En omfattande guide till vad en RFQ är och hur den fungerar. Upptäck fördelarna med RFQs, varför de fungerar och hur du integrerar dem i din affärsverksamhet.

Som företagare är det mycket osannolikt att du väljer den första leverantören eller entreprenören som dyker upp på ditt skrivbord när du behöver en leverantör för ett projekt. Istället vill du jämföra priser och tjänster från olika säljare för att säkerställa att du får mest valuta för pengarna.

Men hur sammanställer du de bästa erbjudandena? Det är här begäran om offerten (RFQ) kommer in i bilden.

I den här artikeln dyker vi ner i alla viktiga detaljer om RFQs, inklusive vad de är, hur de fungerar, deras fördelar och det bästa sättet att utnyttja dem för ditt företag.

Vad är en RFQ?

En begäran om offert (eller RFQ) är ett formellt dokument som ett företag eller en organisation kan utfärda när de söker prisuppskattningar för produkter eller tjänster de behöver. Med andra ord begär RFQ:er att leverantörer ska lämna sina prisstrukturer för att uppfylla ett specifikt behov.

Begäran om offert gör det möjligt för företag att få konkurrenskraftiga bud från säljare, vilket ökar deras chanser att få högsta kvalitet till de bästa priserna. Många människor kallar också denna process för inbjudan till bud (IFB).

Baserat på svaren du får från din RFQ kan du jämföra olika erbjudanden och välja den leverantör som bäst stämmer överens med dina mål.

Generellt hjälper RFQs affärsintressenter att fatta mer informerade beslut.

RFQ vs RFP: Vad är skillnaden?

Begäran om förslag (RFP) är ett annat formellt dokument som organisationer kan publicera när de söker potentiella samarbetspartners. Som ett resultat är det alldeles för enkelt att förväxla det med RFQ.

Vi kommer att reda ut det nu. 

Även om RFQ ofta fokuserar på kostnader och prissättning, begär RFP mer komplexa detaljer som leverantörens erfarenhetsnivå, tillvägagångssätt för att tillhandahålla lösningar och annan teknisk information.

Med andra ord, om du redan vet vad du vill och bara vill ta reda på hur mycket det kostar, kan du behöva skicka ut en RFQ. Men om du har mer specifika frågor om hur leverantörernas expertis och processer fungerar, kan du också behöva en RFP.

RFQ vs RFI: Vad är skillnaden?

Ännu en formell publikation som är liknande RFQ är RFI (eller begäran om information).

RFI är vanligtvis det första steget i urvalsprocessen för leverantörer och gör det möjligt för företag att få en allmän känsla för vad som finns tillgängligt på marknaden. Med en RFI kan organisationer få insikt i säljares kapabiliteter och deras specifika produkter eller tjänster. 

En RFI kan vara nödvändig om ett företag letar efter specifik information för att avgöra om de ska gå vidare med ett projekt eller kontrakt. Baserat på svaren de får kan de nu gå vidare till RFQ eller RFP. 

RFIs är vanligtvis kortfattade och kräver inte mycket detaljer från leverantörerna.

Hur fungerar en RFQ?

En RFQ är normalt det första steget innan RFP kommer in i bilden. Genom att lämna ut en begäran om offert kan företag få en omfattande prisöversikt över hur mycket det kommer att kosta att uppnå sina projektmål.

Men du bör notera att RFQs vanligtvis inte är offentliga tillkännagivanden. Istället skickar organisationen RFQs till endast leverantörer som den känner eller litar på, vilket eliminerar behovet av omfattande upphandlingsdokumentation. På så sätt får de endast det antal bud de begär, vilket sparar tid.

En typisk RFQ-process sker i fyra steg:

• Förberedelsefas: Detta är där företaget skickar ut RFQs till de olika företag som det tror kan uppfylla sina mål
• Bearbetningsfas: Företaget får prisoffert och utvärderar dem baserat på sin budget och andra kriterier
• Tilldelningsfas: Här tilldelar företaget kontrakten till den leverantör som har det lägsta budet och som uppfyller deras kvalificeringskriterier
• Avslutningsfas: Kontraktsfullgörande börjar 

En annan punkt att notera är att en RFQ inte är ett bindande avtal.

