kepatuhan di berbagai industri dan tim:

Untuk Tim Kepatuhan

Skenario: Seorang penyedia layanan kesehatan perlu memastikan semua catatan pasien dikelola sesuai dengan regulasi HIPAA. Manfaat: SharePoint menawarkan alur kerja kepatuhan yang dapat menegakkan jadwal retensi HIPAA, memastikan kepatuhan regulasi dan meminimalkan risiko hukum.

Untuk Departemen Hukum

Skenario: Selama prosedur litigasi, sebuah firma hukum perlu menempatkan tahanan pada banyak dokumen. Manfaat: Tim hukum dapat menggunakan SharePoint untuk dengan cepat menerapkan tahanan hukum, memastikan tidak ada dokumen penting yang diubah atau dihapus.

Untuk Departemen TI

Skenario: Sebuah departemen TI di lembaga keuangan perlu mengelola kepatuhan untuk catatan internal dan komunikasi media sosial. Manfaat: SharePoint menyediakan platform terintegrasi untuk mengelola semua jenis konten di satu tempat, menyederhanakan upaya kepatuhan dan mengurangi risiko.

Untuk Manajer Catatan

Skenario: Sebuah lembaga pendidikan perlu mengelola catatan mahasiswa dari penerimaan hingga status alumni. Manfaat: Pengelola catatan dapat menerapkan berbagai jadwal retensi untuk dokumen yang berbeda, memastikan kepatuhan dengan regulasi pendidikan.

Untuk Tim Operasional

Skenario: Sebuah perusahaan manufaktur bertujuan untuk mengotomatisasi prosedur kepatuhannya untuk mengurangi beban kerja manual. Manfaat: SharePoint mendukung alur kerja kepatuhan otomatis, secara signifikan mengurangi tugas manual dan meningkatkan efisiensi operasional.

Memulai

Daftar

Kunjungi situs web SharePoint dan daftarkan diri Anda untuk percobaan gratis atau pilih rencana langganan yang sesuai.

Pengaturan Awal

Ikuti panduan pengaturan untuk mengonfigurasi pengaturan awal, termasuk peran dan izin pengguna.

Sesuaikan Jadwal Retensi

Tetapkan jadwal retensi yang disesuaikan dengan kebutuhan kepatuhan Anda.

Integrasikan Konten yang Ada

Impor konten yang ada ke dalam SharePoint, memastikan bahwa ia mulai mengelola kontrol versi dan retensi segera.

Deklarasikan Catatan

Tandai dokumen yang diperlukan sebagai catatan, memulai manajemen siklus hidup mereka.

Tetapkan Alur Kerja Otomatis

Aktifkan alur kerja kepatuhan otomatis untuk meminimalkan intervensi manual.

Terapkan Tahanan Hukum

Konfigurasikan pengaturan tahanan hukum untuk konten yang relevan untuk memastikan tidak berubah selama audit atau litigasi.

Tips dan praktik terbaik

Untuk memaksimalkan manfaat SharePoint, pertimbangkan praktik terbaik berikut:

• Pelatihan Berkala: Pastikan staf mengikuti pelatihan secara berkala untuk tetap diperbarui dengan fitur dan praktik kepatuhan terbaru.
• Tinjauan Data: Tinjau data dan konten secara berkala untuk memastikan kepatuhan dengan regulasi yang diperbarui.
• Otomatisasi Secara Bijak: Manfaatkan fitur otomatisasi untuk menangani tugas yang berulang tetapi tetap menjaga pengecekan kepatuhan yang kritis secara manual untuk kontrol yang lebih baik.
• Tetap Diperbarui: Perbarui SharePoint secara teratur untuk mendapatkan manfaat dari patch keamanan dan fitur terbaru.
• Jejak Perubahan: Gunakan manajemen versi untuk menjaga catatan rinci perubahan dokumen dan tindakan pengguna.

Integrasi dengan Guru

SharePoint seamlessly integrates with Guru, enhancing your compliance management with Guru’s AI-powered search capabilities.

Dengan mengintegrasikan SharePoint dengan Guru, Anda dapat:

• Akses Informasi Instan: Manfaatkan pencarian AI Guru untuk dengan cepat menemukan informasi terkait kepatuhan di dalam SharePoint.
• Repositori Terpusat: Pertahankan satu sumber kebenaran untuk semua dokumen dan catatan kepatuhan, yang dapat diakses di seluruh organisasi Anda.
• Jawaban Proaktif: Gunakan pencarian AI Guru untuk mendapatkan jawaban proaktif tentang persyaratan kepatuhan berdasarkan pertanyaan Anda.

Manfaat menggunakan SharePoint dengan Guru termasuk peningkatan efisiensi, pengurangan waktu pencarian, dan manajemen dokumen kepatuhan yang lebih aman.

Kesimpulan

SharePoint adalah alat manajemen kepatuhan yang komprehensif yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan organisasi modern. Dengan rangkaian fitur yang kuat, SharePoint menyederhanakan manajemen kepatuhan, menawarkan kontrol versi, jadwal retensi, deklarasi catatan, dan tahanan hukum di seluruh konten tradisional, web, dan sosial. Dengan mengintegrasikan SharePoint dengan Guru, Anda dapat lebih meningkatkan efisiensi dan produktivitas organisasi Anda, memastikan bahwa semua kebutuhan kepatuhan Anda terpenuhi dengan mudah.

1. Cobalah SharePoint hari ini dan ubah cara Anda mengelola kepatuhan, memastikan Anda tetap unggul dalam lanskap regulasi yang terus berkembang.