Un aperçu complet de ce qu'est une demande de proposition (ou RFP). Découvrez comment créer une RFP efficace, pourquoi cela fonctionne et les nombreux avantages qu'elle offre aux propriétaires d'entreprises.

‍

À un moment donné, chaque organisation devra collaborer avec une autre entreprise — que ce soit pour obtenir de l'aide sur un projet plus complexe ou simplement pour de l'externalisation. 

Mais comment vous assurez-vous de choisir la bonne entreprise avec laquelle travailler ? 

La RFP est l'un des outils les plus anciens et les plus efficaces qui existent ! 

Avec une RFP, les entreprises peuvent filtrer le bruit et choisir la meilleure option pour atteindre leurs objectifs. Mais de quoi s'agit-il et comment cela fonctionne-t-il ?

Continuez à lire pendant que nous explorons le concept des RFP, leurs avantages, et plus encore.

Qu'est-ce qu'une demande de proposition (RFP) ?

Une RFP fait référence à un document formel, généralement sous la forme d'un questionnaire, qu'une entreprise émet aux fournisseurs potentiels qui offrent un service ou un produit que l'entreprise cherche à acheter. 

En tant que propriétaire d'entreprise, les RFP vous aident à créer un processus d'appel d'offres fluide en collectant des données standardisées et organisées de divers fournisseurs pour comparaison, vous aidant ainsi à prendre une décision éclairée sur le fournisseur idéalement qualifié pour votre projet sans prendre de risques inutiles.

Au fil des ans, les RFP ont joué un rôle crucial en aidant les entreprises de divers secteurs à atteindre leurs objectifs tout en minimisant les risques et les coûts. Dans certains cercles, beaucoup se réfèrent à ce processus comme sourcing stratégique. 

La raison est simple : un document RFP vous aide à mettre en lumière les forces et les faiblesses des fournisseurs potentiels, vous aidant ainsi à prendre une décision de partenariat plus précise.

Quelle est la différence entre une RFP et une RFQ ?

D'un côté, la RFP est utilisée lorsque les organisations souhaitent des propositions détaillées d'autres parties concernant leur approche pour fournir des services connexes ou gérer des projets complexes. En d'autres termes, les RFP se concentrent sur l'exploration de l'expérience, des capacités techniques et de la stratégie.

D'un autre côté, la RFQ (abréviation de « demande de prix ») entre en jeu lorsque l'organisation sait déjà ce qu'elle veut et comment elle prévoit d'y parvenir, mais souhaite savoir combien cela coûtera. Les fournisseurs qui répondent à une RFQ n'incluent généralement que des informations de prix et des conditions de livraison (si pertinent). 

Quelle est la différence entre une RFP et une RFI ?

Un autre concept similaire qui est facile à confondre avec la RFP est la RFI (ou demande d'information).

En général, une RFI précède une RFP. Les organisations utilisent des RFI pour recueillir des informations générales sur des fournisseurs potentiels et leurs produits ou services avant d'émettre des RFP aux entreprises qui figurent sur leur liste restreinte.

En d'autres termes, un document RFI vise à comprendre les capacités d'un fournisseur sans s'engager dans une décision d'engagement. 

Cela dit, examinons les avantages des RFP dans les affaires.

Quels sont les avantages d'utiliser des RFP ?

Exploiter les RFP est un excellent moyen d'améliorer les taux de réussite de votre organisation avec des partenariats fournisseurs. Par exemple, des statistiques montrent que 33 % des revenus des ventes d'entreprise sont générés par des affaires initiées par des RFP.

Voici quelques avantages clés de l'utilisation des RFP :