Eftersom ett givet företag vanligtvis kommer att skicka RFQs till flera leverantörer, är dokumentet inte bindande förrän anbudvalet sker. Istället hjälper RFQ:en endast till att göra det lättare att jämföra prisofferter och besluta om den ideala säljaren baserat på budget och flera andra faktorer. 

Men medan en RFQ kan hjälpa till att minska den tid som behövs för att välja en produkt eller tjänsteleverantör, kan det också minska konkurrensen eftersom företag endast begär offert från leverantörer de känner till.

Det sagt, låt oss granska några fler fördelar med att utnyttja RFQs.

Vad är fördelarna med RFQs?

En RFQ erbjuder flera viktiga fördelar för företag som letar efter att upphandla varor eller tjänster. Här är fem toppfördelar:

• Minskar överprissättning: Eftersom leverantörer vet att de inte är den enda leverantören som svarar på en RFQ, uppmuntrar det dem att ge sina bästa priser för att förbättra sina chanser att vinna kontraktet. Detta minskar kraftiga priser och hjälper till att säkerställa att du inte överbetalar för de produkter eller tjänster du behöver.
• Främjar informerat beslutsfattande: De svar du får från dina RFQs ger dig den värdefulla information som du behöver för att jämföra de olika priserna och leveransvillkoren från olika leverantörer. Detta hjälper dig att fatta ett informerat beslut om vilken leverantör du ska välja.
• Hjälper dig att få bäst valuta för pengarna: Eftersom din begäran om offert vanligtvis kommer att innehålla de exakta specifikationerna för de produkter eller tjänster du vill ha, kommer svaren att hjälpa dig att välja leverantören som erbjuder dig bäst valuta. Med andra ord, du får det mest du kan för det lägsta möjliga priset.
• Strömlinjeformad upphandlingsprocess: Den strukturerade metoden för RFQs ger ett standard operativt flöde från utfärdande av RFT till kontraktsuppfyllelse. Detta gör processen mer sömlös eftersom företag snabbt kan utvärdera svar, fatta beslut och uppnå sina projektmål.
• Förbättrar ditt företags image: Att utfärda RFQs kan också hjälpa till att förbättra din organisations offentliga image eftersom det visar att du inte har fördomar. Genom att ta bort gissningslekarna kan leverantörerna ta ansvar för att förbättra sina chanser att vinna kontraktet baserat på priser och andra detaljer i sina svar på RFQ:en.

Sammanfattningsvis är en RFQ ett kraftfullt verktyg för att hjälpa organisationer att få bäst valuta för pengarna samtidigt som riskerna i upphandlingsprocessen minimeras.

Vad är de olika typerna av RFQs?

Företag kan utnyttja fyra typer av begäran om offert baserat på sina specifika behov eller projekttyper. I de följande styckena undersöker vi varje typ och delar med oss av insikter om vilken som kan vara idealisk.

Öppna bud

Öppna bud RFQs är den mest transparenta typen av begäran om offert. I det här fallet kan varje leverantör som får en RFQ se svaren från de andra leverantörerna – deras konkurrenter. 

Denna metod är utformad för att öka konkurrensen bland leverantörer och gör att varje svarare kan justera sitt bud i realtid baserat på konkurrenternas priser fram till budets stängning.

Nackdelar

• Säkerställer mer konkurrenskraftiga bud bland köpare
• Resulterar i lägre priser för köpare

Omfattande svit som täcker alla aspekter av produktutveckling

• Den öppna karaktären av buden kan innebära att de involverade leverantörerna kan enas om ett visst pris

Slutna bud

Till skillnad från öppna bud säkerställer ett slutet buds system att detaljerna i leverantörssvaren förblir privata tills alla inlämningar har mottagits och budet stänger. Denna metod är vanlig i statliga kontrakt och projekt inom den offentliga sektorn, där det är avgörande att säkerställa att urvalsprocessen förblir rättvis och opartisk.

Fördelar

• Minskar risken för konkurrentpåverkan
• Främjar rättvisa i leverantörsurval

Nackdelar

• Leverantörer kan lämna högre bud eftersom det finns mindre konkurrens
• Köpare kan betala mer

Inbjudna bud

Det inbjudna budsystemet är sannolikt det mest använda systemet för RFQs. I det här fallet begränsar det begärande företaget listan över potentiella leverantörer till endast de specifika leverantörer de vill ha. Budprocessen kan antingen vara öppen eller stängd.

De flesta företag använder inbjudna bud när de endast vill samarbeta med kända, betrodda företag.

