Una guida completa su cos'è un'RFQ e come funziona. Scopri i vantaggi delle RFQ, perché funzionano e come integrarle nel flusso della tua attività.

Come imprenditore, è molto improbabile che tu scelga il primo fornitore o appaltatore che incontra la tua scrivania quando hai bisogno di un fornitore per un progetto. Invece, vorresti confrontare prezzi e servizi di vari venditori per assicurarti di ottenere il miglior valore per i tuoi soldi.

Ma come compili le migliori offerte? Qui entra in gioco la Richiesta di Offerta (RFQ).

In questo articolo, approfondiamo tutti i dettagli cruciali sulle RFQ, inclusi cosa sono, come funzionano, i loro vantaggi e il modo migliore per sfruttarle per la tua attività.

Cos'è un'RFQ?

Una Richiesta di Offerta (o RFQ) è un documento formale che un'azienda o un'organizzazione può emettere quando cerca stime di prezzo per i prodotti o servizi di cui ha bisogno. In altre parole, la RFQ richiede ai fornitori di presentare le loro strutture di prezzo per soddisfare un bisogno specifico.

La Richiesta di Offerta consente alle aziende di ottenere offerte competitive dai venditori, migliorando le loro possibilità di ottenere prodotti di alta qualità ai migliori prezzi. Molte persone chiamano anche questo processo Invito a Offrire (IFB).

Basato sulle risposte che ricevi dalla tua RFQ, puoi quindi confrontare varie offerte e scegliere il venditore che meglio si allinea ai tuoi obiettivi.

In generale, le RFQ aiutano le parti interessate aziendali a prendere decisioni più informate.

RFQ vs RFP: Qual è la differenza?

La Richiesta di Proposta (RFP) è un altro documento formale che le organizzazioni possono pubblicare quando cercano potenziali collaboratori. Di conseguenza, è molto facile confonderla con l'RFQ.

Ora lo chiariremo. 

Mentre l'RFQ si concentra generalmente sui costi e sui prezzi, l'RFP richiede dettagli più complessi come il livello di esperienza del fornitore, l'approccio per fornire soluzioni e altre informazioni tecniche.

In altre parole, se sai già cosa vuoi e vuoi solo scoprire quanto costa, potresti aver bisogno di inviare solo un'RFQ. Tuttavia, se hai domande più specifiche su come esperienza e processi dei fornitori, potresti aver bisogno anche di un'RFP.

RFQ vs RFI: Qual è la differenza?

Un'altra pubblicazione formale simile all'RFQ è l'RFI (o Richiesta di Informazioni).

L'RFI è di solito il primo passo nella selezione dei fornitori e consente alle aziende di avere un'idea generale di ciò che è disponibile sul mercato. Con un'RFI, le organizzazioni possono ottenere informazioni sulle capacità dei venditori e sui loro prodotti o servizi specifici. 

Un'RFI può essere necessaria se un'azienda cerca informazioni specifiche per determinare se proseguirà con un progetto o contratto. Basato sulle risposte che ricevono, possono ora passare all'RFQ o all'RFP. 

Le RFI sono generalmente brevi e non richiedono molti dettagli dai fornitori.

Come funziona un'RFQ?

Un'RFQ è generalmente il primo passo prima che l'RFP entri in gioco. Emettendo una Richiesta di Offerta, le aziende possono avere una ripartizione dei prezzi completa su quanto costerà raggiungere i propri obiettivi di progetto.

Tuttavia, devi notare che le RFQ di solito non sono annunci pubblici. Invece, l'organizzazione invia le RFQ solo ai fornitori che conosce o di cui si fida, eliminando la necessità di documentazione di approvvigionamento lunga. In questo modo, ricevono solo il numero di offerte richiesto, risparmiando tempo.

