Una guía completa sobre qué es una solicitud de presupuesto y cómo funciona. Descubra los beneficios de las RFQ, por qué funcionan y cómo integrarlas en su flujo empresarial.

Como propietario de una empresa, es muy poco probable que elija al primer proveedor o contratista que aparezca en su escritorio cuando necesite un proveedor para un proyecto. En su lugar, querrás comparar los precios y los servicios de varios vendedores para asegurarte de obtener la mejor relación calidad-precio.

Pero, ¿cómo se recopilan las mejores ofertas? Aquí es donde entran en juego las solicitudes de cotización (RFQ).

En este artículo, analizamos todos los detalles cruciales sobre las RFQ, incluido qué son, cómo funcionan, sus beneficios y la mejor manera de aprovecharlas para su negocio.

¿Qué es una solicitud de presupuesto?

Una solicitud de cotización (o RFQ) es un documento formal que una empresa u organización puede emitir cuando busca estimaciones de precios para los productos o servicios que necesita. En otras palabras, la solicitud de presupuesto solicita a los proveedores que presenten sus estructuras de precios para satisfacer una necesidad específica.

La solicitud de cotización permite a las empresas obtener ofertas competitivas de los vendedores, lo que mejora sus posibilidades de obtener la mejor calidad a los mejores precios. Muchas personas también denominan a este proceso la invitación a presentar ofertas (IFB).

En función de las respuestas que obtenga de su solicitud de presupuesto, puede comparar varias ofertas y elegir el proveedor que mejor se adapte a sus objetivos.

En general, las RFQ ayudan a las partes interesadas de la empresa a tomar decisiones más informadas.

RFQ vs RFP: ¿Cuál es la diferencia?

La solicitud de propuesta (RFP) es otro documento formal que las organizaciones pueden publicar cuando buscan posibles colaboradores. Como resultado, es muy fácil confundirlo con la solicitud de presupuesto.

Lo aclararemos ahora.

Si bien la RFQ generalmente se centra en el costo y los precios, la RFP solicita detalles más complejos, como el nivel de experiencia del proveedor, el enfoque para proporcionar soluciones y otra información técnica.

En otras palabras, si ya sabe lo que quiere y solo quiere saber cuánto cuesta, es posible que solo necesite enviar una solicitud de presupuesto. Sin embargo, si tiene preguntas más específicas sobre la experiencia y los procesos de los proveedores, es posible que también necesite una solicitud de propuesta.

RFQ vs RFI: ¿Cuál es la diferencia?

Sin embargo, otra publicación formal similar a la RFQ es la RFI (o Solicitud de información).

La RFI suele ser el primer paso en la selección de proveedores y permite a las empresas tener una idea general de lo que está disponible en el mercado. Con una RFI, las organizaciones pueden obtener información sobre las capacidades de los vendedores y sus productos o servicios específicos.

Una RFI puede ser necesaria si una empresa busca información específica para determinar si va a seguir adelante con un proyecto o contrato. En función de las respuestas que reciban, ahora pueden pasar a la RFQ o la RFP.

Las RFI suelen ser breves y no requieren muchos detalles por parte de los proveedores.

¿Cómo funciona una solicitud de presupuesto?

Una solicitud de presupuesto suele ser el primer paso antes de que la solicitud de propuesta entre en escena. Al emitir una solicitud de cotización, las empresas pueden tener un desglose completo de los precios y cuánto se necesitará para alcanzar los objetivos de su proyecto.

Sin embargo, debe tener en cuenta que las solicitudes de oferta no suelen ser anuncios públicos. En cambio, la organización envía las solicitudes de oferta únicamente a los proveedores que conoce o en los que confía, lo que elimina la necesidad de contar con una documentación de adquisición extensa. De esta forma, solo reciben la cantidad de ofertas que solicitan, lo que ahorra tiempo.

Un proceso de solicitud de presupuesto típico se lleva a cabo en cuatro etapas:

• Fase de preparación: Aquí es donde la empresa envía las RFQ a las diversas empresas que cree que pueden cumplir sus objetivos.
• Fase de procesamiento: La empresa recibe las cotizaciones de precios y las evalúa en función de su presupuesto y otros criterios
• Fase de adjudicación: En este caso, la empresa adjudica los contratos al proveedor con la oferta más baja que cumpla con sus criterios de calificación.
• Fase de cierre: Comienza el cumplimiento del contrato

Otro punto a tener en cuenta es que una solicitud de presupuesto no es un contrato vinculante.

