نظرة شاملة حول ما هو طلب تقديم العروض (RFP). اكتشف كيفية إنشاء طلب تقديم عروض فعال، ولماذا يعمل، والعديد من الفوائد التي يقدمها لمالكي الأعمال.

‍

في مرحلة ما، ستحتاج كل منظمة إلى التعاون مع شركة أخرى - سواء كانت بحاجة إلى مساعدة في مشروع أكثر تعقيدًا أو مجرد نقل وظائف.

لكن كيف يمكنك التأكد من أنك تختار الشركة المناسبة للعمل معها؟ 

طلب تقديم العروض هو واحد من أقدم وأكثر الأدوات فعالية في الكتاب! 

باستخدام طلب تقديم العروض، يمكن للشركات فرز الضوضاء واختيار أفضل خيار لتحقيق أهدافها. لكن ما هو هذا المفهوم وكيف يعمل؟

تابع القراءة بينما نستكشف مفهوم طلبات تقديم العروض، وفوائدها، والمزيد.

ما هو طلب تقديم العروض (RFP)؟

يشير طلب تقديم العروض إلى مستند رسمي، عادةً في شكل استبيان، تصدره شركة للموردين المحتملين الذين يقدمون خدمة أو منتجًا تبحث الشركة عن شرائه.

باعتبارك مالكًا لشركة، تساعدك طلبات تقديم العروض على إنشاء عملية تقديم عطاءات سلسة من خلال جمع بيانات معيارية ومنظمة من مختلف الموردين للمقارنة، مما يساعدك على اتخاذ قرار مستنير بشأن البائع المؤهل بشكل مثالي لمشروعك دون المخاطرة غير الضرورية.

على مر السنين، لعبت طلبات تقديم العروض دورًا حاسمًا في مساعدة الشركات عبر مختلف الصناعات في تحقيق أهدافها مع تقليل المخاطر والتكاليف. في بعض الدوائر، يشير الكثيرون إلى هذه العملية بالتوريد الاستراتيجي. 

السبب بسيط - يساعدك مستند طلب تقديم العروض على تسليط الضوء على نقاط القوة والضعف لدى مقدمي الخدمة المحتملين، مما يساعدك في اتخاذ قرار شراكة أكثر دقة.

ما الفرق بين طلب تقديم العروض وطلب الأسعار؟

من ناحية، يُستخدم طلب تقديم العروض عندما ترغب المنظمات في الحصول على عروض تفصيلية من أطراف أخرى بشأن نهجهم في تقديم الخدمات ذات الصلة أو التعامل مع المشاريع المعقدة. بعبارة أخرى، تركز طلبات تقديم العروض على استكشاف الخبرة والقدرات الفنية والاستراتيجية.

من ناحية أخرى، يدخل طلب التسعير (RFQ) في الصورة عندما تعرف المنظمة بالفعل ما تريده وكيف تخطط للوصول لذلك، لكنها تريد معرفة كم سيكلف. الموردون الذين يستجيبون لطلب الأسعار يدرجون عمومًا فقط معلومات التسعير وشروط التوصيل (إذا كانت ذات صلة).

ما الفرق بين طلب تقديم العروض وطلب المعلومات؟

مفهوم مشابه آخر يسهل الخلط بينه وبين طلب تقديم العروض هو طلب المعلومات (أو RFI).

عادةً ما يأتي طلب المعلومات قبل طلب تقديم العروض. تستخدم المنظمات طلبات المعلومات لجمع معلومات عامة حول الموردين المحتملين ومنتجاتهم أو خدماتهم قبل إصدار طلبات تقديم العروض للشركات التي تضعها في قائمتها المختصرة.

بعبارة أخرى، يسعى مستند طلب المعلومات لفهم قدرات المورد دون الالتزام باتخاذ قرار حول الانخراط.

ومع ذلك، دعونا نستعرض فوائد طلبات تقديم العروض في الأعمال.

