دليل شامل لما هو RFQ وكيف يعمل. اكتشف فوائد RFQs، لماذا تعمل، وكيفية دمجها في سير عمل عملك.

كمالك عمل، من غير المحتمل جداً أن تختار أول بائع أو مقاول يظهر على مكتبك عندما تحتاج إلى مزود لمشروع. بدلاً من ذلك، ستبحث عن مقارنة الأسعار والخدمات من بائعين مختلفين لضمان حصولك على أفضل قيمة مقابل أموالك.

لكن كيف تجمع أفضل العروض؟ هنا تأتي طلبات تقديم الأسعار (RFQs) إلى اللعب.

في هذه المقالة، نغوص في جميع التفاصيل الحيوية حول RFQs، بما في ذلك ما هي، كيف تعمل، فوائدها، وأفضل طريقة لاستثمارها لصالح عملك.

ما هو RFQ؟

طلب عرض الأسعار (أو RFQ) هو وثيقة رسمية قد تصدرها شركة أو منظمة عندما تبحث عن تقديرات أسعار للمنتجات أو الخدمات التي تحتاجها. بعبارة أخرى، يطلب RFQ من الموردين تقديم هياكل تسعيرهم لتلبية حاجة محددة.

يسمح طلب عرض الأسعار للشركات بالحصول على عطاءات تنافسية من البائعين، مما يحسن من فرصهم في الحصول على أعلى جودة بأفضل الأسعار. يسمى الكثير من الناس هذه العملية أيضًا دعوة لتقديم العطاءات (IFB).

استنادًا إلى الردود التي تحصل عليها من RFQ، يمكنك مقارنة العروض المختلفة واختيار البائع الذي يتماشى بشكل أفضل مع أهدافك.

بشكل عام، تساعد RFQs أصحاب المصلحة في الأعمال على اتخاذ قرارات أكثر وعيًا.

RFQ مقابل RFP: ما الفرق؟

طلب تقديم المقترحات (RFP) هو مستند رسمي آخر قد تنشره المنظمات عند البحث عن متعاونين محتملين. نتيجة لذلك، من السهل جدًا الخلط بينه وبين RFQ.

دعنا نوضح ذلك الآن. 

بينما يركز RFQ عادةً على التكلفة والأسعار، يطلب RFP تفاصيل أكثر تعقيدًا مثل مستوى خبرة البائع، ونهجه في تقديم الحلول، ومعلومات تقنية أخرى.

بعبارة أخرى، إذا كنت تعرف بالفعل ما تريده وكنت ترغب فقط في معرفة كم يكلف، فقد تحتاج فقط إلى إرسال RFQ. ومع ذلك، إذا كان لديك المزيد من الأسئلة المحددة حول كيف يستطيع البائعون التعامل مع الخبرات والعمليات، فقد تحتاج أيضًا إلى RFP.

RFQ مقابل RFI: ما الفرق؟

ومستند رسمي آخر مشابه لـ RFQ هو RFI (أو طلب معلومات).

عادةً ما تكون RFI هي الخطوة الأولى في اختيار البائعين وتسمح للشركات بالحصول على فكرة عامة عن ما هو متاح في السوق. مع RFI، يمكن للمنظمات اكتساب نظرة ثاقبة على قدرات البائعين ومنتجاتهم أو خدماتهم المحددة. 

قد تكون RFI ضرورية إذا كانت الشركة تبحث عن معلومات محددة لتحديد ما إذا كانت ستتابع مشروعًا أو عقدًا. استنادًا إلى الردود التي يحصلون عليها، يمكنهم الآن الانتقال إلى RFQ أو RFP. 

تكون RFIs عادةً موجزة ولا تتطلب الكثير من التفاصيل من البائعين.

كيف يعمل RFQ؟

عادةً ما يكون RFQ هو الخطوة الأولى قبل أن يظهر RFP في الصورة. من خلال إصدار طلب عرض أسعار، يمكن للشركات الحصول على خطة تفصيلية شاملة لأسعار التنفيذ لمشروعاتهم.

ومع ذلك، يجب أن تلاحظ أن RFQs عادةً ليست إعلانات عامة. بدلاً من ذلك، ترسل المنظمة RFQs إلى مزودين تعرفهم أو تثق بهم، مما يلغي الحاجة إلى مستندات طويلة للتوريد. وبهذه الطريقة، يحصلون فقط على عدد العروض التي يطلبونها، مما يوفر الوقت.

