Wawasan komprehensif tentang apa itu Permintaan Proposal (atau RFP). Ketahui cara membuat RFP yang efektif, mengapa cara ini berhasil, dan berbagai keuntungan yang ditawarkannya kepada pemilik bisnis.

‍

Pada suatu titik, setiap organisasi akan membutuhkan kolaborasi dengan perusahaan lain — baik mereka memerlukan bantuan untuk proyek yang lebih kompleks atau hanya sekadar outsourcing. 

Tapi bagaimana Anda memastikan memilih perusahaan yang tepat untuk bekerja sama? 

RFP adalah salah satu alat tertua dan paling efektif yang ada! 

Dengan RFP, bisnis dapat menyaring informasi yang tidak relevan dan memilih opsi terbaik untuk mencapai tujuan mereka. Tapi apa sebenarnya konsep ini dan bagaimana cara kerjanya?

Teruslah membaca saat kami menjelajahi konsep RFP, manfaatnya, dan banyak lagi.

Apa itu Permintaan Proposal (RFP)?

RFP mengacu pada dokumen formal, biasanya berupa kuesioner, yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada vendor yang berpotensi yang menawarkan layanan atau produk yang dicari perusahaan untuk dibeli. 

Sebagai pemilik bisnis, RFP membantu Anda menciptakan proses penawaran yang lancar dengan mengumpulkan data yang terstandarisasi dan terorganisir dari berbagai vendor untuk perbandingan, sehingga membantu Anda membuat keputusan yang tepat tentang vendor yang paling memenuhi syarat untuk proyek Anda tanpa mengambil risiko yang tidak perlu.

Selama bertahun-tahun, RFP telah memainkan peran penting dalam membantu bisnis di berbagai industri mencapai target mereka sambil meminimalkan risiko dan biaya. Di beberapa kalangan, banyak yang menyebut proses ini sebagai pengadaan strategis. 

Alasannya sederhana — dokumen RFP membantu Anda menyoroti kekuatan dan kelemahan penyedia potensial, sehingga membantu Anda untuk membuat keputusan kemitraan yang lebih akurat.

Apa perbedaan antara RFP dan RFQ?

Di satu sisi, RFP digunakan ketika organisasi menginginkan tawaran terperinci dari pihak lain mengenai pendekatan mereka dalam memberikan layanan terkait atau menangani proyek kompleks. Dengan kata lain, RFP fokus pada menjelajahi pengalaman, kemampuan teknis, dan strategi.

Di sisi lain, RFQ (singkatan dari 'Request for Quote') masuk dalam permainan ketika organisasi sudah tahu apa yang mereka inginkan dan bagaimana mereka berencana untuk mencapainya, tetapi ingin tahu berapa biayanya. Vendor yang merespons RFQ biasanya hanya menyertakan informasi harga dan ketentuan pengiriman (jika relevan). 

Apa perbedaan antara RFP dan RFI?

Konsep serupa lainnya yang mudah membingungkan dengan RFP adalah RFI (atau Permintaan Informasi).

Biasanya, RFI datang sebelum RFP. Organisasi menggunakan RFI untuk mengumpulkan informasi umum tentang vendor potensial dan produk atau layanan mereka sebelum mengeluarkan RFP kepada perusahaan yang ada dalam daftar pendek mereka.

Dengan kata lain, dokumen RFI berusaha untuk memahami kemampuan penyedia tanpa berkomitmen pada keputusan keterlibatan. 

Dengan itu, mari kita periksa manfaat RFP dalam bisnis.

Apa Manfaat Menggunakan RFP?

Memanfaatkan RFP adalah cara yang baik untuk meningkatkan tingkat keberhasilan organisasi Anda dalam kemitraan dengan vendor. Sebagai contoh, statistik menunjukkan bahwa 33% dari pendapatan penjualan perusahaan dihasilkan melalui kesepakatan yang dimulai oleh RFP.

Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penggunaan RFP:

• Perhitungkan pertimbangan kompleks: Umumnya selalu ada beberapa faktor kompleks yang perlu dipertimbangkan ketika melaksanakan proyek atau pembelian bernilai tinggi. Dengan mengeluarkan RFP kepada vendor potensial, Anda dapat mempertimbangkan semua elemen penting ini dalam proses seleksi. Kemudian, Anda dapat membandingkan vendor mana yang memenuhi prioritas Anda — apakah untuk kemampuan teknis, kompetensi keamanan, atau tingkat pengalaman — dan seberapa besar. Bagian terbaiknya adalah RFP membantu Anda mengompilasi semua detail ini ke dalam satu dokumen.
• Akses solusi yang sudah diverifikasi: Keuntungan lain dari RFP adalah bahwa ia memberikan Anda wawasan waktu nyata tentang rencana tindakan masing-masing vendor, bukan hanya informasi di situs web mereka. Karena penyedia layanan harus mengajukan tawaran formal, mereka biasanya meluangkan waktu untuk merinci solusi praktis untuk masalah spesifik yang ingin Anda selesaikan — bukan hanya tawaran copy/paste yang umum.
• Hapus bias: Bagi banyak lembaga pemerintah, mengeluarkan RFP adalah suatu keharusan karena itu menyajikan dokumen yang transparan dan dapat diaudit mengenai pengambilan keputusan. Sebagai bisnis swasta, RFP juga akan membantu Anda tetap objektif dan menghilangkan bias. Karena Anda akan mendapatkan data yang terstandarisasi dari pemasok potensial, membuat keputusan objektif tentang kandidat ideal Anda menjadi lebih mudah.
• Ruang lingkup vendor yang lebih luas: Keuntungan lain dari mengeluarkan RFP adalah bahwa ini memungkinkan Anda untuk melampaui jaringan penyedia yang ada, yang berpotensi mengekspos Anda pada vendor yang lebih baik dan lebih efisien. Meskipun tetap berada dalam jaringan Anda terasa nyaman, Anda mungkin kehilangan peningkatan dalam hasil yang Anda dapatkan.
• Harga bersaing: Dokumen RFP biasanya dikaitkan dengan proyek-proyek bernilai tinggi. Akibatnya, bermitra dengan perusahaan yang tepat sangat penting untuk menjaga biaya Anda tetap serendah mungkin sambil mendapatkan nilai yang sangat baik untuk uang Anda. Karena vendor tahu bahwa sistem RFP bersifat kompetitif, mereka lebih mungkin untuk menawarkan tawaran terbaik mereka dalam hal strategi, proses, dan biaya terkait.
• Hemat waktu: Akhirnya, menerbitkan RFP dapat membantu Anda menghemat waktu berharga yang seharusnya Anda habiskan untuk mencari vendor dan kemudian menghubungi mereka. Sebaliknya, RFP menempatkan Anda sebagai hadiah, memungkinkan vendor datang kepada Anda. 

Jadi, bagaimana Anda membuat RFP yang secara efektif mengkomunikasikan kebutuhan Anda sambil memastikan Anda mendapatkan informasi yang relevan dari vendor potensial?

Apa Langkah-Langkah yang Terlibat dalam Membuat RFP?

Berikut adalah panduan langkah-demi-langkah yang terperinci untuk membantu Anda membuat RFP yang berfungsi:

1. Sertakan informasi perusahaan yang relevan

Hal pertama yang ingin Anda sertakan dalam RFP Anda adalah informasi yang terperinci dan relevan tentang perusahaan Anda untuk memberikan konteks bagi vendor potensial. Dengan cara ini, calon dapat mendapatkan pemahaman yang mendalam tentang latar belakang perusahaan Anda dan menyajikan solusi yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda.

Selain itu, Anda dapat meminta informasi tentang latar belakang kontraktor, lokasi, pemangku kepentingan, dan pengalaman dengan proyek yang serupa dengan yang Anda usulkan.

Anda harus mencatat bahwa meskipun kinerja sebelumnya tidak selalu berarti kesuksesan di masa depan, itu menunjukkan kemungkinan lebih tinggi untuk pengiriman yang memuaskan.

