什麼是 RFQ：好處、流程、最佳範例等 [2024]

全面了解 RFQ 是什麼以及它是如何運作的。了解 RFQ 的好處，為什麼它們有效，以及如何將其整合到您的業務流程中。

作為業主，當您需要為一個項目找一個供應商時，您幾乎不太可能選擇第一個出現在您桌面上的供應商或承包商。相反，您希望能夠比較多個賣家的價格和服務，以確保您獲得最佳價值。

但是您如何編輯最佳報價？這就是報價要求 (RFQs) 發揮作用的地方。

在這篇文章中，我們深入探討 RFQ 的所有關鍵細節，包括它們是什麼、如何運作、好處以及利用它們促進業務的最佳方式。

什麼是 RFQ？

報價要求 (或 RFQ) 是一種正式文件，公司或組織在尋求他們所需產品或服務的價格預估時可能會發出該文件。換句話說，RFQ 要求供應商提交其定價結構以滿足特定需求。

報價要求允許企業從賣方那裡獲得有競爭力的報價，提高他們在以最佳價格獲得高品質產品的機會。許多人也稱這個過程為招標邀請 (IFB)。

根據您從 RFQ 中獲得的回應，您可以比較各種報價並選擇最能符合您目標的供應商。

一般來說，RFQ 幫助商業利益相關者做出更明智的決策。

RFQ 與 RFP：有什麼區別？

報價請求 (RFP) 是另一種正式文件，組織在尋找潛在協作夥伴時可予以發布。因此，將其與 RFQ 混淆是非常容易的。

我們現在來澄清這一點。

雖然 RFQ 通常專注於成本和定價，但 RFP 要求更複雜的細節，例如供應商的經驗水平、提供解決方案的方法和其他技術信息。

換句話說，如果您已經知道自己想要什麼且只想找出它的價格，您可能只需要發出 RFQ。不過，如果您對供應商的專業知識和流程有更具體的問題，您可能也需要 RFP。

RFQ 與 RFI：有什麼區別？

又一份正式的刊物，與 RFQ 類似，稱為 RFI（或資訊請求）。

RFI 通常是供應商選擇的第一步，並且可以讓企業對市場上可用的東西有一個概略了解。通過 RFI，組織能夠洞悉賣方及其特定產品或服務的能力。

如果一家公司想要獲得具體的信息來決定他們是否會繼續進行項目或合同，則可能需要 RFI。根據他們得到的回應，他們現在可以轉到 RFQ 或 RFP。

RFI 通常很簡短，並且不需要供應商提供太多細節。

RFQ 如何運作？

RFQ 通常是 RFQ 進入的第一步。通過發布報價要求，企業可以對實現其項目目標的成本進行全面價格分析。

不過，您應該注意，RFQ 通常不是公開公告。相反，組織僅向他們認識或信任的供應商發送 RFQ，省去了煩瑣的採購文檔。這樣，他們僅接收所要求的報價數量，節省時間。

典型的 RFQ 流程分為四個階段：

準備階段： 公司向它認為可以滿足其目標的各家公司發送 RFQ
處理階段：公司收到報價並根據預算和其他標準進行評估
授予階段： 在這裡，公司向符合其資格標準的最低報價的供應商授予合同
結束階段： 合同的履行開始

另一個要注意的點是 RFQ 不是具有約束力的合同。

由於特定公司通常會向多個供應商發送 RFQ，因此在選擇報價之前，該文件不具有約束力。相反，RFQ 只是幫助簡化報價的比較過程，根據預算和其他多個因素來確定理想的賣方。

不過，雖然 RFQ 可以幫助縮短選擇產品或服務供應商所需的時間，但由於公司只向他們認識的供應商索取報價，因此也可能會降低競爭。

儘管如此，讓我們來看看利用 RFQ 的一些更多優勢。

RFQ 有哪些好處？

RFQ 為希望採購商品或服務的企業提供了幾項主要好處。以下是五項主要優點：

減少加價： 因為供應商知道他們並不是唯一回應 RFQ 的供應商，這促使他們提供最佳價格以提高中標機會。這樣可以減少高價，並幫助確保您不會為所需的商品或服務支付過多的費用。
促進知情決策： 您從 RFQ 中獲得的回應為您提供了比較不同供應商價格和交付條件的重要信息。這有助於您在選擇供應商時做出明智的決策。
幫助您獲得最佳的價值： 由於您的報價要求通常會包含您所需產品或服務的具體規格，因此回應將幫助您選擇為您提供最佳價值的供應商。換句話說，您可以以最低的價格獲得最多的產品。
簡化的採購流程： RFQ 的結構化方法提供了從發布 RFQ 到合同履行的標準操作流程。這有助於使過程更順暢，因為企業可以快速評估回應、做出決策並實現其項目目標。
改善公司形象： 發布 RFQ 也可以幫助改善您的組織的公共形象，因為這表明您沒有偏見。通過排除猜測，供應商可以根據價格和他們對 RFQ 的回應中的其他細節來承擔提高中標機會的責任。