Dado que una empresa determinada suele enviar solicitudes de oferta a varios proveedores, el documento no está encuadernado hasta que se selecciona la oferta. En cambio, la solicitud de presupuesto solo ayuda a facilitar la comparación de las cotizaciones y a decidir quién es el vendedor ideal en función del presupuesto y de varios otros factores.

Sin embargo, si bien una solicitud de presupuesto puede ayudar a reducir el tiempo necesario para elegir un proveedor de productos o servicios, también puede reducir la competencia, ya que las empresas solo solicitan cotizaciones a los proveedores que conocen.

Dicho esto, examinemos algunas ventajas más de aprovechar las RFQ.

¿Cuáles son los beneficios de las RFQ?

Una solicitud de presupuesto ofrece varios beneficios clave para las empresas que buscan adquirir bienes o servicios. Estas son las cinco ventajas principales:

• Reduce el sobreprecio: Dado que los proveedores saben que no son los únicos que responden a una solicitud de presupuesto, los alienta a ofrecer sus mejores precios para aumentar sus posibilidades de ganar el contrato. Esto reduce los precios elevados y ayuda a garantizar que no pague de más por los productos o servicios que necesita.
• Promueve la toma de decisiones informadas: Las respuestas que obtiene de sus solicitudes de oferta le proporcionan la valiosa información que necesita para comparar los distintos precios y condiciones de entrega de los distintos proveedores. Esto le ayuda a tomar una decisión informada sobre qué proveedor elegir.
• Le ayuda a obtener la mejor relación calidad-precio: Dado que su solicitud de cotización generalmente contendrá las especificaciones exactas de los productos o servicios que desea, las respuestas lo ayudarán a elegir el proveedor que le ofrezca el mejor precio. En otras palabras, obtiene lo máximo que puede al menor precio posible.
• Proceso de adquisición simplificado: El método estructurado de las RFQ proporciona un flujo operativo estándar desde la emisión de la RFT hasta el cumplimiento del contrato. Esto ayuda a que el proceso sea más fluido, ya que las empresas pueden evaluar rápidamente las respuestas, tomar decisiones y alcanzar los objetivos de sus proyectos.
• Mejora la imagen de su empresa: La emisión de solicitudes de presupuesto también puede ayudar a mejorar la imagen pública de su organización, ya que demuestra que no tiene prejuicios. Al eliminar los juegos de adivinanzas, los proveedores pueden asumir la responsabilidad de mejorar sus posibilidades de ganar el contrato basándose en los precios y otros detalles incluidos en sus respuestas a la solicitud de presupuesto.

En general, una solicitud de presupuesto es una herramienta poderosa para ayudar a las organizaciones a obtener el mejor valor por su dinero y, al mismo tiempo, minimizar los riesgos en el proceso de adquisición.

¿Cuáles son los diferentes tipos de RFQ?

Las empresas pueden aprovechar cuatro tipos de solicitudes de cotización en función de sus necesidades específicas o del tipo de proyecto. En los siguientes párrafos, examinamos cada tipo y compartimos algunas ideas sobre cuál puede ser ideal.

Licitaciones abiertas

Las RFQ de oferta abierta son el tipo de solicitud de cotización más transparente. En este caso, cada proveedor que reciba una solicitud de presupuesto puede ver las respuestas de los demás proveedores, es decir, de la competencia.

Este enfoque está diseñado para aumentar la competitividad de los proveedores y permite a cada uno de los respondedores ajustar su oferta en tiempo real en función de los precios de la competencia hasta el día de cierre de la oferta.

Pros

• Garantiza ofertas más competitivas entre los compradores
• Se traduce en precios más bajos para los compradores

Contras

• La naturaleza abierta de las ofertas puede significar que los vendedores involucrados pueden unirse para acordar un precio específico.

Ofertas selladas

A diferencia de las ofertas abiertas, un sistema de ofertas selladas garantiza que los detalles de las respuestas de los proveedores permanezcan privados hasta que se hayan recibido todas las presentaciones y se cierre la oferta. Este método es común en los contratos y proyectos gubernamentales del sector público, donde es crucial garantizar que el proceso de selección sea justo e imparcial.

Pros

• Reduce el riesgo de influencia de la competencia
• Promueve la equidad en la selección de proveedores

Contras

• Los vendedores pueden presentar ofertas más altas ya que hay menos competencia
• Los compradores pueden pagar más

Ofertas invitadas

El sistema de licitación invitada es posiblemente el sistema de RFQ más utilizado. En este caso, la empresa solicitante restringe la lista de posibles proveedores solo a los proveedores específicos que desean. El proceso de licitación puede ser abierto o sellado.

