Комплексное понимание того, что такое запрос предложений (или RFP). Узнайте, как создать эффективный RFP, почему он работает и какие многочисленные преимущества он предлагает владельцам бизнеса.

‍

В какой-то момент каждая организация должна будет сотрудничать с другой компанией — нужно ли им помочь с более сложным проектом или просто с аутсорсингом. 

Но как обеспечить выбор правильной компании для сотрудничества? 

RFP — один из самых старых и самых эффективных инструментов! 

С помощью RFP компании могут отсеять лишние предложения и выбрать лучший вариант для достижения своих целей. Но о чем этот концепт, и как он работает?

Продолжайте читать, пока мы изучаем концепцию RFP, их преимущества и многое другое.

Что такое запрос предложений (RFP)?

RFP — это официальный документ, обычно в виде анкеты, который компания выдает потенциальным поставщикам, которые предлагают услуги или продукты, которые компания хочет купить. 

Как владелец бизнеса, RFP помогает вам создать безупречный процесс торгов, собирая стандартизированные и организованные данные от различных поставщиков для сравнения, тем самым помогая вам принять обоснованное решение о наиболее квалифицированном поставщике для вашего проекта, не подвергая себя ненужным рискам.

На протяжении многих лет RFP сыграли решающую роль в помощи бизнесам по различным отраслям достигать своих целей, минимизируя при этом риски и затраты. В некоторых кругах многие называют этот процесс стратегическим снабжением. 

Причина проста — документ RFP помогает вам выделить сильные и слабые стороны потенциальных поставщиков, что позволяет вам сделать более точное решение о партнерстве.

В чем разница между RFP и RFQ?

С одной стороны, RFP используется, когда организации хотят получить подробные предложения от других сторон относительно их подхода к предоставлению связанных услуг или управлению сложными проектами. Другими словами, RFP сосредотачиваются на изучении опыта, технических возможностей и стратегии.

С другой стороны, RFQ (запрос报价) вступает в силу, когда организация уже знает, что она хочет, и как она планирует это достичь, но хочет узнать, сколько это будет стоить. Поставщики, которые отвечают на RFQ, обычно включают только информацию о ценах и условиях доставки (если это актуально). 

В чем разница между RFP и RFI?

Другая схожая концепция, которую легко перепутать с RFP, — это RFI (или запрос информации).

Как правило, RFI предшествует RFP. Организации используют RFI для сбора общей информации о потенциальных поставщиках и их продуктах или услугах, прежде чем выдать RFP компаниям, которые попадают в их короткий список.

Другими словами, документ RFI стремится понять возможности поставщика, не обязывая себя к принятию решения о сотрудничестве. 

Сказав это, давайте рассмотрим преимущества RFP в бизнесе.

Каковы преимущества использования RFP?

Использование RFP — отличный способ повысить уровень успеха вашей организации при партнерстве с поставщиками. Например, статистика показывает, что 33% доходов от продаж компаний генерируется за счет сделок, инициированных RFP.

Вот некоторые ключевые преимущества использования RFP:

• Учитывайте сложные факторы: Как правило, при реализации проекта или покупки с высокой ценностью всегда есть несколько сложных факторов, которые следует учитывать. Выдавая RFP потенциальным поставщикам, вы можете учесть все эти важные элементы в процессе отбора. Затем вы можете сравнить, какой поставщик соответствует вашим приоритетам — будь то технические навыки, компетенции в области безопасности или уровень опыта — и в какой степени. Лучше всего то, что RFP помогает вам собрать все эти детали в один документ.
• Доступ к проверенным решениям: Еще одно преимущество RFP заключается в том, что оно предоставляет вам информацию в реальном времени о действиях каждого поставщика, а не только о том, что на их сайте. Поскольку поставщики услуг должны подать официальное предложение, они обычно уделяют время тому, чтобы изложить практическое решение конкретной проблемы, которую вы пытаетесь решить — а не просто общую копию/вставку.
• Устранение предвзятости: Для многих государственных агентств выдача RFP является обязательной, поскольку это представляет собой прозрачный и подлежащий аудиту документ принятия решений. Как частный бизнес, RFP также поможет вам оставаться объективным и устранить предвзятость. Поскольку вы будете получать стандартизированные данные от потенциальных поставщиков, принимать объективное решение о вашем идеальном кандидате станет проще.
• Широкий выбор поставщиков: Еще одно преимущество выдачи RFP заключается в том, что оно позволяет вам выйти за рамки вашей текущей сети провайдеров, потенциально открывая вам доступ к лучшим и более эффективным поставщикам. Хотя оставаться в своей сети кажется комфортным, вы можете упустить улучшение в результатах, которые вы получаете.
• Конкурентные цены: Документы RFP обычно связаны с проектами высокой стоимости. В результате партнерство с правильной компанией имеет решающее значение для минимизации ваших затрат при получении отличной ценности за ваши деньги. Поскольку поставщики знают, что система RFP конкурентоспособна, они более склонны представить свои лучшие предложения с точки зрения стратегии, процессов и связанных затрат.
• Сэкономьте время: Наконец, публикация RFP может помочь вам сэкономить ценное время, которое вы иначе потратили бы на поиск поставщиков и их контакт. Вместо этого RFP ставит вас в положение приза, позволяя поставщикам прийти к вам. 