تحدث عملية RFQ النموذجية على أربع مراحل:

• مرحلة التحضير: هنا حيث يرسل الشركة طلبات التسعير إلى الشركات المختلفة التي تعتقد أنها يمكن أن تحقق أهدافها
• مرحلة المعالجة: تستقبل الشركة عروض الأسعار وتقيمها بناءً على الميزانية ومعايير أخرى
• مرحلة منح العقود: هنا، تمنح الشركة العقود للبائع الذي يقدم أقل عرض يحقق معايير التأهيل
• مرحلة الإغلاق: يبدأ تنفيذ العقد 

نقطة أخرى يجب ملاحظتها هي أن RFQ ليست عقدًا ملزمًا.

نظرًا لأن الشركة المعنية ستقوم عادةً بإرسال RFQs إلى عدة مورّدين، تبقى الوثيقة غير ملزمة حتى يحدث اختيار العرض. بدلاً من ذلك، يساعد RFQ على جعل من السهل مقارنة أسعار العروض واتخاذ القرار بشأن البائع المثالي بناءً على الميزانية والعديد من العوامل الأخرى. 

ومع ذلك، بينما يمكن أن يساعد RFQ في تقليل الوقت المطلوب لاختيار منتج أو مزود الخدمة، قد يقلل أيضًا من المنافسة نظرًا لأن الشركات تطلب العروض فقط من البائعين الذين تعرفهم.

هذا يعني، دعنا نفحص بعض المزايا الأخرى للاستفادة من RFQs.

ما هي فوائد RFQs؟

يوفر RFQ العديد من الفوائد الرئيسية للشركات التي تسعى لشراء سلع أو خدمات. إليك خمس مزايا رئيسية:

• يقلل من الأسعار المبالغ فيها: نظرًا لأن الموردين يعرفون أنهم ليسوا الموردين الوحيدين الذين يستجيبون لـ RFQ، فإن ذلك يشجعهم على تقديم أفضل الأسعار لديهم لتحسين فرصهم في الفوز بالعقد. هذا يقلل من الأسعار المرتفعة ويساعد في ضمان عدم دفعك مبالغ زائدة مقابل المنتجات أو الخدمات التي تحتاجها.
• يعزز اتخاذ قرارات مستنيرة: توفر الردود التي تحصل عليها من RFQs المعلومات القيمة التي تحتاجها لمقارنة الأسعار وشروط التسليم المختلفة للبائعين. هذا يساعدك على اتخاذ قرار مستنير بشأن البائع الذي تختاره.
• يساعدك على الحصول على أفضل قيمة مقابل أموالك: نظرًا لأن طلب عرض الأسعار الخاص بك سيحتوي عادةً على المواصفات الدقيقة للمنتجات أو الخدمات التي تريدها، ستساعدك الردود في اختيار المورد الذي يقدم لك أفضل قيمة. بعبارة أخرى، تحصل على أكبر ما يمكنك بأقل سعر ممكن.
• عملية شراء مبسطة: توفر الطريقة المنظمة لـ RFQs تدفق عمل تشغيلي قياسي بدءًا من إصدار RFQ حتى تحقيق العقد. يساعد ذلك في جعل العملية أكثر سلاسة حيث يمكن للشركات تقييم الردود بسرعة، واتخاذ القرارات، وتحقيق أهداف مشروعها.
• يحسن صورة شركتك: يمكن أن يساعد إصدار RFQs أيضًا في تحسين الصورة العامة لمنظمتك حيث يظهر أنك لا تتحيز. من خلال إزالة ألعاب التخمين، يمكن للموردين تحمل المسؤولية عن تحسين فرصهم في الفوز بالعقد بناءً على الأسعار والتفاصيل الأخرى في ردودهم على RFQ.

بشكل عام، يعتبر RFQ أداة قوية لمساعدة المنظمات في الحصول على أفضل قيمة مقابل أموالهم مع تقليل المخاطر في عملية الشراء.

ما هي الأنواع المختلفة من RFQs؟

يمكن للشركات الاستفادة من أربعة أنواع من طلبات عرض الأسعار بناءً على احتياجاتها المحددة أو نوع المشروع. في الفقرات التالية، نستعرض كل نوع ونشارك بعض الأفكار حول أي واحد قد يكون مثاليًا.