La mayoría de las empresas utilizan ofertas invitadas cuando solo quieren tratar con empresas conocidas y de confianza.

Pros

• Hace que el proceso de adquisición sea mucho más rápido y simplificado
• Puede mejorar el resultado de la selección de proveedores

Contras

• Reduce la competencia entre los proveedores
• Puede generar costos más altos
• Es posible que los compradores se pierdan mejores ofertas

Subastas inversas

Como su nombre lo indica, un sistema de RFQ de subasta inversa funciona como una subasta, pero con precios que disminuyen progresivamente. Los vendedores suelen presentar sus ofertas más bajas en un entorno competitivo alojado en una plataforma en línea.

A medida que avanza la subasta, los vendedores suelen bajar sus ofertas de precios, hasta que nadie baje más. Luego, el contrato se adjudica al mejor postor.

Pros

• Proporciona información sobre los precios más bajos del mercado
• Ofrece un proceso de solicitud de presupuesto rápido y eficiente

Contras

• Dado que el precio es el objetivo principal, los compradores pueden pasar por alto otros factores clave, como la calidad, que pueden afectar el resultado del proyecto

¿Cuándo deben las empresas utilizar una RFQ?

Sí, las RFQ pueden ayudar a las organizaciones a optimizar sus procesos de adquisición. Sin embargo, es posible que no sea el sistema ideal para aprovechar en su situación específica.

Entonces, esta es la pregunta del millón: ¿cuándo se debe usar una solicitud de presupuesto?

La razón principal por la que debe emitir una solicitud de cotización es si solo le interesa saber cuánto se necesitará para alcanzar los objetivos de su proyecto. Pero hay más casos en los que una solicitud de presupuesto también puede ser ideal.

Esta es una lista de verificación rápida para ayudarte a decidir:

• ¿La información urgente que necesita es el desglose de precios o costos?
• ¿Sabes exactamente lo que quieres y cómo lograrlo?
• ¿Tiene una lista de proveedores calificados que ofrecen los productos o servicios específicos que necesita?
• ¿Puedes gestionar los productos tú mismo después de que el proveedor los entregue?
• ¿El precio es su principal factor de evaluación para elegir el proveedor con el que se asociará?

Si respondió «Sí» a todas las preguntas anteriores, es probable que el documento que necesite preparar sea una solicitud de cotización. Ahora, repasemos la información que debe figurar en su solicitud de presupuesto.

¿Qué incluir en una solicitud de presupuesto?

Según los requisitos de su industria y proyecto, el contenido exacto de su solicitud de presupuesto variará de una persona a otra. Sin embargo, algunos elementos cruciales siempre deben estar presentes en cualquier solicitud de cotización.

Estos son los elementos esenciales que debe incluir en su solicitud de presupuesto.

Invitación a presentar ofertas con introducción y resumen

El primer detalle que necesita su solicitud de presupuesto es un breve resumen de toda la información clave que figurará en el documento y al que los posibles proveedores deberán responder. Algunos de estos detalles incluyen:

• Especificaciones y cantidad del producto
• Plazo de entrega del proyecto: único o periódico
• Una invitación para que los proveedores envíen sus ofertas
• Fecha límite de presentación de ofertas

Descripción general de la empresa

A continuación, desea ofrecer a los posibles proveedores una visión general de su empresa y los requisitos de su proyecto. Esto proporciona a los socorristas información sobre tus necesidades como comprador y les ayuda a aclarar si tu proyecto es un proyecto que pueden gestionar.

Requisitos de precalificación

Otra información crucial que debe incluir en su solicitud de presupuesto son los criterios para evaluar y seleccionar a su posible proveedor. Si bien esto puede parecer contraproducente, le ayuda a eliminar las respuestas insatisfactorias, lo que significa que no tiene que perder tiempo revisando las ofertas redundantes.

Además, los proveedores potenciales pueden ver de antemano si están o no en la carrera por ganar el contrato.

Estas son algunas preguntas que puede hacer:

• ¿Puede compartir una lista de las certificaciones y licencias de su empresa?
• ¿Puede compartir los informes de control de calidad anteriores que ha recibido su empresa?
• ¿Tiene testimonios o referencias de clientes anteriores que pueda compartir?
• ¿Puede cumplir con este proyecto sin dejar de cumplir con el cronograma estipulado en esta solicitud de presupuesto?

Especificaciones del proyecto

En esta sección, proporcionará a los posibles proveedores información detallada sobre el proyecto, incluidas las características y especificaciones de los productos o servicios que necesita. También debes incluir detalles como el cronograma y las condiciones de entrega.

