En omfattende guide til hva en RFQ er og hvordan den fungerer. Oppdag fordelene med RFQ-er, hvorfor de fungerer, og hvordan du kan integrere dem i forretningsflyten din.

Som bedriftseier er det svært usannsynlig at du velger den første leverandøren eller entreprenøren som dukker opp på skrivebordet ditt når du trenger en leverandør for et prosjekt. I stedet vil du sammenligne priser og tjenester fra ulike selgere for å sikre at du får best verdi for pengene dine.

Men hvordan samler du de beste tilbudene? Dette er hvor forespørselen om tilbud (RFQ) kommer inn.

I denne artikkelen dykker vi inn i alle de viktige detaljene om RFQ-er, inkludert hva de er, hvordan de fungerer, deres fordeler, og den beste måten å utnytte dem for din virksomhet.

Hva er en RFQ?

En forespørsel om tilbud (eller RFQ) er et formelt dokument som et selskap eller en organisasjon kan utstede når de søker prisoverslag for produkter eller tjenester de trenger. Med andre ord ber RFQ-en leverandører om å sende inn sine prisstrukturer for å oppfylle et spesifikt behov.

Forespørselen om tilbud lar bedrifter få konkurransedyktige anbud fra selgere, noe som forbedrer sjansene for å få topp kvalitet til beste priser. Mange mennesker kaller også denne prosessen invitasjon til anbud (IFB).

Basert på svarene du får fra din RFQ, kan du deretter sammenligne ulike tilbud og velge leverandøren som best samsvarer med dine mål.

Generelt hjelper RFQ-er forretningsinteressenter med å ta mer informerte beslutninger.

RFQ vs RFP: Hva er forskjellen?

Forespørselen om forslag (RFP) er et annet formelt dokument som organisasjoner kan publisere når de ser etter potensielle samarbeidspartnere. Som et resultat er det altfor enkelt å forveksle det med RFQ.

Vi skal rydde opp i det nå. 

Mens RFQ vanligvis fokuserer på kostnad og prising, ber RFP om mer komplekse detaljer som leverandørens erfaringsnivå, tilnærming til løsninger, og annen teknisk informasjon.

Med andre ord, hvis du allerede vet hva du vil ha og bare vil finne ut hvor mye det koster, trenger du kanskje bare å sende ut en RFQ. Men hvis du har mer spesifikke spørsmål om hvordan leverandørenes ekspertise og prosesser, trenger du kanskje også en RFP.

RFQ vs RFI: Hva er forskjellen?

En annen formell publisering som er lik RFQ er RFI (eller forespørsel om informasjon).

RFI er vanligvis det første trinnet i leverandørvalg og lar bedrifter få en generell følelse av hva som er tilgjengelig i markedet. Med en RFI kan organisasjoner få innsikt i leverandørers evner, og deres spesifikke produkter eller tjenester. 

En RFI kan være nødvendig hvis et selskap ser etter spesifikke opplysninger for å avgjøre om de skal gå videre med et prosjekt eller kontrakt. Basert på svarene de får, kan de nå gå videre til RFQ eller RFP. 

RFIs er vanligvis korte og krever ikke mye detalj fra leverandører.

Hvordan fungerer en RFQ?

En RFQ er vanligvis det første trinnet før RFP kommer inn i bildet. Ved å utstede en forespørsel om tilbud kan virksomheter få en omfattende prisoversikt over hvor mye det vil koste å oppnå prosjektmålene.

Men du bør merke deg at RFQ-er vanligvis ikke er offentlig kunngjøringer. I stedet sender organisasjonen RFQ-er kun til leverandører de kjenner eller stoler på, noe som eliminerer behovet for lange anskaffelsesdokumenter. Slik får de bare det antallet bud de forespurte, og sparer tid.

En typisk RFQ-prosess skjer i fire faser:

• Forberedelsesfase: Dette er hvor selskapet sender ut RFQ-er til de ulike selskapene de tror kan oppfylle målene sine
• Behandlingsfase: Selskapet mottar pristilbud og vurderer dem basert på budsjettet sitt og andre kriterier
• Tildelingsfase: Her tildeler selskapet kontraktene til leverandøren med det laveste budet som oppfyller deres kvalifiseringskriterier
• Avslutningsfase: Kontraktoppfylling begynner 

Et annet punkt å merke seg er at en RFQ ikke er en bindende kontrakt.

Siden et gitt selskap vanligvis sender RFQ-er til flere leverandører, er dokumentet ikke bindende før budutvelgelsen skjer. I stedet hjelper RFQ-en med å gjøre det enklere å sammenligne pristilbud og bestemme den ideelle selgeren basert på budsjett og flere andre faktorer. 