عطاءات مفتوحة

تعتبر RFQs عطاءات مفتوحة النوع الأكثر شفافية من طلبات عرض الأسعار. في هذه الحالة، يمكن لكل مورد يتلقى RFQ رؤية ردود الموردين الآخرين – منافسيه. 

تم تصميم هذه النهج لزيادة القدرة التنافسية للموردين ويسمح لكل مستجيب بتعديل عرضه في الوقت الفعلي استنادًا إلى أسعار المنافسين حتى يوم إغلاق العطاء.

الإيجابيات

• يضمن تقديم عروض أسعار أكثر تنافسية بين المشتريين
• يؤدي إلى أسعار منخفضة للمشترين

العيوب

• قد يعني الطابع المفتوح للعروض أن البائعين المعنيين قد يتعاونون للاتفاق على سعر معين

عطاءات مختومة

على عكس العطاءات المفتوحة، يضمن نظام العطاءات المختومة أن تبقى تفاصيل ردود الموردين خاصة حتى يتم استلام جميع التقديمات وإغلاق العطاء. تعتبر هذه الطريقة شائعة في عقود الحكومة والمشاريع في القطاع العام، حيث من المهم ضمان بقاء عملية الاختيار عادلة وغير متحيزة.

المزايا

• يقلل من خطر التأثيرات التنافسية
• يعزز العدالة في اختيار البائعين

العيوب

• قد يقدم البائعون عطاءات أعلى حيث يوجد تنافس أقل
• قد يدفع المشترون المزيد

عطاءات مدعوة

من الممكن أن يكون نظام العطاءات المدعوة هو النظام الأكثر استخدامًا لطلبات عرض الأسعار. في هذه الحالة، تقوم الشركة الطالبة بتقييد قائمة الموردين المحتملين فقط إلى مقدمي الخدمة المحددين الذين ترغب في التعامل معهم. قد تكون عملية العطاءات إما مفتوحة أو مختومة.

تستخدم معظم الشركات العطاءات المدعوة عندما ترغب فقط في التعامل مع شركات معروفة وموثوقة.

الإيجابيات

• يجعل عملية الشراء أسرع وأكثر سلاسة
• قد يحسن نتيجة اختيار البائع

العيوب

• يقلل من المنافسة بين البائعين
• قد يؤدي إلى تكاليف أعلى
• قد تفوت المشترين عروض أفضل

المزادات العكسية

كما يوحي الاسم، يعمل نظام RFQ المزاد العكسي مثل المزاد ولكن مع انخفاض الأسعار بشكل تدريجي. عادة ما يقدم الموردون أقل عروضهم في بيئة تنافسية مستضافة على منصة عبر الإنترنت. 

مع تقدم المزاد، عادةً ما يخفض الموردون عطاءاتهم السعرية، حتى لا يقدم أحد عروضًا أقل. ثم يتم منح العقد لأقل عارض.

الإيجابيات

• يوفر نظرة ثاقبة على أدنى أسعار السوق
• يقدم عملية طلب تسعير فعالة وسريعة

العيوب

• بما أن التسعير هو التركيز الأساسي، قد يتجاهل المشترون عوامل رئيسية أخرى، مثل الجودة، والتي قد تؤثر على نتيجة المشروع

متى يجب أن تستخدم الشركات RFQ؟

نعم، يمكن لـ RFQs مساعدة المنظمات في تبسيط عملية الشراء. ومع ذلك، قد لا تكون النظام المثالي الذي ينبغي الاستفادة منه في حالتك المحددة.

لذا، إليك السؤال الذي يستحق المليون دولار – متى يجب أن تستخدم RFQ؟

السبب الرئيسي الذي يجعلك تصدر طلب عرض أسعار هو إذا كنت مهتمًا فقط بمقدار ما سيكلف لتحقيق أهداف مشروعك. لكن هناك المزيد من الحالات التي قد يكون فيها RFQ مثاليًا أيضًا.

إليك قائمة مرجعية سريعة لمساعدتك في القرار:

• هل السعر أو تفاصيل التكلفة هي المعلومات العاجلة التي تحتاجها؟
• هل تعرف بالضبط ما تريده وكيف تحقق ذلك؟
• هل لديك قائمة بالموردين المؤهلين الذين يقدمون المنتجات أو الخدمات المحددة التي تحتاجها؟
• هل يمكنك إدارة المنتجات بنفسك بعد تسليم المورد؟
• هل التسعير هو عامل التقييم الرئيسي لاختيار المورد الذي ستتعاون معه؟

إذا كنت قد أجبت "نعم" على جميع الأسئلة السابقة، فإن طلب عرض الأسعار هو الوثيقة التي تحتاج إلى إعدادها. الآن، دعنا نمر عبر المعلومات التي يجب أن تتواجد في RFQ الخاص بك.

