Una guía completa sobre qué es una RFQ y cómo funciona. Descubre los beneficios de las RFQ, por qué funcionan y cómo integrarlas en el flujo de tu negocio.

Como propietario de un negocio, es muy poco probable que elijas el primer proveedor o contratista que se cruce en tu camino cuando necesitas un proveedor para un proyecto. En cambio, querrás comparar precios y servicios de varios vendedores para asegurarte de obtener el mejor valor por tu dinero.

Pero, ¿cómo compilas las mejores ofertas? Aquí es donde entran en juego las Solicitudes de Cotización (RFQs).

En este artículo, profundizamos en todos los detalles cruciales sobre las RFQ, incluyendo qué son, cómo funcionan, sus beneficios y la mejor manera de aprovecharlas para tu negocio.

¿Qué es una RFQ?

Una Solicitud de Cotización (o RFQ) es un documento formal que una empresa u organización puede emitir cuando busca estimaciones de precio para productos o servicios que necesita. En otras palabras, la RFQ solicita a los proveedores que envíen sus estructuras de precios para satisfacer una necesidad específica.

La Solicitud de Cotización permite a las empresas obtener ofertas competitivas de los vendedores, mejorando sus posibilidades de obtener la mejor calidad al mejor precio. Muchas personas también llaman a este proceso la Invitación a Ofertar (IFB).

Con base en las respuestas que obtienes de tu RFQ, puedes comparar varias ofertas y elegir el proveedor que mejor se alinee con tus objetivos.

En general, las RFQ ayudan a los interesados en los negocios a tomar decisiones más informadas.

RFQ vs RFP: ¿Cuál es la diferencia?

La Solicitud de Propuesta (RFP) es otro documento formal que las organizaciones pueden publicar cuando buscan colaboradores potenciales. Como resultado, es muy fácil confundirlo con la RFQ.

Vamos a aclararlo ahora. 

Mientras que la RFQ generalmente se centra en el costo y la fijación de precios, la RFP solicita detalles más complejos como el nivel de experiencia del proveedor, el enfoque para ofrecer soluciones y otra información técnica.

En otras palabras, si ya sabes lo que quieres y solo quieres saber cuánto cuesta, puede que solo necesites enviar una RFQ. Sin embargo, si tienes preguntas más específicas sobre la experiencia y los procesos de los proveedores, puede que también necesites una RFP.

RFQ vs RFI: ¿Cuál es la diferencia?

Otra publicación formal que es similar a la RFQ es la RFI (o Solicitud de Información).

La RFI suele ser el primer paso en la selección de proveedores y permite a las empresas obtener una idea general de lo que está disponible en el mercado. Con una RFI, las organizaciones pueden obtener información sobre las capacidades de los vendedores y sus productos o servicios específicos. 

Una RFI puede ser necesaria si una empresa busca información específica para determinar si avanzará con un proyecto o contrato. Con base en las respuestas que reciben, ahora pueden pasar a la RFQ o RFP. 

Las RFI suelen ser breves y no requieren muchos detalles de los vendedores.

¿Cómo Funciona una RFQ?

Una RFQ suele ser el primer paso antes de que la RFP entre en escena. Al emitir una Solicitud de Cotización, las empresas pueden obtener un desglose completo de precios de cuánto costará alcanzar sus objetivos del proyecto.

Sin embargo, debes tener en cuenta que las RFQ generalmente no son anuncios públicos. En cambio, la organización envía RFQ solo a proveedores que conoce o en los que confía, eliminando la necesidad de una documentación de adquisición extensa. De esta manera, reciben solo el número de ofertas que solicitan, ahorrando tiempo.

Un proceso típico de RFQ ocurre en cuatro etapas:

• Fase de preparación: Aquí es donde la empresa envía RFQs a las diversas empresas que piensa que pueden cumplir con sus objetivos
• Fase de procesamiento: La empresa recibe cotizaciones y las evalúa en función de su presupuesto y otros criterios
• Fase de adjudicación: Aquí, la empresa otorga los contratos al proveedor con la oferta más baja que cumple con sus criterios de calificación
• Fase de cierre: Comienza el cumplimiento del contrato 

Otro punto a tener en cuenta es que una RFQ no es un contrato vinculante.

Dado que una empresa dada generalmente enviará RFQs a varios proveedores, el documento no está vinculado hasta que se selecciona la oferta. En su lugar, la RFQ solo ayuda a facilitar la comparación de cotizaciones de precios y decidir el vendedor ideal basado en el presupuesto y varios otros factores. 