• Tenir compte des considérations complexes : Il y a généralement toujours plusieurs facteurs complexes à considérer lors de la réalisation d'un projet ou d'un achat de grande valeur. En émettant une RFP aux fournisseurs potentiels, vous pouvez prendre en compte tous ces éléments essentiels dans le processus de sélection. Ensuite, vous pouvez comparer quel fournisseur répond à vos priorités — que ce soit pour des compétences techniques, des compétences en matière de sécurité ou des niveaux d'expérience — et dans quelle mesure. Le meilleur dans tout ça, c'est que la RFP vous aide à compiler tous ces détails en un seul document.
• Accéder à des solutions vérifiées : Un autre avantage de la RFP est qu'elle vous fournit des informations en temps réel sur les plans d'action de chaque fournisseur, pas seulement les éléments sur leur site Web. Puisque les prestataires de services doivent soumettre une proposition formelle, ils prennent généralement le temps de décrire une solution pratique au problème spécifique que vous essayez de résoudre — pas seulement une offre générique à copier/coller.
• Éliminer les biais : Pour de nombreuses agences gouvernementales, émettre une RFP est réglementaire, car cela présente un document transparent et auditable de prise de décision. En tant qu'entreprise privée, une RFP vous aidera également à rester objectif et à éliminer les biais. Puisque vous recevrez des données standardisées de fournisseurs potentiels, prendre une décision objective sur votre candidat idéal devient plus facile.
• Un plus grand nombre de fournisseurs : Un autre avantage d'émettre des RFP est que cela vous permet d'aller au-delà de votre réseau actuel de fournisseurs, vous exposant potentiellement à de meilleurs fournisseurs plus efficaces. Bien que rester dans votre réseau soit confortable, vous pourriez manquer une amélioration dans les résultats que vous obtenez.
• Des prix compétitifs : Les documents RFP sont généralement associés à des projets de grande valeur. En conséquence, s'associer à la bonne entreprise est crucial pour maintenir vos coûts aussi bas que possible tout en obtenant une excellente valeur pour votre argent. Puisque les fournisseurs savent que le système de RFP est compétitif, ils sont plus enclins à présenter leurs meilleures offres en termes de stratégie, de processus et de coûts associés.
• Gagner du temps : Enfin, publier une RFP peut vous aider à gagner un temps précieux que vous auriez sinon passé à chercher des fournisseurs et à leur faire appel. Au lieu de cela, une RFP vous positionne comme le prix, permettant aux fournisseurs de venir vers vous. 

Alors, comment créer une RFP qui communique efficacement vos besoins tout en vous assurant d'obtenir des informations pertinentes de la part des fournisseurs potentiels ?

Quelles sont les étapes impliquées dans la création d'une RFP ?

Voici un guide détaillé étape par étape pour vous aider à créer une RFP qui fonctionne :

1. Inclure des informations pertinentes sur l'entreprise

La première chose que vous souhaitez inclure dans votre RFP est des informations détaillées et pertinentes sur votre entreprise pour fournir un contexte aux fournisseurs potentiels. De cette façon, les candidats peuvent acquérir une compréhension approfondie de l'historique de votre entreprise et proposer des solutions adaptées à vos besoins.

De plus, vous pouvez ensuite demander des informations sur l'historique, la localisation, les parties prenantes et l'expérience d'un entrepreneur avec des projets similaires à celui que vous proposez.

Vous devez noter que bien que les performances passées ne se traduisent pas toujours par un succès futur, elles indiquent des chances plus élevées de livraison satisfaisante.

2. Décrire les objectifs du projet

Ensuite, vous devez vous assurer que vous décrivez clairement un aperçu du projet. Il est important de rendre ce résumé exécutif aussi clair que possible afin que les entrepreneurs répondant à la RFP comprennent ce que signifie le succès de votre projet et quels devraient être leurs résultats.
Voici quelques détails que vos objectifs de projet devraient avoir :

• Cas d'affaires : Cela inclut un aperçu complet de votre projet, de son objectif et des objectifs que vous avez fixés.
• Calendrier : Vous devriez également inclure des détails sur vos calendriers globaux, y compris des dates de début et de fin spécifiques.
• Jalons : Les jalons sont des points de contrôle qui vous aident à identifier combien de travail a été effectué à des moments spécifiques de votre calendrier de projet.
• Budget : Bien que des budgets précis puissent être inaccessibles, fournir une fourchette spécifique peut aider à guider les plans et stratégies des fournisseurs qui soumettent des réponses.
• Résultats : Vous devriez également préciser clairement les résultats tangibles que vous attendez au cours de votre projet.

3. Établir les exigences du projet

Un autre élément clé de vos documents RFP est vos exigences du projet et l'étendue des travaux. Cela peut inclure des détails, comme des NDA, des limites budgétaires et des réglementations gouvernementales, que vous voudrez que les soumissionnaires signent ou auxquelles ils doivent se conformer.

Il est important d'être transparent sur ces informations afin que les fournisseurs potentiels puissent décider à l'avance si les termes et conditions leur conviennent. Ils peuvent également décider si le projet est quelque chose qu'ils peuvent gérer ou non.

Par exemple, imaginez acheter une flotte d'équipements spécialisés pour hôpital seulement pour découvrir trop tard que le fournisseur n'est pas autorisé à fournir des services de maintenance. 

4. Structurer les critères de sélection

Bien que vos critères de sélection semblent être un détail que vous n'avez pas besoin de partager avec des fournisseurs potentiels, cela peut vous aider à vous assurer que vous recevez uniquement les meilleures et les plus pertinentes propositions. 