Итак, как создать RFP, который эффективно передает ваши потребности, обеспечивая при этом получение соответствующей информации от потенциальных поставщиков?

Каковы шаги, необходимые для создания RFP?

Вот подробное пошаговое руководство, которое поможет вам создать работающий RFP:

1. Включите соответствующую информацию о компании

Первое, что вы хотите включить в ваш RFP, это подробная и актуальная информация о вашей компании, чтобы предоставить контекст потенциальным поставщикам. Таким образом, кандидаты могут глубже понять историю вашей компании и предложить решения, соответствующие вашим нуждам.

Кроме того, вы можете запросить информацию о предыстории подрядчика, местоположении, заинтересованных лицах и опыте с проектами, аналогичными тому, который вы предлагаете.

Вы должны отметить, что хотя предыдущие достижения не всегда являются показателем будущего успеха, они свидетельствуют о большем шансе на удовлетворительную поставку.

2. Определите цели проекта

Далее вы хотите убедиться, что четко определили обзор проекта. Важно сделать этот краткий обзор максимально ясным, чтобы подрядчики, откликающиеся на RFP, понимали, что значит успех для вашего проекта и каковы должны быть их результаты.
Вот некоторые детали, которые должны быть в ваших целевых показателях:

• Бизнес-кейс: Это включает в себя полный обзор вашего проекта, его цели и поставленные вами задачи.
• Сроки: Также следует включить информацию о ваших общих сроках, включая конкретные даты начала и окончания.
• Этапы: Этапы — это контрольные точки, которые помогают вам определить, сколько работы было выполнено на конкретных этапах вашего проектного графика.
• Бюджет: Хотя точные бюджеты могут быть недостижимы, предоставление конкретного диапазона может помочь направить планы и стратегии поставщиков, которые подают заявки.
• Результаты: Вы также должны четко обозначить осязаемые результаты, которые вы ожидаете в ходе вашего проекта.

3. Определите требования к проекту

Другим ключевым компонентом ваших документов RFP являются ваши требования к проекту и объем работ. Это может включать такие детали, как NDA, ограничения бюджета и государственные правила, которые вам нужно, чтобы участники торгов либо подписывали, либо соблюдали.

Важно быть откровенным в этой информации, чтобы потенциальные поставщики могли заранее решить, подходят ли им условия. Они также могут решить, подходит ли им проект или нет.

Например, представьте себе покупкуFleet специализированного медицинского оборудования, чтобы позднее узнать, что поставщик не имеет лицензии на предоставление услуг по техническому обслуживанию. 

4. Определите критерии оценки

Хотя ваши критерии отбора кажутся детальным аспектом, который не нужно делиться с потенциальными поставщиками, это может помочь вам гарантировать, что вы получите только лучшие и наиболее актуальные предложения. 

Четко определяя критерии, по которым вы будете проверять и оценивать поставщиков, вы подчеркиваете элементы, которые для вас наиболее важны, побуждая ответчиков уточнять свои ответы по критически важным результатам. Это гарантирует, что вы получаете предложения от правильных поставщиков, которые не тратят ваше время, а также упрощает процесс RFP для всех участников.

