En omfattande insikt i vad en begäran om förslag (eller RFP) är. Ta reda på hur man skapar en effektiv RFP, varför den fungerar och de många fördelarna den erbjuder företagare.

‍

Vid något tillfälle kommer varje organisation behöva samarbeta med ett annat företag — oavsett om de behöver hjälp med ett mer komplext projekt eller bara områdena för outsourcing. 

Men hur säkerställer du att du väljer rätt företag att samarbeta med? 

RFP:n är ett av de äldsta och mest effektiva verktygen i boken! 

Med en RFP kan företag sålla genom brus och välja det bästa alternativet för att nå sina mål. Men vad handlar detta koncept om och hur fungerar det?

Fortsätt läsa när vi utforskar konceptet med RFP:er, deras fördelar och mer.

Vad är en begäran om förslag (RFP)?

En RFP avser ett formellt dokument, vanligtvis i form av en enkät, som ett företag utfärdar till potentiella leverantörer som erbjuder en tjänst eller produkt som företaget vill köpa. 

Som företagare hjälper RFP:er dig att skapa en smidig anbudsgivningsprocess genom att samla in standardiserad och organiserad data från olika leverantörer för jämförelse, vilket hjälper dig att fatta ett informerat beslut om den mest kvalificerade leverantören för ditt projekt utan att ta onödiga risker.

Under åren har RFP:er spelat en avgörande roll för att hjälpa företag i olika branscher att nå sina mål samtidigt som de minimerar risker och kostnader. I vissa kretsar refererar många till denna process som strategisk sourcing. 

Anledningen är enkel — ett RFP-dokument hjälper dig att lyfta fram styrkor och svagheter hos potentiella leverantörer, vilket hjälper dig att fatta ett mer exakt partnerskapsbeslut.

Vad är skillnaden mellan en RFP och en RFQ?

Å ena sidan används RFP:n när organisationer vill ha detaljerade förslag från andra parter angående deras tillvägagångssätt för att erbjuda relaterade tjänster eller hantera komplexa projekt. Med andra ord fokuserar RFP:er på att utforska erfarenhet, tekniska kapabiliteter och strategi.

Å andra sidan kommer RFQ (kort för 'Request for Quote') in i bilden när organisationen redan vet vad den vill ha och hur den planerar att nå dit, men vill veta hur mycket det kommer att kosta. Leverantörer som svarar på en RFQ inkluderar vanligtvis endast prissättningsinformation och leveransvillkor (om tillämpligt). 

Vad är skillnaden mellan en RFP och en RFI?

Ett annat liknande begrepp som lätt kan förväxlas med RFP:n är RFI (eller Request for Information).

Typiskt kommer en RFI före en RFP. Organisationer använder RFI:er för att samla in allmän information om potentiella leverantörer och deras produkter eller tjänster innan de utfärdar RFP:er till företag som de gör sin shortlist av.

Med andra ord syftar ett RFI-dokument till att förstå en leverantörs kapabiliteter utan att göra ett åtagande om beslut om engagemang. 

Med det sagt, låt oss granska fördelarna med RFP:er inom affärsvärlden.

Vilka är fördelarna med att använda RFP:er?

Att utnyttja RFP:er är ett utmärkt sätt att förbättra din organisations framgångsrika partnerskapsgrad med leverantörer. Till exempel visar statistik att 33 % av företagsförsäljningsintäkterna genereras genom affärer som initierats av RFP:er.

Här är några nyckelfördelar med att använda RFP:er:

