Introducción

En el mundo acelerado y regido por el cumplimiento de hoy, gestionar varias formas de contenido—desde documentos tradicionales hasta contenido web y en redes sociales—puede ser desalentador. Ahí es donde entra SharePoint. Diseñado para atender todas tus necesidades de cumplimiento de contenido, SharePoint permite una fácil gestión de versiones, aplicación de horarios de retención, declaración de registros y la imposición de retenciones legales a través de múltiples tipos de contenido.

SharePoint se destaca en el lugar de trabajo moderno al ofrecer una solución robusta para optimizar los procesos de cumplimiento. Con un aumento de regulaciones, la necesidad de que las empresas cumplan con estos estándares de cumplimiento es más significativa que nunca. SharePoint no solo simplifica este proceso, sino que también asegura que tu organización pueda mantener la conformidad regulatoria sin esfuerzo.

¿Para quién es SharePoint

SharePoint está diseñado para cualquier organización que maneje grandes volúmenes de datos y necesite un método optimizado para gestionar el cumplimiento. Los usuarios ideales incluyen:

• Oficiales de Cumplimiento: Asegurando que todo el contenido organizacional cumpla con las regulaciones de la industria.
• Gerentes de Registros: Gestionando el ciclo de vida de los registros desde su creación hasta su disposición.
• Gerentes de TI: Asegurando la seguridad de la información mientras gestionan los riesgos de cumplimiento.
• Equipos Legales: Colocando retenciones legales sobre documentos pertinentes durante litigios o auditorías.
• Gerentes de Operaciones: Optimización de procesos y reducción de tareas manuales de cumplimiento.

Características clave

SharePoint ofrece un conjunto integral de características diseñadas para satisfacer tus necesidades de gestión de cumplimiento sin problemas:

• Gestión de Versiones: Mantener un seguimiento de las diversas versiones de sus documentos para garantizar el cumplimiento regulatorio.
• Programas de Retención: Aplicar programas de retención personalizados para diferentes tipos de contenido.
• Declaración de Registros: Declarar y gestionar registros de manera eficiente desde su creación hasta su disposición.
• Retenciones Legales: Colocar retenciones legales sobre documentos para prevenir su alteración o destrucción durante auditorías o litigios.
• Cobertura Completa: Gestionar contenido tradicional, web y social en un solo lugar.
• Flujos de Trabajo Automatizados: Reducir tareas manuales a través de flujos de trabajo de cumplimiento automatizados.
• Permisos de Usuario: Asegurar que solo el personal autorizado tenga acceso a información sensible.

Mejores casos de uso

SharePoint sobresale en varios escenarios, abordando problemas específicos y optimizando la gestión de cumplimiento en diferentes industrias y equipos:

Para Equipos de Cumplimiento

Escenario: Un proveedor de atención médica necesita asegurarse de que todos los registros de pacientes se gestionen según las regulaciones HIPAA. Beneficio: SharePoint ofrece flujos de trabajo de cumplimiento que pueden hacer cumplir los programas de retención HIPAA, asegurando la adherencia regulatoria y minimizando los riesgos legales.

Para Departamentos Legales

Escenario: Durante un procedimiento de litigio, un bufete de abogados necesita colocar retenciones en numerosos documentos. Beneficio: Los equipos legales pueden usar SharePoint para implementar rápidamente las retenciones legales, asegurando que no se alteren o eliminen documentos cruciales.

Para Departamentos de TI

Escenario: Un departamento de TI en una institución financiera necesita gestionar el cumplimiento tanto de registros internos como de comunicaciones en redes sociales. Beneficio: SharePoint proporciona una plataforma integrada para gestionar todos los tipos de contenido bajo un mismo techo, optimizando los esfuerzos de cumplimiento y reduciendo los riesgos.

Para Gerentes de Registros

Escenario: Una institución educativa necesita gestionar los registros de los estudiantes desde la admisión hasta el estado de exalumnos. Beneficio: Los gerentes de registros pueden aplicar distintos programas de retención a diferentes documentos, asegurando el cumplimiento de las regulaciones educativas.

Para Equipos de Operaciones

Escenario: Una empresa de fabricación busca automatizar sus procedimientos de cumplimiento para reducir la carga de trabajo manual. Beneficio: SharePoint respalda flujos de trabajo de cumplimiento automatizados, reduciendo significativamente las tareas manuales y mejorando la eficiencia operativa.

Comenzando

Regístrate

Visita el sitio web de SharePoint y regístrate para una prueba gratuita o selecciona un plan de suscripción adecuado.

Configuración Inicial

Sigue el asistente de configuración para configurar los ajustes iniciales, incluidos los roles y permisos de usuario.

Personaliza los Horarios de Retención

Configura horarios de retención adaptados a tus necesidades de cumplimiento.

Integra Contenido Existente

Importa tu contenido existente en SharePoint, asegurando que comience a gestionar el control de versiones y la retención de inmediato.

Declara Registros

Marca los documentos necesarios como registros, comenzando su gestión del ciclo de vida.

Configura Flujos de Trabajo Automatizados

Habilita flujos de trabajo de cumplimiento automatizados para minimizar la intervención manual.

Imponer Retenciones Legales

Configura los ajustes de retención legal para el contenido relevante asegurando que permanezca inalterado durante auditorías o litigios.

Consejos y mejores prácticas

Para maximizar los beneficios de SharePoint, considera las siguientes mejores prácticas:

• Capacitación Regular: Asegurar que el personal reciba capacitación regular para mantenerse actualizado con las últimas características y prácticas de cumplimiento.
• Revisión de Datos: Revisar periódicamente los datos y el contenido para asegurar el cumplimiento con las regulaciones actualizadas.
• Automatizar Wisely: Aprovechar las características de automatización para manejar tareas redundantes, pero mantener las verificaciones de cumplimiento críticas manuales para un mejor control.
• Manténgase Actualizado: Actualice regularmente SharePoint para beneficiarse de los últimos parches de seguridad y características.
• Rastrear Cambios: Usar la gestión de versiones para mantener un registro detallado de los cambios de documentos y las acciones de los usuarios.

Integración con Guru

SharePoint se integra perfectamente con Guru, mejorando la gestión de cumplimiento con las capacidades de búsqueda impulsadas por IA de Guru.

Al integrar SharePoint con Guru, puedes:

• Acceso Instantáneo a la Información: Aprovecha la búsqueda de IA de Guru para encontrar rápidamente información relacionada con el cumplimiento dentro de SharePoint.
• Repositorio Centralizado: Mantener una única fuente de verdad para todos los documentos y registros de cumplimiento, accesible en toda su organización.
• Respuestas Proactivas: Utiliza la búsqueda de IA de Guru para obtener respuestas proactivas sobre los requisitos de cumplimiento basadas en tus consultas.

Los beneficios de usar SharePoint con Guru incluyen una mayor eficiencia, reducción de tiempos de búsqueda y una gestión más segura de los documentos de cumplimiento.

Conclusión

SharePoint es una herramienta integral de gestión de cumplimiento diseñada para satisfacer las necesidades de las organizaciones modernas. Con su conjunto robusto de características, SharePoint simplifica la gestión de cumplimiento, ofreciendo control de versiones, horarios de retención, declaración de registros y retenciones legales a través de contenido tradicional, web y social. Al integrar SharePoint con Guru, puedes mejorar aún más la eficiencia y productividad de tu organización, asegurando que se cumplan todas tus necesidades de cumplimiento sin esfuerzo.

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