Men mens en RFQ kan hjelpe med å redusere tiden som trengs for å velge en produkt- eller tjenesteleverandør, kan det også redusere konkurransen siden selskaper kun ber om pristilbud fra leverandører de kjenner.

Det sagt, la oss undersøke noen flere fordeler med å utnytte RFQ-er.

Hva er fordelene med RFQ-er?

En RFQ tilbyr flere viktige fordeler for bedrifter som ønsker å skaffe varer eller tjenester. Her er fem toppfordeler:

• Reduserer overprising: Siden leverandører vet at de ikke er den eneste leverandøren som svarer på en RFQ, oppfordrer det dem til å legge frem sine beste priser for å forbedre sjansene for å vinne kontrakten. Dette reduserer bratte priser og bidrar til å sikre at du ikke betaler for mye for produktene eller tjenestene du trenger.
• Fremmer informert beslutningsprosess: Responsene du får fra RFQ-ene dine gir deg den verdifulle informasjonen du trenger for å sammenligne de ulike prisene og leveringsbetingelsene fra ulike leverandører. Dette hjelper deg med å ta en informert beslutning om hvilken leverandør du skal velge.
• Hjelper deg med å få best verdi for pengene: Siden forespørselen om tilbudet ditt vanligvis vil inneholde de nøyaktige spesifikasjonene for produktene eller tjenestene du ønsker, vil svarene hjelpe deg med å velge leverandøren som gir deg best verdi. Med andre ord, du får mest mulig til den laveste prisen.
• Strømlinjeformet anskaffelsesprosess: Den strukturerte metoden for RFQ-er gir en standardoperasjonell flyt fra utstedelse av RFQ-en til kontraktoppfylling. Dette bidrar til å gjøre prosessen mer sømløs, da bedrifter raskt kan evaluere svar, ta beslutninger og oppnå prosjektmålene sine.
• Forbedrer ditt bedriftsbilde: Utstedelse av RFQ-er kan også bidra til å forbedre organisasjonens offentlige image, da det viser at du ikke har fordommer. Ved å fjerne gjetningene kan leverandører ta ansvar for å forbedre sjansene for å vinne kontrakten basert på priser og andre detaljer i svarene deres på RFQ-en.

Alt i alt er en RFQ et kraftig verktøy for å hjelpe organisasjoner med å få best verdi for pengene mens de minimerer risikoer i anskaffelsesprosessen.

Hva er de forskjellige typene RFQ-er?

Bedrifter kan dra nytte av fire typer forespørsel om tilbud basert på sine spesifikke behov eller prosjekttype. I de følgende avsnittene undersøker vi hver type og deler innsikt i hvilken som kan være ideell.

Åpne anbud

Åpne bud RFQ-er er den mest transparente typen forespørsel om tilbud. I dette tilfellet kan hver leverandør som mottar en RFQ se svarene fra de andre leverandørene—deres konkurrenter. 

Denne tilnærmingen er designet for å øke konkurranseevnen blant leverandører og lar hver responder justere sitt bud i sanntid basert på konkurransens priser frem til budgjennomføringsdagen.

Fordeler

• Sikrer mer konkurransedyktige bud blant kjøpere
• Resulterer i lavere priser for kjøpere

Ulemper

• Den åpne naturen av budene kan bety at involverte leverandører kan samles for å bli enige om en spesifikk pris

Lukkede anbud

I motsetning til åpne bud sikrer et lukket budsystem at detaljene i leverandørsvarene forblir private helt til alle innleveringer har blitt mottatt og budet stenger. Denne metoden er vanlig i offentlige kontrakter og prosjekter i offentlig sektor, hvor det er avgjørende å sikre at utvelgelsesprosessen forblir rettferdig og upartisk.

Fordeler

• Reduserer risikoen for innflytelse fra konkurrenter
• Fremmer rettferdighet i utvelgelse av leverandører

Ulemper

• Leverandører kan sende inn høyere bud ettersom det er mindre konkurranse
• Kjøpere kan betale mer

Inviterte bud

Det inviterte budsystemet er kanskje det mest brukte systemet for RFQ-er. I dette tilfellet begrenser det anbudsgivende selskapet listen over potensielle leverandører til kun de spesifikke leverandørene de ønsker. Budprosessen kan enten være åpen eller lukket.

De fleste virksomheter bruker inviterte bud når de bare vil forholde seg til kjente, betrodde virksomheter.

