Una visión comprensiva de lo que es una Solicitud de Propuesta (o RFP). Descubre cómo crear una RFP efectiva, por qué funciona y las numerosas ventajas que ofrece a los dueños de negocios.

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En algún momento, cada organización necesitará colaborar con otra empresa — ya sea que necesiten ayuda en un proyecto más complejo o simplemente subcontratar. 

Pero, ¿cómo aseguras que eliges la empresa adecuada con la que trabajar? 

¡La RFP es una de las herramientas más antiguas y efectivas del libro! 

Con una RFP, las empresas pueden filtrar el ruido y seleccionar la mejor opción para alcanzar sus objetivos. ¿Pero de qué se trata este concepto y cómo funciona?

Continúa leyendo mientras exploramos el concepto de RFPs, sus beneficios y más.

¿Qué es una Solicitud de Propuesta (RFP)?

Una RFP se refiere a un documento formal, generalmente en forma de cuestionario, que una empresa emite a proveedores potenciales que ofrecen un servicio o producto que la empresa está buscando comprar. 

Como dueño de un negocio, las RFP te ayudan a crear un proceso de licitación sin problemas al recopilar datos estandarizados y organizados de varios proveedores para comparación, ayudándote a tomar una decisión informada sobre el proveedor idealmente calificado para tu proyecto sin asumir riesgos innecesarios.

A lo largo de los años, las RFP han desempeñado un papel crucial en ayudar a las empresas de diversas industrias a alcanzar sus objetivos mientras minimizan riesgos y costos. En algunos círculos, muchos se refieren a este proceso como abastecimiento estratégico. 

La razón es simple: un documento de RFP te ayuda a resaltar las fortalezas y debilidades de proveedores potenciales, ayudándote a tomar una decisión de asociación más precisa.

¿Cuál es la diferencia entre una RFP y una RFQ?

Por un lado, la RFP se utiliza cuando las organizaciones quieren propuestas detalladas de otras partes con respecto a su enfoque para prestar servicios relacionados o manejar proyectos complejos. En otras palabras, las RFP se centran en explorar la experiencia, las capacidades técnicas y la estrategia.

Por otro lado, la RFQ (abreviatura de ‘Solicitud de Cotización’) entra en juego cuando la organización ya sabe lo que quiere y cómo planea lograrlo, pero quiere saber cuánto costará. Los proveedores que responden a una RFQ generalmente solo incluyen información sobre precios y términos de entrega (si corresponde). 

¿Cuál es la diferencia entre una RFP y una RFI?

Otro concepto similar que es fácil de confundir con la RFP es la RFI (o Solicitud de Información).

Normalmente, una RFI viene antes de una RFP. Las organizaciones utilizan RFI para recopilar información general sobre proveedores potenciales y sus productos o servicios antes de emitir RFP a las empresas que hacen su lista corta.

En otras palabras, un documento de RFI busca entender las capacidades de un proveedor sin comprometerse a una decisión de compromiso. 

Dicho esto, examinemos los beneficios de las RFP en los negocios.

¿Cuáles son los beneficios de usar RFPs?

Aprovechar las RFP es una excelente manera de mejorar las tasas de éxito de tu organización con las asociaciones de proveedores. Por ejemplo, las estadísticas muestran que el 33% de los ingresos por ventas de las empresas se generan a través de acuerdos iniciados por RFPs.

Aquí hay algunos beneficios clave de usar RFPs:

• Considerar consideraciones complejas: Generalmente hay varios factores complejos a considerar al emprender un proyecto o compra de alto valor. Al emitir una RFP a proveedores potenciales, puedes considerar todos estos elementos esenciales en el proceso de selección. Entonces, podrás comparar qué proveedor cumple con tus prioridades — ya sea por habilidades técnicas, competencia de seguridad o niveles de experiencia — y hasta qué punto. Lo mejor es que la RFP te ayuda a compilar todos estos detalles en un solo documento.
• Acceso a soluciones evaluadas: Otra ventaja de la RFP es que te proporciona información en tiempo real sobre los planes accionables de cada proveedor, no solo lo que hay en su sitio web. Dado que los proveedores de servicios tienen que presentar una propuesta formal, generalmente se toman el tiempo para delinear una solución práctica al problema específico que intentas resolver, no solo una oferta genérica copiada y pegada.
• Eliminar sesgos: Para muchas agencias gubernamentales, emitir una RFP es regulatorio ya que presenta un documento de decisión transparente y auditable. Como negocio privado, una RFP también te ayudará a mantenerte objetivo y eliminar sesgos. Dado que recibirás datos estandarizados de proveedores potenciales, tomar una decisión objetiva sobre tu candidato ideal se vuelve más fácil.
• Mayor grupo de proveedores: Otra ventaja de emitir RFPs es que te permite ir más allá de tu red actual de proveedores, exponiéndote potencialmente a proveedores mejores y más eficientes. Mientras que permanecer dentro de tu red se siente cómodo, puedes estar perdiéndote la mejora en los entregables que recibes.
• Precios competitivos: Los documentos de RFP generalmente están asociados con proyectos de alto valor. Como resultado, asociarte con la empresa adecuada es crucial para mantener tus costos lo más bajos posible mientras obtienes un excelente valor por tu dinero. Dado que los proveedores saben que el sistema de RFP es competitivo, es más probable que presenten sus mejores ofertas en términos de estrategia, procesos y costos asociados.
• Ahorrar tiempo: Finalmente, publicar una RFP puede ayudarte a ahorrar tiempo valioso que de otro modo habrías pasado buscando proveedores y luego contactándolos. En cambio, una RFP te posiciona como el premio, permitiendo a los proveedores venir a ti. 

Entonces, ¿cómo creas una RFP que comunique efectivamente tus necesidades mientras aseguras que obtienes información relevante de proveedores potenciales?

¿Cuáles son los pasos involucrados en la creación de una RFP?

Aquí tienes una guía detallada paso a paso para ayudarte a crear una RFP que funcione:

1. Incluye información relevante de la empresa

Lo primero que deseas incluir en tu RFP es información detallada y relevante sobre tu empresa para proporcionar contexto a los proveedores potenciales. De esta manera, los candidatos pueden obtener una comprensión profunda del trasfondo de tu empresa y presentar soluciones que se adapten a tus necesidades.

Además, puedes solicitar información sobre el trasfondo de un contratista, ubicación, partes interesadas y experiencia con proyectos similares al que estás proponiendo.

Debes tener presente que, si bien el desempeño previo no siempre se traduce en éxito futuro, sí indica mayores posibilidades de entrega satisfactoria.

2. Esboza los objetivos del proyecto

A continuación, deseas asegurarte de que esbozas claramente una visión general del proyecto. Es importante que este resumen ejecutivo sea lo más claro posible para que los contratistas que responden a la RFP entiendan qué significa el éxito en tu proyecto y cuáles deben ser sus entregables.
Aquí hay algunos detalles que deberían tener los objetivos de tu proyecto:

• Caso empresarial: Esto incluye una visión completa de tu proyecto, su propósito y los objetivos que has establecido.
• Cronograma: También debes incluir detalles sobre tus cronogramas generales, incluidos los plazos específicos de inicio y finalización.
• Hitos: Los hitos son puntos de control que te ayudan a identificar cuánto trabajo se ha cubierto en puntos específicos de tu cronograma del proyecto.
• Presupuesto: Si bien los presupuestos precisos pueden ser inalcanzables, proporcionar un rango específico puede ayudar a guiar los planes y estrategias de los proveedores que presentan respuestas.
• Entregables: También debes delinear claramente los resultados tangibles que esperas durante el desarrollo de tu proyecto.

3. Establecer requisitos del proyecto

Otro componente clave de tus documentos de RFP son tus requisitos del proyecto y el alcance del trabajo. Esto puede incluir detalles, como NDAs, límites de presupuesto y regulaciones gubernamentales, que necesitarás que los licitantes firmen o cumplan.

Es importante ser claro acerca de esta información para que los proveedores potenciales puedan decidir de antemano si los términos y condiciones funcionan para ellos. También pueden decidir si el proyecto es uno que pueden manejar o no.

Por ejemplo, imagina comprar una flota de equipo hospitalario especializado solo para descubrir demasiado tarde que el proveedor no está autorizado para proporcionar servicios de mantenimiento continuo. 

4. Estructurar criterios de evaluación

Si bien tus criterios de selección parecen un detalle que no necesitas compartir con proveedores potenciales, pueden ayudarte a asegurar que solo obtienes las mejores y más relevantes ofertas. 