ما هي فوائد استخدام طلبات تقديم العروض؟

استخدام طلبات تقديم العروض هو وسيلة رائعة لتحسين معدلات نجاح منظمتك مع شراكات الموردين. على سبيل المثال، تُظهر الإحصائيات أن 33% من إيرادات مبيعات الشركة يتم توليدها من خلال الصفقات التي بدأت عبر طلبات تقديم العروض.

إليك بعض الفوائد الرئيسية لاستخدام طلبات تقديم العروض:

• اتخاذ الاعتبارات المعقدة في الحسبان: بشكل عام، دائمًا ما يوجد عدد من العوامل المعقدة التي يجب أخذها بعين الاعتبار عند القيام بمشروع أو شراء عالي القيمة. من خلال إصدار طلب تقديم عروض للموردين المحتملين، يمكنك أخذ جميع هذه العناصر الأساسية في الاعتبار أثناء عملية الاختيار. ثم، يمكنك مقارنة أي بائع يلبي أولوياتك - سواء كانت للقدرات الفنية أو الكفاءة الأمنية أو مستويات الخبرة - وإلى أي مدى. أفضل جزء هو أن طلب تقديم العروض يساعدك على تجميع جميع هذه التفاصيل في مستند واحد.
• الوصول إلى حلول مدققة: ميزة أخرى من طلب تقديم العروض هي أنها توفر لك نظرة آنية على خطط كل مورد القابلة للتنفيذ، وليس فقط الأشياء الموجودة على موقعهم. نظراً لأن مقدمي الخدمة يجب أن يقدموا عرضًا رسميًا، فإنهم عادة يأخذون الوقت اللازم لوصف حل عملي للمشكلة المحددة التي تحاول حلها - وليس مجرد عرض عام متكرر.
• إزالة التحيز: بالنسبة للعديد من الوكالات الحكومية، تعتبر إصدار طلب تقديم العروض تنظيمًا حيث يقدم وثيقة شفافة وقابلة للتدقيق لعملية اتخاذ القرار. كشركة خاصة، سيساعدك طلب تقديم العروض أيضًا على البقاء موضوعيًا وإزالة التحيز. بما أنك ستحصل على بيانات موحدة من الموردين المحتملين، يصبح اتخاذ قرار موضوعي بشأن مرشحك المثالي أسهل.
• مجموعة واسعة من الموردين: ميزة أخرى من إصدار طلبات تقديم العروض هي أنها تتيح لك تجاوز شبكة موفريك الحالية، مما قد يعرضك لموردين أفضل وأكثر كفاءة. بينما يمنحك البقاء داخل شبكتك إحساسًا بالراحة، قد تفوت فرص التحسين في المخرجات التي تحصل عليها.
• التسعير التنافسي: عادةً ما ترتبط مستندات طلب تقديم العروض بمشاريع ذات قيمة عالية. نتيجة لذلك، فإن العمل مع الشركة المناسبة أمر حاسم للحفاظ على تكاليفك منخفضة قدر الإمكان مع الحصول على قيمة ممتازة مقابل أموالك. نظرًا لأن الموردين يعرفون أن نظام طلب تقديم العروض تنافسي، فمن المرجح أن يقدموا أفضل عروضهم من حيث الاستراتيجية والعمليات والتكاليف المرتبطة.
• توفير الوقت: أخيرًا، يمكن أن يساعدك نشر طلب تقديم العروض في توفير الوقت الثمين الذي كنت ستقضيه في البحث عن الموردين ثم التواصل معهم. بدلاً من ذلك، يضعك طلب تقديم العروض كجائزة، مما يسمح للموردين بالقدوم إليك. 