Sin embargo, mientras que una RFQ puede ayudar a reducir el tiempo necesario para elegir un producto o proveedor de servicio, también puede reducir la competencia, ya que las empresas solo solicitan cotizaciones a proveedores que conocen.

Dicho esto, examinemos algunos de los beneficios de aprovechar las RFQ.

¿Cuáles son los beneficios de las RFQ?

Una RFQ ofrece varios beneficios clave para las empresas que buscan adquirir bienes o servicios. Aquí hay cinco ventajas principales:

• Reduce el sobreprecio: Dado que los proveedores saben que no son el único vendedor que responde a una RFQ, les anima a ofrecer sus mejores precios para mejorar sus posibilidades de ganar el contrato. Esto reduce los precios excesivos y ayuda a garantizar que no pagues de más por los productos o servicios que necesitas.
• Promueve la toma de decisiones informadas: Las respuestas que obtienes de tus RFQ te proporcionan la información valiosa que necesitas para comparar los diversos precios y términos de entrega de varios proveedores. Esto te ayuda a tomar una decisión informada sobre qué proveedor elegir.
• Te ayuda a obtener el mejor valor por tu dinero: Dado que tu Solicitud de Cotización generalmente contendrá las especificaciones exactas para los productos o servicios que deseas, las respuestas te ayudarán a elegir al proveedor que te ofrezca el mejor valor. En otras palabras, obtienes lo máximo que puedes al menor precio posible.
• Proceso de adquisición simplificado: El método estructurado de las RFQ proporciona un flujo operativo estándar desde la emisión del RFT hasta el cumplimiento del contrato. Esto ayuda a hacer que el proceso sea más fluido, ya que las empresas pueden evaluar rápidamente las respuestas, tomar decisiones y lograr sus objetivos de proyecto.
• Mejora la imagen de tu empresa: Emitir RFQs también puede ayudar a mejorar la imagen pública de tu organización, ya que muestra que no tienes prejuicios. Al eliminar las suposiciones, los proveedores pueden asumir la responsabilidad de mejorar sus posibilidades de ganar el contrato basado en precios y otros detalles en sus respuestas a la RFQ.

En general, una RFQ es una herramienta poderosa para ayudar a las organizaciones a obtener el mejor valor por su dinero mientras minimizan los riesgos en el proceso de adquisición.

¿Cuáles son los diferentes tipos de RFQ?

Las empresas pueden aprovechar cuatro tipos de Solicitudes de Cotización basadas en sus necesidades específicas o tipo de proyecto. En los siguientes párrafos, examinamos cada tipo y compartimos algunas ideas sobre cuál puede ser el ideal.

Ofertas abiertas

Las RFQ de ofertas abiertas son el tipo más transparente de Solicitud de Cotización. En este caso, cada proveedor que recibe una RFQ puede ver las respuestas de los otros proveedores, su competencia. 

Este enfoque está diseñado para aumentar la competitividad de los proveedores y permite a cada respondedor ajustar su oferta en tiempo real basado en los precios de la competencia hasta el día del cierre de la oferta.

Pros

• Asegura ofertas más competitivas entre los compradores
• Resulta en precios más bajos para los compradores

Desventajas

• La naturaleza abierta de las ofertas puede significar que los proveedores involucrados pueden unirse para acordar un precio específico

Ofertas selladas

A diferencia de las ofertas abiertas, un sistema de ofertas selladas asegura que los detalles de las respuestas de los proveedores permanezcan privados hasta que se hayan recibido todas las presentaciones y se cierre la oferta. Este método es común en contratos gubernamentales y proyectos en el sector público, donde es crucial asegurar que el proceso de selección se mantenga justo y no sesgado.

Pros

• Reduce el riesgo de influencia de competidores
• Promueve la equidad en la selección de proveedores

Cons

• Los proveedores pueden presentar ofertas más altas ya que hay menos competencia
• Los compradores pueden pagar más

Ofertas invitadas

El sistema de ofertas invitadas es, sin duda, el sistema de RFQ más comúnmente utilizado. En este caso, la empresa que solicita restringe la lista de proveedores potenciales solo a los proveedores específicos que desea. El proceso de oferta puede ser abierto o sellado.

La mayoría de las empresas utilizan ofertas invitadas cuando solo quieren tratar con empresas conocidas y de confianza.

