RFQ란 무엇인가요: 이점, 프로세스, 주요 예시 및 기타 [2024]

RFQ가 무엇인지와 작동 방식을 포괄적으로 안내합니다. RFQ의 이점을 알아보고, 작동 원리와 비즈니스 흐름에 통합하는 방법을 알아보세요.

비즈니스 소유자로서, 프로젝트에 대한 제공업체가 필요할 때 당신의 책상에 나타나는 첫 번째 공급업체나 계약자를 선택할 가능성은 매우 낮습니다. 대신, 다양한 판매자로부터 가격과 서비스를 비교하여 가장 좋은 가치를 얻고 싶을 것입니다.

하지만 최고의 제안을 어떻게 수집하나요? This is where Requests for Quotation (RFQs) come into play.

이 기사에서는 RFQ에 대한 모든 중요한 세부 정보를 dive into하고, RFQ가 무엇인지, 어떻게 작동하는지, 이점 및 비즈니스에 활용하는 최선의 방법을 포함합니다.

RFQ란 무엇인가요?

A Request for Quotation (or RFQ) is a formal document that a company or organization may issue when they’re seeking price estimates for products or services they need. 다시 말해, RFQ는 공급업체에게 특정 요구를 충족하기 위한 가격 구조를 제출해 달라고 요청합니다.

견적 요청은 기업이 공급업체로부터 경쟁적인 제안을 받아 최상의 가격 및 품질을 얻을 수 있는 기회를 높입니다. Many people also call this process the Invitation for Bid (IFB).

RFQ의 답변을 기반으로 다양한 제안을 비교하고 가장 잘 맞는 공급업체를 선택할 수 있습니다.

일반적으로 RFQ는 비즈니스 이해당사자가 더 많은 정보에 기반한 결정을 내리는 데 도움을 줍니다.

RFQ와 RFP: 차이점은 무엇인가요?

The Request for Proposal (RFP) is another formal document that organizations may publish when looking for potential collaborators. 결과적으로 RFQ와 혼동하기는 매우 쉽습니다.

이제 해결해 드리겠습니다.

일반적으로 RFQ는 비용과 가격에 초점을 맞추는 반면, RFP는 공급자의 경험 수준, 솔루션 제공 접근 방식 및 기타 기술 정보를 요청합니다.

다시 말해, 원하는 것이 무엇인지 이미 알고 있고 가격이 얼마나 드는지 알아보려는 경우 RFQ만 보내면 될 수 있습니다. 하지만 공급자의 전문성 및 프로세스에 대한 특정 질문이 있는 경우 RFP도 필요할 수 있습니다.

RFQ와 RFI: 차이점은 무엇인가요?

Yet another formal publication that’s similar to the RFQ is the RFI (or Request for Information).

RFI는 일반적으로 공급업체 선택의 첫 번째 단계이며, 기업이 시장에서 제공되는 내용을 전반적으로 파악할 수 있습니다. RFI를 통해 조직은 공급업체의 능력, 특정 제품 또는 서비스에 대한 통찰력을 얻을 수 있습니다.

회사가 특정 정보를 찾고 프로젝트나 계약 진행 여부를 결정하는 데 필요할 수 있습니다. 받은 답변을 기반으로 RFQ 또는 RFP로 넘어갈 수 있습니다.

RFI는 일반적으로 간단하며 공급업체로부터 많은 세부 정보를 요구하지 않습니다.

RFQ는 어떻게 작동하나요?

RFQ는 일반적으로 RFP가 등장하기 전의 첫 번째 단계입니다. 견적 요청을 발행함으로써 기업은 프로젝트 목표를 달성하는 데 드는 비용을 포괄적으로 파악할 수 있습니다.

하지만 RFQ는 일반적으로 공개 발표가 아니라는 점에 유의해야 합니다. 대신, 조직은 RFQ를 아는 공급자나 신뢰하는 공급자에게만 발송하여 긴 조달 문서화의 필요성을 없애줍니다. 이렇게 하면 요청한 수의 입찰만 받아 시간을 절약할 수 있습니다.