• Ta hänsyn till komplexa överväganden: Det finns vanligtvis alltid flera komplexa faktorer att beakta när man genomför ett projekt eller köp av hög värde. Genom att utfärda en RFP till potentiella leverantörer kan du ta hänsyn till alla dessa viktiga element i urvalsprocessen. Sedan kan du jämföra vilken leverantör som uppfyller dina prioriteringar — oavsett om det gäller tekniska färdigheter, säkerhetskompetens eller erfarenhetsnivåer — och i vilken utsträckning. Det bästa är att RFP:n hjälper dig att sammanställa alla dessa detaljer i ett dokument.
• Tillgång till granskade lösningar: En annan fördel med RFP:n är att den ger dig insyn i varje leverantörs handlingsplaner i realtid, inte bara det som finns på deras webbplats. Eftersom tjänsteleverantörer måste lämna in ett formellt erbjudande, tar de vanligtvis tid på sig att skissera en praktisk lösning på det specifika problemet du försöker lösa — inte bara en generisk kopia/klistra-in-anbud.
• Ta bort partiskhet: För många myndigheter är det obligatoriskt att utfärda en RFP eftersom den presenterar ett transparent och reviderbart dokument av beslutsfattande. Som ett privat företag hjälper en RFP dig också att förbli objektiv och eliminera partiskhet. Eftersom du får standardiserade data från potentiella leverantörer blir det lättare att fatta objektiva beslut om din ideala kandidat.
• Större urval av leverantörer: En annan fördel med att utfärda RFP:er är att det låter dig gå bortom ditt nuvarande nätverk av leverantörer, vilket potentiellt exponerar dig för bättre och mer effektiva leverantörer. Även om det känns bekvämt att stanna inom ditt nätverk, kan du gå miste om förbättringar i de leveranser du får.
• Konkurrenskraftig prissättning: RFP-dokument är vanligtvis förknippade med högvärdiga projekt. Som ett resultat är det avgörande att samarbeta med rätt företag för att hålla dina kostnader så låga som möjligt samtidigt som du får utmärkt värde för dina pengar. Eftersom leverantörer vet att RFP-systemet är konkurrensutsatt är de mer benägna att presentera sina bästa erbjudanden när det gäller strategi, processer och relaterade kostnader.
• Spara tid: Slutligen kan publicering av en RFP hjälpa dig att spara värdefull tid du annars skulle ha spenderat på att leta efter leverantörer och sedan kontakta dem. Istället positionerar en RFP dig som priset, vilket gör att leverantörer kommer till dig. 

Så, hur skapar du en RFP som effektivt kommunicerar dina behov samtidigt som du säkerställer att du får relevant information från potentiella leverantörer?

Vilka är stegen som ingår i att skapa en RFP?

Här är en detaljerad steg-för-steg-guide för att hjälpa dig att skapa en RFP som fungerar:

1. Inkludera relevant företagsinformation

Det första du vill inkludera i din RFP är detaljerad och relevant information om ditt företag för att ge kontext till potentiella leverantörer. På så sätt kan kandidater få en djup förståelse för ditt företags bakgrund och föreslå lösningar som är skräddarsydda efter dina behov.

Dessutom kan du sedan begära information om en entreprenörs bakgrund, plats, intressenter och erfarenhet av projekt som liknar det du föreslår.

Du bör notera att även om tidigare prestationer inte alltid översätts till framtida framgång, indikerar det högre chanser för tillfredsställande leverans.

2. Utkasta projektmål

Nästa steg är att säkerställa att du tydligt beskriver en projektöversikt. Det är viktigt att göra denna sammanfattning så tydlig som möjligt så att entreprenörerna som svarar på RFP:n förstår vad framgång betyder för ditt projekt och vilka åtaganden de ska uppfylla.
Här är några detaljer som dina projektmål bör ha:

• Affärsfall: Detta inkluderar en fullständig översikt av ditt projekt, dess syfte och de mål du har satt upp.
• Tidslinje: Du bör också inkludera detaljer om dina övergripande tidslinjer, inklusive specifika start- och slutdatum.
• Milstolpar: Milstolpar är kontrollpunkter som hjälper dig att identifiera hur mycket arbete som har utförts vid specifika punkter på din projekt tidslinje.
• Budget: Även om exakta budgeter kan vara orealistiska, kan det att tillhandahålla ett specifikt intervall hjälpa till att vägleda planerna och strategierna hos de leverantörer som skickar svar.
• Leveranser: Du bör också tydligt beskriva de konkreta resultat du förväntar dig under ditt projekt.

3. Fastställ projektkrav

En annan viktig komponent i dina RFP-dokument är dina projektkrav och arbetsomfattning. Detta kan inkludera detaljer som sekretessavtal, budgetbegränsningar och offentliga regleringar, som du behöver att anbudsgivarna antingen godkänner eller följer.

Det är viktigt att vara öppensinnad om denna information så att potentiella leverantörer kan avgöra i förväg om villkoren och bestämmelserna fungerar för dem. De kan också avgöra om projektet är ett de kan hantera eller inte.

Till exempel, tänk dig att köpa en flotta av specialiserad sjukhusutrustning bara för att senare upptäcka att leverantören inte är licensierad att tillhandahålla pågående underhållstjänster. 

4. Strukturera urvalskriterier

Även om dina urvalskriterier kan verka som en detalj du inte behöver dela med potentiella leverantörer, kan det hjälpa dig att säkerställa att du bara får de bästa och mest relevanta anbuden. 