總的來說，RFQ 是一種強大的工具，幫助組織以最佳價值採購，同時降低採購過程中的風險。

RFQ 有哪些不同類型？

企業可以根據其特定需求或項目類型，利用四種類型的報價要求。在接下來的段落中，我們將檢視每種類型，並分享一些洞見，告訴您哪一種可能是理想的選擇。

公開招標

公開招標 RFQ 是最透明的報價要求類型。在這種情況下，收到 RFQ 的每個供應商都可以看到其他供應商的回應——他們的競爭對手。

這種方法旨在提高供應商的競爭力，並允許每個回應者在招標截止日前根據競爭者的價格及時調整其報價。

優勢

確保買方之間有更具競爭力的報價
導致買方價格降低

缺點

公開招標的性質可能意味著參與的供應商可能會一起協商特定價格

密封報價

與公開招標不同，密封報價系統確保在所有提交都收到並且招標截止之前，供應商的回應細節保持私密。這種方法通常用於政府合同和公共部門項目，在這裡確保選擇過程公平和無偏非常重要。

優勢

降低競爭者影響的風險
促進供應商選擇的公平性

劣勢

供應商可能會提交更高的報價，因為競爭較少
買方可能會支付更多

邀請報價

邀請報價系統或許是使用最廣泛的 RFQ 系統。在這種情況下，邀請公司限制潛在供應商的名單，只限於特定的提供者。招標過程可以是公開的或密封的。

大多數企業在只想與已知、受信的公司打交道時，使用邀請報價。

優勢

使採購過程更快且更簡化
可能改善供應商選擇的結果

劣勢

減少供應商之間的競爭
可能導致成本增加
買方可能會錯過更好的報價

反向拍賣

顧名思義，反向拍賣 RFQ 系統的運作方式類似於拍賣，但價格不斷下降。供應商通常在競爭的環境中提交他們的最低報價，這一環境由在線平台主辦。

隨著拍賣的進行，供應商通常會降低報價，直到沒有人再降低價格。然後合同將授予最低報價者。

優勢

提供市場最低價格的洞察
提供高效且快速的 RFQ 流程

劣勢

由於定價是主要焦點，買方可能會忽視其他關鍵因素，例如質量，這可能會影響項目的結果

企業何時應使用 RFQ？

是的，RFQ 可以幫助組織簡化其採購流程。但是，在您的特定情況下，它可能不是理想的系統。

那麼，這是百萬美元的問題—您什麼時候應使用 RFQ？

您應該發布報價要求的主要原因是如果您只對實現項目目標所需的費用感興趣。但 RFQ 可能也有更多理想的情況。

這裡有一個快速的檢查表，幫助您做出決定：

價格或成本詳細分解是您需要的迫切信息嗎？
您知道自己想要什麼以及如何實現它嗎？
您是否有提供您所需特定產品或服務的合格供應商名單？
在供應商交付之後，您能否自己管理產品？
定價是您選擇與哪個供應商合作的主要評估因素嗎？

如果您對以上問題都回答「是」，那麼報價要求可能就是您需要準備的文件。現在，讓我們仔細看看 RFQ 中應包含的信息。

RFQ 中應包含什麼？

根據您的行業和項目需求，RFQ 的具體內容將隨人而異。然而，任何報價要求中始終應包含一些關鍵要素。

以下是您 RFQ 中應包含的基本要素。

投標邀請，包括介紹和摘要

您的 RFQ 需要的第一個細節是一個簡要的摘要，包括潛在供應商需要回應的文件中所有關鍵信息。其中一些細節包括：

產品規格和數量
項目交付時間表—一次性或定期
邀請供應商提交報價
報價提交截止日期

業務概述

接下來，您想向潛在供應商提供公司及項目需求的概述。這讓回應者洞悉作為買家的需求，幫助他們澄清您的項目是否是他們能夠處理的項目。

預先資格要求

您在 RFQ 中需要包含的另一個關鍵信息是評估和選擇最終供應商的標準。雖然這看起來似乎適得其反，但這有助於您排除劣質回應，這意味著您不必浪費時間篩選重複的投標。

此外，潛在的供應商可以清楚地看到他們是否在獲取合約的角逐中。

您可以問一些問題：

您能分享您的業務認證和許可的清單嗎？
您能分享貴公司過去的 QA 報告嗎？
您有過去客戶的推薦信或參考資料可以分享嗎？
您能在這項專案中按 RFQ 中規定的時間表交付嗎？