Un tipico processo di RFQ avviene in quattro fasi:

• Fase di Preparazione: Qui l'azienda invia RFQ alle varie aziende che ritiene possano soddisfare i suoi obiettivi
• Fase di Elaborazione: L'azienda riceve preventivi e li valuta in base al budget e ad altri criteri
• Fase di Assegnazione: Qui l'azienda assegna i contratti al fornitore con l'offerta più bassa che soddisfa i loro criteri di qualificazione
• Fase di Chiusura: Inizia l'adempimento del contratto 

Un altro punto da notare è che un'RFQ non è un contratto vincolante.

Poiché un'azienda in genere invia RFQ a diversi fornitori, il documento non è vincolato fino alla selezione dell'offerta. Invece, l'RFQ aiuta solo a facilitare il confronto delle offerte e a decidere il venditore ideale in base al budget e a diversi altri fattori. 

Tuttavia, mentre un'RFQ può aiutare a ridurre il tempo necessario per scegliere un fornitore di prodotti o servizi, può anche ridurre la concorrenza poiché le aziende richiedono solo preventivi dai fornitori che conoscono.

Detto ciò, esaminiamo alcuni altri vantaggi nell'utilizzare le RFQ.

Quali sono i Vantaggi delle RFQ?

Un'RFQ offre diversi vantaggi chiave per le aziende che cercano di acquisire beni o servizi. Ecco cinque vantaggi principali:

• Riduce l'eccessivo prezzo: Poiché i fornitori sanno di non essere l'unico venditore a rispondere a un'RFQ, li incoraggia a presentare i loro migliori prezzi per migliorare le loro possibilità di vincere il contratto. Questo riduce i prezzi elevati e aiuta a garantire che tu non paghi troppo per i prodotti o i servizi di cui hai bisogno.
• Promuove decisioni informate: Le risposte che ottieni dalle tue RFQ ti forniscono le informazioni preziose di cui hai bisogno per confrontare i vari prezzi e i termini di consegna di diversi fornitori. Questo ti aiuta a prendere una decisione informata su quale fornitore scegliere.
• Ti aiuta ad ottenere il miglior valore per i tuoi soldi: Poiché la tua Richiesta di Offerta conterrà di solito le specifiche esatte per i prodotti o servizi che desideri, le risposte ti aiuteranno a scegliere il fornitore che ti offre il miglior valore. In altre parole, ottieni il massimo che puoi al prezzo più basso possibile.
• Processo di approvvigionamento semplificato: Il metodo strutturato delle RFQ fornisce un flusso operativo standard dall'emissione dell'RFT all'adempimento del contratto. Questo aiuta a rendere il processo più fluido poiché le aziende possono valutare rapidamente le risposte, prendere decisioni e raggiungere i propri obiettivi di progetto.
• Migliora l'immagine della tua azienda: L'emissione di RFQ può anche aiutare a migliorare l'immagine pubblica della tua organizzazione poiché mostra che non hai pregiudizi. Eliminando il gioco delle congetture, i fornitori possono assumersi la responsabilità di migliorare le loro possibilità di vincere il contratto in base ai prezzi e ad altri dettagli nelle loro risposte all'RFQ.

In generale, un'RFQ è uno strumento potente per aiutare le organizzazioni a ottenere il miglior valore per i propri soldi minimizzando i rischi nel processo di approvvigionamento.

Quali sono i diversi tipi di RFQ?

Le aziende possono utilizzare quattro tipi di Richieste di Offerta in base alle loro specifiche esigenze o tipologia di progetto. Nei paragrafi seguenti, esaminiamo ciascun tipo e condividiamo alcune informazioni su quale potrebbe essere l'ideale.

Offerte aperte

Le RFQ a offerta aperta sono il tipo più trasparente di Richiesta di Offerta. In questo caso, ogni venditore che riceve un'RFQ può vedere le risposte degli altri venditori—la loro concorrenza. 