Fordeler

• Gjør anskaffelsesprosessen mye raskere og strømlinjeformet
• Kan forbedre resultatet av leverandørutvelgelsen

Ulemper

• Reduserer konkurransen blant leverandører
• Kan føre til høyere kostnader
• Kjøpere kan gå glipp av bedre tilbud

Omvendte auksjoner

Som navnet antyder fungerer et omvendt bud RFQ-system som en auksjon, men med priser som gradvis synker. Leverandører sender vanligvis inn sine laveste bud i et konkurransedyktig miljø som holdes på en nettplattform. 

Etter hvert som auksjonen skrider frem, senker leverandører vanligvis sine prisbud, inntil ingen går lavere. Kontrakten tildeles deretter til den laveste budgiveren.

Fordeler

• Gir innsikt i laveste markedspriser
• Tilbyr en effektiv og rask RFQ-prosess

Ulemper

• Siden prising er hovedfokuset, kan kjøpere overse andre viktige faktorer, som kvalitet, som kan påvirke prosjektresultatet

Når bør selskaper bruke en RFQ?

Ja, RFQ-er kan hjelpe organisasjoner med å strømline anskaffelsesprosessen. Men det er kanskje ikke det ideelle systemet å utnytte i din spesifikke situasjon.

Så her er million-dollar spørsmålet—når bør du bruke en RFQ?

Den primære grunnen til at du bør utstede en forespørsel om tilbud er hvis du bare er interessert i hvor mye det vil koste å oppnå prosjektmålene dine. Men det er flere tilfeller der en RFQ kan være ideell også.

Her er en rask sjekkliste for å hjelpe deg med å bestemme:

• Er pris eller kostnadsfordeling den presserende informasjonen du trenger?
• Vet du nøyaktig hva du vil ha og hvordan du skal oppnå det?
• Har du en liste over kvalifiserte leverandører som kan gi de spesifikke produktene eller tjenestene du trenger?
• Kan du håndtere produktene selv etter at leverandøren leverer?
• Er prising din primære vurderingsfaktor for å velge leverandøren du skal samarbeide med?

Hvis du svarte "Ja" på alle de ovennevnte spørsmålene, er en forespørsel om tilbud sannsynligvis dokumentet du trenger å forberede. Nå, la oss gå gjennom informasjonen som bør være i din RFQ.

Hva bør inkluderes i en RFQ?

Avhengig av bransjen din og prosjektkravene, vil det eksakte innholdet i RFQ-en din variere fra den neste personen. Likevel bør noen avgjørende elementer alltid være til stede i enhver forespørsel om tilbud.

Her er de essensielle elementene som skal inkluderes i RFQ-en din.

Invitasjon til anbud med introduksjon og oppsummering

Den første detaljen RFQ-en din trenger er et kort sammendrag av all nøkkelinformasjonen som vil være i dokumentet som potensielle leverandører trenger å svare på. Noen av disse detaljene inkluderer:

• Produkts spesifikasjoner og kvantitet
• Prosjektleveringsfrist—engangs eller periodisk
• En invitasjon til leverandører om å sende inn sine anbud
• Frist for budinnlevering

Bedriftsoversikt

Deretter vil du gi potensielle leverandører en oversikt over selskapet ditt og kravene til prosjektet ditt. Dette gir respondenter innsikt i dine behov som kjøper og hjelper dem med å klargjøre om prosjektet ditt er ett de kan håndtere.

Forhåndskvalifiseringskrav

En annen viktig informasjon du må inkludere i din RFQ er kriteriene for vurdering og valg av din eventuelle leverandør. Selv om dette kan virke mot sin hensikt, hjelper det deg å eliminere dårlige svar, noe som betyr at du ikke trenger å bruke tid på å sile gjennom overflødige tilbud.

I tillegg kan potensielle leverandører se på forhånd om de er med i konkurransen om å vinne kontrakten eller ikke.

Her er noen spørsmål du kan stille:

• Kan du dele en liste over dine forretningssertifikater og lisenser?
• Kan du dele tidligere kvalitetsrapporter selskapet ditt har fått?
• Har du tidligere kundevurderinger eller referanser du kan dele?
• Kan du levere på dette prosjektet samtidig som du holder deg innen tidsrammen angitt i denne RFQen?

Prosjektspesifikasjoner

I denne seksjonen gir du potensielle leverandører detaljerte opplysninger om prosjektet, inkludert funksjoner og spesifikasjoner for produktene eller tjenestene du trenger.  Du bør også inkludere detaljer som leveringstid og vilkår.

