Всеобъемлющее руководство о том, что такое RFQ и как оно работает. Узнайте преимущества RFQ, почему они работают и как интегрировать их в свой бизнес-процесс.

Как владелец бизнеса, крайне маловероятно, что вы выберете первого поставщика или подрядчика, который попадется на глаза, когда вам нужен провайдер для проекта. Вместо этого вы захотите сравнить цены и услуги от различных продавцов, чтобы гарантировать, что получите лучшее соотношение цены и качества.

Но как вы составите лучшие предложения? Здесь на помощь приходят Запросы на Ценовое Предложение (RFQ).

В этой статье мы погружаемся во все важные детали RFQ, включая то, что это такое, как они работают, их преимущества и лучший способ использовать их для вашего бизнеса.

Что такое RFQ?

Запрос на Ценовое Предложение (RFQ) — это официальный документ, который компания или организация может выпустить, когда они ищут оценочные цены на продукты или услуги, которые им нужны. Другими словами, RFQ запрашивает у поставщиков представить свои ценовые структуры для удовлетворения конкретной потребности.

Запрос на Ценовое Предложение позволяет компаниям получать конкурентные предложения от продавцов, улучшая их шансы на получение качественной продукции по лучшим ценам. Многие также называют этот процесс Приглашением к Торгам (IFB).

Основываясь на ответах, которые вы получаете от своего RFQ, вы можете сравнить различные предложения и выбрать поставщика, который лучше всего соответствует вашим целям.

В общем, RFQ помогают заинтересованным сторонам бизнеса принимать более обоснованные решения.

RFQ против RFP: В чем разница?

Запрос на Предложение (RFP) — это еще один официальный документ, который организации могут публиковать, когда ищут потенциальных партнеров. В результате этого очень легко путать его с RFQ.

Сейчас мы это проясним. 

Хотя RFQ обычно сосредоточен на стоимости и ценах, RFP запрашивает более сложные детали, такие как уровень опыта поставщика, подход к предоставлению решений и другую техническую информацию.

Другими словами, если вы уже знаете, что хотите, и только хотите узнать, сколько это стоит, вам может потребоваться только отправить RFQ. Тем не менее, если у вас есть более конкретные вопросы о том, как работают поставщики и их процессы, вам также может понадобиться RFP.

RFQ против RFI: В чем разница?

Еще одно официальное опубликование, похожее на RFQ, — это RFI (или Запрос на Информацию).

RFI обычно является первым шагом в выборе поставщика и позволяет компаниям получить общее представление о том, что доступно на рынке. С помощью RFI организации могут получить представление о возможностях продавцов и их конкретных продуктах или услугах. 

RFI может быть необходим, если компания ищет конкретную информацию, чтобы определить, продвигаться ли ей дальше с проектом или контрактом. Основываясь на полученных ответах, они могут перейти к RFQ или RFP. 

RFI, как правило, кратки и не требуют много деталей от поставщиков.

Как работает RFQ?

RFQ обычно является первым шагом перед тем, как появляется RFP. Выдавая Запрос на Ценовое Предложение, компании могут получить полное разбивку цен, сколько потребуется, чтобы достичь своих проектных целей.

Однако стоит отметить, что RFQ, как правило, не являются публичными объявлениями. Вместо этого организация отправляет RFQ только тем провайдерам, которых она знает или доверяет, исключая необходимость в длительной документации по закупкам. Таким образом, они получают только то количество предложений, которое запрашивают, экономя время.

Типичный процесс RFQ проходит в четыре этапа:

• Подготовительная фаза: Здесь компания отправляет RFQ различным компаниям, которые, по ее мнению, могут выполнить ее цели
• Фаза обработки: Компания получает ценовые предложения и оценивает их на основе своего бюджета и других критериев
• Фаза присуждения: Здесь компания присуждает контракты поставщику с самой низкой ставкой, который соответствует их критериям отбора
• Закрывающая фаза: Начинается выполнение контракта 

Также стоит отметить, что RFQ не является обязательным контрактом.