Genom att tydligt definiera de kriterier som du kommer att använda för att granska och utvärdera leverantörer, lyfter du fram de element som är viktigast för dig, vilket uppmanar svarande att förfina sina svar på kritiska leveranser. Detta säkerställer att du får förslag från rätt leverantörer som inte slösar din tid, samtidigt som det också strömlinjeformar RFP-processen för alla involverade.

Dessutom gör det det lättare att samla information, jämföra förslag och kortlista toppanbudsgivare.

5. Utkasta projekt tidslinje

Beroende på hur komplext ditt projekt är, kan du behöva skapa en särskild sektion för din projekttidslinje, med tydliga riktlinjer angående förväntade leveranser vid specifika milstolpar och den allmänna progressionen av projektet.

Även om ditt projektschema inte är supertight, kommer att ange tidslinjeförväntningar att hjälpa leverantörer att bedöma sina resurser och arbetsbelastning för att avgöra om de kan slutföra detta specifika projekt i tid.

6. Identifiera potentiella hinder

Om du förutser potentiella hinder i ditt projekt är det alltid en bra idé att inkludera denna information i din RFP.

Du ser, en välkomponerad RFP visar inte bara vad du försöker uppnå för potentiella leverantörer. Den framhäver också potentiella risker och hinder. På så sätt kan entreprenörer få en tidig övertag om brainstorminglösningar för dessa problem, vilket ökar chanserna för framgång.

Dessutom kan det att vara öppenhjärtig om potentiella utmaningar också vara ett bra sätt att trimma din slutliga kortlista och välja den perfekta partnern baserat på de lösningar de erbjuder.

7. Ge vägledning för RFP-svar

Slutligen bör du också ge tydlig vägledning till potentiella leverantörer om hur de ska svara, vilken ytterligare information de ska inkludera och vad de kan lämna ut.

Sådana RFP-krav kan inkludera:

• Kontaktinformation: Detta bör inkludera detaljer om vem som ska skicka svar till och hur man når dem.
• Inlämningsfrister: Du bör också sätta en deadline för att skicka in förslag och kommunicera detta med dina prospekter.
• Krav som måste uppfyllas: Lyfta också fram den väsentliga informationen som leverantörer måste inkludera i sina förslag.

Vilka är några bästa praxis för RFP? 

Nu när du känner till de viktiga detaljerna att inkludera när du upprättar din RFP, låt oss framhäva några bästa metoder för att hjälpa dig få mer förtroende nästa gång du utfärdar RFP:er:

Bestäm dina projektbehov

Din RFP är i grund och botten ett dokument som beskriver dina projekt mål och hur du vill uppnå dem — eller med andra ord, vad ditt projekt behöver.

Därför är nyckeln till att skapa en omfattande RFP att identifiera vad framgång betyder för dig. Detta inkluderar detaljer såsom:

• Projektomfattning
• Projekttidslinje
• Uppskattad budget
• Potentiella hinder
• KPI:er eller milstolpar

Identifiera nyckelintressenter

Nästa steg är att identifiera och skapa en lista över nyckelintressenter i ditt projekt. Dina intressenter är i princip teamet som kommer att utvärdera RFP-svar, slutligen välja en leverantör och ta ansvar för att säkerställa projektets framgång.

Intressenter består vanligtvis av ett team av projektägare, företagsledare, upphandlingsansvariga, finansiella granskare och juridiska representanter.

Definiera din utvärderingsprocess

När du har valt ditt team av intressenter och identifierat dina projektbehov, är nästa steg att definiera utvärderingsprocessen för de RFP-svar du får. För att säkerställa objektivitet måste du sätta en standard eller en lista över kriterier som du kommer att använda för att utesluta alternativ och välja din slutliga leverantör.

Under denna fas bör du också sätta en deadline för svarsinlämning (vanligtvis två veckor) en tidslinje för att utvärdera svaren och ett datum då du tillkännager det vinnande förslaget.

Välj de bästa programverktygen för att skapa RFP: 

Slutligen vill du bestämma ett verktyg för att skapa din RFP. Kom ihåg att din RFP-skapande programvara har en direkt inverkan på hur sammanhängande och lättförståelig din RFP kommer att bli. Därför är det alltid en bra idé att prioritera pålitliga leverantörer.

Guru kan hjälpa här.

Genom att kombinera kraften i Gurus AI-drivna kunskapsbas och dina projekt detaljer, kan du säkerställa att all viktig information — från ditt företags bakgrund till tekniska kapabiliteter — finns i din RFP.