إذًا، كيف يمكنك إنشاء طلب تقديم عروض ينقل احتياجاتك بشكل فعال مع ضمان حصولك على معلومات ذات صلة من الموردين المحتملين؟

ما هي الخطوات المعنية في إنشاء طلب تقديم العروض؟

إليك دليل خطوة بخطوة مفصل لمساعدتك على إنشاء طلب تقديم عروض يعمل:

1. تضمين معلومات الشركة ذات الصلة

الشيء الأول الذي تريد تضمينه في طلب تقديم العروض هو معلومات تفصيلية وذات صلة حول شركتك لتوفير سياق للموردين المحتملين. بهذه الطريقة، يمكن للمرشحين اكتساب فهم عميق لخلفية شركتك وتقديم حلول تناسب احتياجاتك.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك بعد ذلك طلب معلومات عن خلفية المقاول وموقعه والمساهمين لديه، وتجربته مع مشاريع مشابهة للمشروع الذي تقترحه.

يجب أن تلاحظ أنه بينما لا تعني الأداء السابق بالضرورة نجاحًا في المستقبل، إلا أنه يشير إلى فرص أكبر للتسليم المرضي.

2. تحديد أهداف المشروع

بعد ذلك، تريد التأكد من أنك تحدد بوضوح نظرة عامة على المشروع. من المهم أن تجعل هذه الملخصة التنفيذية واضحة قدر الإمكان حتى يفهم المقاولون الذين يستجيبون لطلب تقديم العروض ما يعنيه النجاح في مشروعك وما ينبغي أن تكون نتاجاتهم.
إليك بعض التفاصيل التي ينبغي أن تمتلكها أهداف مشروعك:

• حالة العمل: يتضمن ذلك نظرة عامة كاملة على مشروعك، والغرض منه، والأهداف التي وضعتها.
• الجدول الزمني: يجب أن تتضمن أيضًا تفاصيل حول الجدول الزمني العام لديك، بما في ذلك تواريخ البداية والنهاية المحددة.
• المعالم: المعالم هي نقاط تفتيش تساعدك على تحديد مقدار العمل الذي تم تغطيته عند نقاط معينة في جدول مشروعك.
• الميزانية: بينما قد تكون الميزانيات الدقيقة غير قابلة للتحقيق، فإن توفير نطاق محدد يمكن أن يساعد في توجيه خطط واستراتيجيات الموردين الذين يقدمون الاستجابات.
• المخرجات: يجب عليك أيضًا توضيح النتائج الملموسة التي تتوقعها خلال عملية مشروعك.

3. تحديد متطلبات المشروع

عنصر رئيسي آخر من مستندات طلب تقديم العروض الخاصة بك هو متطلبات مشروعك ونطاق العمل. يمكن أن تشمل ذلك تفاصيل مثل اتفاقيات عدم الإفشاء، وقيود الميزانية، واللوائح الحكومية، التي تحتاج إلى أن يوافق عليها مقدمو العروض أو يمتثلوا لها.

من المهم أن تكون صريحًا بشأن هذه المعلومات حتى يتمكن الموردون المحتملون من تقرير ما إذا كانت الشروط والأحكام تناسبهم. يمكنهم أيضًا أن يقرروا ما إذا كان المشروع هو مشروع يمكنهم التعامل معه أم لا.

على سبيل المثال، تخيل شراء أسطول من المعدات الطبية المتخصصة فقط لتكتشف في وقت متأخر أن المورد ليس مرخصًا لتقديم خدمات الصيانة المستمرة. 

4. هيكلة معايير الفحص

بينما تبدو معايير اختيارك كتفصيل لا تحتاج لمشاركته مع الموردين المحتملين، يمكن أن تساعدك في ضمان أنك تحصل فقط على أفضل العروض وأكثرها صلة. 

من خلال تحديد المعايير التي ستستخدمها للتصفية وتقييم الموردين بوضوح، فإنك تبرز العناصر الأكثر أهمية بالنسبة لك، مما يوجه المستجيبين لتحسين إجاباتهم حول المخرجات الحيوية. يضمن هذا أنك ستحصل على مقترحات من الموردين المناسبين الذين لا يضيعون وقتك، بينما يعمل أيضًا على تبسيط عملية طلب تقديم العروض لجميع الأطراف المعنية.