일반적인 RFQ 프로세스는 네 단계로 진행됩니다:

준비 단계: 여기서는 회사가 목표를 달성할 수 있다고 생각하는 다양한 회사에 RFQ를 발송합니다.
처리 단계: 회사는 가격 견적을 받고 예산 및 기타 기준에 따라 평가합니다.
계약 수여 단계: 여기서 회사는 자격 기준을 충족하는 최저 입찰가를 제시한 공급업체에게 계약을 수여합니다.
종료 단계: 계약 이행이 시작됩니다.

또한 참고할 점은 RFQ는 법적 구속력이 있는 계약이 아니라는 것입니다.

주어진 회사는 일반적으로 여러 공급업체에 RFQ를 발송하므로 문서가 결정될 때까지 구속되지 않습니다. 대신 RFQ는 가격 견적을 비교하고 예산 및 여러 다른 요소를 기반으로 이상적인 판매자를 결정하는 데 도움이 됩니다.

그렇지만 RFQ가 제품이나 서비스 제공업체를 선택하는 데 필요한 시간을 줄이는 데 도움을 줄 수 있지만, 회사는 자신이 알고 있는 공급업체로부터만 견적 요청을 하므로 경쟁이 줄어들 수도 있습니다.

그럼 이제 RFQ를 활용하는 몇 가지 장점을 살펴보겠습니다.

RFQ의 이점은 무엇인가요?

RFQ는 상품이나 서비스를 조달할 계획인 비즈니스에 여러 가지 주요 이점을 제공합니다. 다음은 5가지 주요 혜택입니다:

가격 인상 억제: 공급업체가 RFQ에 응답하는 유일한 공급업체가 아니라는 것을 알기 때문에, 이는 그들이 계약을 따내기 위해 최선의 가격을 제시하도록 유도합니다. 이는 가격 인상으로 이어지는 것을 막고 필요한 상품이나 서비스에 대한 과도한 지출을 방지하는 데 도움을 줍니다.
정보에 기반한 의사결정 촉진: RFQ로부터 받은 응답은 다양한 공급업체의 가격과 납품 조건을 비교하는 데 필요한 귀중한 정보를 제공합니다. 이는 어떤 공급업체를 선택할지에 대한 정보에 기반한 결정을 내리는 데 도움을 줄 수 있습니다.
Helps you get the best value for your money: Since your Request for Quotation will typically contain the exact specifications for the products or services you want, the responses will help you choose the supplier that offers you the best value. 다시 말해, 가능한 최소 가격으로 최대한의 가치를 얻습니다.
효율적인 조달 프로세스: RFQ의 구조화된 방법은 RFT 발행에서 계약 이행까지의 표준 운영 흐름을 제공합니다. 이로 인해 기업은 응답을 신속하게 평가하고 결정을 내리며 프로젝트 목표를 달성할 수 있어 프로세스가 보다 매끄럽게 진행됩니다.
회사 이미지를 개선합니다: RFQ 발행은 또한 편견이 없다는 것을 보여주기 때문에 조직의 공적 이미지를 개선하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 추측 게임을 제거함으로써 공급업체들은 RFQ의 응답에서 가격 및 기타 세부 정보를 기반으로 계약을 따내기 위한 기회를 개선할 수 있습니다.

전반적으로 RFQ는 조직이 조달 프로세스에서 위험을 최소화하면서 최고의 가치를 얻는 데 도움이 되는 유용한 도구입니다.

RFQ의 종류는 무엇인가요?

기업은 특정 요구나 프로젝트 유형에 따라 네 가지 유형의 견적 요청을 활용할 수 있습니다. 다음 단락에서는 각 유형을 조사하고 어떤 유형이 이상적일 수 있는지에 대한 통찰을 공유합니다.

공개 입찰

공개 입찰 RFQ는 가장 투명한 유형의 견적 요청입니다. 이 경우 RFQ를 받는 각 공급업체는 다른 공급업체—경쟁업체—의 응답을 볼 수 있습니다.

이 접근 방식은 공급업체의 경쟁력을 높이도록 설계되었으며 각 응답자가 입찰 마감일 전까지 경쟁 업체의 가격에 따라 실시간으로 자신의 입찰을 조정할 수 있게 해줍니다.

Pros

구매자 간의 보다 경쟁적인 입찰 보장
구매자에게 낮은 가격으로 이어짐

Cons

입찰의 공개성으로 인해 관련 공급업체들이 특정 가격에 동의하기 위해 협력할 수도 있습니다.

