Una visión completa de lo que es una solicitud de propuesta (o RFP). Descubra cómo crear una RFP eficaz, por qué funciona y las numerosas ventajas que ofrece a los propietarios de empresas.

‍

En algún momento, cada organización tendrá que colaborar con otra empresa, ya sea que necesite ayuda en un proyecto más complejo o simplemente subcontratar.

Pero, ¿cómo se asegura de elegir la empresa adecuada con la que trabajar?

¡La RFP es una de las herramientas más antiguas y eficaces del libro!

Con una solicitud de propuesta, las empresas pueden evitar el ruido y elegir la mejor opción para lograr sus objetivos. Pero, ¿en qué consiste este concepto y cómo funciona?

Siga leyendo mientras exploramos el concepto de las RFP, sus beneficios y más.

¿Qué es una solicitud de propuesta (RFP)?

Una RFP se refiere a un documento formal, generalmente en forma de cuestionario, que una empresa emite a los posibles proveedores que ofrecen un servicio o producto que la empresa desea comprar.

Como propietario de una empresa, las solicitudes de propuestas lo ayudan a crear un proceso de licitación fluido al recopilar datos estandarizados y organizados de varios proveedores para compararlos, lo que le ayuda a tomar una decisión informada sobre el proveedor ideal para su proyecto sin correr riesgos innecesarios.

A lo largo de los años, las solicitudes de propuestas han desempeñado un papel crucial para ayudar a las empresas de diversos sectores a alcanzar sus objetivos y, al mismo tiempo, minimizar los riesgos y los costos. En algunos círculos, muchos se refieren a este proceso como abastecimiento estratégico.

La razón es simple: un documento de solicitud de propuestas lo ayuda a resaltar las fortalezas y debilidades de los posibles proveedores, lo que le ayuda a tomar una decisión de asociación más precisa.

¿Cuál es la diferencia entre una RFP y una RFQ?

Por un lado, la RFP se usa cuando las organizaciones desean presentaciones detalladas de otras partes con respecto a su enfoque para proporcionar servicios relacionados o gestionar proyectos complejos. En otras palabras, las solicitudes de propuestas se centran en explorar la experiencia, las capacidades técnicas y la estrategia.

Por otro lado, la RFQ (abreviatura de «Solicitud de cotización») entra en juego cuando la organización ya sabe lo que quiere y cómo planea lograrlo, pero quiere saber cuánto costará. Los proveedores que responden a una solicitud de presupuesto por lo general solo incluyen información sobre los precios y las condiciones de entrega (si procede).

¿Cuál es la diferencia entre una RFP y una RFI?

Otro concepto similar que es fácil de confundir con la RFP es la RFI (o solicitud de información).

Por lo general, una RFI precede a una RFP. Las organizaciones utilizan las RFP para recopilar información general sobre los posibles proveedores y sus productos o servicios antes de enviar las RFP a las empresas que están preseleccionadas.

En otras palabras, un documento de RFI busca comprender las capacidades de un proveedor sin comprometerse a tomar una decisión de contratación.

Dicho esto, examinemos los beneficios de las RFP en las empresas.

¿Cuáles son los beneficios de usar las RFP?

Aprovechar las RFP es una excelente manera de mejorar las tasas de éxito de su organización mediante asociaciones con proveedores. Por ejemplo, las estadísticas muestran que 33% de los ingresos por ventas de la empresa se genera a través de acuerdos iniciados por RFP.

Estas son algunas de las principales ventajas del uso de las RFP:

• Tenga en cuenta las consideraciones complejas: Por lo general, siempre hay varios factores complejos a tener en cuenta al emprender un proyecto o una compra de alto valor. Al enviar una RFP a los posibles proveedores, puedes tener en cuenta todos estos elementos esenciales en el proceso de selección. Luego, puede comparar qué proveedor cumple con sus requisitos prioritarios (ya sea en cuanto a capacidades técnicas, competencia en seguridad o niveles de experiencia) y en qué medida. La mejor parte es que la RFP le ayuda a recopilar todos estos detalles en un solo documento.
• Acceda a soluciones verificadas: Otra ventaja de la RFP es que le proporciona información en tiempo real sobre los planes de acción de cada proveedor, no solo sobre el contenido de su sitio web. Dado que los proveedores de servicios tienen que presentar una propuesta formal, por lo general se toman el tiempo de esbozar una solución práctica para el problema específico que se está intentando resolver, y no solo una oferta genérica de copiar y pegar.
• Elimine el sesgo: Para muchas agencias gubernamentales, emitir una RFP es reglamentario, ya que presenta un documento transparente y auditable de toma de decisiones. Como empresa privada, una solicitud de propuesta también le ayudará a mantener la objetividad y eliminar los prejuicios. Como obtendrás datos estandarizados de posibles proveedores, es más fácil tomar una decisión objetiva sobre tu candidato ideal.
• Un grupo más amplio de proveedores: Otra ventaja de emitir RFP es que le permite ir más allá de su red actual de proveedores, lo que podría exponerlo a proveedores mejores y más eficientes. Si bien permanecer dentro de su red le resulta cómodo, es posible que se esté perdiendo la oportunidad de mejorar los productos que recibe.
• Precios competitivos: Los documentos de RFP suelen estar asociados a proyectos de alto valor. Como resultado, asociarse con la empresa adecuada es crucial para mantener los costos lo más bajos posible y, al mismo tiempo, obtener una excelente relación calidad-precio. Como los proveedores saben que el sistema de RFP es competitivo, es más probable que presenten sus mejores ofertas en términos de estrategia, procesos y costos asociados.
• Ahorra tiempo: Por último, publicar una solicitud de propuesta puede ayudarlo a ahorrar un tiempo valioso que, de otro modo, habría dedicado a buscar proveedores y luego a ponerse en contacto con ellos. En cambio, una solicitud de propuesta te posiciona como el premio, lo que permite que los vendedores acudan a ti.

Entonces, ¿cómo se crea una solicitud de propuestas que comunique de manera eficaz sus necesidades y, al mismo tiempo, garantice la obtención de información relevante de los posibles proveedores?

¿Cuáles son los pasos necesarios para crear una RFP?

Esta es una guía detallada paso a paso para ayudarte a crear una RFP que funcione:

1. Incluya información relevante de la empresa

Lo primero que debe incluir en su RFP es información detallada y relevante sobre su empresa para proporcionar un contexto a los posibles proveedores. De esta manera, los candidatos pueden obtener un conocimiento profundo de los antecedentes de su empresa y presentar soluciones que se adapten a sus necesidades.

Además, puede solicitar información sobre los antecedentes, la ubicación, las partes interesadas y la experiencia de un contratista en proyectos similares al que está proponiendo.

Debe tener en cuenta que, si bien el rendimiento anterior no siempre se traduce en un éxito futuro, sí indica mayores posibilidades de una entrega satisfactoria.

2. Describa los objetivos del proyecto

A continuación, debes asegurarte de delinear claramente una descripción general del proyecto. Es importante que este resumen ejecutivo sea lo más claro posible para que los contratistas que respondan a la solicitud de propuestas entiendan qué significa el éxito de su proyecto y cuáles deberían ser sus resultados.
Estos son algunos detalles que deben tener los objetivos de tu proyecto:

• Caso de negocio: Esto incluye una descripción general completa de tu proyecto, su propósito y los objetivos que has establecido.
• Cronología: También debes incluir detalles sobre tus cronogramas generales, incluidas las fechas específicas de inicio y finalización.
• Hitos: Los hitos son puntos de control que te ayudan a identificar cuánto trabajo se ha realizado en puntos específicos del cronograma de tu proyecto.
• Presupuesto: Si bien los presupuestos precisos pueden ser inalcanzables, proporcionar un rango específico puede ayudar a guiar los planes y estrategias de los proveedores que envían respuestas.
• Entregas: También debes describir claramente los resultados tangibles que esperas obtener en el transcurso de tu proyecto.

3. Establecer los requisitos del proyecto

Otro componente clave de sus documentos de RFP son los requisitos del proyecto y el alcance del trabajo. Esto puede incluir detalles, como los acuerdos de confidencialidad, los límites presupuestarios y las normativas gubernamentales, que necesitarás que los licitadores aprueben o cumplan.

Es importante ser sincero con respecto a esta información para que los posibles proveedores puedan decidir por adelantado si los términos y condiciones funcionan para ellos. También pueden decidir si pueden gestionar el proyecto o no.

Por ejemplo, imagine comprar una flota de equipos hospitalarios especializados y descubrir demasiado tarde que el proveedor no tiene licencia para prestar servicios de mantenimiento continuo.

4. Estructurar los criterios de investigación

Si bien tus criterios de selección parecen un detalle que no necesitas compartir con los posibles proveedores, pueden ayudarte a asegurarte de que solo recibes las mejores ofertas y las más relevantes.

