En omfattende innsikt i hva en forespørsel om forslag (eller RFP) er. Finn ut hvordan du kan lage en effektiv RFP, hvorfor det fungerer, og de mange fordelene den gir forretningsdrivende.

‍

På et tidspunkt vil hver organisasjon trenge å samarbeide med et annet selskap — enten de trenger hjelp med et mer komplekst prosjekt eller bare enkelt outsourcing. 

Men hvordan sikrer du at du velger riktig selskap å samarbeide med? 

RFP-en er et av de eldste og mest effektive verktøyene i boken! 

Med en RFP kan bedrifter sile gjennom støyen og velge det beste alternativet for å oppnå sine mål. Men hva handler dette konseptet om og hvordan fungerer det?

Fortsett å lese mens vi utforsker konseptet med RFP-er, deres fordeler, og mer.

Hva er en forespørsel om forslag (RFP)?

En RFP refererer til et formelt dokument, vanligvis i form av et spørreskjema, som et selskap utsteder til potensielle leverandører som tilbyr en tjeneste eller et produkt som selskapet ønsker å kjøpe. 

Som forretningsdrivende hjelper RFP-er deg med å lage en sømløs anbudsprosess ved å samle inn standardiserte og organiserte data fra ulike leverandører for sammenligning, og hjelper deg med å ta en informert beslutning om den ideelt kvalifiserte leverandøren for prosjektet ditt uten å ta unødvendige risikoer.

I løpet av årene har RFP-er spilt en avgjørende rolle i å hjelpe bedrifter på tvers av ulike industrier å nå sine mål samtidig som de minimerer risikoer og kostnader. I noen kretser refereres det til denne prosessen som strategisk sourcing. 

Årsaken er enkel — et RFP-dokument hjelper deg med å fremheve styrker og svakheter hos potensielle leverandører, og hjelper deg med å ta en mer nøyaktig partnerskapsbeslutning.

Hva er forskjellen mellom en RFP og en RFQ?

På den ene siden brukes RFP-en når organisasjoner ønsker detaljerte forslag fra andre parter angående deres tilnærming til å tilby relaterte tjenester eller håndtere komplekse prosjekter. Med andre ord fokuserer RFP-er på å utforske erfaring, tekniske kapabiliteter og strategi.

På den annen side kommer RFQ-en (kort for «Request for Quote») inn i bildet når organisasjonen allerede vet hva den ønsker og hvordan den planlegger å komme dit, men vil vite hvor mye det vil koste. Leverandører som svarer på en RFQ inkluderer vanligvis bare prisinformasjon og leveringsbetingelser (hvis relevant). 

Hva er forskjellen mellom en RFP og en RFI?

Et annet lignende konsept som lett kan forveksles med RFP-en er RFI (eller Request for Information).

Vanligvis kommer en RFI før en RFP. Organisasjoner bruker RFI-er for å samle generell informasjon om potensielle leverandører og deres produkter eller tjenester før de utsteder RFP-er til selskaper som kommer på deres shortliste.

Med andre ord søker et RFI-dokument å forstå en leverandørs kapabiliteter uten å forplikte seg til en engasjementsbeslutning. 

Det sagt, la oss undersøke fordelene med RFP-er i virksomhet.

Hva er fordelene med å bruke RFP-er?

Å bruke RFP-er er en flott måte å forbedre organisasjonens suksessrater med leverandørpartnerskap. For eksempel viser statistikk at 33 % av selskapets salginntekter genereres gjennom avtaler initiert av RFP-er.

Her er noen viktige fordeler med å bruke RFP-er:

• Ta hensyn til komplekse hensyn: Det er generelt alltid flere komplekse faktorer å vurdere når du påtar deg et høyverdi prosjekt eller kjøp. Ved å utstede en RFP til potensielle leverandører kan du vurdere alle disse viktige elementene i utvelgelsesprosessen. Deretter kan du sammenligne hvilken leverandør som oppfyller dine prioriteringer — enten det gjelder tekniske evner, sikkerhetskompetanse eller erfaring — og i hvilken grad. Det beste er at RFP-en hjelper deg med å samle alle disse detaljene i ett dokument.
• Få tilgang til vurderte løsninger: En annen fordel med RFP-en er at den gir deg sanntidsinnsikt i hver leverandørs handlingsplaner, ikke bare det som står på nettsiden deres. Siden tjenesteleverandører må sende inn et formelt forslag, bruker de vanligvis tid på å skissere en praktisk løsning på det spesifikke problemet du prøver å løse — ikke bare et generisk kopi / lim-tilbud.
• Fjern skjevhet: For mange offentlige etater er utstedelse av en RFP regulerende, da det presenterer et transparent og revidert dokument om beslutningstaking. Som et privat selskap vil en RFP også hjelpe deg med å forbli objektiv og eliminere skjevhet. Siden du får standardiserte data fra potensielle leverandører, blir det lettere å ta en objektiv beslutning om din ideelle kandidat.
• Større utvalg av leverandører: En annen fordel med å utstede RFP-er er at det lar deg gå utover ditt eksisterende nettverk av leverandører, noe som potensielt eksponerer deg for bedre og mer effektive leverandører. Selv om det føles komfortabelt å holde seg innenfor nettverket ditt, kan du gå glipp av forbedringer i leveransen du får.
• Konkurransedyktige priser: RFP-dokumenter er vanligvis knyttet til høyverdi prosjekter. Som et resultat er det avgjørende å samarbeide med det rette selskapet for å holde kostnadene så lave som mulig samtidig som du får utmerket verdi for pengene. Siden leverandører vet at RFP-systemet er konkurransedyktig, er de mer tilbøyelige til å presentere sine beste tilbud når det gjelder strategi, prosesser og tilknyttede kostnader.
• Spar tid: Til slutt kan publisering av en RFP hjelpe deg med å spare verdifull tid du ellers ville brukt på å lete etter leverandører og deretter ta kontakt med dem. I stedet plasserer en RFP deg som prisen, noe som gjør at leverandørene kan komme til deg. 

Så, hvordan lager du en RFP som effektivt kommuniserer dine behov samtidig som du sikrer at du får relevant informasjon fra potensielle leverandører?

Hva er trinnene involvert i å lage en RFP?

Her er en detaljert trinn-for-trinn-guide til hvordan du lager en RFP som fungerer:

1. Inkluder relevant informasjon om selskapet

Det første du vil inkludere i RFP-en din er detaljert og relevant informasjon om selskapet ditt for å gi kontekst for potensielle leverandører. På denne måten kan kandidater få en dyp forståelse av selskapets bakgrunn og foreslå løsninger som er tilpasset dine behov.

I tillegg kan du da be om informasjon om en entreprenørs bakgrunn, beliggenhet, interessenter og erfaring med prosjekter som ligner på det du foreslår.

Du bør merke deg at selv om tidligere prestasjoner ikke alltid oversettes til fremtidig suksess, indikerer det høyere sjanser for tilfredsstillende levering.

2. Skissere prosjektmål

Neste punkt er å sørge for at du klart skisserer en prosjektoversikt. Det er viktig å gjøre denne oppsummeringen så klar som mulig, slik at entreprenører som svarer på RFP-en forstår hva suksess i prosjektet ditt betyr og hva deres leveranser skal være.
Her er noen detaljer prosjektmålene dine bør ha:

• Forretningssak: Dette inkluderer en full oversikt over prosjektet ditt, formålet, og målene du har satt.
• Tidslinje: Du bør også inkludere detaljer om de overordnede tidslinjene dine, inkludert spesifikke start- og sluttdatoer.
• Milepæler: Milepæler er sjekkpunkter som hjelper deg med å identifisere hvor mye arbeid som er dekket på spesifikke punkter på prosjekt tidslinjen din.
• Budjett: Selv om presise budsjetter kan være uoppnåelige, kan det å gi et spesifikt spenn hjelpe leverandørens planer og strategier.
• Leveranser: Du bør også klart skissere de håndfaste resultatene du forventer i løpet av prosjektet ditt.

3. Etablere prosjektkrav

En annen viktig komponent av RFP-dokumentene dine er prosjektkravene og arbeidsomfanget. Dette kan inkludere detaljer som NDA-er, budsjettgrenser og statlige forskrifter som du vil ha budgivere til å signere eller overholde.

Det er viktig å være åpen om denne informasjonen, slik at potensielle leverandører kan avgjøre om betingelsene fungerer for dem. De kan også avgjøre om prosjektet er noe de kan håndtere eller ikke.

Si at du kjøper en flåte av spesialisert sykehusutstyr, bare for å finne ut for sent at leverandøren ikke har lisens til å tilby kontinuerlige vedlikeholdstjenester. 

4. Strukturere vurderingskriterier

Selv om utvelgelseskriteriene dine kan virke som en detalj du ikke trenger å dele med potensielle leverandører, kan det hjelpe deg å sikre at du får bare de beste og mest relevante budene. 