Кроме того, это упрощает сбор информации, сравнение предложений и сокращение списка лучших кандидатов.

5. Составьте график проекта

В зависимости от сложности вашего проекта, вам может потребоваться создать отдельный раздел для графика проекта, предоставляющего четкие прорисовки ожидаемых результатов на конкретных этапах и общий прогресс проекта.

Даже если график вашего проекта не очень жесткий, предоставление ожиданий относительно сроков поможет поставщикам оценить свои ресурсы и рабочую нагрузку, чтобы определить, смогут ли они завершить этот конкретный проект в срок.

6. Идентифицируйте потенциальные проблемы

Если вы предвидите потенциальные блокировки в вашем проекте, всегда неплохая идея включить эту информацию в ваш RFP.

Видите ли, хорошо продуманный RFP не просто демонстрирует потенциальным поставщикам, чего вы пытаетесь достичь. Он также подчеркивает потенциальные риски и проблемы. Таким образом, подрядчики смогут заранее начать работу над предложением решений для этих проблем, что повысит шансы на успех.

Кроме того, откровенное обращение к потенциальным проблемам также может стать отличным способом отсеять ваш окончательный короткий список и выбрать идеального партнера на основе решений, которые они предлагают.

7. Предоставьте рекомендации по ответам на RFP

Наконец, вам также следует предоставить ясные указания потенциальным поставщикам о том, как они должны отвечать, какую дополнительную информацию включать и что они могут исключить.

Такие требования к RFP могут включать:

• Контактная информация: Это должно содержать детали о том, кому отправлять ответы и как с ними связаться.
• Сроки подачи: Также следует установить крайний срок для подачи предложений и сообщить об этом вашим потенциальным участникам.
• Необходимые элементы: Также выделите основную информацию, которую поставщики должны включить в свои предложения.

Каковы лучшие практики RFP? 

Теперь, когда вы знаете основные детали, которые нужно включить при составлении вашего RFP, давайте выделим некоторые лучшие практики, которые помогут вам повысить уверенность в следующий раз, когда вы будете выдавать RFP:

Определите ваши проектные потребности

Ваш RFP по сути является документом, который описывает ваши проектные цели и то, как вы хотите их достичь — или, другими словами, что требуется для вашего проекта.

Таким образом, ключ к созданию комплексного RFP заключается в том, чтобы определить, что значит успех для вас. Это включает такие детали, как:

• Объем проекта
• График проекта
• Ожидаемый бюджет
• Потенциальные блокировки
• KPI или этапы

Определите ключевых заинтересованных лиц

Затем вам нужно определить и создать список ключевых заинтересованных лиц вашего проекта. Ваши заинтересованные лица — это команда, которая будет оценивать ответы на RFP, в конечном итоге выбирать поставщика и брать на себя ответственность за успех проекта.

Участники обычно представляют собой команду владельцев проектов, руководителей компаний, должностных лиц по закупкам, финансовых экспертов и юридических представителей.

Определите ваш процесс оценки

После того как вы выбрали свою команду заинтересованных лиц и определили ваши потребности в проекте, следующим шагом является определение процесса оценки для полученных ответов на RFP. Чтобы обеспечить объективность, вы должны установить стандарт или список критериев, по которым вы будете отсекать варианты и выбирать конечного поставщика.

На этом этапе вам также следует установить крайний срок для подачи заявок (чаще всего две недели), график оценки ответов и дату, когда вы объявите выигрышное предложение.

Выберите лучшие инструменты для создания RFP 

Наконец, вам нужно выбрать инструмент для создания вашего RFP. Помните, что ваше программное обеспечение для создания RFP напрямую влияет на то, насколько согласованным и понятным будет ваш RFP. Поэтому всегда хорошей идеей является приоритизация доверенных поставщиков.

Guru может помочь в этом.

Объединяя мощь создания знаний на базе ИИ Guru и детали вашего проекта, вы можете гарантировать, что вся важная информация — от истории вашей компании до технических возможностей — будет представлена в вашем RFP.

Кроме того, наша интеграция ChatGPT может помочь в составлении первоначального контента для вашего RFP, основываясь на точной и актуальной информации, хранящейся в вашем внутреннем вики вашей организации, управляемом Guru.

Сказав это, давайте рассмотрим, как оценивать ответы на ваш RFP.