2. Gambarkan tujuan proyek

Selanjutnya, Anda ingin memastikan bahwa Anda merinci gambaran proyek dengan jelas. Penting untuk membuat ringkasan eksekutif ini sejelas mungkin agar kontraktor yang merespons RFP memahami apa arti keberhasilan proyek Anda dan apa saja hasil yang harus mereka capai.
Berikut ini adalah beberapa rincian yang harus dimiliki tujuan proyek Anda:

• Kasus bisnis: Ini mencakup gambaran lengkap tentang proyek Anda, tujuannya, dan target yang telah Anda tetapkan.
• Garis waktu: Anda juga harus menyertakan detail tentang garis waktu keseluruhan Anda, termasuk tanggal awal dan akhir yang spesifik.
• Tonggak: Tonggak adalah titik pemeriksaan yang membantu Anda mengidentifikasi seberapa banyak pekerjaan yang telah ditangani pada titik tertentu di garis waktu proyek Anda.
• Anggaran: Meskipun anggaran yang tepat mungkin tidak dapat dicapai, memberikan rentang yang spesifik dapat membantu membimbing rencana dan strategi vendor yang mengajukan respons.
• Hasil yang diharapkan: Anda juga harus merinci dengan jelas hasil nyata yang Anda harapkan dalam proyek Anda.

3. Tentukan persyaratan proyek

Komponen kunci lainnya dari dokumen RFP Anda adalah persyaratan proyek dan ruang lingkup pekerjaan Anda. Ini dapat mencakup rincian, seperti NDA, batas anggaran, dan peraturan pemerintah, yang perlu Anda tandatangani atau patuhi oleh para penawar.

Penting untuk menjelaskan informasi ini agar vendor potensial dapat memutuskan terlebih dahulu apakah syarat dan ketentuan ini cocok bagi mereka. Mereka juga dapat memutuskan apakah proyek ini adalah sesuatu yang dapat mereka tangani atau tidak.

Sebagai contoh, bayangkan membeli sekumpulan peralatan rumah sakit khusus hanya untuk mengetahui terlalu terlambat bahwa vendor tidak memiliki lisensi untuk memberikan layanan pemeliharaan yang berkelanjutan. 

4. Bentuk kriteria pemilihan

Meskipun kriteria pemilihan Anda tampak seperti rincian yang tidak perlu Anda bagikan dengan vendor potensial, ini dapat membantu Anda memastikan bahwa Anda hanya mendapatkan tawaran yang terbaik dan paling relevan. 

Dengan mendefinisikan dengan jelas kriteria yang akan Anda gunakan untuk memeriksa dan mengevaluasi vendor, Anda menyoroti elemen-elemen yang paling penting bagi Anda, mendorong responden untuk memperbaiki jawaban mereka tentang hasil yang kritis. Ini memastikan Anda mendapatkan tawaran dari vendor yang tepat yang tidak membuang waktu Anda, sekaligus menyederhanakan proses RFP untuk semua pihak yang terlibat.

Selain itu, ini mempermudah pengumpulan informasi, membandingkan proposal, dan menyusun daftar pendek penawar terbaik.

5. Buat garis waktu proyek

Tergantung pada seberapa kompleks proyek Anda, Anda mungkin perlu membuat bagian khusus untuk garis waktu proyek Anda, memberikan garis besar yang jelas mengenai hasil yang diharapkan pada tonggak tertentu dan perkembangan umum proyek.

Bahkan jika jadwal proyek Anda tidak terlalu ketat, memberikan ekspektasi waktu akan membantu vendor menilai sumber daya dan beban kerja mereka untuk menentukan apakah mereka dapat menyelesaikan proyek spesifik ini tepat waktu.

6. Identifikasi potensi hambatan

Jika Anda memperkirakan adanya hambatan di proyek Anda, selalu merupakan ide yang baik untuk menyertakan informasi ini dalam RFP Anda.

Anda lihat, RFP yang komprehensif tidak hanya menunjukkan dan memberi tahu vendor potensial tentang apa yang ingin Anda capai. Ini juga menyoroti risiko dan hambatan potensial. Dengan cara ini, kontraktor dapat memulai untuk mengbrainstorm solusi untuk masalah ini, sehingga meningkatkan kemungkinan keberhasilan.

Selain itu, menjelaskan tantangan potensial juga bisa menjadi cara yang bagus untuk memangkas daftar pendek Anda di kemudian hari dan memilih mitra yang sempurna berdasarkan solusi yang mereka tawarkan.

7. Berikan panduan respons RFP

Akhirnya, Anda juga harus memberikan panduan yang jelas kepada vendor potensial tentang cara mereka merespons, informasi tambahan apa yang harus disertakan, dan apa yang bisa mereka tinggalkan.