Al definir claramente los criterios que utilizarás para examinar y evaluar a los proveedores, destacas los elementos que más te importan, lo que incita a los respondedores a refinar sus respuestas en función de los productos críticos. Esto garantiza que recibas las propuestas de los proveedores adecuados sin hacerte perder el tiempo y, al mismo tiempo, agiliza el proceso de solicitud de propuestas para todas las partes implicadas.

Además, facilita la recopilación de información, la comparación de propuestas y la preselección de los mejores postores.

5. Elabore el cronograma del proyecto

Según la complejidad de tu proyecto, es posible que tengas que crear una sección específica para el cronograma de tu proyecto, que proporcione esquemas claros sobre los entregables esperados en hitos específicos y la progresión general del proyecto.

Incluso si el cronograma de su proyecto no es muy ajustado, proporcionar expectativas de cronograma ayudará a los proveedores a evaluar sus recursos y su carga de trabajo para determinar si pueden completar este proyecto específico a tiempo.

6. Identifique los posibles obstáculos

Si prevé posibles bloqueos en su proyecto, siempre es una buena idea incluir esta información en su RFP.

Verá, una RFP completa no solo muestra y les dice a los posibles proveedores lo que está intentando lograr. También destaca los posibles riesgos y obstáculos. De esta manera, los contratistas pueden empezar con ventaja a la hora de buscar soluciones a estos problemas, mejorando así las posibilidades de éxito.

Además, ser sincero sobre los posibles desafíos también puede ser una excelente manera de recortar sus posibles finalistas y elegir al socio perfecto en función de las soluciones que ofrecen.

7. Proporcione una guía de respuesta a la RFP

Por último, también debe proporcionar una orientación clara a los posibles proveedores sobre cómo responden, qué información adicional deben incluir y qué pueden omitir.

Estos requisitos de RFP podrían incluir:

• Información de contacto: Esto debe incluir detalles sobre a quién enviar las respuestas y cómo comunicarse con ellos.
• Plazos de presentación: También debes establecer una fecha límite para la presentación de propuestas y comunicársela a tus posibles clientes.
• Elementos necesarios: Además, destaque la información esencial que los proveedores deben incluir en sus propuestas.

¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas de RFP?

Ahora que conoce los detalles esenciales que debe incluir al elaborar su RFP, destaquemos algunas de las mejores prácticas que le ayudarán a ganar más confianza la próxima vez que emita RFP:

Determine las necesidades de su proyecto

Su RFP es esencialmente un documento que describe los objetivos de su proyecto y cómo quiere alcanzarlos, o en otras palabras, lo que su proyecto necesita.

Por lo tanto, la clave para crear una solicitud de propuesta completa es identificar qué significa el éxito para usted. Esto incluye detalles como:

• Alcance del proyecto
• Cronograma del proyecto
• Presupuesto estimado
• Posibles obstáculos
• KPI o hitos

Identificar las principales partes interesadas

A continuación, tendrás que identificar y crear una lista de las partes interesadas clave de tu proyecto. Las partes interesadas son básicamente el equipo que evaluará las respuestas a las solicitudes de propuestas y, en última instancia, elegirá un proveedor y se encargará de garantizar el éxito del proyecto.

Las partes interesadas suelen contar con un equipo de propietarios de proyectos, ejecutivos de la empresa, oficiales de adquisiciones, revisores financieros y representantes legales.

Defina su proceso de evaluación

Una vez que haya elegido su equipo de partes interesadas e identificado las necesidades de su proyecto, el siguiente paso es definir el proceso de evaluación de las respuestas a la RFP que reciba. Para garantizar la objetividad, debes establecer un estándar o una lista de criterios mediante los cuales eliminarás las opciones y elegirás al proveedor final.

Durante esta etapa, también debes establecer una fecha límite para la presentación de las respuestas (normalmente dos semanas), un plazo para evaluar las respuestas y una fecha en la que anunciarás la propuesta ganadora.

Elija las mejores herramientas de software de creación de RFP

Por último, debes elegir una herramienta para crear tu RFP. Recuerde que su software de creación de RFP tiene un impacto directo en la coherencia y facilidad de comprensión de su RFP. Por lo tanto, siempre es una buena idea dar prioridad a los proveedores de confianza.

Gurú puede ayudar aquí.

Al combinar el poder de la creación de bases de conocimiento impulsadas por la IA de Guru y los detalles de su proyecto, puede asegurarse de que toda la información vital, desde los antecedentes de su empresa hasta las capacidades técnicas, esté presente en su RFP.

Además, nuestra integración con ChatGPT puede ayudar a redactar el contenido inicial de su solicitud de propuesta, respaldado por información precisa y relevante almacenada en su wiki interna de la organización impulsado por Guru.