비공개 입찰

공개 입찰과 달리 비공개 입찰 시스템은 공급업체 응답의 세부 정보가 모든 제출이 접수되고 입찰이 마감될 때까지 비공식적으로 유지되도록 보장합니다. 이 방법은 공공 부문의 정부 계약 및 프로젝트에서 일반적이며, 선택 프로세스의 공정성과 편견 없는 것을 보장하는 것이 중요합니다.

장점

경쟁자의 영향을 줄임
공급업체 선택의 공정성 촉진

단점

공급업체는 경쟁이 적으면 높은 입찰가를 제출할 수 있습니다.
구매자는 더 많은 비용을 지불할 수 있습니다.

초대 입찰

초대 입찰 시스템은 아마도 가장 일반적으로 사용되는 RFQ 시스템일 것입니다. 이 경우 요청하는 회사는 공급업체 목록을 그들이 원하는 특정 제공업체로 한정합니다. 입찰 프로세스는 공개 또는 비공개될 수 있습니다.

대부분의 기업은 신뢰할 수 있는 기업과만 거래하고 싶을 때 초대 입찰을 사용합니다.

Pros

조달 프로세스를 훨씬 더 빠르고 원활하게 만듭니다.
공급업체 선택의 결과를 개선할 수 있습니다.

Cons

공급업체 간의 경쟁을 줄입니다.
비용이 증가할 수 있습니다.
구매자가 더 나은 제안을 놓칠 수 있습니다.

역 경매

이름에서 알 수 있듯이 역 경매 RFQ 시스템은 경매와 같지만 가격이 점진적으로 감소합니다. 공급업체는 일반적으로 온라인 플랫폼에서 경쟁적인 환경에서 가장 낮은 입찰가를 제출합니다.

경매가 진행되면서 공급업체는 가격 입찰가를 점점 낮추며, 누군가 마지막까지 가격을 더 낮추지 않을 때까지 계속됩니다. 그런 다음 계약은 최저 입찰자에게 수여됩니다.

Pros

시장 최저 가격에 대한 통찰을 제공합니다.
효율적이고 빠른 RFQ 프로세스를 제공합니다.

Cons

가격이 주된 초점이므로, 구매자는 품질과 같은 프로젝트 결과에 영향을 미칠 수 있는 다른 주요 요소를 간과할 수 있습니다.

회사가 RFQ를 언제 사용해야 하나요?

네, RFQ는 조직이 조달 프로세스를 간소화하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 하지만 특정 상황에서는 이상적인 시스템이 아닐 수 있습니다.

그러니, 여기 백만 달러짜리 질문이 있습니다. RFQ를 언제 사용해야 할까요?

견적 요청서를 발행해야 할 주요 이유는 프로젝트 목표를 달성하는 데 드는 비용이 얼마나 되는지에만 관심이 있을 때입니다. 하지만 RFQ가 이상적일 수 있는 더 많은 경우도 있습니다.

여기 당신이 결정하는 데 도움이 될 수 있는 간단한 체크리스트가 있습니다:

가격이나 비용 내역이 필요한 가장 긴급한 정보인가요?
원하는 것이 무엇인지 정확히 알고 있고 이를 달성하는 방법을 알고 있나요?
필요한 특정 제품이나 서비스를 제공하는 적격 공급업체 목록이 있나요?
공급업체가 배송한 후 제품을 스스로 관리할 수 있나요?
가격이 당신이 파트너로 삼을 공급업체를 선택하는 주된 평가 요소인가요?

위의 모든 질문에 "예"라고 답했다면, 당신이 준비해야 할 문서는 아마도 견적 요청서일 것입니다. 이제 RFQ에 포함되어야 하는 정보에 대해 살펴보겠습니다.

RFQ에 포함해야 할 사항은 무엇인가요?

업종 및 프로젝트 요구 사항에 따라 RFQ의 정확한 내용은 다른 사람들과 다를 수 있습니다. 그럼에도 불구하고 모든 견적 요청서에 반드시 포함되어야 하는 몇 가지 중요한 요소가 있습니다.

다음은 RFQ에 포함해야 할 필수 요소입니다.