Al definir claramente los criterios que usarás para examinar y evaluar a los proveedores, destacas los elementos que más te importan, lo que lleva a los que respondan a refinar sus respuestas sobre entregables críticos. Esto asegura que obtienes propuestas de los proveedores correctos que no desperdician tu tiempo, mientras también simplificas el proceso de RFP para todas las partes involucradas.

Además, facilita la recopilación de información, comparación de propuestas y reducción de los mejores licitadores.

5. Dibuja el cronograma del proyecto

Dependiendo de cuán complejo sea tu proyecto, es posible que necesites crear una sección dedicada para tu cronograma del proyecto, proporcionando pautas claras sobre los entregables esperados en hitos específicos y el progreso general del proyecto.

Incluso si el cronograma de tu proyecto no es muy ajustado, proporcionar expectativas de tiempo ayudará a los proveedores a evaluar sus recursos y carga de trabajo para determinar si pueden completar este proyecto específico a tiempo.

6. Identifica posibles obstáculos

Si prevés posibles bloqueos en tu proyecto, siempre es una buena idea incluir esta información en tu RFP.

Ves, una RFP bien estructurada no solo muestra y cuenta a los proveedores potenciales lo que intentas lograr. También resalta los riesgos y obstáculos potenciales. De esta manera, los contratistas pueden iniciar el proceso de generación de soluciones a estos problemas, mejorando así las probabilidades de éxito.

Además, ser claro sobre los desafíos potenciales puede ser una excelente manera de reducir tu lista final y elegir al socio perfecto en función de las soluciones que ofrecen.

7. Proporciona orientación sobre la respuesta a la RFP

Finalmente, también debes proporcionar orientación clara a los proveedores potenciales sobre cómo deben responder, qué información adicional incluir y qué pueden omitir.

Estos requisitos de RFP podrían incluir:

• Información de contacto: Esto debería incluir detalles sobre a quién enviar las respuestas y cómo contactarlo.
• Fechas límite de presentación: También debes establecer una fecha límite para la presentación de propuestas y comunicar esto con tus prospectos.
• Elementos requeridos: Además, destaca la información esencial que los proveedores deben incluir en sus propuestas.

¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas para RFPs? 

Ahora que conoces los detalles esenciales que incluir cuando redactas tu RFP, señalemos algunas mejores prácticas para ayudarte a tener más confianza la próxima vez que emitas RFPs:

Determina tus necesidades del proyecto

Tu RFP es esencialmente un documento que describe tus objetivos del proyecto y cómo deseas lograrlos — o en otras palabras, lo que necesita tu proyecto.

Por lo tanto, la clave para crear una RFP integral es identificar qué significa el éxito para ti. Esto incluye detalles como:

• Alcance del proyecto
• Cronograma del proyecto
• Presupuesto estimado
• Obstáculos potenciales
• KPIs o hitos

Identifica a las partes interesadas clave

A continuación, deberás identificar y crear una lista de las partes interesadas clave en tu proyecto. Tus partes interesadas son esencialmente el equipo que evaluará las respuestas a la RFP, finalmente elegirá un proveedor y se encargará de asegurar el éxito del proyecto.

Las partes interesadas típicamente cuentan con un equipo de propietarios de proyectos, ejecutivos de la empresa, oficiales de adquisiciones, revisores financieros y representantes legales.

Define tu proceso de evaluación

Una vez que has elegido a tu equipo de partes interesadas e identificado tus necesidades del proyecto, el siguiente paso es definir el proceso de evaluación para las respuestas a la RFP que recibes. Para asegurar la objetividad, debes establecer un estándar o lista de criterios por los cuales eliminarás opciones y elegirás a tu proveedor final.

Durante esta etapa, también debes establecer una fecha límite para la presentación de respuestas (típicamente dos semanas), un cronograma para evaluar las respuestas y una fecha en la que anunciarás la propuesta ganadora.

Elige las mejores herramientas de software para crear RFPs 

Finalmente, deseas decidir sobre una herramienta para crear tu RFP. Recuerda, el software para crear RFPs que elijas tiene un impacto directo en cuán coherente y fácil de entender será tu RFP. Por lo tanto, siempre es una buena idea priorizar proveedores de confianza.

Guru puede ayudar aquí.

Al combinar el poder de la creación de bases de conocimiento impulsadas por IA de Guru y los detalles de tu proyecto, puedes asegurarte de que toda la información vital — desde el trasfondo de tu empresa hasta las capacidades técnicas — esté presente en tu RFP.