Her er noen detaljer å inkludere:

• Produksjonsspesifikasjoner—størrelse, kvalitet, kvantitet, osv.
• Leveringsdatoer
• Prosjektvilkår og betingelser—garanti, kontraktslengde, fornyelsesalternativer (hvis relevant).

Priser-tabell

En prisliste er et designelement med innebygde formler som beregner total kostnad når variabler som enhetspriser og produktkvantitet legges inn.

Avhengig av hvor kompleks prosjektet ditt er, kan det være en god idé å inkludere en prisliste for å veilede leverandørene og hvordan de bør svare. Dette kan også hjelpe med å gjøre prosessen for vurdering av priser mer sømløs, og du har opprettet en standardmal for svar.

Her er noen detaljer som bør være med i malen for prisliste:

• Pris per enhet
• Produktvekt per enhet
• Fraktkostnad per enhet 
• Totalt antall enheter

Tidslinje

Det er også avgjørende at du tydelig angir tidslinjen for prosjektet ditt for å sikre at leverandøren du til slutt velger, er klar over forventningene dine. Dette kan bidra til å forhindre friksjon, frustrasjon og potensielt kostbare anskaffelsessykluser. Generelt er den gjennomsnittlige tidslinjen de fleste virksomheter inkluderer i sin RFQ rundt åtte uker.

La oss nå utforske stadiene i RFQ-prosessen.

Hva er de tre stadiene i RFQ-prosessen?

Å forstå de viktige elementene som skal inkluderes i din RFQ er nøkkelen til å sikre suksess for hele prosessen. Denne forberedelsesfasen er imidlertid bare en av tre. Fortsett å lese mens vi deler innsikt i de tre stadiene i RFQ-prosessen:

1. Forberedelsesfase

Forberedelsesfasen refererer til alle aktivitetene involvert i å lage en omfattende RFQ som kommuniserer dine behov og mål til potensielle leverandører.

Det første du må gjøre, er å samle all relevant informasjon om organisasjonen din som du skal inkludere i forespørselen din om tilbud.

Guru kan hjelpe her.  

Med Gurus AI-drevne wiki kan du hente informasjon fra enhver kilde innenfor selskapets database og økosystem—from internett-sider til tredjepartsapplikasjoner som du bruker—og sikre sømløs informasjonsinnhenting. 

I tillegg kan du også dra nytte av Gurus private ChatGPT-modell med semantiske evner for å gi relevant informasjon inkludert i din RFQ basert på innspillene du gir den. Dette betyr at du kan redusere tiden som er nødvendig for å lage forespørselen din om tilbud betydelig, samtidig som du sikrer at informasjonen er nøyaktig og relevant. 

Etter å ha samlet detaljert informasjon om organisasjonen din, kan du fortsette med:

• Identifisere og inkludere dine spesifikke prosjektkrav. Sørg for at du holder relevante interessenter informert for å sikre at du har en nøyaktig fremstilling av forretningsbehovene dine.
• Opprett listen din over potensielle leverandører. Dette er også et godt sted å bestemme om du vil sende forespørselen din om tilbud til en mindre gruppe leverandører du allerede kjenner, eller om du ønsker å prøve en større gruppe alternativer.
• Utarbeid RFQ-en. Til slutt kan du lage forespørselen din om tilbud, enten fra bunnen av eller basert på en mal.

2. Ledelsesfase

Ledelsesfasen involverer alle aktiviteter fra når RFQ-en sendes til potensielle leverandører, til når svarene blir mottatt og vurdert. 

Selskaper sender vanligvis RFQs til tre til åtte leverandører for å sikre en konkurransedyktig, men optimalisert anbudsprosess. Å ha færre enn tre potensielle leverandører kan bety mindre konkurranse, noe som kan medføre høyere priser. På den annen side kan det å motta mer enn ti svar være for tidkrevende.

Når det er sagt, her er hvordan en typisk ledelsesfase ser ut:

• Send ut dine RFQs. Sørg for at du gir potensielle leverandører tid til å jobbe med svarene sine samtidig som du gir dem en frist for anbudene sine.
• Svar på oppfølgingsforespørslene. Noen ganger kan du få oppfølgingsspørsmål fra leverandører. Sørg for å svare på dem raskt.
• Vurder svarene. Dette er hvor du evaluerer anbudene du mottar basert på dine forhåndsbestemte utvalgskriterier. Vanlige kriterier inkluderer prising og produktkvalitet. Du må gjøre objektive valg her.
• Hold alle budgivere oppdatert om utviklingen i RFQ-prosessen din. Du bør anerkjenne mottatte anbud og informere budgivere når du tar en beslutning—uansett om de vinner eller ikke. Som en tommelfingerregel bør du holde hvert leverandørs anbud konfidensielt, med mindre du kjører et åpent anbudssystem.