Pros

• Hace que el proceso de adquisición sea mucho más rápido y simplificado
• Puede mejorar el resultado de la selección de proveedores

Desventajas

• Reduce la competencia entre proveedores
• Puede dar lugar a mayores costos
• Los compradores pueden perder mejores ofertas

Subastas inversas

Como su nombre indica, un sistema de RFQ de subasta inversa funciona como una subasta, pero con precios que disminuyen progresivamente. Los proveedores generalmente presentan sus ofertas más bajas en un entorno competitivo hospedado en una plataforma en línea. 

A medida que avanza la subasta, los proveedores generalmente bajan sus ofertas de precios, hasta que nadie baja más. El contrato se otorga entonces al oferente más bajo.

Pros

• Proporciona información sobre los precios más bajos del mercado
• Ofrece un proceso RFQ eficiente y rápido

Desventajas

• Dado que la fijación de precios es el enfoque principal, los compradores pueden pasar por alto otros factores clave, como la calidad, que pueden afectar el resultado del proyecto

¿Cuándo deben las empresas usar una RFQ?

Sí, las RFQ pueden ayudar a las organizaciones a simplificar su proceso de adquisición. Sin embargo, puede que no sea el sistema ideal para utilizar en tu situación específica.

Así que, aquí está la pregunta del millón: ¿cuándo deberías usar una RFQ?

La razón principal por la que deberías emitir una Solicitud de Cotización es si solo estás interesado en cuánto costará alcanzar tus objetivos del proyecto. Pero también hay más ocasiones en las que una RFQ puede ser ideal.

Aquí hay una lista rápida para ayudarte a decidir:

• ¿Es el desglose de precios o costos la información urgente que necesitas?
• ¿Sabes exactamente lo que quieres y cómo lograrlo?
• ¿Tienes una lista de proveedores calificados que ofrezcan los productos o servicios específicos que necesitas?
• ¿Puedes gestionar los productos tú mismo después de que el proveedor los entregue?
• ¿Es el precio tu principal factor de evaluación para elegir al proveedor con el que te asociarás?

Si respondiste “Sí” a todas las preguntas anteriores, entonces es probable que una Solicitud de Cotización sea el documento que necesitas preparar. Ahora, te guiaremos a través de la información que debería estar en tu RFQ.

¿Qué incluir en una RFQ?

Dependiendo de tu industria y los requisitos del proyecto, el contenido exacto de tu RFQ variará del de la siguiente persona. Sin embargo, algunos elementos cruciales siempre deben estar presentes en cualquier Solicitud de Cotización.

Aquí están los elementos esenciales a incluir en tu RFQ.

Invitación a ofertar con introducción y resumen

El primer detalle que necesita tu RFQ es un breve resumen de toda la información clave que estará en el documento y que los proveedores potenciales necesitan para responder. Algunos de estos detalles incluyen:

• Especificaciones del producto y cantidad
• Cronograma de entrega del proyecto: único o periódico
• Una invitación para que los proveedores envíen sus ofertas
• Fecha límite para la presentación de ofertas

Resumen del negocio

A continuación, quieres dar a los proveedores potenciales una visión general de tu empresa y los requisitos de tu proyecto. Esto proporciona a los respondedores información sobre tus necesidades como comprador y les ayuda a aclarar si tu proyecto es uno que pueden manejar.

Requisitos de pre-calificación

Otra pieza crucial de información que necesitas incluir en tu RFQ es tu criterio para evaluar y seleccionar a tu eventual proveedor. Aunque esto puede parecer contraproducente, te ayuda a eliminar respuestas de calidad inferior, lo que significa que no tienes que perder tiempo filtrando ofertas redundantes.

Además, los proveedores potenciales pueden ver de inmediato si están o no en la carrera por ganar el contrato.

Aquí hay algunas preguntas que puedes hacer:

• ¿Puedes compartir una lista de tus certificaciones y licencias empresariales?
• ¿Puedes compartir informes de QA anteriores que ha recibido tu empresa?
• ¿Tienes testimonios o referencias de clientes anteriores que puedas compartir?
• ¿Puedes entregar este proyecto mientras te mantienes dentro del cronograma estipulado en este RFQ?

Especificaciones del proyecto

En esta sección, proporcionarás a los proveedores potenciales información detallada sobre el proyecto, incluyendo las características y especificaciones de los productos o servicios que necesitas.  También debes incluir detalles como el cronograma de entrega y las condiciones.