Поскольку конкретная компания обычно отправляет RFQ нескольким поставщикам, документ не становится обязательным до момента выбора предложения. Вместо этого RFQ лишь упрощает сравнение ценовых предложений и выбор идеального продавца на основе бюджета и нескольких других факторов. 

Тем не менее, хотя RFQ может помочь сократить время, необходимое для выбора продукта или поставщика услуг, это также может снизить конкуренцию, так как компании запрашивают цены только у тех поставщиков, которых знают.

Тем не менее, давайте рассмотрим еще несколько преимуществ использования RFQ.

Каковы преимущества RFQ?

RFQ предлагает несколько ключевых преимуществ для бизнеса, стремящихся закупить товары или услуги. Вот пять основных преимуществ:

• Снижает завышение цен: Поскольку поставщики знают, что они не единственные поставщики, отвечающие на RFQ, это побуждает их предлагать лучшие цены, чтобы увеличить шансы на выигрыш контракта. Это снижает высокие цены и помогает гарантировать, что вы не переплачиваете за необходимые товары или услуги.
• Содействует принятию обоснованных решений: Ответы, которые вы получаете от своих RFQ, предоставляют вам ценную информацию, необходимую для сравнения различных цен и условий доставки от различных поставщиков. Это помогает вам принять обоснованное решение о том, какого поставщика выбрать.
• Помогает вам получить лучшее соотношение цены и качества: Поскольку ваш Запрос на Ценовое Предложение, как правило, будет содержать точные спецификации для продуктов или услуг, которые вы хотите, ответы помогут вам выбрать поставщика, который предложит вам наилучшее соотношение цен. Другими словами, вы получаете максимум в кратчайшие сроки.
• Упрощает процесс закупки: Структурированный метод RFQ обеспечивает стандартный рабочий поток от выдачи RFT до выполнения контракта. Это помогает сделать процесс более плавным, так как предприятия могут быстро оценивать ответы, принимать решения и достигать своих проектных целей.
• Улучшает имидж вашей компании: Выдача RFQ также может помочь улучшить имидж вашей организации в обществе, поскольку это показывает, что у вас нет предвзятости. Устраняя неопределенности, поставщики могут взять на себя ответственность за улучшение своих шансов на выигрыш контракта на основе цен и других деталей в их ответах на RFQ.

В целом, RFQ является мощным инструментом, помогающим организациям получать лучшее соотношение цены и качества, минимизируя риски в процессе закупки.

Каковы разные типы RFQ?

Компании могут использовать четыре типа Запросов на Ценовое Предложение в зависимости от их конкретных потребностей или типа проекта. В следующих абзацах мы рассмотрим каждый тип и поделимся некоторой информацией о том, какой из них может оказаться идеальным.

Открытые торги

Открытые RFQ — это самый прозрачный тип Запроса на Ценовое Предложение. В этом случае каждый поставщик, который получает RFQ, может видеть ответы других поставщиков — их конкурентов. 

Этот подход направлен на увеличение конкурентоспособности поставщиков и позволяет каждому респонденту корректировать свои ставки в реальном времени на основе цен конкурентов до дня закрытия торгов.

Преимущества

• Обеспечивает более конкурентные предложения среди покупателей
• Приводит к более низким ценам для покупателей

Минусы

• Открытый характер торгов может означать, что вовлеченные поставщики могут объединиться, чтобы согласовать определенную цену

Закрытые торги

В отличие от открытых торгов, система закрытых торгов обеспечивает сохранение деталей ответов поставщиков в секрете до получения всех заявок и закрытия торгов. Этот метод распространен в государственных контрактах и проектах в государственном секторе, где крайне важно обеспечить, чтобы процесс выбора оставался справедливым и беспристрастным.

Преимущества

• Снижает риск воздействия конкурентов
• Содействует справедливости в выборе поставщиков

Недостатки

• Поставщики могут подавать более высокие ставки, так как конкуренция ниже
• Покупатели могут платить больше

Приглашенные торги

Система пригласительных торгов, пожалуй, является наиболее распространенной системой RFQ. В этом случае компания-запросчик ограничивает список потенциальных поставщиков только теми конкретными провайдерами, которые ей нужны. Процесс подачи заявок может быть либо открытым, либо закрытым.