Questo approccio è progettato per aumentare la competitività dei fornitori e consente a ciascun rispondente di adeguare la propria offerta in tempo reale in base ai prezzi della concorrenza fino al giorno di chiusura delle offerte.

Pros

• Assicura offerte più competitive tra i compratori
• Risultati in prezzi più bassi per i compratori

Cons

• La natura aperta delle offerte può significare che i venditori coinvolti possono unirsi per concordare un prezzo specifico

Offerte sigillate

A differenza delle offerte aperte, un sistema di offerta sigillata garantisce che i dettagli delle risposte dei fornitori rimangano privati fino a quando tutte le presentazioni non siano state ricevute e l'offerta chiude. Questo metodo è comune nei contratti governativi e nei progetti nel settore pubblico, dove è fondamentale garantire che il processo di selezione rimanga equo e imparziale.

Vantaggi

• Riduce il rischio di influenza da parte dei concorrenti
• Promuove l'equità nella selezione dei fornitori

Contro

• I fornitori possono presentare offerte più alte poiché c'è meno concorrenza
• I compratori potrebbero pagare di più

Offerte invitate

Il sistema di offerta invitata è senza dubbio il sistema di RFQ più comunemente usato. In questo caso, l'azienda che richiede limita l'elenco dei potenziali fornitori solo ai fornitori specifici che desidera. Il processo di offerta può essere aperto o sigillato.

La maggior parte delle aziende utilizza offerte invitate quando vuole trattare solo con aziende conosciute e fidate.

Pros

• Rende il processo di approvvigionamento molto più veloce e semplificato
• Può migliorare l'esito della selezione dei fornitori

Cons

• Riduce la concorrenza tra i fornitori
• Può portare a costi più elevati
• I compratori possono perdere migliori offerte

Aste inverse

Come suggerisce il nome, un sistema RFQ di asta inversa funziona come un'asta ma con prezzi che diminuiscono progressivamente. I fornitori di solito presentano le loro offerte più basse in un ambiente competitivo ospitato su una piattaforma online. 

Man mano che l'asta progredisce, i fornitori di solito abbassano le loro offerte di prezzo, finché nessuno le abbassa ulteriormente. Il contratto viene quindi assegnato al più basso offerente.

Pros

• Fornisce informazioni sui prezzi più bassi del mercato
• Offre un processo RFQ efficiente e rapido

Cons

• Poiché il prezzo è il principale obiettivo, i compratori potrebbero trascurare altri fattori chiave, come la qualità, che possono influenzare l'esito del progetto

Quando dovrebbero le aziende utilizzare un'RFQ?

Sì, le RFQ possono aiutare le organizzazioni a semplificare il loro processo di approvvigionamento. Tuttavia, potrebbe non essere il sistema ideale da utilizzare nella tua situazione specifica.

Quindi, ecco la domanda da un milione di dollari: quando dovresti usare un'RFQ?

Il motivo principale per cui dovresti emettere una Richiesta di Offerta è se sei interessato solo a quanto costerà raggiungere i tuoi obiettivi di progetto. Ma ci sono più situazioni in cui un'RFQ può essere ideale.

Ecco una rapida lista di controllo per aiutarti a decidere:

• Il prezzo o la suddivisione dei costi è l'informazione fondamentale di cui hai bisogno?
• Sai esattamente cosa vuoi e come ottenerlo?
• Hai un elenco di fornitori qualificati che forniscono i prodotti o i servizi specifici di cui hai bisogno?
• Puoi gestire i prodotti tu stesso dopo che il fornitore ha effettuato la consegna?
• Il prezzo è il tuo principale fattore di valutazione per scegliere il fornitore con cui collaborerai?

Se hai risposto "Sì" a tutte le domande sopra, allora una Richiesta di Offerta è probabilmente il documento che devi preparare. Ora, ti guideremo attraverso le informazioni che dovrebbero essere nella tua RFQ.

Cosa includere in un'RFQ?