3. Avslutningsfase

Avslutningsfasen av forespørselen om tilbud-prosessen involverer vanligvis å velge en leverandør som oppfyller dine minimumskrav. Her er hvordan det ser ut:

• Lag en oppsummering av alle mottatte anbud.  Først, lag en oppsummering av anbudene som er mottatt for komiteen som skal velge leverandør. Sørg for å inkludere det totale antallet svar, kvalifiserte budgivere og prisedetaljer knyttet til hvert anbud. Sørg også for å kommunisere grunnen til diskvalifisering til leverandører som ikke oppfyller utvalgskriteriene dine.
• Velg din ideelle leverandør. Basert på utvalgs-kriteriene dine, kan du deretter velge en leverandør som møter målprisen og prosjektspesifikasjonene. Sørg for å lage et notat som beskriver utvalgsprosessen din for arkivformål og opplæringsformål.
• Tildel kontrakten. Til slutt, kontakt den vinnende leverandøren for å informere dem om suksessen deres, og få deres skriftlige godkjennelse. Ikke glem å informere alle budgiverne om din endelige beslutning og takke dem for søknadene deres.

Topp 5 RFQ-eksempler for å inspirere deg

Her er noen eksempler fra virkeligheten for å inspirere deg når du lurer på om en RFQ er veien å gå.

Regjeringstjenester RFQ

USA. Generelle tjenester administrasjon ønsket å starte rengjøringstjenester på tvers av forskjellige offentlige kontorer og bygninger. Men først må de vite hvor mye det ville koste. Så, de utstedte en RFQ. 

I forespørselen om tilbud inkluderte de klare spesifikasjoner om prosjektomfanget og kravene i tillegg til forhåndsinformasjon om evalueringskriteriene deres.

Verktøyfirma RFQ 

I dette eksemplet ønsket et offentlig strømselskap kalt BrightRidge å kjøpe en spesialisert transformator og ønsket prisinginformasjon fra forskjellige leverandører. 

I forespørselen om tilbud inkluderte de de nøyaktige spesifikasjonene for transformatoren de ønsket og tilleggsinformasjon for å veilede leverandørsvar.

Ideell RFQ

Dette eksemplet fokuserer på RTI International, en ideell organisasjon som opererer fra North Carolina, og hvordan de publiserte en RFQ når de trengte å oppfylle et IT-relatert anskaffelse. 

RTI ønsket å anskaffe nye nettbrett og nettbrettdeksler. Så, de inkluderte de nøyaktige spesifikasjonene for nettbrettene og tilhørende deksler, inkludert kvantiteten de ønsket og leveringstidslinjen.

Mellomstatlig RFQ

Den internasjonale fornybare energibyrået (IRENA) er en mellomstatlig organisasjon som hjelper land med å gå over til bærekraftig energi. De ønsket å lage en veiledning med handlingsrettede retningslinjer og trengte konsulenttjenester. 

Så, de utga en forespørsel om tilbud som inneholdt detaljert informasjon om deres prosjektmål, vilkår og betingelser og evalueringskriterier.

Elektrisk kjøretøy RFQ

I dette eksemplet utstedte byen Los Angeles en RFQ som søker leverandører for installasjon av ladestasjoner for elektriske kjøretøy (EV) over hele byen. Forespørselen om tilbud inneholdt detaljerte spesifikasjoner for utstyret og installasjonstjenestene som var nødvendige for å utvide byens EV-infrastruktur. Den skisserte også antallet ladestasjoner som ble krevd og leveringstidslinjene.

Over til deg!

RFQ-er forblir en av de mest effektive måtene for virksomheter å få nøyaktige prisoverslag når de trenger å kjøpe produkter eller tjenester fra en tredjepartsleverandør. Å utstede en forespørsel om tilbud hjelper med å sikre at du får konkurransedyktige tilbud fra leverandører, og reduserer sjansene for å betale for mye for anskaffelsen.

Imidlertid avhenger suksessen til RFQ-prosessen din i stor grad av kvaliteten på dokumentet for forespørsel om tilbud.

Guru kan hjelpe deg med å strømlinjeforme prosessen med å lage RFQ-er, og sørge for at du inkluderer nøyaktig og oppdatert informasjon om organisasjonen din uten stress. Med Guru kan du finne svarene du trenger uten å gå gjennom applikasjoner eller dykke dypt inn i selskapets informasjonslagring. 

Prøv Guru i dag og nyt personlige og umiddelbare svar i arbeidsflyten din hver gang.

‍