Kompleksowe spojrzenie na to, czym jest Wniosek o ofertę (lub RFP). Dowiedz się, jak stworzyć skuteczny RFP, dlaczego działa i o licznych korzyściach, jakie oferuje właścicielom firm.

‍

W pewnym momencie każda organizacja będzie musiała współpracować z inną firmą — czy to w przypadku bardziej złożonego projektu, czy po prostu w ramach outsourcingu. 

Ale jak upewnić się, że wybierasz odpowiednią firmę do współpracy? 

RFP jest jednym z najstarszych i najskuteczniejszych narzędzi w książce! 

Dzięki RFP firmy mogą przesiać hałas i wybrać najlepszą opcję, aby osiągnąć swoje cele. Ale co to pojęcie oznacza i jak to działa?

Czytaj dalej, ponieważ badamy koncepcję RFP, ich korzyści i więcej.

Czym jest Wniosek o ofertę (RFP)?

RFP to formalny dokument, zazwyczaj w formie kwestionariusza, który firma wydaje potencjalnym dostawcom oferującym usługę lub produkt, który firma chce kupić. 

Jako właściciel firmy, RFP pomaga Ci stworzyć bezproblemowy proces przetargowy, zbierając ustandaryzowane i uporządkowane dane od różnych dostawców w celu porównania, co pomaga Ci podjąć świadomą decyzję o idealnie wykwalifikowanym dostawcy do Twojego projektu bez podejmowania niepotrzebnych ryzyk.

Na przestrzeni lat RFP odgrywały kluczową rolę w pomaganiu firmom w różnych branżach osiągać ich cele, minimalizując jednocześnie ryzyka i koszty. W niektórych kręgach wiele osób nazywa ten proces strategicznym źródłowaniem. 

Powód jest prosty — dokument RFP pomaga Ci uwypuklić mocne i słabe strony potencjalnych dostawców, co pomaga w podjęciu bardziej trafnej decyzji partnerskiej.

Jaka jest różnica między RFP a RFQ?

Z jednej strony RFP używa się, gdy organizacje chcą szczegółowych ofert od innych stron dotyczących ich podejścia do świadczenia powiązanych usług lub obsługi złożonych projektów. Innymi słowy, RFP koncentrują się na badaniu doświadczenia, możliwości technicznych i strategii.

Z drugiej strony RFQ (czyli Wniosek o wycenę) wchodzi w grę, gdy organizacja już wie, czego chce i jak zamierza to osiągnąć, ale chce wiedzieć, ile to będzie kosztować. Dostawcy, którzy odpowiadają na RFQ, zazwyczaj zawierają jedynie informacje o cenach oraz warunki dostawy (jeśli mają zastosowanie). 

Jaka jest różnica między RFP a RFI?

Inną podobną koncepcją, którą można łatwo pomylić z RFP, jest RFI (Czyli Wniosek o informację).

Typowo, RFI jest stosowane przed RFP. Organizacje używają RFI, aby zebrać ogólne informacje o potencjalnych dostawcach i ich produktach lub usługach przed wydaniem RFP do firm, które znalazły się na ich krótkiej liście.

Innymi słowy, dokument RFI ma na celu zrozumienie możliwości dostawcy bez zobowiązania do podjęcia decyzji o zaangażowaniu. 

Mając to na uwadze, przyjrzyjmy się korzyściom płynącym z RFP w biznesie.

Jakie są korzyści z korzystania z RFP?

Wykorzystanie RFP to świetny sposób na poprawę wskaźników sukcesu Twojej organizacji w partnerstwie z dostawcami. Na przykład statystyki pokazują, że 33% przychodów ze sprzedaży firmy pochodzi z transakcji rozpoczętych przez RFP.