A seconda della tua industria e dei requisiti di progetto, il contenuto esatto della tua RFQ varierà da una persona all'altra. Tuttavia, alcuni elementi cruciali devono sempre essere presenti in qualsiasi Richiesta di Offerta.

Ecco gli elementi essenziali da includere nella tua RFQ.

Invito a offrire con introduzione e riepilogo

Il primo dettaglio di cui ha bisogno la tua RFQ è un breve riepilogo di tutte le informazioni chiave che saranno nel documento a cui i fornitori potenziali devono rispondere. Alcuni di questi dettagli includono:

• Specifiche del prodotto e quantità
• Tempistiche di consegna del progetto—una tantum o periodiche
• Un invito per i fornitori a inviare le loro offerte
• Scadenza per la presentazione delle offerte

Panoramica aziendale

Successivamente, vuoi fornire ai potenziali fornitori una panoramica della tua azienda e dei requisiti per il tuo progetto. Questo fornisce ai rispondenti informazioni sulle tue esigenze come acquirente e li aiuta a chiarire se il tuo progetto è uno che possono gestire.

Requisiti di pre-qualificazione

Un altro pezzo cruciale di informazione che devi includere nella tua RFQ è il tuo criterio per valutare e selezionare il tuo eventuale fornitore. Anche se questo può sembrare controproducente, ti aiuta a eliminare le risposte di scarsa qualità, il che significa che non devi spendere tempo a setacciare offerte ridondanti.

Inoltre, i potenziali fornitori possono vedere in anticipo se sono o meno in corsa per vincere il contratto.

Ecco alcune domande che puoi porre:

• Puoi condividere un elenco delle tue certificazioni aziendali e licenze?
• Puoi condividere i rapporti di QA precedenti che la tua azienda ha ricevuto?
• Hai testimonianze o referenze di clienti passati che puoi condividere?
• Puoi consegnare questo progetto rispettando la tempistica stabilita in questa RFQ?

Specifiche del progetto

In questa sezione, fornirai ai fornitori potenziali informazioni dettagliate sul progetto, inclusi i requisiti e le specifiche dei prodotti o servizi di cui hai bisogno.  Dovresti includere anche dettagli come tempistiche e condizioni di consegna.

Ecco alcuni dettagli da includere:

• Specifiche del prodotto—dimensione, qualità, quantità, ecc.
• Date di consegna
• Termini e condizioni del progetto—garanzia, durata del contratto, opzioni di rinnovo (se rilevanti).

Tabella dei prezzi

Una tabella dei prezzi è un elemento di design con formule integrate che calcolano il costo totale quando vengono inseriti variabili come i prezzi unitari e la quantità di prodotto.

A seconda di quanto complesso è il tuo progetto, potrebbe essere una buona idea includere una tabella dei prezzi per guidare i fornitori e come dovrebbero rispondere. Questo può anche aiutare a rendere il tuo processo di revisione della pricing più fluido e avrai creato un modello standard per le risposte.

Ecco alcuni dettagli che dovrebbero essere nel tuo modello di tabella dei prezzi:

• Prezzo per unità
• Peso del prodotto per unità
• Costo di spedizione per unità 
• Numero totale di unità

Timeline

È cruciale che tu dichiari chiaramente la cronologia del tuo progetto per garantire che il fornitore che scegli sia chiaro sulle tue aspettative. Questo può aiutare a prevenire frizioni, frustrazioni e cicli di approvvigionamento potenzialmente più costosi. In generale, la tempistica media che la maggior parte delle aziende include nella propria RFQ è di circa otto settimane.

Ora, esploriamo le fasi del processo di RFQ.

Quali sono le tre fasi del processo di RFQ?

Comprendere gli elementi cruciali da includere nella tua RFQ è fondamentale per garantire il successo dell'intero processo. Tuttavia, questa fase di preparazione è solo una delle tre. Continua a leggere mentre condividiamo approfondimenti sulle tre fasi del processo di RFQ:

1. Fase di preparazione

La fase di preparazione si riferisce a tutte le attività coinvolte nella creazione di una RFQ completa che comunica correttamente le tue esigenze e obiettivi ai fornitori potenziali.