Ved å klart definere kriteriene som du vil bruke for å vurdere og evaluere leverandører, fremhever du elementene som betyr mest for deg, og oppfordrer svarere til å forbedre svarene sine på kritiske leveranser. Dette sikrer at du får forslag fra de riktige leverandørene som ikke brukte tiden din, samtidig som det strømlinjeformer RFP-prosessen for alle involverte parter.

I tillegg gjør det det lettere å samle informasjon, sammenligne forslag og kortliste toppbudgivere.

5. Tegne prosjekt tidslinje

Avhengig av hvor komplekst prosjektet ditt er, må du kanskje lage en dedikert seksjon for prosjekt tidslinjen, og gi klare beskrivelser av forventede leveranser ved spesifikke milepæler og den generelle fremdriften av prosjektet.

Selv om prosjektplanen din ikke er superstreng, vil det å gi tidslinje-forventninger hjelpe leverandører med å vurdere ressursene og arbeidsmengden sin for å avgjøre om de kan fullføre dette spesifikke prosjektet i tide.

6. Identifisere potensielle hindringer

Hvis du forutser potensielle hindringer i prosjektet ditt, er det alltid en god idé å inkludere denne informasjonen i RFP-en.

Du ser, en godt utformet RFP viser ikke bare potensielle leverandører hva du prøver å oppnå. Det fremhever også potensielle risikoer og hindringer. På denne måten kan entreprenører få en forsmak på å finne løsninger på disse problemene, noe som øker sjansene for suksess.

I tillegg kan det å være åpen om potensielle utfordringer også være en flott måte å trimme din endelige shortliste og plukke den perfekte partneren basert på løsningene de tilbyr.

7. Gi veiledning for RFP-respons

Til slutt bør du også gi klar veiledning til potensielle leverandører om hvordan de skal svare, hva ekstra informasjon de skal inkludere, og hva de kan la være.

Slik RFP-krav kan inkludere:

• Kontaktinformasjon: Dette bør inkludere detaljer om hvem som skal sende svarene til og hvordan man kommer i kontakt med dem.
• Frister for innsending: Du bør også sette en frist for innsending av forslag og kommunisere dette med dine potensielle kunder.
• Nødvendige elementer: Fremhev også den essensielle informasjonen som leverandører må inkludere i sine forslag.

Hva er noen beste praksiser for RFP-er? 

Nå som du kjenner de essensielle detaljene å inkludere når du utarbeider RFP-en din, la oss fremheve noen beste praksiser for å hjelpe deg med å få mer selvtillit neste gang du utsteder RFP-er:

Bestem prosjektbehovene dine

RFP-en din er i hovedsak et dokument som skisserer prosjektmålene dine og hvordan du vil oppnå dem — eller med andre ord, hva prosjektet ditt trenger.

Derfor er nøkkelen til å lage en omfattende RFP å identifisere hva suksess betyr for deg. Dette inkluderer detaljer som:

• Prosjektomfang
• Prosjekt tidslinje
• Estimert budsjett
• Potensielle hindringer
• KPI-er eller milepæler

Identifisere de viktigste interessentene

Neste steg er å identifisere og lage en liste over de viktigste interessentene i prosjektet ditt. Dine interessenter er i hovedsak teamet som vil evaluere RFP-responsene, til slutt velge en leverandør, og ta ansvar for å sikre prosjektets suksess.

Interessenter inkluderer vanligvis et team av prosjektledere, selskapets ledelse, innkjøpsansvarlige, økonomiske vurderere, og juridiske representanter.

Definere evalueringsprosessen

Når du har valgt ditt team av interessenter og identifisert prosjektbehovene dine, er neste steg å definere evalueringsprosessen for RFP-responsene du får. For å sikre objektivitet må du sette en standard eller en liste med kriterier som du vil bruke for å eliminere alternativer og velge din endelige leverandør.

I løpet av denne fasen bør du også sette en frist for innsendelse av svar (vanligvis to uker) en tidslinje for å evaluere svarene og en dato for når du vil kunngjøre det vinnende forslaget.

Velge de beste programvareverktøyene for RFP-opprettelse 

Til slutt vil du bestemme deg for et verktøy for å lage RFP-en din. Husk at programvaren for RFP-opprettelse har direkte innvirkning på hvor koherent og lettfattelig RFP-en din vil være. Derfor er det alltid en god idé å prioritere pålitelige leverandører.

Guru kan hjelpe her.

Ved å kombinere kraften til Gurus AI-drevne kunnskapsbaseopprettelse med prosjektopplysningene dine, kan du sikre at all viktig informasjon — fra selskapets bakgrunn til tekniske kapabiliteter — er tilstede i RFP-en din.