ماذا يجب أن يتضمن RFQ؟

اعتمادًا على صناعتك ومتطلبات المشروع، قد يختلف المحتوى الدقيق لـ RFQ الخاص بك عن الشخص التالي. ومع ذلك، يجب أن تكون بعض العناصر الأساسية موجودة دائمًا في أي طلب عرض أسعار.

إليك العناصر الأساسية التي يجب تضمينها في RFQ الخاص بك.

دعوة لتقديم العطاءات مع مقدمة وملخص

التفصيل الأول الذي يحتاجه RFQ الخاص بك هو ملخص موجز لجميع المعلومات الرئيسية التي ستكون في الوثيقة والتي يحتاج الموردون المحتملون إلى الرد عليها. بعض هذه التفاصيل تشمل:

• مواصفات المنتج والكمية
• جدول تسليم المشروع – مرة واحدة أو دوري
• دعوة للموردين لتقديم عروضهم
• موعد تقديم العطاءات

نظرة عامة عن الأعمال

بعد ذلك، تريد إعطاء الموردين المحتملين نظرة عامة على شركتك ومتطلبات مشروعك. هذا يوفر للمستجيبين نظرة ثاقبة على احتياجاتك كمشتري ويساعدهم على توضيح ما إذا كان مشروعك هو مشروع يمكنهم التعامل معه.

متطلبات ما قبل التأهيل

Another crucial piece of information you need to include in your RFQ is your criteria for evaluating and selecting your eventual supplier. While this may seem counterproductive, it helps you eliminate subpar responses, meaning you don’t have to spend time sifting through redundant bids.

Additionally, potential suppliers can see upfront whether or not they are in the race to win the contract.

Here are some questions you can ask:

• هل يمكنك مشاركة قائمة بشهادات الترخيص والتراخيص التجارية الخاصة بك؟
• هل يمكنك مشاركة تقارير الجودة السابقة التي حصلت عليها شركتك؟
• هل لديك شهادات أو مراجع من عملاء سابقين يمكنك مشاركتها؟
• هل يمكنك إنجاز هذا المشروع مع الالتزام بالجدول الزمني المحدد في هذا الطلب؟

Project specifications

In this section, you’ll provide potential vendors with detailed information about the project, including the features and specifications of the products or services you need.  You should also include details like delivery timeline and conditions.

Here are some details to include:

• Product specs—size, quality, quantity, etc.
• Delivery dates
• Project terms and conditions—warranty, contract length, renewal options (if relevant).

Pricing table

A pricing table is a design element with built-in formulas that calculate total cost when variables such as unit prices and product quantity are entered.

Depending on how complex your project is, it may be a good idea to include a price table to guide suppliers and how they should respond. This can also help make your pricing review process more seamless and you’ll have created a standard template for responses.

Here are some details that should be in your pricing table template:

• Price per unit
• Product weight per unit
• Shipping cost per unit 
• Total number of units

Timeline

It is also crucial that you clearly state your project timeline to ensure the vendor you eventually choose is clear on your expectations. This can help prevent friction, frustration, and potentially costlier procurement cycles. Generally, the average timeline most businesses include in their RFQ is around eight weeks.

Now, let us explore the stages of the RFQ process.

ما هي المراحل الثلاث لعملية الطلب؟

Understanding the crucial elements to include in your RFQ is key to ensuring the success of the entire process. However, this preparation stage is only one of three. Keep reading as we share insight into the three stages of the RFQ process:

1. Preparation stage

The preparation stage refers to all the activities involved in creating a comprehensive RFQ that properly communicates your needs and objectives with potential vendors.

The first thing you’ll need to do is gather all the relevant information about your organization that you’ll include in your Request for Quotation.

Guru can help here.  

With Guru’s AI-powered wiki, you can pull information from any source within your company’s database and ecosystem—from internet pages to the third-party apps that you use—ensuring seamless information sourcing. 

In addition, you can also leverage Guru’s private ChatGPT model with semantic capabilities to provide relevant information included in your RFQ based on the prompts you feed it. This means you can significantly cut down the time needed to create your Request for Quotation while ensuring the information is accurate and relevant. 