La prima cosa che dovrai fare è raccogliere tutte le informazioni pertinenti sulla tua organizzazione che includerai nella tua Richiesta di Quotazione.

Guru può aiutare in questo.  

Con l'ausilio del wiki potenziato con AI di Guru, puoi estrarre informazioni da qualsiasi fonte all'interno del database e dell'ecosistema della tua azienda, dalle pagine web alle app di terze parti che utilizzi—garantendo un sourcing delle informazioni senza soluzione di continuità. 

Inoltre, puoi sfruttare anche il modello privato ChatGPT di Guru con capacità semantiche per fornire informazioni rilevanti da includere nella tua RFQ in base agli input che gli fornisci. Questo significa che puoi ridurre significativamente il tempo necessario per creare la tua Richiesta di Quotazione garantendo nel contempo che le informazioni siano accurate e pertinenti. 

Dopo aver compilato informazioni dettagliate sulla tua organizzazione, puoi quindi procedere a:

• Identificare e includere i requisiti specifici del tuo progetto. Assicurati di mantenere i soggetti interessati pertinenti informati per garantire che tu abbia una rappresentazione accurata delle tue esigenze aziendali.
• Crea la tua lista di fornitori potenziali. Questo è anche un buon momento per decidere se vuoi inviare la tua RFQ a un gruppo più piccolo di fornitori che conosci già o se desideri provare una maggiore varietà di opzioni.
• Elaborare la RFQ. Alla fine, puoi creare la tua Richiesta di Quotazione, sia da zero che basandoti su un modello.

2. Fase di gestione

La fase di gestione coinvolge tutte le attività da quando la RFQ viene inviata ai fornitori potenziali fino a quando le risposte vengono ricevute e esaminate. 

Le aziende generalmente inviano RFQ a tre-otto fornitori per garantire un processo di offerta competitivo ma ottimizzato. Avere meno di tre fornitori potenziali potrebbe significare meno concorrenza, con il rischio di prezzi potenzialmente più elevati. D'altra parte, ricevere più di dieci risposte può essere troppo dispendioso in termini di tempo.

Detto ciò, ecco come appare una tipica fase di gestione:

• Invia le tue RFQ. Assicurati di dare ai tuoi fornitori potenziali il tempo necessario per lavorare sulle loro risposte, fornendo loro al contempo una scadenza per la presentazione delle offerte.
• Rispondere alle richieste di follow-up. A volte, potresti ricevere domande di follow-up dai fornitori. Assicurati di rispondere a loro prontamente.
• Esamina le risposte. Questo è il momento in cui valuta le offerte che ricevi in base ai tuoi criteri di selezione predefiniti. I criteri comuni includono il prezzo e la qualità del prodotto. Devi fare selezioni oggettive qui.
• Aggiorna tutti i candidati sugli sviluppi del tuo processo di RFQ. Dovresti riconoscere le offerte ricevute e informare i fornitori quando prendi una decisione—sia che possano vincere o meno. In genere, dovresti mantenere riservata l'offerta di ciascun fornitore, a meno che non stai gestendo un sistema di offerte aperto.