Oto kilka kluczowych korzyści z korzystania z RFP:

• Zrównoważenie skomplikowanych kwestii: Zazwyczaj istnieje wiele skomplikowanych czynników do rozważenia podczas realizacji projektu lub zakupu o wysokiej wartości. Wydając RFP do potencjalnych dostawców, możesz wziąć pod uwagę wszystkie te kluczowe elementy w procesie wyboru. Następnie możesz porównać, który dostawca spełnia Twoje priorytety — czy to dla umiejętności technicznych, kompetencji w zakresie bezpieczeństwa, czy poziomów doświadczenia — i w jakim stopniu. Najlepszą częścią jest to, że RFP pomaga Ci zebrać wszystkie te szczegóły w jednym dokumencie.
• Dostęp do przetestowanych rozwiązań: Inną zaletą RFP jest to, że zapewnia Ci bieżący wgląd w konkretne plany każdego dostawcy, a nie tylko do rzeczy znajdujących się na ich stronie internetowej. Ponieważ dostawcy usług muszą złożyć formalną ofertę, zazwyczaj poświęcają czas na przedstawienie praktycznego rozwiązania konkretnego problemu, który próbujesz rozwiązać — a nie tylko ogólnego oferty powielonej.
• Wyeliminowanie stronniczości: Dla wielu agencji rządowych wydanie RFP jest regulacyjne, ponieważ przedstawia przejrzysty i audytowalny dokument podejmowania decyzji. Jako prywatna firma RFP także pomoże Ci pozostać obiektywnym i wyeliminować stronniczość. Ponieważ otrzymasz ustandaryzowane dane od potencjalnych dostawców, podejmowanie obiektywnej decyzji o swoim idealnym kandydacie stanie się łatwiejsze.
• Szersza pula dostawców: Inną zaletą wydawania RFP jest to, że pozwala Ci wyjść poza swoją istniejącą sieć dostawców, co może wystawić Cię na lepszych i bardziej efektywnych dostawców. Chociaż pozostanie w swojej sieci wydaje się komfortowe, możesz tracić na jakości dostarczanych usług.
• Konkurencyjne ceny: Dokumenty RFP zazwyczaj są związane z projektami o wysokiej wartości. W rezultacie współpraca z odpowiednią firmą jest kluczowa, aby utrzymać koszty jak najniżej, jednocześnie uzyskując doskonałą jakość za swoje pieniądze. Ponieważ dostawcy wiedzą, że system RFP jest konkurencyjny, są bardziej skłonni przedstawić swoje najlepsze oferty w zakresie strategii, procesów i związanych z nimi kosztów.
• Oszczędzaj czas: Na koniec publikacja RFP może pomóc Ci zaoszczędzić cenny czas, który miałbyś spędzić szukając dostawców, a następnie kontaktując się z nimi. Zamiast tego RFP stawia Cię w roli nagrody, pozwalając dostawcom przychodzić do Ciebie. 

Jak więc stworzyć RFP, który skutecznie komunikuje Twoje potrzeby, zapewniając jednocześnie, że otrzymasz odpowiednie informacje od potencjalnych dostawców?

Jakie są kroki związane z tworzeniem RFP?

Oto szczegółowy przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci stworzyć skuteczny RFP:

1. Dodaj relevantne informacje o firmie

Pierwszą rzeczą, którą chcesz umieścić w swoim RFP, są szczegółowe i odpowiednie informacje o Twojej firmie, które zapewnią kontekst dla potencjalnych dostawców. W ten sposób kandydaci mogą uzyskać głębokie zrozumienie tła Twojej firmy i zaproponować rozwiązania dostosowane do Twoich potrzeb.

Dodatkowo możesz poprosić o informacje na temat doświadczenia wykonawcy, jego lokalizacji, interesariuszy i doświadczenia w projektach podobnych do proponowanego przez Ciebie.

Należy pamiętać, że choć wcześniejsze osiągnięcia nie zawsze przekładają się na przyszły sukces, oznaczają one większe szanse na zadowalające dostarczenie.