Большинство компаний используют приглашенные торги, когда они хотят работать только с известными, проверенными компаниями.

Преимущества

• Сделает процесс закупки намного быстрее и эффективнее
• Может улучшить результаты выбора поставщиков

Недостатки

• Снижает конкуренцию среди поставщиков
• Может привести к увеличению затрат
• Покупатели могут упустить более выгодные предложения

Обратные аукционы

Как следует из названия, система обратного аукциона RFQ работает как аукцион, но с постепенно снижающимися ценами. Поставщики обычно подают свои самые низкие ставки в конкурентной среде на онлайн-платформе. 

По мере продвижения аукциона поставщики обычно снижают свои ценовые предложения, пока кто-то больше не снизит. Контракт затем присуждается ставке, которая оказалась наименьшей.

Преимущества

• Предоставляет представление о самых низких рыночных ценах
• Предлагает эффективный и быстрый процесс RFQ

Недостатки

• Поскольку ценовая политика является основным фокусом, покупатели могут упустить из виду другие ключевые факторы, такие как качество, которые могут повлиять на результат проекта

Когда компаниям следует использовать RFQ?

Да, RFQ могут помочь организациям оптимизировать процесс закупок. Тем не менее, это не всегда идеальная система применения в вашей конкретной ситуации.

Итак, вот вопрос в миллион долларов — когда вам следует использовать RFQ?

Основная причина, по которой вам следует выпускать Запрос на Ценовое Предложение, — это если вас интересует только то, сколько это будет стоить, чтобы достичь ваших проектных целей. Но есть и другие случаи, когда RFQ может быть идеальным решением.

Вот быстрый контрольный список, который поможет вам решить:

• Ценовая информация или разбивка затрат являются важной информацией, которая вам нужна?
• Вы точно знаете, что хотите и как этого добиться?
• У вас есть список квалифицированных поставщиков, которые предоставляют конкретные продукты или услуги, которые вам нужны?
• Можете ли вы управлять продуктами самостоятельно после доставки от поставщика?
• Цены являются вашим основным критерием для выбора поставщика, с которым вы будете сотрудничать?

Если вы ответили «Да» на все вышеперечисленные вопросы, то Запрос на Ценовое Предложение, скорее всего, является документом, который вам нужно подготовить. Теперь давайте ознакомим вас с информацией, которая должна быть в вашем RFQ.

Что включать в RFQ?

В зависимости от вашего сектора и требований к проекту, точное содержание вашего RFQ будет отличаться от следующего. Тем не менее, некоторые ключевые элементы всегда должны присутствовать в любом Запросе на Ценовое Предложение.

Вот основные элементы, которые следует включить в ваш RFQ.

Приглашение к торгам с введением и кратким содержанием

ПервыйDetail, который требуется в вашем RFQ, — это краткий обзор всей ключевой информации, которая будет в документе и на который потенциальные поставщики должны ответить. Некоторые из этих деталей включают:

• Спецификации продукта и количество
• Сроки доставки проекта — единоразовые или периодические
• Приглашение для поставщиков отправить свои предложения
• Срок представления предложений

Обзор бизнеса

Далее, вам нужно предоставить потенциальным поставщикам обзор вашей компании и требований к вашему проекту. Это предоставляет респондентам представление о ваших потребностях как покупателя и помогает им уточнить, может ли ваш проект быть реализован ими.

Требования к предварительной квалификации

Еще одна важная информация, которую вам нужно включить в ваш запрос на предложение, это ваши критерии оценки и выбора вашего потенциального поставщика. Хотя это может показаться контрпродуктивным, это поможет вам исключить неудовлетворительные ответы, то есть вам не придется тратить время на перебор избыточных предложений.

Кроме того, потенциальные поставщики могут заранее увидеть, участвуют ли они в конкурсе на получение контракта.

Вот несколько вопросов, которые вы можете задать:

• Можете ли вы предоставить список ваших бизнес-сертификатов и лицензий?
• Можете ли вы поделиться предыдущими отчетами по контролю качества, которые получала ваша компания?
• У вас есть отзывы или рекомендации от предыдущих клиентов, которыми вы можете поделиться?
• Можете ли вы выполнить этот проект в соответствии с временными рамками, указанными в этом RFQ?