بالإضافة إلى ذلك، يجعل من السهل جمع المعلومات، ومقارنة العروض، وتحديد العارضين الأفضل.

5. إعداد الجدول الزمني للمشروع

اعتمادًا على مدى تعقيد مشروعك، قد تحتاج إلى إنشاء قسم مخصص لجدولك الزمني، وتقديم outlines واضحة بشأن المخرجات المتوقعة عند معالم معينة والتقدم العام للمشروع.

حتى إذا لم يكن جدول مشروعك ضيقًا للغاية، فإن تقديم توقعات الجدول الزمني سيساعد الموردين في تقييم مواردهم وحجم العمل لتحديد ما إذا كانوا يمكنهم إكمال هذا المشروع المحدد في الوقت المحدد.

6. تحديد العوائق المحتملة

إذا كنت تتوقع حدوث عقبات محتملة في مشروعك، فمن الجيد دائمًا تضمين هذه المعلومات في طلب تقديم العروض الخاص بك.

كما ترى، لا يقوم طلب تقديم العروض المتكامل بعرض ما تحاول تحقيقه فحسب بل أيضًا بإبلاغ الموردين المحتملين. كما يسلط الضوء على المخاطر والعوائق المحتملة. بهذه الطريقة، يمكن للمقاولين البدء في التفكير في حلول لهذه القضايا، مما يزيد من فرصة النجاح.

علاوة على ذلك، فإن كونك صريحًا بشأن التحديات المحتملة يمكن أن يكون أيضًا وسيلة رائعة لتقليل قائمتك النهائية واختيار الشريك المثالي بناءً على الحلول التي يقدمونها.

7. توفير إرشادات استجابة طلب تقديم العروض

أخيرًا، يجب عليك أيضًا تقديم إرشادات واضحة للموردين المحتملين حول كيفية الرد، وما المعلومات الإضافية التي يجب تضمينها، وما يمكنهم تركه.

قد تشمل متطلبات طلب تقديم العروض:

• معلومات التواصل: يجب أن تتضمن تفاصيل حول من تقوم بإرسال الاستجابات إليه وكيفية الوصول إليه.
• مواعيد تقديم العروض: يجب عليك أيضًا تحديد موعد نهائي لتقديم العروض الخاصة بك والتواصل مع عملائك بشأن ذلك.
• عناصر مطلوبة: أيضًا، أبرز المعلومات الضرورية التي يجب على الموردين تضمينها في عروضهم.

ما هي بعض أفضل ممارسات طلب تقديم العروض؟

الآن بعد أن عرفت التفاصيل الأساسية التي يجب تضمينها عند إعداد طلب تقديم العروض الخاص بك، دعنا نسلط الضوء على بعض أفضل الممارسات لمساعدتك في الحصول على مزيد من الثقة في المرة القادمة التي تصدر فيها طلبات تقديم عروض:

تحديد احتياجات مشروعك

طلب تقديم العروض الخاص بك هو في الأساس وثيقة توضح أهداف مشروعك وكيف تريد تحقيقها - أو بعبارة أخرى، ما يحتاجه مشروعك.

لذلك، المفتاح لإنشاء طلب تقديم عروض شامل هو تحديد ما يعنيه النجاح بالنسبة لك. يتضمن ذلك تفاصيل مثل:

• نطاق المشروع
• الجدول الزمني للمشروع
• الميزانية المقدرة
• العوائق المحتملة
• مؤشرات الأداء الرئيسية أو المعالم

تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين

بعد ذلك، ستحتاج إلى تحديد وإنشاء قائمة بأصحاب المصلحة الرئيسيين في مشروعك. المعنيون لديك هم في الأساس الفريق الذي سيتولى تقييم استجابات طلب تقديم العروض، واختيار مورد، والتحكم في ضمان نجاح المشروع.