After compiling detailed info about your organization, you can then go on to:

• Identify and include your specific project requirements. Ensure you keep relevant stakeholders in the loop to ensure you have an accurate representation of your business needs.
• Create your list of potential vendors. This is also a good place to decide if you want to send your RFQ to a smaller group of vendors you already know or if you’d like to try a bigger pool of options.
• إعداد الطلب. Finally, you can create your Request for Quotation, either from scratch or based on a template.

2. Management stage

The management stage involves all activities from when the RFQ is sent to prospective vendors to when responses are received and reviewed. 

Companies typically send RFQs to three to eight vendors to ensure a competitive yet optimized bidding process. Having fewer than three prospective vendors may mean less competition, meaning potentially higher pricing. On the other hand, receiving more than ten responses can be too time-consuming.

That said, here’s what a typical management stage looks like:

• Send out your RFQs. Make sure you give your prospective vendors time to work on their responses while also giving them a deadline for their bid submissions.
• الرد على الاستفسارات المتابعة. Sometimes, you may get follow-up questions from suppliers. Ensure you respond to them promptly.
• Review the responses. This is where you evaluate the bids you receive based on your predetermined selection criteria. Common criteria include pricing and product quality. You must make objective selections here.
• Keep all bidders updated on developments in your RFQ process. You should acknowledge received bids and inform bidders when you make a decision—whether or not they win. As a rule of thumb, you should keep each vendor’s bid confidential except if you’re running an open bid system.

3. Closing stage

The closing stage of the Request for Quotation process typically involves selecting a vendor that meets your minimum requirements. Here’s what that looks like:

• Create a summary of all bids received.  First, create a summary of the bids received for your vendor selection committee. Make sure to include the total number of responses, qualified bidders, and the pricing details attached to each bid. Also, ensure you communicate the reason for disqualification to vendors that don’t meet your selection criteria.
• Select your ideal vendor. Based on your evaluation criteria, you can then choose a vendor that meets your target price and project specs. Ensure you create a memo that outlines your selection process for record-keeping and training purposes.
• تسليم العقد. Finally, reach out to the winning supplier informing them of their success, and get their written acceptance. Don’t forget to inform all the bidders of your final decision and thank them for their applications.

Top 5 RFQ Examples to Inspire You

Here are some real-world examples to inspire you when you’re next wondering if an RFQ is the way to go.

Government services RFQ

The U.S. General Services Administration wanted to initiate janitorial services across various governmental offices and buildings. But first, they need to know how much it would cost. So, they issued an RFQ. 

In their Request for Quotation, they included clear specifications on their project scope and requirements alongside upfront information on their evaluation criteria.

Utility company RFQ 

In this example, a public power company called BrightRidge wanted to purchase a specialized transformer and wanted pricing information from various vendors. 

In their Request for Quotation, they included the exact specifications of the transformer they wanted and additional information to guide vendor responses.

Non-profit RFQ

This example focuses on RTI International, a non-profit organization operating out of North Carolina, and how they published an RFQ when they needed to fulfill an IT-related procurement. 

RTI wanted to acquire new tablets and tablet covers. So, they included the exact specs of the tablets and accompanying covers, including the quantity they wanted and the delivery timeline.

Intergovernmental RFQ

The International Renewable Energy Agency (IRENA) is an intergovernmental organization that helps countries to transition to sustainable energy. They wanted to create a guidebook of actionable guidelines and needed consultation services. 

So, they released a Request for Quotation containing detailed information regarding their project goals, terms and conditions, and evaluation criteria.

Electric vehicle RFQ

In this example, the City of Los Angeles issued an RFQ seeking suppliers for the installation of electric vehicle (EV) charging stations throughout the city. The Request for Quotation contained detailed specifications for the equipment and installation services needed to expand the city's EV infrastructure. It also outlined the number of charging stations required and delivery timelines.

الآن دورك!

RFQs remain one of the most effective ways for businesses to get accurate pricing estimates when they need to buy products or services from a third-party provider. Issuing a Request for Quotation helps ensure you get competitive bids from suppliers, reducing the chances of overpaying for your procurement.

However, the success of your RFQ process largely depends on the quality of your Request for Quotation document.

Guru can help you streamline the process of RFQ creation, ensuring you include accurate and up-to-date information about your organization without stress. With Guru, you can find the answers you need without cycling through applications or deep diving into your company’s information repository. 

Try Guru today and enjoy personalized and instant answers in your workflow every time.

‍