Nackdelar

• Gör upphandlingsprocessen mycket snabbare och strömlinjeformad
• Kan förbättra resultatet av leverantörsurval

Nackdelar

• Minskar konkurrensen bland leverantörer
• Kan leda till högre kostnader
• Köpare kan missa bättre erbjudanden

Omvända auktioner

Som namnet antyder fungerar ett omvänt auktions RFQ-system som en auktion men med priser som ständigt sjunker. Leverantörer lämnar vanligtvis sina lägsta bud i en konkurrensutsatt miljö som hålls på en online-plattform. 

När auktionen fortskrider tenderar leverantörer att sänka sina prisbud, tills ingen går lägre. Kontraktet tilldelas sedan det lägsta budet.

Fördelar

• Ger insikt i de lägsta marknadspriserna
• Erbjuder en effektiv och snabb RFQ-process

Nackdelar

• Eftersom prissättning är det primära fokuset, kan köpare förbise andra nyckelfaktorer, såsom kvalitet, som kan påverka projektresultatet

När bör företag använda en RFQ?

Ja, RFQs kan hjälpa organisationer att strömlinjeforma sin upphandlingsprocess. Men det kanske inte är det ideala systemet att utnyttja i din specifika situation.

Så här kommer den miljon dollar frågan – när bör du använda en RFQ?

Den huvudsakliga anledningen till att du bör utfärda en begäran om offert är om du bara är intresserad av hur mycket det kommer att kosta att uppnå dina projektmål. Men det finns fler tillfällen där en RFQ kan vara idealisk också.

Här är en snabb checklista för att hjälpa dig besluta:

• Är pris eller kostnadsredovisning den pressande information du behöver?
• Vet du exakt vad du vill och hur du ska uppnå det?
• Har du en lista över kvalificerade leverantörer som tillhandahåller de specifika produkterna eller tjänsterna du behöver?
• Kan du hantera produkterna själv efter att leverantören har levererat?
• Är prissättning din primära utvärderingsfaktor för att välja den leverantör du kommer att samarbeta med?

Om du svarade "Ja" på alla ovanstående frågor, så är en begäran om offert förmodligen det dokument du behöver förbereda. Nu, låt oss gå igenom informationen som bör finnas i din RFQ.

Vad ska ingå i en RFQ?

Beroende på din bransch och projektkrav kommer det exakta innehållet i din RFQ att variera från nästa person. Ändå bör vissa avgörande element alltid vara närvarande i någon begäran om offert.

Här är de väsentliga elementen att inkludera i din RFQ.

Inbjudan till bud med introduktion och sammanfattning

Den första uppgiften din RFQ behöver är en kort sammanfattning av all viktig information som kommer att finnas i dokumentet som potentiella leverantörer behöver svara på. Några av dessa detaljer inkluderar:

• Produktspecifikationer och kvantitet
• Projektleveranstid – engångs- eller periodisk
• En inbjudan för leverantörer att skicka in sina bud
• Deadline för budinlämning

Företagsöversikt

Därefter vill du ge potentiella leverantörer en översikt över ditt företag och kraven för ditt projekt. Detta ger svarare insikt i dina behov som köpare och hjälper dem att klargöra om ditt projekt är ett som de kan hantera.

Förkvalificeringskrav

En annan avgörande information som du behöver inkludera i din RFQ är dina kriterier för att utvärdera och välja din eventuella leverantör. Även om detta kan verka kontraproduktivt, hjälper det dig att eliminera undermåliga svar, vilket innebär att du slipper spendera tid på att sortera bland överflödiga anbud.

Dessutom kan potentiella leverantörer se direkt om de är med i racet för att vinna kontraktet.

Här är några frågor du kan ställa:

• Kan du dela en lista över dina affärscertifikat och licenser?
• Kan du dela tidigare QA-rapporter som ditt företag har fått?
• Har du tidigare kundreferenser eller rekommendationer som du kan dela?
• Kan du leverera detta projekt inom den tidsram som anges i denna RFQ?

Projektets specifikationer

I denna sektion kommer du att ge potentiella leverantörer detaljerad information om projektet, inklusive funktioner och specificeringar av de produkter eller tjänster du behöver.  Du bör också inkludera uppgifter som leveranstid och villkor.