عادةً ما يتكون أصحاب المصلحة من فريق يضم أصحاب المشاريع ومديري الشركة وضباط المشتريات والمراجعين الماليين وممثلين قانونيين.

تحديد عملية التقييم الخاصة بك

بمجرد اختيار فريق المعنيين لديك وتحديد احتياجات مشروعك، تكون الخطوة التالية هي تحديد عملية تقييم استجابات طلب تقديم العروض التي تحصل عليها. لضمان الموضوعية، يجب عليك تحديد معيار أو قائمة من المعايير التي ستقوم من خلالها بإقصاء الخيارات واختيار المورد النهائي.

خلال هذه المرحلة، يجب عليك أيضًا تحديد موعد نهائي لتقديم الاستجابات (عادةً أسبوعين) وجدول زمني لتقييم الاستجابات، وتحديد موعد للإعلان عن الاقتراح الفائز.

اختيار أفضل برامج إنشاء طلبات تقديم العروض

أخيرًا، تريد أن تقرر أداة لإنشاء طلب تقديم العروض الخاص بك. تذكر، أن برنامج إنشاء طلب تقديم العروض الخاص بك يؤثر بشكل مباشر على مدى تناسق وسهولة فهم طلب تقديم العروض. لذلك، من الجيد دائمًا أن تعطي الأولوية للمزودين الموثوقين.

Guru يمكن أن يساعد هنا.

من خلال دمج قوة إنشاء قاعدة المعرفة المدفوعة بالذكاء الاصطناعي من Guru مع تفاصيل مشروعك، يمكنك ضمان أن تكون جميع المعلومات الحيوية - من خلفية شركتك إلى القدرات الفنية - موجودة في طلب تقديم العروض الخاص بك.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تساعدك تكامل ChatGPT لدينا في صياغة المحتوى الأولي لطلب تقديم العروض الخاص بك، مدعومًا بمعلومات دقيقة وذات صلة مخزنة في ويكي داخلي خاص بمنظمتك مدعوم من Guru.

ومع ذلك، دعنا نستعرض كيفية تقييم الاستجابات لطلب تقديم عروضك.

ماذا يجب أن تبحث عنه في استجابة طلب تقديم العروض؟

هناك عناصر عدة يجب الانتباه لها عند تقييم استجابات الموردين لطلب تقديم العروض الخاص بك:

• خطاب تغطية: يوفر خطاب التغطية المرفق بالاقتراح نظرة ثاقبة على مدى ملاءمة المورد ومدى فهمهم لمشروعك.
• الامتثال للمتطلبات: تأكد من أن المستجيبين يتناولون جميع المتطلبات في طلب تقديم العروض الخاص بك، حيث يبرز ذلك اهتمامهم بالتفاصيل.
• التكلفة: يجب عليك أيضًا مراجعة هيكل تسعير المورد للتأكد من أنه شفاف ويتناسب مع ميزانيتك.
• الخبرة: يجب أن يتضمن الاقتراح الجيد دراسات حالة ومراجع تبرز قدرة المقاول على تنفيذ مشروعك.
• النهج الفني: يجب عليك أيضًا البحث عن خطط مفصلة، بما في ذلك الاستراتيجيات والعمليات، لتحقيق أهداف مشروعك.
• الابتكار والقيمة المضافة: أخيرًا، يجب أن تعطي الأولوية للاستجابات التي تتجاوز المتطلبات الأساسية لتقديم حلول مبتكرة للتحديات المحتملة.

من خلال تقييم هذه الجوانب من استجابات طلب تقديم العروض التي تحصل عليها، فإنك تحسن فرص اختيار مورد يتماشى مع أهداف مشروعك ويضمن شراكة مثمرة.