Además, nuestra integración con ChatGPT puede ayudar a redactar el contenido inicial para tu RFP, respaldado por información precisa y relevante almacenada en tu wiki interna de la organización alimentada por Guru.

Dicho esto, examinemos cómo evaluar las respuestas a tu RFP.

¿Qué deberías buscar en una respuesta a un RFP?

Hay varios elementos a los que prestar atención al evaluar las respuestas de los proveedores a tu RFP:

• Una carta de presentación: La carta de presentación adjunta a una propuesta te da una idea de cuán relevante es un proveedor y cuánto comprenden tu proyecto.
• Cumplimiento de requisitos: Asegúrate de que los que responden aborden todos los requisitos en tu RFP, ya que esto destaca su atención al detalle.
• Costo: También deberías revisar la estructura de precios del proveedor para asegurarte de que sea transparente y se alinee con tu presupuesto.
• Experiencia: Una buena propuesta debe incluir estudios de caso y referencias que destaquen la capacidad de un contratista para cumplir con tu proyecto.
• Enfoque técnico: También deberías prestar atención a planes detallados, incluidas estrategias y procesos, para alcanzar los objetivos de tu proyecto.
• Innovación y valor añadido: Finalmente, deberías priorizar respuestas que vayan más allá de los requisitos básicos para ofrecer soluciones innovadoras a obstáculos potenciales y desafíos percibidos.

Al evaluar estos aspectos de las respuestas al RFP que recibes, mejoras las posibilidades de elegir un proveedor que se alinee con los objetivos de tu proyecto y garantice una asociación productiva.

Top 5 ejemplos de RFP para inspirarte

Los RFP se han convertido en un elemento básico en el mundo empresarial actual, independientemente del nicho o la industria. Después de todo, son una de las formas más efectivas de colaborar con los mejores proveedores externos en sus respectivos campos.

Aquí hay algunos ejemplos del mundo real:

1. RFP de marketing 

En este RFP, el Fondo de Defensa Infantil, una organización sin fines de lucro, abandona el tono rígido y muy formal que muchas empresas usan a favor de un flujo más relatable y conversacional. Esto comunicó efectivamente a los potenciales proveedores el tipo de organización que eran y mostró la estrategia de marca que deseaban.

2. RFP de tecnología

Las empresas de tecnología no se quedan fuera de la utilización de RFP. Dado que manejan muchos datos sensibles, la Asociación Nacional de Agencias Estatales de Fuerza Laboral quería una evaluación de riesgos de sus sistemas de información. Así que publicaron un RFP. En él, detallarons el alcance de sus necesidades y entregables esperados mientras destacaban la necesidad de no divulgación.

3. RFP de operaciones comerciales

Este RFP emitido por la Universidad de la Ciudad de Nueva Jersey (NJCU) surgió de una necesidad de entender su impacto general basándose en sus datos. El RFP guía a los proveedores potenciales a través de los objetivos deseados por la universidad mientras destaca una política de diversidad de proveedores. También plantea varias preguntas prioritarias que la universidad quiere que los que responden contesten.

4. RFP financiero

Las Solicitudes de Propuestas también son populares en el ámbito financiero. No sorprende que típicamente contengan mucha información detallada. En este RFP que la Oficina del Tesorero del Estado de Delaware emitió para un gestor de dotaciones, encontrarás extensas calificaciones e instrucciones de presentación. También incluye tablas que los que responden deben completar, indicando los activos que han gestionado y los números de la base de clientes.

5. RFP de atención médica

CNY Care Collaborative quería servicios de soporte para sus registros médicos electrónicos, por lo que publicaron un RFP. Incluyó pautas detalladas y comprensibles para los que responden, incluidas investigaciones extensas sobre el antecedentes y experiencia del proveedor.

¡Te toca a ti!

Los RFP han resistido la prueba del tiempo como una herramienta fundamental para ayudar a las empresas a tomar decisiones informadas al seleccionar proveedores y socios. Pero esa no es ni siquiera la mejor parte.

Gracias a la evolución de las soluciones técnicas, las empresas ahora pueden disfrutar de un proceso más fluido y efectivo para crear RFP y evaluar respuestas.

Con Guru, puedes actualizar tu proceso de creación de RFP de tareas repetitivas y entrada de datos integrando nuestro sistema de conocimiento basado en IA con la información de tu empresa. Nuestra solución puede ayudarte a crear borradores de documentos iniciales mientras aseguras que la información se mantenga precisa y relevante.

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