2. Określ cele projektu

Następnie chcesz upewnić się, że jasno określisz przegląd projektu. Ważne jest, aby to podsumowanie wykonawcze było jak najbardziej klarowne, aby kontrahenci odpowiadający na RFP rozumieli, co oznacza sukces w Twoim projekcie i jakie powinny być ich rezultaty.
Oto kilka szczegółów, które powinny być zawarte w celach projektu:

• Uzasadnienie biznesowe: Obejmuje to pełny przegląd Twojego projektu, jego cel oraz cele, które wyznaczyłeś.
• Harmonogram: Powinieneś również zawrzeć szczegóły dotyczące swojego ogólnego harmonogramu, w tym konkretne daty rozpoczęcia i zakończenia.
• Kamienie milowe: Kamienie milowe to punkty kontrolne, które pomagają Ci zidentyfikować, ile pracy zostało wykonane w określonych punktach na harmonogramie projektu.
• Budżet: Choć dokładne budżety mogą być nieosiągalne, podanie konkretnego przedziału może pomóc w kierowaniu planami i strategiami dostawców, którzy składają oferty.
• Rezultaty: Powinieneś również jasno określić konkretne wyniki, których oczekujesz w trakcie swojego projektu.

3. Określ wymagania projektu

Kolejnym kluczowym elementem Twojego dokumentu RFP są wymagania dotyczące projektu i zakres prac. Mogą to być szczegóły, takie jak NDA, limity budżetowe i regulacje rządowe, które będziesz potrzebował, aby oferenci je zaakceptowali lub przestrzegali.

Ważne jest, aby być szczerym w odniesieniu do tych informacji, aby potencjalni dostawcy mogli na początku zdecydować, czy warunki im odpowiadają. Mogą także zdecydować, czy projekt jest jednym, którym mogą się zająć, czy nie.

Na przykład wyobraź sobie zakup floty specjalistycznego sprzętu szpitalnego, tylko po to, by dowiedzieć się za późno, że dostawca nie ma licencji na świadczenie usług konserwacyjnych. 

4. Struktura kryteriów weryfikacji

Choć Twoje kryteria wyboru mogą wydawać się szczegółem, którego nie musisz dzielić z potencjalnymi dostawcami, mogą pomóc zapewnić, że otrzymasz tylko najlepsze i najtrafniejsze oferty. 

Poprzez wyraźne zdefiniowanie kryteriów, których będziesz używał do weryfikacji i oceny dostawców, podkreślasz elementy, które mają dla Ciebie największe znaczenie, skłaniając respondentów do precyzowania odpowiedzi na kluczowe wyniki. To zapewnia, że otrzymasz oferty od odpowiednich dostawców, którzy nie marnują Twojego czasu, a także uprości proces RFP dla wszystkich zaangażowanych stron.

Dodatkowo ułatwia zbieranie informacji, porównywanie ofert i sporządzanie krótkiej listy najlepszych oferentów.

5. Opracowanie harmonogramu projektu

W zależności od złożoności projektu, mogą być potrzebne dedykowane sekcje harmonogramu projektu, zawierające wyraźne opisy oczekiwanych wyników na konkretnych kamieniach milowych oraz ogólną progresję projektu.

Nawet jeśli harmonogram projektu nie jest zbyt napięty, podanie oczekiwań co do harmonogramu pomoże dostawcom ocenić swoje zasoby i obciążenie robocze, aby określić, czy mogą zrealizować ten konkretny projekt na czas.

6. Zidentyfikuj potencjalne przeszkody

Jeśli przewidujesz potencjalne przeszkody w swoim projekcie, zawsze warto umieścić tę informację w swoim RFP.

Widzisz, dobrze przygotowane RFP nie tylko pokazuje i mówi potencjalnym dostawcom, co chcesz osiągnąć. Podkreśla również potencjalne ryzyka i przeszkody. W ten sposób wykonawcy mogą zacząć myśleć o rozwiązaniach tych problemów, co zwiększa szanse na sukces.

Ponadto szczerość w kwestii potencjalnych wyzwań może być także doskonałym sposobem na ograniczenie ostatecznej listy kandydatów i wybranie idealnego partnera na podstawie oferowanych rozwiązań.

7. Podaj wskazówki dotyczące odpowiedzi na RFP

Na koniec powinieneś również przekazać jasne wskazówki potencjalnym dostawcom, jak mają odpowiedzieć, jakie dodatkowe informacje dołączyć i co mogą pominąć.