En définissant clairement les critères que vous utiliserez pour évaluer et sélectionner les fournisseurs, vous mettez en lumière les éléments qui comptent le plus pour vous, incitant les répondants à affiner leurs réponses sur les résultats critiques. Cela garantit que vous recevez des propositions des bons fournisseurs qui ne vous font pas perdre de temps, tout en rationalisant le processus RFP pour toutes les parties concernées.

De plus, cela facilite la collecte d'informations, la comparaison des propositions et la sélection des meilleurs soumissionnaires.

5. Élaborer le calendrier du projet

En fonction de la complexité de votre projet, vous devrez peut-être créer une section dédiée pour le calendrier de votre projet, fournissant des aperçus clairs concernant les résultats attendus à des jalons spécifiques et la progression générale du projet.

Même si le calendrier de votre projet n'est pas très serré, fournir des attentes en matière de calendrier aidera les fournisseurs à évaluer leurs ressources et leur charge de travail pour déterminer s'ils peuvent terminer ce projet spécifique à temps.

6. Identifier les obstacles potentiels

Si vous prévoyez des obstacles potentiels dans votre projet, il est toujours bon d'inclure cette information dans votre RFP.

Vous voyez, une RFP bien conçue ne montre pas seulement aux fournisseurs potentiels ce que vous essayez d'atteindre. Elle met également en évidence les risques et les obstacles potentiels. De cette façon, les entrepreneurs peuvent prendre un bon départ sur les solutions à ces problèmes, augmentant ainsi les chances de succès.

En outre, être transparent sur les défis potentiels peut également être un excellent moyen de réduire votre liste finale et de choisir le partenaire parfait basé sur les solutions qu'il propose.

7. Fournir des orientations pour la réponse à la RFP

Enfin, vous devriez également donner des conseils clairs aux fournisseurs potentiels sur la façon de répondre, quelles informations supplémentaires inclure et ce qu'ils peuvent laisser de côté.

Ces exigences RFP pourraient inclure :

• Informations de contact : Cela devrait inclure des détails sur qui envoyer les réponses et comment les contacter.
• Délais de soumission : Vous devriez également fixer une date limite pour la soumission de vos propositions et communiquer cela à vos prospects.
• Éléments requis : De plus, mettez en avant les informations essentielles que les fournisseurs doivent inclure dans leurs propositions.

Quelles sont quelques meilleures pratiques pour les RFP ? 

Maintenant que vous connaissez les détails essentiels à inclure lors de l'élaboration de votre RFP, mettons en avant quelques meilleures pratiques pour vous aider à gagner en confiance la prochaine fois que vous émettez des RFP :

Déterminez vos besoins de projet

Votre RFP est essentiellement un document qui présente vos objectifs de projet et comment vous souhaitez les atteindre — ou en d'autres termes, ce dont votre projet a besoin.

Par conséquent, la clé pour créer une RFP complète est d'identifier ce que le succès signifie pour vous. Cela inclut des détails tels que :

• Portée du projet
• Calendrier du projet
• Budget estimé
• Obstacles potentiels
• KPI ou jalons

Identifier les parties prenantes clés

Ensuite, vous devrez identifier et créer une liste des parties prenantes clés de votre projet. Vos parties prenantes sont essentiellement l'équipe qui évaluera les réponses aux RFP, choisira finalement un fournisseur et prendra en charge la garantie de la réussite du projet.

Les parties prenantes se composent généralement d'une équipe de propriétaires de projets, de dirigeants d'entreprise, d'agents d'approvisionnement, de réviseurs financiers et de représentants légaux.

Définir votre processus d'évaluation

Une fois que vous avez choisi votre équipe de parties prenantes et identifié vos besoins de projet, l'étape suivante consiste à définir le processus d'évaluation pour les réponses aux RFP que vous recevrez. Pour garantir l'objectivité, vous devez établir une norme ou une liste de critères en fonction desquels vous éliminerez les options et choisirez votre fournisseur final.

À ce stade, vous devriez également fixer une date limite pour la soumission des réponses (en général deux semaines), un calendrier pour évaluer les réponses, et une date à laquelle vous annoncerez la proposition gagnante.

Choisissez les meilleurs outils de création de RFP 

Enfin, vous devez décider d'un outil pour créer votre RFP. Rappelez-vous, votre logiciel de création de RFP a un impact direct sur la cohérence et la facilité de compréhension de votre RFP. Par conséquent, il est toujours bon de privilégier des fournisseurs de confiance.

Guru peut aider ici.

En combinant la puissance de la création de base de connaissances pilotée par l'IA de Guru et les détails de votre projet, vous pouvez vous assurer que toutes les informations essentielles — de l'historique de votre entreprise aux capacités techniques — sont présentes dans votre RFP.

De plus, notre intégration avec ChatGPT peut aider à rédiger le contenu initial de votre RFP, soutenu par des informations précises et pertinentes stockées dans votre wiki interne de l'organisation alimenté par Guru.