3. Fase di chiusura

La fase di chiusura del processo di Richiesta di Quotazione coinvolge tipicamente la selezione di un fornitore che soddisfa i tuoi requisiti minimi. Ecco come appare:

• Crea un riepilogo di tutte le offerte ricevute.  Prima di tutto, crea un riepilogo delle offerte ricevute per il tuo comitato di selezione fornitori. Assicurati di includere il numero totale di risposte, i fornitori qualificati e i dettagli sui prezzi allegati a ciascuna offerta. Assicurati inoltre di comunicare il motivo della disqualifica ai fornitori che non soddisfano i tuoi criteri di selezione.
• Seleziona il tuo fornitore ideale. Basandoti sui tuoi criteri di valutazione, puoi quindi scegliere un fornitore che soddisfi il tuo prezzo target e le specifiche del progetto. Assicurati di creare un memo che delinei il tuo processo di selezione per scopi di registrazione e formazione.
• Assegnare il contratto. Infine, contatta il fornitore vincente informandolo del suo successo e ottieni la sua accettazione scritta. Non dimenticare di informare tutti i fornitori della tua decisione finale e ringraziarli per le loro candidature.

I 5 migliori esempi di RFQ per ispirarti

Ecco alcuni esempi del mondo reale per ispirarti quando ti chiedi se una RFQ è la strada giusta.

RFQ per servizi governativi

Gli Stati Uniti. L'Amministrazione per i servizi generali voleva avviare servizi di pulizia in vari uffici e edifici governativi. Ma prima, hanno bisogno di sapere quanto costerebbe. Quindi, hanno emesso una RFQ. 

Nella loro Richiesta di Quotazione, hanno incluso specifiche chiare sul loro ambito e requisiti del progetto insieme a informazioni preliminari sui loro criteri di valutazione.

RFQ di compagnia di servizi pubblici 

In questo esempio, una compagnia elettrica pubblica chiamata BrightRidge voleva acquistare un trasformatore specializzato e voleva informazioni sui prezzi da diversi fornitori. 

Nella loro Richiesta di Quotazione, hanno incluso le specifiche esatte del trasformatore che desideravano e informazioni aggiuntive per guidare le risposte dei fornitori.

RFQ no profit

Questo esempio si concentra su RTI International, un'organizzazione no profit che opera dalla Carolina del Nord, e su come hanno pubblicato una RFQ quando avevano bisogno di soddisfare una fornitura legata all'IT. 

RTI voleva acquisire nuovi tablet e copertine per tablet. Quindi, hanno incluso le specifiche esatte dei tablet e delle relative copertine, inclusa la quantità desiderata e i tempi di consegna.

RFQ intergovernativa

L'Agenzia Internazionale per le Energie Rinnovabili (IRENA) è un'organizzazione intergovernativa che aiuta i paesi ad effettuare la transizione verso l'energia sostenibile. Volevano creare un manuale di linee guida attuabili e necessitavano di servizi di consulenza. 

Quindi, hanno pubblicato una Richiesta di Quotazione contenente informazioni dettagliate riguardanti i loro obiettivi progettuali, termini e condizioni, e criteri di valutazione.

RFQ per veicoli elettrici

In questo esempio, la città di Los Angeles ha emesso una RFQ per cercare fornitori per l'installazione di stazioni di ricarica per veicoli elettrici (EV) in tutta la città. La Richiesta di Quotazione conteneva specifiche dettagliate per le attrezzature e i servizi di installazione necessari per espandere le infrastrutture EV della città. Includeva anche il numero di stazioni di ricarica richieste e le tempistiche di consegna.

A te!

Le RFQ rimangono uno dei modi più efficaci per le aziende di ottenere stime sui prezzi accurate quando devono acquistare prodotti o servizi da un fornitore di terze parti. Emettere una Richiesta di Quotazione aiuta a garantire che tu ottenga offerte competitive dai fornitori, riducendo le possibilità di pagare troppo per la tua approvvigionamento.

Tuttavia, il successo del tuo processo RFQ dipende in larga misura dalla qualità del tuo documento di Richiesta di Quotazione.

Guru può aiutarti a semplificare il processo di creazione della RFQ, assicurandoti di includere informazioni accurate e aggiornate sulla tua organizzazione senza stress. Con Guru, puoi trovare le risposte di cui hai bisogno senza dover passare da un'applicazione all'altra o immergerti nel repository delle informazioni della tua azienda. 

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