Takie wymagania dotyczące RFP mogą obejmować:

• Informacje kontaktowe: Powinny one zawierać szczegóły, do kogo należy kierować odpowiedzi i jak się z nimi skontaktować.
• Terminy składania: Powinieneś również ustawić termin na składanie ofert i zakomunikować go swoim prospektom.
• Wymagane elementy: Ponadto podkreśl istotne informacje, które dostawcy powinni zamieścić w swoich ofertach.

Jakie są najlepsze praktyki dotyczące RFP? 

Teraz, gdy znasz kluczowe szczegóły, które należy uwzględnić przy opracowywaniu RFP, podkreślmy kilka najlepszych praktyk, które pomogą Ci zwiększyć pewność siebie następnym razem, gdy wydasz RFP:

Określ swoje potrzeby projektu

Twoje RFP to zasadniczo dokument, który określa cele projektu i jak chcesz je osiągnąć — innymi słowy, co potrzebuje Twój projekt.

Dlatego kluczem do stworzenia kompleksowego RFP jest zidentyfikowanie, co oznacza dla Ciebie sukces. Obejmuje to szczegóły takie jak:

• Zakres projektu
• Harmonogram projektu
• Szacowany budżet
• Potencjalne przeszkody
• KPI lub kamienie milowe

Zidentyfikuj kluczowych interesariuszy

Następnie będziesz musiał zidentyfikować i stworzyć listę kluczowych interesariuszy w swoim projekcie. Twoi interesariusze są zasadniczo zespołem, który oceni odpowiedzi na RFP, ostatecznie wybierze dostawcę i odpowiada za zapewnienie sukcesu projektu.

Interesariusze zazwyczaj obejmują zespół właścicieli projektu, kierowników firmy, pracowników zamówień, recenzentów finansowych oraz przedstawicieli prawnych.

Zdefiniuj swój proces oceny

Po wybraniu zespołu interesariuszy i zidentyfikowaniu swoich potrzeb projektowych, kolejnym krokiem jest zdefiniowanie procesu oceny odpowiedzi na RFP, które otrzymasz. Aby zapewnić obiektywność, musisz ustalić standard lub listę kryteriów, według których wyeliminujesz opcje i wybierzesz swojego ostatecznego dostawcę.

Na tym etapie powinieneś również ustawić termin składania odpowiedzi (typowo dwa tygodnie) harmonogram do oceny odpowiedzi oraz datę, w której ogłosisz zwycięską propozycję.

Wybierz najlepsze narzędzia do tworzenia RFP 

Na koniec chcesz zdecydować, które narzędzie będzie używane do tworzenia Twojego RFP. Pamiętaj, że oprogramowanie do tworzenia RFP ma bezpośredni wpływ na to, jak spójne i zrozumiałe będzie Twoje RFP. Dlatego zawsze warto priorytetowo traktować zaufanych dostawców.

Guru może w tym pomóc.

Łącząc moc tworzenia bazy wiedzy napędzanej przez AI Guru z szczegółami Twojego projektu, możesz zapewnić, że wszystkie istotne informacje — od tła Twojej firmy po możliwości techniczne — są zawarte w Twoim RFP.

Dodatkowo integracja z ChatGPT może pomóc w stworzeniu początkowej treści Twojego RFP, wspieranej przez dokładne i istotne informacje przechowywane w Twoim wewnętrznym wiki organizacji zasilanym przez Guru.

Mając to na uwadze, przyjrzyjmy się, jak oceniać odpowiedzi na Twoje RFP.

Co powinieneś zwrócić uwagę w odpowiedzi na RFP?

Jest kilka elementów, na które należy zwrócić uwagę przy ocenie odpowiedzi dostawców na Twoje RFP:

• List motywacyjny: List motywacyjny dołączony do propozycji daje Ci wgląd w to, jak istotny jest dostawca i jak dobrze rozumie Twój projekt.
• Zgodność z wymaganiami: Upewnij się, że respondenci odnoszą się do wszystkich wymagań w Twoim RFP, ponieważ podkreśla to ich uwagę na szczegóły.
• Koszt: Powinieneś także przeanalizować strukturę cenową dostawcy, aby upewnić się, że jest przejrzysta i zgodna z Twoim budżetem.
• Doświadczenie: Dobra propozycja powinna zawierać studia przypadków i referencje, które podkreślają zdolność wykonawcy do realizacji Twojego projektu.
• Podejście techniczne: Powinieneś również zwrócić uwagę na szczegółowe plany, w tym strategie i procesy, dotyczące osiągnięcia celów Twojego projektu.
• Innowacja i dodatkowa wartość: Wreszcie, powinieneś priorytetowo traktować odpowiedzi, które wykraczają poza podstawowe wymagania, oferując innowacyjne rozwiązania potencjalnych przeszkód i postrzeganych wyzwań.