Här är några detaljer att inkludera:

• Produkt specifikationer—storlek, kvalitet, kvantitet, etc.
• Leveransdatum
• Projektvillkor och -villkor—garanti, kontraktstid, förnyelsealternativ (om relevant).

Prissättningstabell

En prissättningstabell är ett designelement med inbyggda formler som beräknar totalkostnaden när variabler som styckpriser och produktantal anges.

Beroende på hur komplext ditt projekt är kan det vara en bra idé att inkludera en prissättningstabell för att vägleda leverantörer om hur de ska svara. Detta kan också hjälpa till att göra din prissättningsgranskningsprocess mer sömlös och du kommer att ha skapat en standardmall för svar.

Här är några detaljer som bör finnas i din prissättningstabellmall:

• Pris per enhet
• Produktvikt per enhet
• Fraktkostnad per enhet 
• Totalt antal enheter

Tidslinje

Det är också avgörande att du tydligt anger din projekt tidslinje för att säkerställa att leverantören du så småningom väljer har klart för sig dina förväntningar. Detta kan hjälpa till att förhindra friktion, frustration och potentiellt kostsammare upphandlingscykler. Generellt ligger den genomsnittliga tidslinjen som de flesta företag inkluderar i sin RFQ runt åtta veckor.

Nu, låt oss utforska stegen i RFQ-processen.

Vilka är de tre stegen i RFQ-processen?

Att förstå de avgörande elementen att inkludera i din RFQ är avgörande för att säkerställa hela processens framgång. Men detta förberedelseskede är bara ett av tre. Fortsätt läsa medan vi delar insikter om de tre stegen i RFQ-processen:

1. Förberedelseskedet

Förberedelseskedet avser alla aktiviteter involverade i att skapa en omfattande RFQ som korrekt kommunicerar dina behov och mål till potentiella leverantörer.

Det första du behöver göra är att samla all relevant information om din organisation som du vill inkludera i din Offertförfrågan.

Guru kan hjälpa här.  

Med Gurus AI-drivna wiki kan du hämta information från vilken källa som helst inom ditt företags databas och ekosystem—från internetsidor till de tredjepartsappar som du använder—vilket säkerställer sömlös informationsinsamling. 

Dessutom kan du också utnyttja Gurus privata ChatGPT-modell med semantiska kapabiliteter för att ge relevant information som ingår i din RFQ baserat på de prompts du ger den. Detta innebär att du betydligt kan minska den tid som behövs för att skapa din Offertförfrågan samtidigt som du säkerställer att informationen är korrekt och relevant. 

Efter att ha sammanställt detaljerad information om din organisation kan du sedan gå vidare till:

• Identifiera och inkludera dina specifika projektkrav. Se till att du håller relevanta intressenter informerade för att säkerställa att du har en korrekt representation av dina affärsbehov.
• Skapa din lista över potentiella leverantörer. Det här är också en bra plats att bestämma om du vill skicka din RFQ till en mindre grupp av leverantörer som du redan känner eller om du vill försöka med en större pool av alternativ.
• Upprätta RFQ:n. Slutligen kan du skapa din Offertförfrågan, antingen från grunden eller baserat på en mall.

2. Ledarskapsstadiet

Hantera stadiet involverar alla aktiviteter från att RFQ:n skickas till potentiella leverantörer tills svaren tas emot och granskas. 

Företag skickar vanligtvis RFQ:er till tre till åtta leverantörer för att säkerställa en konkurrenskraftig men samtidigt optimerad anbudsgivningsprocess. Att ha färre än tre potentiella leverantörer kan betyda mindre konkurrens, vilket potentiellt innebär högre priser. Å andra sidan kan det vara för tidskrävande att ta emot mer än tio svar.

Det sagt, här är hur en typisk ledarskapsstad ser ut:

• Skicka ut dina RFQ:er. Se till att ge dina potentiella leverantörer tid att arbeta på sina svar medan du också ger dem en deadline för sina anbud.
• Svara på uppföljningsfrågor. Ibland kan du få uppföljningsfrågor från leverantörerna. Se till att du svarar dem snabbt.
• Granska svaren. Det här är där du utvärderar de anbud du får baserat på dina förutbestämda urvalskriterier. Vanliga kriterier inkluderar prissättning och produktkvalitet. Du måste göra objektiva val här.
• Håll alla anbudsgivare uppdaterade om utvecklingen i din RFQ-process. Du bör bekräfta mottagna anbud och informera anbudsgivarna när du fattar ett beslut—oavsett om de vinner eller inte. Som en tumregel bör du hålla varje leverantörs anbud konfidentiellt, utom om du kör ett öppet anbudssystem.