I tillegg kan vår ChatGPT-integrasjon hjelpe med å utarbeide det innledende innholdet til RFP-en din, støttet av nøyaktig og relevant informasjon lagret i din organisasjons interne wiki drevet av Guru.

Det sagt, la oss undersøke hvordan vi evaluerer svarene på RFP-en din.

Hva bør du se etter i et RFP-svar?

Det er flere elementer å se etter når du vurderer leverandørers svar på din RFP:

• Et følgebrev: Følgebrevet som er vedlagt et forslag gir deg innsikt i hvor relevant en leverandør er og hvor mye de forstår prosjektet ditt.
• Overholdelse av krav: Sørg for at respondentene adresserer alle kravene i din RFP, da dette fremhever deres oppmerksomhet på detaljene.
• Kostnad: Du bør også vurdere leverandørens prisstruktur for å sikre at den er gjennomsiktig og samsvarer med budsjettet ditt.
• Erfaring: Et godt forslag bør inkludere casestudier og referanser som fremhever en kontraktørsevne til å levere på prosjektet ditt.
• Teknisk tilnærming: Du bør også se etter detaljerte planer, inkludert strategier og prosesser for å oppnå prosjektmålene dine.
• Innovasjon og merverdi: Til slutt bør du prioritere svar som går utover grunnleggende krav for å tilby innovative løsninger på potensielle hindringer og oppfattede utfordringer.

Ved å vurdere disse aspektene av RFP-svarene du får, forbedrer du mulighetene for å velge en leverandør som samsvarer med prosjektmålene dine og garanterer et produktivt samarbeid.

Topp 5 RFP-eksempler for å inspirere deg

RFP-er har blitt en fast del av dagens næringsliv, uansett nisje eller bransje. Tross alt, de er en av de mest effektive måtene å samarbeide med topp tredjepartsleverandører innen sine respektive felt.

Her er noen eksempler fra virkeligheten:

1. Markedsførings-RFP 

I denne RFP kvittet Children’s Defense Fund seg med den strenge og veldig formelle tonen som mange selskaper bruker til fordel for en mer relaterbar og samtalebasert flyt. Dette formidlet effektivt til potensielle leverandører hva slags organisasjon de var og viste frem merkevarestrategien de ønsket.

2. Teknologisk RFP

Teknologi-selskaper er ikke utelatt i utnyttelsen av RFP-er. Siden de håndterer mye sensitiv informasjon, ønsket National Association of State Workforce Agencies en risikovurdering av informasjonssystemene sine. Så publiserte de en RFP. I den detaljert de omfanget av deres behov og forventede leveranser samtidig som de fremhevet behovet for konfidensialitet.

3. Forretningsdrift RFP

Denne RFP utstedt av New Jersey City University (NJCU) ble født ut av et behov for å forstå den totale innvirkningen deres basert på dataene. RFP-en tar potensielle leverandører gjennom universitetets ønskede mål samtidig som de fremhever en leverandørmangfolds politikk. Den stiller også flere prioriteringsspørsmål universitetet ønsker at respondentene skal svare på.

4. Finansielle RFP

Forespørsel om forslag er også populære på den finansielle scenen. Som ventet inneholder de vanligvis mye detaljert informasjon. I denne RFP som Kontoret for statens kasserer i Delaware utstedte for en endowment manager, finner du omfattende kvalifikasjoner og innsendingsinstruksjoner. Den inkluderer også tabeller respondentene må fylle ut, som indikerer eiendeler de har forvaltet og antall klienter.

5. Helsevesen RFP

CNY Care Collaborative ønsket støttetjenester for sine elektroniske journaler så de la ut en RFP. Den inkluderte detaljerte og omfattende retningslinjer for respondenter, inkludert omfattende undersøkelser av leverandørens bakgrunn og erfaring.

Over til deg!

RFP-er har stått tidens prøve som et grunnleggende verktøy for å hjelpe bedrifter med å ta informerte beslutninger når de velger leverandører og partnere. Men det er ikke engang den beste delen.

Takket være utviklingen av tekniske løsninger kan virksomheter nå nyte en mer sømløs og effektiv prosess for å opprette RFP-er og evaluere svar.

Med Guru kan du oppgradere prosessen for opprettelse av RFP-er fra repetitive oppgaver og datainntasting ved å integrere vårt AI-drevne kunnskapsbaserte system med info fra selskapet ditt. Løsningen vår kan da hjelpe deg med å opprette første utkast av dokumenter samtidig som den sikrer at informasjonen forblir nøyaktig og relevant.

Bestill en demo i dag og la oss vise deg fremtiden for oppretting av RFP-er.