Aquí hay algunos detalles que deben incluirse:

• Especificaciones del producto—tamaño, calidad, cantidad, etc.
• Fechas de entrega
• Términos y condiciones del proyecto—garantía, duración del contrato, opciones de renovación (si es relevante).

Tabla de precios

Una tabla de precios es un elemento de diseño con fórmulas integradas que calculan el costo total cuando se ingresan variables como precios unitarios y cantidad de productos.

Dependiendo de cuán complejo sea tu proyecto, puede ser una buena idea incluir una tabla de precios para guiar a los proveedores sobre cómo deben responder. Esto también puede ayudar a hacer que tu proceso de revisión de precios sea más fluido y habrás creado una plantilla estándar para las respuestas.

Aquí hay algunos detalles que deben estar en la plantilla de tu tabla de precios:

• Precio por unidad
• Peso del producto por unidad
• Costo de envío por unidad 
• Número total de unidades

Cronograma

También es crucial que declares claramente tu cronograma del proyecto para asegurar que el proveedor que elijas esté claro sobre tus expectativas. Esto puede ayudar a prevenir fricción, frustración y ciclos de adquisición potencialmente más costosos. Generalmente, el cronograma promedio que la mayoría de las empresas incluyen en su RFQ es de alrededor de ocho semanas.

Ahora, exploremos las etapas del proceso de RFQ.

¿Cuáles son las tres etapas del proceso de RFQ?

Entender los elementos cruciales que deben incluirse en tu RFQ es clave para garantizar el éxito de todo el proceso. Sin embargo, esta etapa de preparación es solo una de tres. Sigue leyendo mientras compartimos información sobre las tres etapas del proceso de RFQ:

1. Etapa de preparación

La etapa de preparación se refiere a todas las actividades involucradas en crear un RFQ integral que comunique adecuadamente tus necesidades y objetivos con los proveedores potenciales.

Lo primero que necesitarás hacer es recopilar toda la información relevante sobre tu organización que incluirás en tu Solicitud de Cotización.

Guru puede ayudar aquí.  

Con el wiki impulsado por IA de Guru, puedes extraer información de cualquier fuente dentro de la base de datos y el ecosistema de tu empresa, desde páginas de internet hasta las aplicaciones de terceros que utilizas, asegurando un suministro de información sin problemas. 

Además, también puedes aprovechar el modelo privado de ChatGPT de Guru con capacidades semánticas para proporcionar información relevante incluida en tu RFQ según los mensajes que le envíes. Esto significa que puedes reducir significativamente el tiempo necesario para crear tu Solicitud de Cotización mientras aseguras que la información sea precisa y relevante. 

Después de compilar información detallada sobre tu organización, puedes continuar con:

• Identifica e incluye tus requisitos específicos del proyecto. Asegúrate de mantener informados a los partes interesadas relevantes para asegurar que tienes una representación precisa de tus necesidades empresariales.
• Crea tu lista de proveedores potenciales. Este también es un buen lugar para decidir si quieres enviar tu RFQ a un grupo más pequeño de proveedores que ya conoces o si te gustaría probar un grupo más amplio de opciones.
• Elabore la RFQ. Finalmente, puedes crear tu Solicitud de Cotización, ya sea desde cero o basándote en una plantilla.

2. Etapa de gestión

La etapa de gestión implica todas las actividades desde que el RFQ se envía a los proveedores prospectivos hasta que se reciben y revisan las respuestas. 

Las empresas normalmente envían RFQs a entre tres y ocho proveedores para asegurar un proceso de licitación competitivo pero optimizado. Tener menos de tres proveedores prospectivos puede significar menos competencia, lo que puede resultar en precios potencialmente más altos. Por otro lado, recibir más de diez respuestas puede ser demasiado complicado.

Dicho esto, aquí hay lo que típicamente es una etapa de gestión:

• Envía tus RFQs. Asegúrate de darle tiempo a tus proveedores potenciales para trabajar en sus respuestas mientras les das una fecha límite para entregar sus ofertas.
• Responder a las consultas de seguimiento. A veces, puedes recibir preguntas de seguimiento de los proveedores. Asegúrate de responder a ellas de inmediato.
• Revisa las respuestas. Aquí es donde evalúas las ofertas que recibes basándote en tus criterios de selección predeterminados. Los criterios comunes incluyen precios y calidad del producto. Debes hacer selecciones objetivas aquí.
• Mantén informados a todos los licitadores sobre los desarrollos en tu proceso de RFQ. Debes reconocer las ofertas recibidas e informar a los licitadores cuando tomes una decisión—ya sea que ganen o no. Como regla general, debes mantener confidencial la oferta de cada proveedor, excepto si estás utilizando un sistema de licitación abierta.