Dessutom kan vår ChatGPT-integration hjälpa till att utarbeta den första innehållet till din RFP, stödd av korrekt och relevant information som lagras i din organisations interna wiki som drivs av Guru.

Detta sagt, låt oss undersöka hur man utvärderar svaren på din RFP.

Vad ska du titta efter i ett RFP-svar?

Det finns flera element att se upp för när du utvärderar återkopplingar från leverantörer till din RFP:

• Ett följebrev: Följebrevet som är bifogat en proposition ger dig insikt i hur relevant en leverantör är och hur väl de förstår ditt projekt.
• Överensstämmelse med krav: Säkerställ att de som svarar adresserar alla krav i din RFP då detta framhäver deras uppmärksamhet på detaljer.
• Kostnad: Du bör också granska leverantörens prismodell för att säkerställa att den är transparent och står i överensstämmelse med din budget.
• Erfarenhet: Ett bra förslag bör innehålla fallstudier och referenser som framhäver en entreprenörs förmåga att leverera på ditt projekt.
• Teknisk metod: Du bör också se upp för detaljerade planer, inklusive strategier och processer, för att uppnå dina projektmål.
• Innovation och mervärde: Slutligen bör du prioritera svar som går utöver grundläggande krav för att erbjuda innovativa lösningar på potentiella hinder och upplevda utmaningar.

Genom att utvärdera dessa aspekter av RFP-svaren du får förbättrar du chansen att välja en leverantör som stämmer överens med ditt projekts mål och garanterar ett produktivt partnerskap.

Topp 5 exempel på RFP för att inspirera dig

RFP:er har blivit en stapelvara i dagens affärsvärld, oavsett nisch eller bransch. Trots allt är de ett av de mest effektiva sätten att samarbeta med ledande tredjepartsleverantörer inom deras respektive områden.

Här är några verkliga exempel:

1. Marketing RFP 

I denna RFP ville Children’s Defense Fund, en ideell organisation, göra sig av med den strikta och mycket formella tonen som många företag använder till förmån för ett mer relaterbart och samtalston. Det kommunicerade effektivt till potentiella leverantörer vilken typ av organisation de var och visade den varumärkesstrategi de ville ha.

2. Teknik RFP

Teknikföretag är inte uteslutna från att dra nytta av RFP:er. Eftersom de hanterar mycket känslig data ville National Association of State Workforce Agencies ha en riskbedömning av sina informationssystem. Så, de publicerade en RFP. I den detaljerade de omfattningen av sina behov och förväntade leverabler samtidigt som de framhöll behovet av sekretess.

3. Affärsverksamheter RFP

Denna RFP som utfärdades av New Jersey City University (NJCU) föddes ur ett behov att förstå deras övergripande påverkan baserat på deras data. RFP:n guidar potentiella leverantörer genom universitetets önskade mål samtidigt som den lyfter fram en policy för mångfald bland leverantörer. Den ställer också flera prioriterade frågor som universitetet vill att svarande ska besvara.

4. Finansiell RFP

Förfrågningar om förslag är också populära på den finansiella scenen. Inte överraskande innehåller de vanligtvis mycket detaljerad information. I denna RFP som delades ut av Delaware State Treasurer Office för en förvaltningschef finner du omfattande kvalifikationer och inlämningsinstruktioner. Den inkluderar också tabeller som svarande måste fylla i och ange de tillgångar de har hanterat och antalet kunder.

5. Hälso- och sjukvård RFP

CNY Care Collaborative ville ha stödtjänster för sina elektroniska journaler så de la ut en RFP. Den inkluderade detaljerade och omfattande riktlinjer för svarande, inklusive omfattande frågor om leverantörens bakgrund och erfarenhet.

Över till dig!

RFP:er har stått emot tidens prövningar som ett grundläggande verktyg för att hjälpa företag att fatta informerade beslut när de väljer leverantörer och partners. Men det är inte ens den bästa delen.

Tack vare utvecklingen av tekniska lösningar kan företag nu njuta av en mer sömlös och effektiv process för att skapa RFP:er och utvärdera svar.

Med Guru kan du uppgradera din RFP-skapande process från repetitiva uppgifter och dataregistrering genom att integrera vårt AI-drivna kunskapsbaserade system med din företagsinformation. Vår lösning kan sedan hjälpa dig att skapa initiala dokumentutkast medan den säkerställer att informationen förblir korrekt och relevant.

Boka en demovisning idag och låt oss visa dig framtiden för RFP-skapande.