Estos son algunos detalles que debes incluir:

• Especificaciones del producto: tamaño, calidad, cantidad, etc.
• Fechas de entrega
• Términos y condiciones del proyecto: garantía, duración del contrato, opciones de renovación (si corresponde).

Tabla de precios

Una tabla de precios es un elemento de diseño con fórmulas integradas que calculan el coste total cuando se introducen variables como los precios unitarios y la cantidad del producto.

Según la complejidad de su proyecto, puede ser una buena idea incluir una tabla de precios para guiar a los proveedores y saber cómo deben responder. Esto también puede ayudar a que tu proceso de revisión de precios sea más fluido y habrás creado una plantilla estándar para las respuestas.

Estos son algunos detalles que deberían figurar en tu plantilla de tabla de precios:

• Precio por unidad
• Peso del producto por unidad
• Coste de envío por unidad
• Número total de unidades

Cronología

También es crucial que establezca claramente el cronograma de su proyecto para asegurarse de que el proveedor que finalmente elija tenga claras sus expectativas. Esto puede ayudar a evitar fricciones, frustraciones y ciclos de adquisición potencialmente más costosos. Por lo general, el plazo promedio que la mayoría de las empresas incluyen en su solicitud de presupuesto es de unas ocho semanas.

Ahora, exploremos las etapas del proceso de solicitud de presupuesto.

¿Cuáles son las tres etapas del proceso de solicitud de presupuesto?

Comprender los elementos cruciales que debe incluir en su solicitud de presupuesto es clave para garantizar el éxito de todo el proceso. Sin embargo, esta etapa de preparación es solo una de las tres. Siga leyendo mientras compartimos información sobre las tres etapas del proceso de solicitud de presupuesto:

1. Etapa de preparación

La etapa de preparación se refiere a todas las actividades involucradas en la creación de una solicitud de presupuesto integral que comunique adecuadamente sus necesidades y objetivos a los posibles proveedores.

Lo primero que debe hacer es recopilar toda la información relevante sobre su organización que incluirá en su solicitud de cotización.

Gurú puede ayudar aquí.

Con la wiki basada en inteligencia artificial de Guru, puede extraer información de cualquier fuente dentro de la base de datos y el ecosistema de su empresa, desde páginas de Internet hasta las aplicaciones de terceros que utiliza, lo que garantiza un suministro de información fluido.

Además, también puede aprovechar Modelo privado de ChatGPT de Guru con funciones semánticas para proporcionar la información relevante incluida en su solicitud de presupuesto en función de las instrucciones que introduzca en ella. Esto significa que puede reducir significativamente el tiempo necesario para crear su solicitud de cotización y, al mismo tiempo, asegurarse de que la información sea precisa y relevante.

Tras recopilar información detallada sobre tu organización, puedes ir a:

• Identifique e incluya los requisitos específicos de su proyecto. Asegúrese de mantener informadas a las partes interesadas pertinentes para garantizar una representación precisa de las necesidades de su empresa.
• Crea tu lista de posibles proveedores. Este también es un buen lugar para decidir si quieres enviar tu solicitud de presupuesto a un grupo más pequeño de proveedores que ya conoces o si quieres probar un grupo más amplio de opciones.
• Elabore la RFQ. Por último, puede crear su solicitud de cotización, ya sea desde cero o basándose en una plantilla.

2. Etapa de gestión

La etapa de administración incluye todas las actividades, desde el momento en que se envía la solicitud de presupuesto a los posibles proveedores hasta que se reciben y revisan las respuestas.

Las empresas suelen enviar solicitudes de oferta a entre tres y ocho proveedores para garantizar un proceso de licitación competitivo pero optimizado. Tener menos de tres posibles proveedores puede significar menos competencia, lo que significa precios potencialmente más altos. Por otro lado, recibir más de diez respuestas puede llevar demasiado tiempo.

Dicho esto, así es como se ve una etapa de gestión típica:

• Envíe sus RFQ. Asegúrese de dar tiempo a sus posibles proveedores para trabajar en sus respuestas y, al mismo tiempo, darles una fecha límite para presentar sus ofertas.
• Responda a las consultas de seguimiento. En ocasiones, es posible que los proveedores le hagan preguntas de seguimiento. Asegúrese de responderlas con prontitud.
• Revisa las respuestas. Aquí es donde evalúa las ofertas que recibe en función de sus criterios de selección predeterminados. Los criterios comunes incluyen los precios y la calidad del producto. Aquí debe hacer selecciones objetivas.
• Mantenga a todos los licitadores actualizados sobre las novedades de su proceso de solicitud de presupuesto. Debes confirmar las ofertas recibidas e informar a los pujadores cuando tomes una decisión, independientemente de si ganan o no. Como regla general, debes mantener la confidencialidad de las ofertas de cada proveedor, excepto si utilizas un sistema de ofertas abiertas.