Persyaratan RFP seperti itu bisa termasuk:

• Informasi kontak: Ini harus mencakup detail tentang kepada siapa mengirim respons dan bagaimana menghubungi mereka.
• Batas waktu pengiriman: Anda juga harus menetapkan batas waktu untuk pengajuan proposal Anda dan mengkomunikasikannya kepada prospek Anda.
• Elemen yang diperlukan: Juga, soroti informasi penting yang harus disertakan vendor dalam proposal mereka.

Apa Beberapa Praktik Terbaik RFP? 

Sekarang Anda tahu detail penting yang harus disertakan saat menyusun RFP Anda, mari kita soroti beberapa praktik terbaik untuk membantu Anda lebih percaya diri lain kali Anda mengeluarkan RFP:

Tentukan kebutuhan proyek Anda

RFP Anda pada dasarnya adalah dokumen yang merinci tujuan proyek Anda dan bagaimana Anda ingin mencapainya — atau dengan kata lain, apa yang dibutuhkan proyek Anda.

Oleh karena itu, kunci untuk membuat RFP yang komprehensif adalah mengidentifikasi apa arti keberhasilan bagi Anda. Ini mencakup rincian seperti:

• Ruang lingkup proyek
• Garis waktu proyek
• Anggaran yang diperkirakan
• Potensi hambatan
• KPI atau tonggak

Identifikasi pemangku kepentingan kunci

Selanjutnya, Anda perlu mengidentifikasi dan membuat daftar pemangku kepentingan kunci pada proyek Anda. Pemangku kepentingan Anda pada dasarnya adalah tim yang akan mengevaluasi respons RFP, akhirnya memilih vendor, dan bertanggung jawab untuk memastikan keberhasilan proyek.

Pemangku kepentingan biasanya terdiri dari tim pemilik proyek, eksekutif perusahaan, petugas pengadaan, peninjau keuangan, dan perwakilan hukum.

Tentukan proses evaluasi Anda

Setelah Anda memilih tim pemangku kepentingan dan mengidentifikasi kebutuhan proyek Anda, langkah selanjutnya adalah menentukan proses evaluasi untuk respons RFP yang Anda terima. Untuk memastikan objektivitas, Anda harus menetapkan standar atau daftar kriteria yang akan Anda gunakan untuk mengeliminasi opsi dan memilih vendor akhir Anda.

Selama tahap ini, Anda juga harus menetapkan batas waktu untuk pengumpulan respons (biasanya dua minggu), garis waktu untuk mengevaluasi respons, dan tanggal di mana Anda akan mengumumkan proposal yang menang.

Pilih alat perangkat lunak terbaik untuk membuat RFP 

Akhirnya, Anda ingin memutuskan alat untuk membuat RFP Anda. Ingat, perangkat lunak pembuatan RFP Anda memiliki dampak langsung pada seberapa koheren dan mudah dipahami RFP Anda. Oleh karena itu, selalu merupakan ide yang baik untuk memprioritaskan penyedia yang terpercaya.

Guru dapat membantu di sini.

Dengan menggabungkan kekuatan pembuatan basis pengetahuan berbasis AI dari Guru dan detail proyek Anda, Anda dapat memastikan bahwa semua informasi penting — dari latar belakang perusahaan Anda hingga kemampuan teknis — ada dalam RFP Anda.

Selain itu, integrasi ChatGPT kami dapat membantu merancang konten awal untuk RFP Anda, didukung oleh informasi yang akurat dan relevan yang disimpan di wiki internal organisasi Anda yang didukung oleh Guru.

Dengan demikian, mari kita periksa cara mengevaluasi respons terhadap RFP Anda.

Apa yang Harus Anda Cari dalam Tanggapan RFP?

Ada beberapa elemen yang perlu diperhatikan saat mengevaluasi tanggapan vendor terhadap RFP Anda:

• Surat pengantar: Surat pengantar yang dilampirkan pada proposal memberi Anda wawasan tentang seberapa relevan seorang vendor dan seberapa banyak mereka memahami proyek Anda.
• Kepatuhan terhadap persyaratan: Pastikan para responden menjawab semua persyaratan dalam RFP Anda karena ini menyoroti perhatian mereka terhadap detail.
• Biaya: Anda juga harus meninjau struktur harga vendor untuk memastikan transparansinya dan kesesuaiannya dengan anggaran Anda.
• Pengalaman: Proposal yang baik harus mencakup studi kasus dan referensi yang menyoroti kemampuan kontraktor untuk menyelesaikan proyek Anda.
• Pendekatan teknis: Anda juga harus memperhatikan rencana yang detail, termasuk strategi dan proses, untuk mencapai tujuan proyek Anda.
• Inovasi dan nilai tambah: Akhirnya, Anda harus memprioritaskan tanggapan yang melampaui persyaratan dasar untuk menawarkan solusi inovatif terhadap hambatan potensial dan tantangan yang dirasakan.