أفضل 5 أمثلة على طلبات تقديم العروض لتلهمك

أصبحت طلبات تقديم العروض عنصرًا أساسيًا في عالم الأعمال اليوم، بغض النظر عن المجال أو الصناعة. بعد كل شيء، فهي واحدة من أكثر الطرق فعالية للتعاون مع أفضل الموردين من الطرف الثالث في مجالاتهم الخاصة.

إليك بعض الأمثلة من الواقع:

1. طلب تقديم عروض التسويق 

في هذا الطلب، تخلت مؤسسة الدفاع عن الأطفال، وهي منظمة غير ربحية، عن النبرة الرسمية المتوترة التي تستخدمها العديد من الشركات لصالح أسلوب أكثر قربًا وتواصلًا. لقد تم توصيل ذلك بفعالية إلى الموردين المحتملين حول نوع المنظمة التي كانوا عليها وعرضوا استراتيجية العلامة التجارية التي أرادوا.

2. طلب تقديم عروض التكنولوجيا

لم تُستثنى شركات التكنولوجيا من الاستفادة من طلبات تقديم العروض. نظرًا لأنهم يتعاملون مع الكثير من البيانات الحساسة، أراد الاتحاد الوطني لوكالات القوى العاملة في الولايات تقييم المخاطر في أنظمة معلوماتهم. لذلك، نشروا طلب تقديم عروض. فيه، قدموا تفاصيل حول نطاق احتياجاتهم والتسليمات المتوقعة مع تسليط الضوء على الحاجة إلى السرية.

3. طلب تقديم عروض العمليات التجارية

هذا الطلب الذي أصدرته جامعة نيو جيرسي سيتي (NJCU) نشأ من حاجة لفهم تأثيرهم العام بناءً على بياناتهم. يمر الطلب بالموردين المحتملين عبر الأهداف المطلوبة من الجامعة مع تسليط الضوء على سياسة تنوع الموردين. كما يطرح عدة أسئلة ذات أولوية ترغب الجامعة في أن يجيب عليها المستجيبون.

4. طلب تقديم عروض المالية

طلبات تقديم العروض أيضًا شائعة في المشهد المالي. ومن غير المفاجئ أنها تحتوي عادةً على الكثير من المعلومات التفصيلية. في هذا الطلب الذي أصدره مكتب أمين الخزانة في ولاية ديلاوير لاستشاري منح، ستجد مؤهلات شاملة وتعليمات تقديم. كما يتضمن جداول يحتاج المستجيبون إلى ملئها، تشير إلى الأصول التي أداروها وأعداد قاعدة العملاء.

5. طلب تقديم عروض الرعاية الصحية

أرادت CNY Care Collaborative خدمات الدعم لسجلاتهم الطبية الإلكترونية، لذلك طرحوا طلب تقديم عروض. تضمن ذلك إرشادات مفصلة وشاملة للمستجيبين، بما في ذلك استفسارات شاملة حول خلفية الموردين وخبراتهم.

الأمر متروك لك!

لقد صمدت طلبات تقديم العروض أمام اختبار الزمن كأداة أساسية لمساعدة الشركات في اتخاذ قرارات مستنيرة عند اختيار الموردين والشركاء. لكن هذا ليس حتى الجزء الأفضل.

بفضل تطور الحلول التقنية، يمكن للشركات الآن الاستمتاع بعملية أكثر سلاسة وفعالية في إنشاء طلبات تقديم العروض وتقييم الاستجابات.

مع Guru، يمكنك تحسين عملية إنشاء طلبات تقديم العروض الخاصة بك من المهام المتكررة وإدخال البيانات من خلال دمج نظامنا القائم على الذكاء الاصطناعي مع معلومات شركتك. يمكن لحلنا بعد ذلك مساعدتك في إنشاء مسودات الوثائق الأولية بينما يظل المعلومات دقيقة وذات صلة.

احجز عرضًا توضيحيًا اليوم ودعنا نعرض لك مستقبل إنشاء طلبات تقديم العروض.