Спецификации проекта

В этом разделе вы предоставите потенциальным поставщикам подробную информацию о проекте, включая характеристики и спецификации продуктов или услуг, которые вам нужны.  Вы также должны включить такие детали, как сроки доставки и условия.

Вот некоторые детали, которые следует включить:

• Характеристики продукта — размер, качество, количество и т. д.
• Сроки доставки
• Условия и положения проекта — гарантия, срок контракта, варианты продления (если применимо).

Таблица цен

Таблица цен — это элемент дизайна с встроенными формулами, которые рассчитывают общую стоимость, когда вводятся переменные, такие как цены за единицу и количество продукта.

В зависимости от сложности вашего проекта может быть хорошей идеей включить таблицу цен, чтобы помочь поставщикам и указать, как они должны реагировать. Это также может помочь сделать ваш процесс проверки цен более гладким, и вы создадите стандартный шаблон для ответов.

Вот некоторые детали, которые должны быть в вашем шаблоне таблицы цен:

• Цена за единицу
• Вес продукта на единицу
• Стоимость доставки за единицу 
• Общее количество единиц

График выполнения

Также крайне важно четко указать временные рамки вашего проекта, чтобы поставщик, которого вы в конечном итоге выберете, понимал ваши ожидания. Это может помочь предотвратить трения, разочарование и потенциально более затратные циклы закупок. В общем, средний временной график, который большинство бизнесов включает в свои RFQ, составляет около восьми недель.

Теперь давайте рассмотрим этапы процесса RFQ.

Каковы три этапа процесса RFQ?

Понимание ключевых элементов, которые следует включить в ваш RFQ, имеет решающее значение для обеспечения успеха всего процесса. Тем не менее, этот этап подготовки является лишь одним из трех. Продолжайте читать, пока мы делимся сведениями о трех этапах процесса RFQ:

1. Этап подготовки

Этап подготовки включает в себя все действия, связанные с созданием комплексного RFQ, который должным образом передает ваши потребности и цели потенциальным поставщикам.

Первое, что вам нужно сделать, это собрать всю соответствующую информацию о вашей организации, которую вы включите в ваш запрос на предложение.

Guru может помочь вам в этом.  

С помощью вики на базе ИИ от Guru вы можете получать информацию из любого источника внутри базы данных и экосистемы вашей компании — от интернет-страниц до сторонних приложений, которые вы используете, обеспечивая бесперебойный сбор информации. 

Кроме того, вы также можете воспользоваться приватной моделью ChatGPT от Guru с семантическими возможностями для предоставления актуальной информации, включенной в ваш RFQ, на основе вводимых вами запросов. Это означает, что вы можете значительно сократить время, необходимое для создания вашего запроса на предложение, обеспечивая при этом точность и актуальность информации. 

После сборки подробной информации о вашей организации вы можете перейти к:

• Определите и включите ваши конкретные требования к проекту. Убедитесь, что вы держите в курсе всех заинтересованных сторон, чтобы у вас была точная информация о потребностях вашего бизнеса.
• Составьте список потенциальных поставщиков. Это также хорошая возможность решить, хотите ли вы отправить ваш RFQ небольшой группе уже знакомых вам поставщиков или попробовать расширенный выбор.
• Составьте запрос на предложение. Наконец, вы можете создать ваш запрос на предложение, либо с нуля, либо на основе шаблона.

2. Этап управления

Этап управления включает все действия с момента отправки запроса на предложение потенциальным поставщикам до получения и рассмотрения ответов. 

Компании обычно отправляют RFQ трем-восьми поставщикам, чтобы обеспечить конкурентный и оптимизированный процесс подачи заявок. Наличие менее трех потенциальных поставщиков может означать меньшую конкуренцию, что может привести к более высокой цене. С другой стороны, получение более десяти ответов может занять слишком много времени.