Dicho esto, examinemos cómo evaluar las respuestas a su solicitud de propuesta.

¿Qué debe buscar en una respuesta a una solicitud de propuesta?

Hay varios elementos a tener en cuenta al evaluar las respuestas de los proveedores a su solicitud de propuesta:

• Una carta de presentación: La carta de presentación adjunta a la propuesta te da una idea de la relevancia de un proveedor y de lo mucho que entiende tu proyecto.
• Cumplimiento de los requisitos: Asegúrese de que los respondedores cumplan con todos los requisitos de su RFP, ya que esto resalta su atención a los detalles.
• Coste: También debes revisar la estructura de precios del proveedor para asegurarte de que es transparente y se ajusta a tu presupuesto.
• Experiencia: Una buena propuesta debe incluir estudios de casos y referencias que destaquen la capacidad del contratista para cumplir con su proyecto.
• Enfoque técnico: También debes buscar planes detallados, que incluyan estrategias y procesos, para lograr los objetivos de tu proyecto.
• Innovación y valor añadido: Por último, debe priorizar las respuestas que vayan más allá de los requisitos básicos para ofrecer soluciones innovadoras a los posibles obstáculos y desafíos percibidos.

Al evaluar estos aspectos de las respuestas a la RFP que recibe, aumenta las posibilidades de elegir un proveedor que se alinee con los objetivos de su proyecto y garantice una asociación productiva.

Los 5 mejores ejemplos de RFP para inspirarte

Las RFP se han convertido en un elemento básico en el mundo empresarial actual, independientemente del nicho o la industria. Después de todo, son una de las formas más eficaces de colaborar con los principales proveedores externos en sus respectivos campos.

Estos son algunos ejemplos del mundo real:

1. RFP de marketing

En esta RFP, Children's Defense Fund, una organización sin fines de lucro, abandona el tono tenso y muy formal que utilizan muchas empresas en favor de un flujo más conversacional y con el que se pueda relacionar mejor. Esto comunicó eficazmente a los posibles proveedores el tipo de organización que eran y mostró la estrategia de marca que querían.

2. RFP de tecnología

Las empresas de tecnología no se quedan fuera a la hora de aprovechar las RFP. Dado que manejan una gran cantidad de datos confidenciales, la Asociación Nacional de Agencias Laborales Estatales quería evaluar los riesgos de sus sistemas de información. Por lo tanto, ellos publicó una RFP. En él, detallaron el alcance de sus necesidades y los resultados esperados, al tiempo que destacaron la necesidad de no divulgarlos.

3. RFP de operaciones comerciales

Esta RFP emitido por la Universidad de la Ciudad de Nueva Jersey (NJCU) nació de la necesidad de comprender su impacto general en función de sus datos. La RFP explica a los posibles proveedores los objetivos deseados por la universidad y, al mismo tiempo, destaca una política de diversidad de proveedores. También plantea varias preguntas prioritarias que la universidad quiere que respondan los respondedores.

4. RFP financiera

Solicitudes de propuestas también son populares en la escena financiera. Como era de esperar, suelen contener mucha información detallada. En esta solicitud de propuesta que la Oficina del Tesorero del Estado de Delaware emitió para un administrador de fondos patrimoniales, encontrará una amplia gama de requisitos e instrucciones para presentarla. También incluye tablas que los respondedores deben completar, indicando los activos que han administrado y los números de base de clientes.

5. RFP de atención médica

CNY Care Collaborative quería servicios de apoyo para sus registros médicos electrónicos, por lo que publicar una RFP. Incluía directrices detalladas y completas para los socorristas, incluidas consultas exhaustivas sobre los antecedentes y la experiencia del proveedor.

¡A ti!

Las solicitudes de propuestas han resistido el paso del tiempo como una herramienta fundamental para ayudar a las empresas a tomar decisiones informadas a la hora de seleccionar proveedores y socios. Pero esa ni siquiera es la mejor parte.

Gracias a la evolución de las soluciones técnicas, las empresas ahora pueden disfrutar de un proceso más fluido y eficaz para crear solicitudes de propuestas y evaluar las respuestas.

Con Guru, puede mejorar su proceso de creación de solicitudes de propuestas a partir de tareas repetitivas y entrada de datos integrando nuestro sistema basado en el conocimiento basado en inteligencia artificial con la información de su empresa. De este modo, nuestra solución puede ayudarlo a crear los borradores iniciales de los documentos y, al mismo tiempo, garantizar que la información siga siendo precisa y relevante.

Reserve una demostración hoy mismo y deja que te lo enseñemos el futuro de la creación de RFP.