Dengan mengevaluasi aspek-aspek ini dari tanggapan RFP yang Anda dapatkan, Anda meningkatkan peluang untuk memilih vendor yang sejalan dengan tujuan proyek Anda dan menjamin kemitraan yang produktif.

5 Contoh RFP Teratas untuk Menginspirasi Anda

RFP telah menjadi bagian penting dalam dunia bisnis saat ini, terlepas dari ceruk atau industri. Bagaimanapun, mereka adalah salah satu cara paling efektif untuk berkolaborasi dengan vendor pihak ketiga terkemuka di bidang mereka masing-masing.

Berikut adalah beberapa contoh dunia nyata:

1. RFP Pemasaran 

Dalam RFP ini, Dana Perlindungan Anak, sebuah organisasi nirlaba, meninggalkan nada yang kaku dan sangat formal yang digunakan banyak perusahaan demi aliran yang lebih mudah dipahami dan conversational. Ini secara efektif mengkomunikasikan kepada calon vendor jenis organisasi yang mereka miliki dan menampilkan strategi merek yang mereka inginkan.

2. RFP Teknologi

Perusahaan teknologi juga tidak ketinggalan dalam memanfaatkan RFP. Karena mereka menangani banyak data sensitif, Asosiasi Nasional Agen Tenaga Kerja ingin melakukan penilaian risiko terhadap sistem informasi mereka. Jadi, mereka menerbitkan RFP. Di dalamnya, mereka menjelaskan ruang lingkup kebutuhan mereka dan pengiriman yang diharapkan sambil menyoroti kebutuhan akan kerahasiaan.

3. RFP Operasi Bisnis

RFP ini yang diterbitkan oleh Universitas Kota New Jersey (NJCU) lahir dari kebutuhan untuk memahami dampak keseluruhan mereka berdasarkan data mereka. RFP ini membimbing calon vendor melalui tujuan yang diinginkan universitas sambil menyoroti kebijakan keragaman pemasok. Ini juga mengajukan beberapa pertanyaan prioritas yang ingin dijawab oleh responden.

4. RFP Keuangan

Permintaan Proposal juga populer di bidang keuangan. Tidak mengherankan, mereka biasanya berisi banyak informasi terperinci. Dalam RFP ini yang diterbitkan oleh Kantor Bendahara Negara Delaware untuk manajer endowment, Anda akan menemukan kualifikasi dan instruksi pengiriman yang ekstensif. Ini juga mencakup tabel yang perlu diisi oleh responden, yang menunjukkan aset yang telah mereka kelola dan jumlah basis klien.

5. RFP Perawatan Kesehatan

Kolaborasi CNY Care ingin layanan dukungan untuk catatan medis elektronik mereka, jadi mereka mengeluarkan RFP. Ini mencakup pedoman yang detail dan komprehensif untuk responden, termasuk pertanyaan yang luas tentang latar belakang dan pengalaman vendor.

Kini Terserah Anda!

RFP telah melalui ujian waktu sebagai alat fundamental untuk membantu bisnis membuat keputusan yang tepat saat memilih vendor dan mitra. Tapi itu bahkan bukan bagian terbaik.

Berkat evolusi solusi teknologi, bisnis sekarang dapat menikmati proses yang lebih lancar dan efektif dalam membuat RFP dan mengevaluasi tanggapan.

Dengan Guru, Anda dapat meningkatkan proses pembuatan RFP Anda dari tugas berulang dan entri data dengan mengintegrasikan sistem berbasis pengetahuan bertenaga AI kami dengan informasi perusahaan Anda. Solusi kami kemudian dapat membantu Anda membuat draf dokumen awal sambil memastikan informasi tetap akurat dan relevan.

Pesan demo hari ini dan biarkan kami menunjukkan kepada Anda masa depan pembuatan RFP.