3. Etapa de cierre

La etapa final del proceso de solicitud de cotización generalmente implica la selección de un proveedor que cumpla con sus requisitos mínimos. Esto es lo que parece:

• Crea un resumen de todas las ofertas recibidas. En primer lugar, cree un resumen de las ofertas recibidas para su comité de selección de proveedores. Asegúrese de incluir el número total de respuestas, los postores calificados y los detalles de precios adjuntos a cada oferta. Además, asegúrate de comunicar el motivo de la descalificación a los vendedores que no cumplan tus criterios de selección.
• Seleccione su proveedor ideal. En función de sus criterios de evaluación, puede elegir un proveedor que cumpla con su precio objetivo y con las especificaciones del proyecto. Asegúrese de crear una nota que describa su proceso de selección con fines de mantenimiento de registros y capacitación.
• Adjudicar el contrato. Por último, póngase en contacto con el proveedor ganador para informarle de su éxito y obtenga su aceptación por escrito. No olvides informar a todos los postores de tu decisión final y darles las gracias por sus solicitudes.

Los 5 mejores ejemplos de RFQ para inspirarte

Estos son algunos ejemplos del mundo real que le servirán de inspiración la próxima vez que se pregunte si una solicitud de presupuesto es lo que debe hacer.

Solicitud de presupuesto de servicios gubernamentales

La Administración de Servicios Generales de los Estados Unidos quería iniciar servicios de limpieza en varias oficinas y edificios gubernamentales. Pero primero, necesitan saber cuánto costaría. Por lo tanto, ellos emitió una solicitud de presupuesto.

En su solicitud de cotización, incluyeron especificaciones claras sobre el alcance y los requisitos de su proyecto, junto con información inicial sobre sus criterios de evaluación.

Solicitud de presupuesto de empresa de servicios públicos

En este ejemplo, una compañía eléctrica pública llamada BrightRidge quería comprar un transformador especializado y quería información sobre precios de varios proveedores.

En su solicitud de cotización, incluyeron las especificaciones exactas del transformador que querían e información adicional para guiar las respuestas de los proveedores.

Solicitud de presupuesto sin fines de lucro

Este ejemplo se centra en RTI International, una organización sin fines de lucro que opera en Carolina del Norte, y en cómo publicó una solicitud de presupuesto cuando tenían que cumplir con una adquisición relacionada con TI.

RTI quería adquirir nuevas tabletas y fundas para tabletas. Por lo tanto, incluyeron las especificaciones exactas de las tabletas y las fundas que las acompañaban, incluida la cantidad que querían y el plazo de entrega.

Solicitud de presupuesto intergubernamental

La Agencia Internacional de Energías Renovables (IRENA) es una organización intergubernamental que ayuda a los países a hacer la transición a la energía sostenible. Querían crear una guía con directrices prácticas y los servicios de consulta necesarios.

Entonces, ellos publicó una solicitud de cotización que contiene información detallada sobre los objetivos, los términos y condiciones y los criterios de evaluación de sus proyectos.

Solicitud de presupuesto de vehículo eléctrico

En este ejemplo, la ciudad de Los Ángeles emitió una solicitud de presupuesto en busca de proveedores para la instalación de estaciones de carga de vehículos eléctricos (EV) en toda la ciudad. La solicitud de cotización contenía especificaciones detalladas para los equipos y los servicios de instalación necesarios para expandir la infraestructura de vehículos eléctricos de la ciudad. También describía la cantidad de estaciones de carga necesarias y los plazos de entrega.

¡A ti!

Quedan las RFQ una de las formas más eficaces para que las empresas obtengan estimaciones de precios precisas cuando necesitan comprar productos o servicios de un proveedor externo. La emisión de una solicitud de cotización ayuda a garantizar que recibes ofertas competitivas de los proveedores, lo que reduce las posibilidades de que pagues de más por tu adquisición.

Sin embargo, el éxito de su proceso de solicitud de presupuesto depende en gran medida de la calidad de su documento de solicitud de cotización.

Guru puede ayudarlo a agilizar el proceso de creación de solicitudes de presupuesto, asegurándose de incluir información precisa y actualizada sobre su organización sin estrés. Con Guru, puede encontrar las respuestas que necesita sin tener que revisar las solicitudes ni profundizar en el repositorio de información de su empresa.

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