입찰 초대와 소개 및 요약

RFQ에 필요한 첫 번째 세부 사항은 잠재적 공급업체가 응답해야 할 모든 주요 정보의 간략한 요약입니다. 여기에는 다음과 같은 세부 사항이 포함됩니다:

제품 사양 및 수량
프로젝트 납품 일정 - 일회성 또는 주기적
공급업체가 입찰서를 제출하도록 초대
입찰 제출 마감일

비즈니스 개요

다음으로, 잠재적 공급업체에게 귀사와 프로젝트 요구 사항에 대한 개요를 제공해야 합니다. 이는 응답자에게 구매자로서의 귀사의 필요에 대한 통찰력을 제공하고, 그들이 귀사의 프로젝트가 그들이 처리할 수 있는 것인지 명확히 할 수 있도록 돕습니다.

사전 자격 요건

귀하의 RFQ에 포함해야 하는 또 다른 중요한 정보는 궁극적인 공급업체를 평가하고 선택하는 기준입니다. 이것이 비효율적으로 보일 수 있지만, 이는 열등한 응답을 제거하는 데 도움이 되며, 즉 중복된 입찰을 선별하는 데 시간을 소비할 필요가 없음을 의미합니다.

또한, 잠재적인 공급자는 계약을 따기 위한 경쟁에 참여하고 있는지 여부를 미리 확인할 수 있습니다.

여기서 질문할 수 있는 몇 가지가 있습니다:

귀하의 사업 인증 및 면허 목록을 공유해 주시겠습니까?
귀하의 회사가 받은 이전 QA 보고서를 공유해 주시겠습니까?
공유할 수 있는 과거 고객 추천서나 참고자료가 있습니까?
이 RFQ에 명시된 일정 내에서 이 프로젝트를 완료할 수 있습니까?

프로젝트 사양

이 섹션에서는 잠재 공급자에게 프로젝트에 대한 자세한 정보를 제공해야 합니다. 필요한 제품이나 서비스의 기능 및 사양을 포함합니다. 배송 일정 및 조건과 같은 세부 사항도 포함해야 합니다.

포함해야 할 세부 사항은 다음과 같습니다:

제품 사양 — 사이즈, 품질, 수량 등.
배송 날짜
프로젝트의 조건 — 보증, 계약 기간, 갱신 옵션(관련이 있을 경우).

가격 테이블

가격 테이블은 단가 및 제품 수량 등의 변수를 입력할 때 총비용을 계산하는 내장된 공식을 가진 디자인 요소입니다.

프로젝트의 복잡성에 따라 공급자와 그들의 반응 방식을 안내할 수 있도록 가격 테이블을 포함하는 것이 좋을 수 있습니다. 이것은 또한 가격 검토 과정을 더 원활하게 만드는 데 도움이 될 수 있으며, 응답을 위한 표준 템플릿을 만들어 낼 수 있습니다.

가격 테이블 템플릿에 포함되어야 할 세부 사항은 다음과 같습니다:

단위당 가격
단위당 제품 무게
단위당 배송비
총 단위 수

타임라인

또한, 선택한 공급자가 귀하의 기대를 명확히 이해할 수 있도록 프로젝트 일정을 명확히 진술하는 것이 중요합니다. 이것은 마찰과 좌절을 방지하고 잠재적으로 더 비싼 조달 주기를 방지하는 데 도움이 됩니다. 일반적으로 대부분의 기업이 RFQ에 포함하는 평균 타임라인은 약 8주입니다.

이제 RFQ 프로세스의 단계를 살펴보겠습니다.

RFQ 프로세스의 세 가지 단계는 무엇인가요?

귀하의 RFQ에 포함해야 할 중요한 요소를 이해하는 것은 전체 프로세스의 성공을 보장하는 데 핵심입니다. 그러나 이 준비 단계는 세 가지 중 하나일 뿐입니다. RFQ 프로세스의 세 가지 단계에 대한 통찰력을 공유하므로 계속 읽어보세요:

1. 준비 단계

준비 단계는 잠재 공급자에게 귀하의 요구와 목표를 적절히 전달하는 포괄적인 RFQ를 작성하는 데 관련된 모든 활동을 의미합니다.

첫 번째로 해야 할 일은 귀하의 요청서에 포함할 귀하의 조직에 대한 모든 관련 정보를 수집하는 것입니다.