Oceniając te aspekty odpowiedzi na RFP, które otrzymujesz, zwiększasz szanse na wybór dostawcy, który pasuje do celów Twojego projektu i gwarantuje owocną współpracę.

Top 5 przykładów RFP, które mogą cię zainspirować

RFP stały się standardem w dzisiejszym świecie biznesu, niezależnie od niszy czy branży. W końcu są jednym z najskuteczniejszych sposobów na współpracę z najlepszymi dostawcami zewnętrznymi w ich dziedzinach.

Oto kilka rzeczywistych przykładów:

1. RFP marketingowe 

W tym RFP, Fundacja Ochrony Dzieci, organizacja non-profit, porzuca sztywny i bardzo formalny ton, który stosuje wiele firm, na rzecz bardziej przystępnego i konwersacyjnego stylu. To skutecznie zakomunikowało potencjalnym dostawcom, jakiego rodzaju organizacją są i zaprezentowało strategię marki, którą chcieli przedstawić.

2. RFP technologiczne

Firmy technologiczne również korzystają z RFP. Ponieważ zajmują się dużą ilością wrażliwych danych, Narodowe Stowarzyszenie Agencji Urzędów Pracy stanowe chciało oceny ryzyka swoich systemów informacyjnych. Więc opublikowali RFP. W nim szczegółowo opisali zasięg swoich potrzeb i oczekiwanych rezultatów, podkreślając potrzebę zachowania poufności.

3. RFP dotyczące operacji biznesowych

To RFP wydane przez Uniwersytet Miasta New Jersey (NJCU) powstało z potrzeby zrozumienia ich ogólnego wpływu na podstawie ich danych. RFP prowadzi potencjalnych dostawców przez pożądane cele uniwersytetu, podkreślając politykę różnorodności dostawców. Zadaje również kilka priorytetowych pytań, na które uniwersytet chciałby, aby respondenci odpowiedzieli.

4. RFP finansowe

Wnioski o propozycje są również popularne na scenie finansowej. Nie jest zaskoczeniem, że zazwyczaj zawierają wiele szczegółowych informacji. W tym RFP, które Biuro Skarbnika Stanu Delaware wydało dla menedżera funduszu, znajdziesz obszerne kwalifikacje i instrukcje dotyczące składania wniosków. Zawiera również tabele, które respondenci muszą wypełnić, wskazując aktywa, którymi zarządzali, oraz liczby klientów.

5. RFP dotyczące opieki zdrowotnej

CNY Care Collaborative chciał otrzymać usługi wsparcia dla swoich elektronicznych akt medycznych, więc opublikowali RFP. Zawierało szczegółowe i kompleksowe wytyczne dla respondentów, w tym obszerne zapytania dotyczące tła i doświadczenia dostawcy.

Teraz Twoja kolej!

RFP przetrwały próbę czasu jako fundamentalne narzędzie, które pomaga firmom podejmować świadome decyzje przy wyborze dostawców i partnerów. Ale to nawet nie jest najlepsza część.

Dzięki ewolucji rozwiązań technicznych, firmy mogą teraz cieszyć się bardziej płynnym i skutecznym procesem tworzenia RFP oraz oceny odpowiedzi.

Z Guru możesz poprawić proces tworzenia RFP, eliminując powtarzalne zadania i wprowadzanie danych, integrując nasz system oparty na AI z informacjami o Twojej firmie. Nasze rozwiązanie może pomóc Ci w tworzeniu wstępnych wersji dokumentów, zapewniając jednocześnie dokładność i istotność informacji.

Zarezerwuj dzisiaj demonstrację i pozwól nam pokazać Ci przyszłość tworzenia RFP.