Что следует искать в ответе на запрос предложений?

Существует несколько элементов, на которые следует обратить внимание при оценке ответов поставщиков на ваш запрос предложений:

• Сопроводительное письмо: Сопроводительное письмо, прилагаемое к предложению, дает вам представление о том, насколько релевантен поставщик и насколько он понимает ваш проект.
• Соответствие требованиям: Убедитесь, что ответчики ответили на все требования вашего запроса предложений, так как это подчеркивает их внимание к деталям.
• Стоимость: Вы также должны изучить структуру цен поставщика, чтобы убедиться, что она прозрачная и соответствует вашему бюджету.
• Опыт: Хорошее предложение должно включать примеры и рекомендации, которые подчеркивают способность подрядчика выполнить ваш проект.
• Технический подход: Вы также должны обращать внимание на подробные планы, включая стратегии и процессы, для достижения целей вашего проекта.
• Инновации и добавленная ценность: Наконец, вы должны приоритизировать ответы, которые выходят за рамки основных требований, чтобы предложить инновационные решения потенциальным проблемам и воспринятым трудностям.

Оценивая эти аспекты ответов на запросы предложений, вы повышаете шансы выбрать поставщика, который соответствует целям вашего проекта и гарантирует продуктивное партнерство.

Топ-5 примеров запросов предложений, которые могут вас вдохновить

Запросы предложений стали основополагающими в современном бизнесе, независимо от ниши или отрасли. В конце концов, они являются одним из самых эффективных способов сотрудничества с ведущими сторонними поставщиками в их соответствующих областях.

Вот несколько примеров из реального мира:

1. Запрос на предложения по маркетингу 

В этом запросе предложений Фонд защиты детей, некоммерческая организация, отказывается от строгого и очень формального тона, который используют многие компании, в пользу более близкого и разговорного стиля. Это эффективно передало потенциальным поставщикам, какой организацией они являются, и продемонстрировало стратегию бренда, которую они хотели.

2. Запрос на предложения по технологиям

Технологические компании тоже используют запросы предложений. Поскольку они работают с большим количеством конфиденциальных данных, Национальная ассоциация государственных агентств по трудозанятости захотела провести оценку рисков своих информационных систем. Поэтому они опубликовали запрос на предложения. В нем они подробно описали свои потребности и ожидаемые результаты, подчеркивая необходимость соблюдения конфиденциальности.

3. Запрос на предложения по бизнес-операциям

Этот запрос на предложения, выданный Университетом Нью-Джерси (NJCU), возник из необходимости понять их общее воздействие на основе их данных. Запрос на предложения проводит потенциальных поставщиков через желаемые цели университета, подчеркивая политику разнообразия поставщиков. Он также ставит несколько приоритетных вопросов, на которые университет хочет, чтобы ответили ответчики.

4. Запрос на предложения по финансам

Запросы предложений также популярны на финансовом рынке. Неудивительно, что они обычно содержат много подробной информации. В этом запросе на предложения, который Офис государственного казначея Делавэра выпустил для управляющего капиталом, вы найдете обширные квалификации и инструкции по подаче. Он также включает таблицы, которые ответчики должны заполнить, указывая активы, которые они управляли, и количество клиентов.

5. Запрос на предложения по здравоохранению

CNY Care Collaborative хотела услуги поддержки для своих электронных медицинских записей, поэтому они опубликовали запрос предложений. В него были включены подробные и всесторонние рекомендации для ответчиков, включая обширные вопросы о прошлом и опыте поставщика.

Теперь ваша очередь!

Запросы предложений выдержали проверку временем как основополагающий инструмент, помогающий бизнесам принимать обоснованные решения при выборе поставщиков и партнеров. Но это ещё не всё.

Благодаря эволюции технических решений компании теперь могут наслаждаться более плавным и эффективным процессом создания запросов предложений и оценки ответов.

С помощью Guru вы можете улучшить процесс создания запросов предложений, избавившись от рутинных задач и ввода данных, интегрировав нашу облачную систему знаний на основе ИИ с информацией вашей компании. Наша система может помочь вам создать черновики документов, обеспечивая при этом точность и актуальность информации.

Запишитесь на демонстрацию сегодня и позвольте нам показать вам будущее создания запросов предложений.