Guru가 여기에서 도움을 줄 수 있습니다.

Guru의 AI 기반 위키를 사용하면 내부의 모든 소스에서 정보를 끌어올 수 있습니다. 회사의 데이터베이스 및 생태계에서 사용되는 인터넷 페이지에서부터 제 3자 앱까지 무리 없는 정보 출처를 보장합니다.

또한, 제공하는 프롬프트에 따라 RFQ에 포함된 관련 정보를 제공하는 Guru의 개인 ChatGPT 모델을 활용할 수 있습니다. 이는 요청서 작성에 필요한 시간을 크게 줄일 수 있으며 정보가 정확하고 관련성이 있도록 보장합니다.

조직에 대한 자세한 정보를 수집한 후 다음으로 진행할 수 있습니다:

특정 프로젝트 요구 사항을 식별하고 포함하십시오. 관련 이해 관계자에게 정보를 유지하여 비즈니스 요구 사항이 정확하게 반영되도록 하십시오.
잠재 공급자 목록을 작성하십시오. 이는 이미 알고 있는 소규모 공급 그룹에 RFQ를 보내고 싶거나 더 큰 옵션 풀을 시도하고 싶은지를 결정하기에 좋은 장소입니다.
RFQ 작성하기. 마지막으로, 템플릿을 기반으로 하여 처음부터 요청서를 작성할 수 있습니다.

2. 관리 단계

관리 단계는 RFQ가 잠재 공급자에게 발송된 시점부터 응답이 수신되고 검토될 때까지의 모든 활동이 포함됩니다.

기업들은 보통 경쟁적인 최적 입찰 과정을 보장하기 위해 3개에서 8개 공급자에게 RFQ를 보냅니다. 세 명 미만의 잠재 공급자가 있으면 경쟁이 덜하다는 것을 의미할 수 있으며, 이는 잠재적으로 높은 가격을 의미합니다. 반대로, 10개 이상의 응답을 받는 것은 너무 많은 시간이 소요될 수 있습니다.

그렇다면, 전형적인 관리 단계가 어떻게 보이는지 알아보겠습니다:

RFQ를 발송하십시오. 잠재 공급자들이 응답 작업을 할 수 있도록 시간을 주고 입찰 제출 기한도 명시하는 것을 확인하십시오.
후속 질문에 답변하기. 가끔 공급업체로부터 후속 질문을 받을 수 있습니다. 신속하게 응답하도록 하십시오.
응답을 검토하십시오. 이는 제공된 입찰을 미리 결정된 선택 기준에 따라 평가하는 곳입니다. 일반적인 기준에는 가격 및 제품 품질이 포함됩니다. 여기서 객관적인 선택을 해야 합니다.
모든 입찰자에게 RFQ 프로세스의 진행 상황을 업데이트하십시오. 받은 입찰에 대해 인지하고 결정을 내렸을 때 입찰자에게 알려야 합니다 — 그들이 이기건 말건. 일반적으로 각 공급자의 입찰을 비밀로 유지해야 하며, 개방형 입찰 시스템을 운영하는 경우를 제외합니다.

3. 마감 단계

견적 요청 과정의 마감 단계는 일반적으로 귀하의 최소 요구 사항을 충족하는 공급자를 선택하는 것을 포함합니다. 그 모습은 다음과 같습니다:

받은 모든 입찰의 요약을 만드십시오. 먼저, 공급자 선정 위원회를 위한 받은 입찰의 요약을 만드십시오. 응답의 총 수, 자격을 갖춘 입찰자 및 각 입찰에 첨부된 가격 세부 정보를 포함해야 합니다. 또한, 귀하의 선택 기준을 충족하지 않는 공급자에게 불합격 사유를 전달해야 합니다.
이상적인 공급자를 선택하십시오. 평가 기준을 기반으로 하여 목표 가격 및 프로젝트 사양을 충족하는 공급자를 선택할 수 있습니다. 기록 보관 및 교육 목적을 위해 선택 프로세스를 요약하는 메모를 작성하십시오.
계약 수여하기. 마지막으로, 승리한 공급자에게 연락하여 그들의 성공을 알리고 서면 수락을 받으십시오. 모든 입찰자에게 최종 결정을 알리고 그들의 신청에 감사해야 합니다.