3. Avslutningsskedet

Avslutningsskedet av Offertförfrågningsprocessen involverar typiskt att välja en leverantör som uppfyller dina minimikrav. Så här ser det ut:

• Skapa en sammanfattning av alla mottagna anbud.  Först, skapa en sammanfattning av de anbud som mottagits för din leverantörs urvalskommitté. Se till att inkludera det totala antalet svar, kvalificerade anbudsgivare, och prissättningsdetaljer kopplade till varje anbud. Se också till att du kommunicerar orsaken till diskvalificering till de leverantörer som inte uppfyller dina urvalskriterier.
• Välj din idealiska leverantör. Baserat på dina utvärderingskriterier kan du då välja en leverantör som uppfyller ditt målpris och projektspecifikationer. Se till att du skapar ett protokoll som beskriver din urvalsprocess för dokumentation och utbildningsändamål.
• Tilldela kontraktet. Slutligen, kontakta den vinnande leverantören och informera dem om deras framgång, och få deras skriftliga godkännande. Glöm inte att informera alla anbudsgivare om ditt slutliga beslut och tacka dem för deras ansökningar.

Topp 5 RFQ-exempel för att inspirera dig

Här är några verkliga exempel som kan inspirera dig när du nästa gång undrar om en RFQ är vägen att gå.

RFQ för offentliga tjänster

USA. General Services Administration ville initiera städtjänster i olika statliga kontor och byggnader. Men först måste de veta hur mycket det skulle kosta. Så de utfärdade en RFQ. 

I sin Offertförfrågan inkluderade de tydliga specifikationer för deras projektomfång och krav tillsammans med upfront information om deras utvärderingskriterier.

RFQ för energibolag 

I detta exempel ville ett offentligt kraftbolag som heter BrightRidge köpa en specialiserad transformator och ville ha prissättningsinformation från olika leverantörer. 

I sin Offertförfrågan inkluderade de de exakta specifikationerna för transformatorn de ville ha och ytterligare information för att vägleda leverantörernas svar.

Icke-vinstdrivande RFQ

Detta exempel fokuserar på RTI International, en icke-vinstdrivande organisation som verkar i North Carolina, och hur de publicerade en RFQ när de behövde fullfölja en IT-relaterad upphandling. 

RTI ville skaffa nya surfplattor och tabletthöljen. Så de inkluderade de exakta specifikationerna för surfplattorna och de medföljande höljen, inklusive antalet de ville ha och leveranstidslinjen.

Intergovernmental RFQ

Den Internationella förnyelseenergimyndigheten (IRENA) är en mellanstatlig organisation som hjälper länder att övergå till hållbar energi. De ville skapa en handbok med handlingsbara riktlinjer och behövde konsulttjänster. 

Så de släppte en Offertförfrågan som innehöll detaljerad information angående deras projektmål, villkor och utvärderingskriterier.

RFQ för elfordon

I detta exempel utfärdade staden Los Angeles en RFQ som söker leverantörer för installation av laddstationer för elfordon (EV) i hela staden. Offertförfrågan innehöll detaljerade specifikationer för den utrustning och installationstjänster som behövs för att utöka stadens EV-infrastruktur. Den specificerade även antalet laddstationer som krävdes och leveranstidslinjer.

Över till dig!

RFQ:er förblir ett av de mest effektiva sätten för företag att få exakta prisuppskattningar när de behöver köpa produkter eller tjänster från en tredje part. Att utfärda en Offertförfrågan hjälper till att säkerställa att du får konkurrenskraftiga anbud från leverantörer, vilket minskar risken för att betala för mycket för din upphandling.

Men framgången för din RFQ-process beror i stor utsträckning på kvaliteten på ditt dokument för Offertförfrågan.

Guru kan hjälpa dig att strömlinjeforma processen för skapande av RFQ:er, vilket säkerställer att du inkluderar korrekt och uppdaterad information om din organisation utan stress. Med Guru kan du hitta de svar du behöver utan att behöva sortera genom applikationer eller dyka djupt i ditt företags informationsrepository. 

Prova Guru idag och njut av personliga och snabba svar i ditt arbetsflöde varje gång.

‍