3. Etapa de cierre

La etapa de cierre del proceso de Solicitud de Cotización implica típicamente seleccionar un proveedor que cumpla con tus requisitos mínimos. Así es como se ve eso:

• Crea un resumen de todas las ofertas recibidas.  Primero, crea un resumen de las ofertas recibidas para tu comité de selección de proveedores. Asegúrate de incluir el número total de respuestas, licitadores calificados y los detalles de precios adjuntos a cada oferta. Además, asegúrate de comunicar la razón de descalificación a los proveedores que no cumplan con tus criterios de selección.
• Selecciona a tu proveedor ideal. Basado en tus criterios de evaluación, puedes elegir un proveedor que cumpla con tu precio objetivo y especificaciones del proyecto. Asegúrate de crear un memorando que describa tu proceso de selección para el registro y fines de capacitación.
• Adjudicar el contrato. Finalmente, contacta al proveedor ganador informándole de su éxito y obtén su aceptación por escrito. No olvides informar a todos los licitadores de tu decisión final y agradecerles por sus solicitudes.

Los 5 mejores ejemplos de RFQ para inspirarte

Aquí hay algunos ejemplos del mundo real para inspirarte cuando te preguntes si un RFQ es el camino a seguir.

RFQ de servicios gubernamentales

Los EE. UU. La Administración de Servicios Generales quería iniciar servicios de limpieza en diversas oficinas y edificios gubernamentales. Pero primero, necesitan saber cuánto costaría. Por lo tanto, emitieron un RFQ. 

En su Solicitud de Cotización, incluyeron especificaciones claras sobre el alcance y requisitos de su proyecto junto con información inmediata sobre sus criterios de evaluación.

RFQ de empresa de servicios públicos 

En este ejemplo, una empresa de energía pública llamada BrightRidge quería comprar un transformador especializado y requería información sobre precios de varios proveedores. 

En su Solicitud de Cotización, incluyeron las especificaciones exactas del transformador que deseaban y información adicional para guiar las respuestas de los proveedores.

RFQ sin fines de lucro

Este ejemplo se centra en RTI International, una organización sin fines de lucro con sede en Carolina del Norte, y cómo publicaron un RFQ cuando necesitaban cumplir con un suministro relacionado con TI. 

RTI quería adquirir nuevas tabletas y fundas para tabletas. Por lo tanto, incluyeron las especificaciones exactas de las tabletas y las fundas acompañantes, incluyendo la cantidad que deseaban y el cronograma de entrega.

RFQ intergubernamental

La Agencia Internacional de Energía Renovable (IRENA) es una organización intergubernamental que ayuda a los países a hacer la transición a la energía sostenible. Quisieron crear un manual de pautas prácticas y necesitaban servicios de consultoría. 

Por lo tanto, publicaron una Solicitud de Cotización que contenía información detallada sobre sus objetivos del proyecto, términos y condiciones, y criterios de evaluación.

RFQ de vehículos eléctricos

En este ejemplo, la Ciudad de Los Ángeles emitió un RFQ buscando proveedores para la instalación de estaciones de carga de vehículos eléctricos (EV) en toda la ciudad. La Solicitud de Cotización contenía especificaciones detalladas para el equipo y los servicios de instalación necesarios para expandir la infraestructura de EV de la ciudad. También destacó el número de estaciones de carga requeridas y los cronogramas de entrega.

¡Te toca a ti!

Los RFQ siguen siendo una de las maneras más efectivas para que las empresas obtengan estimaciones de precios precisas cuando necesitan comprar productos o servicios de un proveedor externo. Emitir una Solicitud de Cotización ayuda a asegurar que obtengas ofertas competitivas de los proveedores, reduciendo las posibilidades de sobrepagar por tu adquisición.

Sin embargo, el éxito de tu proceso de RFQ depende en gran medida de la calidad de tu documento de Solicitud de Cotización.

Guru puede ayudarte a agilizar el proceso de creación de RFQ, asegurando que incluyas información precisa y actualizada sobre tu organización sin estrés. Con Guru, puedes encontrar las respuestas que necesitas sin tener que pasar por aplicaciones o profundizar en el repositorio de información de tu empresa. 

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