專案規範

在這一部分中，您將向潛在供應商提供有關專案的詳細信息，包括您所需產品或服務的特徵和規範。您還應包括交付時間表和條件等詳細信息。

以下是一些要包括的細節：

產品規格—尺寸、質量、數量等。
交付日期
專案條款和條件—保證、合約期限、續約選項（如果適用）。

定價表

定價表是一種設計元素，其中內置公式可在輸入單位價格和產品數量等變量時計算總成本。

根據您的專案複雜程度，加入價格表可能是一個好主意，以指導供應商以及他們應該如何回應。這還可以幫助使您的定價審核過程更加順暢，並且您將為回應創建一個標準模板。

以下是您的定價表模板中應包含的一些詳細信息：

單位價格
每單位重量
每單位運費
單位總數

時間表

您必須明確說明您的專案時間表，以確保您最終選擇的供應商明確了解您的期望。這可以幫助防止摩擦、挫折，並且可能導致更昂貴的採購週期。一般來說，大多數企業在其 RFQ 中包括的平均時間表約為八週。

現在，讓我們探討 RFQ 過程的階段。

RFQ 過程的三個階段是什麼？

了解 RFQ 中需要包括的關鍵要素對確保整個過程的成功至關重要。然而，這個準備階段只是三個階段中的一個。繼續閱讀，因為我們將分享 RFQ 過程三個階段的見解：

1. 準備階段

準備階段指的是所有與創建一個全面的 RFQ 相關的活動，該 RFQ 能夠妥善傳達您的需求和目標給潛在供應商。

您需要做的第一件事是收集有關貴組織的所有相關信息，這些信息將包含在您的報價請求中。

Guru可以提供幫助。

透過 Guru 的 AI 驅動維基，您可以從公司數據庫和生態系統內的任何來源提取信息—從網頁到您使用的第三方應用程序—確保無縫的信息來源。

此外，您還可以利用 Guru 的私有 ChatGPT 模型，其擁有語義能力，可以根據您提供的提示提供您 RFQ 中包含的相關信息。這意味著您可以顯著縮短創建報價請求所需的時間，同時確保信息的準確性和相關性。

在匯集有關貴組織的詳細信息後，您可以接著進行：

確定並包含您特定的專案需求。 確保您讓相關利害關係者參與，以確保準確反映您的業務需求。
建立您的潛在供應商名單。 這也是決定您是否希望將 RFQ 發送給您已知的較小供應商群體，還是希望嘗試更大的選擇池的好時機。
起草 RFQ。 最後，您可以創建報價請求，無論是從頭開始還是基於模板。

2. 管理階段

管理階段涉及的所有活動是從 RFQ 發送給潛在供應商之時起，一直到收到並審查回應為止。

公司通常會向三到八家供應商發送 RFQ，以確保競爭而又優化的投標過程。潛在供應商少於三家可能意味著競爭較少，這可能會導致價格上升。另一方面，收到超過十份回應可能會耗時過長。

也就是說，以下是典型的管理階段的樣子：

發送您的 RFQ。 確保您給潛在供應商充足的時間來撰寫回覆，同時也給他們一個截止日期以提交投標。
回應後續查詢。 有時，您可能會收到供應商的後續問題。確保您及時回應他們。
審查回應。 這是您根據事先設定的選擇標準來評估收到的投標的地方。常見的標準包括定價和產品質量。您必須在這裡做出客觀的選擇。
讓所有投標者了解您的 RFQ 過程中的進展。 您應該確認已收到的投標，並在您做出決策時通知投標者—無論他們是否中標。作為一般指導，您應該對每個供應商的投標保密，除非您正在運行開放投標系統。

3. 關閉階段

報價請求過程的結束階段通常涉及選擇滿足您最低要求的供應商。這樣的情形如下：

創建所有收到的投標的總結。 首先，為您的供應商選擇委員會創建所收到投標的總結。確保包括回應的總數、合格投標者和附加到每個投標的定價詳情。此外，確保向未達到您選擇標準的供應商通報被取消資格的原因。
選擇您的理想供應商。 根據您的評估標準，您可以選擇滿足您的目標價格和專案規格的供應商。確保您創建一個備忘錄，詳細說明您的選擇過程，以備存檔和培訓之用。
授予合約。 最後，聯絡中標供應商，告知他們獲勝，並獲得他們的書面接受。別忘了通知所有投標者您最終的決定，並感謝他們的申請。