Cela dit, examinons comment évaluer les réponses à votre RFP.

Que devriez-vous rechercher dans une réponse RFP ?

Il y a plusieurs éléments à surveiller lors de l'évaluation des réponses des fournisseurs à votre RFP :

• Une lettre de présentation : La lettre de présentation jointe à une proposition vous donne un aperçu de la pertinence d'un fournisseur et de sa compréhension de votre projet.
• Conformité aux exigences : Assurez-vous que les répondants traitent toutes les exigences de votre RFP, car cela met en évidence leur attention aux détails.
• Coût : Vous devriez également examiner la structure tarifaire du fournisseur pour vous assurer qu'elle est transparente et conforme à votre budget.
• Expérience : Une bonne proposition doit inclure des études de cas et des références qui mettent en évidence la capacité d'un entrepreneur à livrer votre projet.
• Approche technique : Vous devez également rechercher des plans détaillés, y compris des stratégies et des processus, pour atteindre vos objectifs de projet.
• Innovation et valeur ajoutée : Enfin, vous devez privilégier les réponses qui vont au-delà des exigences de base pour offrir des solutions innovantes aux obstacles potentiels et aux défis perçus.

En évaluant ces aspects des réponses RFP que vous obtenez, vous améliorez vos chances de choisir un fournisseur qui s'aligne sur les objectifs de votre projet et garantit un partenariat productif.

Top 5 Exemples de RFP Pour Vous Inspirer

Les RFP sont devenues un élément essentiel dans le monde des affaires d'aujourd'hui, quelle que soit la niche ou l'industrie. Après tout, ce sont l'un des moyens les plus efficaces de collaborer avec les meilleurs fournisseurs tiers dans leurs domaines respectifs.

Voici quelques exemples concrets :

1. RFP Marketing 

Dans cette RFP, le Children's Defense Fund, une organisation à but non lucratif, abandonne le ton strict et très formel que de nombreuses entreprises utilisent en faveur d'un ton plus facile à comprendre et conversationnel. Cela a efficacement communiqué aux fournisseurs potentiels le genre d'organisation qu'ils étaient et a mis en avant la stratégie de marque qu'ils souhaitaient.

2. RFP Technologie

Les entreprises technologiques ne sont pas laissées de côté pour tirer parti des RFP. Puisqu'elles traitent beaucoup de données sensibles, l'Association nationale des agences d'emploi des États a souhaité une évaluation des risques de leurs systèmes d'information. Ainsi, ils ont publié un RFP. Dans celui-ci, ils ont détaillé la portée de leurs besoins et les livrables attendus tout en mettant en lumière la nécessité de non-divulgation.

3. RFP opérations commerciales

Cette RFP émise par l'université de New Jersey City (NJCU) est née d'un besoin de comprendre leur impact global basé sur leurs données. Le RFP guide les fournisseurs potentiels à travers les objectifs souhaités par l'université tout en mettant en avant une politique de diversité des fournisseurs. Il pose également plusieurs questions prioritaires auxquelles l'université souhaite que les répondants répondent.

4. RFP Financier

Les demandes de propositions sont également populaires dans le secteur financier. Sans surprise, elles contiennent généralement beaucoup d'informations détaillées. Dans cette RFP que le bureau du Trésor de l'État du Delaware a émise pour un gestionnaire de dotation, vous trouverez des qualifications et des instructions de soumission complètes. Elle comprend également des tableaux que les répondants doivent remplir, indiquant les actifs qu'ils ont gérés et les chiffres de leur clientèle.

5. RFP Santé

Le CNY Care Collaborative souhaitait des services de support pour leurs dossiers médicaux électroniques, donc ils ont lancé un RFP. Il incluait des directives détaillées et complètes pour les répondants, y compris de nombreuses questions sur le passé et l'expérience du fournisseur.

À vous de jouer !

Les RFP ont résisté à l'épreuve du temps en tant qu'outil fondamental pour aider les entreprises à prendre des décisions éclairées lors de la sélection des fournisseurs et partenaires. Mais ce n'est même pas la meilleure partie.

Grâce à l'évolution des solutions techniques, les entreprises peuvent maintenant profiter d'un processus plus fluide et efficace pour créer des RFP et évaluer les réponses.

Avec Guru, vous pouvez améliorer votre processus de création de RFP en intégrant notre système basé sur l'IA avec les informations de votre entreprise, au lieu de tâches répétitives et de la saisie de données. Notre solution peut alors vous aider à créer des projets de documents initiaux tout en veillant à ce que l'information reste précise et pertinente.

Réservez une démo aujourd'hui et laissez-nous vous montrer l'avenir de la création de RFP.