Тем не менее, вот как выглядит типичный этап управления:

• Отправьте ваши RFQ. Убедитесь, что вы даете вашим потенциальным поставщикам время для подготовки их ответов, а также указываете им срок для подачи заявок.
• Ответьте на дополнительные вопросы. Иногда вы можете получить дополнительные вопросы от поставщиков. Убедитесь, что вы отвечаете на них вовремя.
• Просмотрите полученные ответы. Это этап, на котором вы оцениваете полученные заявки на основе заранее определенных критериев отбора. Общие критерии включают цену и качество продукта. Вы должны проводить объективный отбор здесь.
• Держите всех участников тендера в курсе событий в процессе вашего RFQ. Вы должны подтвердить получение заявок и уведомить участников, когда вы принимаете решение, независимо от того, выиграли они или нет. Как правило, вы должны держать каждую заявку в тайне, если не проводите систему открытых торгов.

3. Этап завершения

Заключительная стадия процесса запроса на предложение обычно включает выбор поставщика, который соответствует вашим минимальным требованиям. Вот как это выглядит:

• Создайте сводку всех полученных предложений.  Сначала создайте сводку предложений, полученных для вашего комитета по выбору поставщиков. Убедитесь, что вы включили общее количество ответов, квалифицированных участников и детали цен, прикрепленные к каждому предложению. Кроме того, убедитесь, что вы сообщаете причины недопуска участникам, которые не соответствуют вашим критериям отбора.
• Выберите вашего идеального поставщика. На основе ваших критерием оценки вы можете выбрать поставщика, который соответствует вашей целевой цене и спецификациям проекта. Убедитесь, что вы создаете мемо, которое описывает ваш процесс отбора для ведения записей и обучения.
• Заключите контракт. Наконец, свяжитесь с победившим поставщиком, уведомив их о победе, и получите их письменное согласие. Не забудьте уведомить всех участников тендера о вашем окончательном решении и поблагодарить их за заявки.

Топ 5 примеров RFQ для вдохновения

Вот несколько примеров из реальной жизни, которые могут вас вдохновить, когда вы в следующий раз станете задумываться, является ли RFQ правильным путем.

RFQ государственных услуг

США. Генеральная служба по обеспечению административными услугами хотела инициировать уборочные услуги в различных государственных офисах и зданиях. Но сначала им нужно знать, сколько это будет стоить. Поэтому они опубликовали RFQ. 

В своем запросе на предложение они включили четкие спецификации своего проектного объема и требований наряду с информацией о критериях оценки.

RFQ от компании коммунального хозяйства 

В этом примере государственная энергетическая компания BrightRidge хотела приобрести специальный трансформатор и получить информацию о ценах от различных поставщиков. 

В своем запросе на предложение они указали точные спецификации трансформатора, который им нужен, и дополнительную информацию, чтобы направить ответы поставщиков.

Некомерческий RFQ

Этот пример посвящен RTI International, некоммерческой организации, работающей в Северной Каролине, и тому, как они опубликовали RFQ, когда им понадобились IT-услуги для закупок. 

RTI хотела приобрести новые планшеты и чехлы для планшетов. Поэтому они включили точные спецификации планшетов и сопутствующих чехлов, включая количество, которое им нужно, и сроки доставки.

Межправительственный RFQ

Международное агентство по возобновляемым источникам энергии (IRENA) — межправительственная организация, помогающая странам перейти на устойчивую энергетику. Им понадобилось создать справочник с практическими рекомендациями и нужны были консультационные услуги. 

Поэтому они выпустили запрос на предложение, содержащий подробную информацию о своих проектных целях, условиях и критериях оценки.

RFQ на электрические автомобили

В этом примере город Лос-Анджелес опубликовал RFQ в поисках поставщиков для установки зарядных станций для электрических автомобилей (EV) по всему городу. Запрос на предложение содержал подробные спецификации для необходимого оборудования и услуг по установке, чтобы расширить инфраструктуру зарядных станций EV в городе. Он также изложил количество необходимых зарядных станций и сроки поставки.

Теперь ваша очередь!

RFQ остаются одним из самых эффективных способов для бизнеса получить точные ценовые оценки, когда им нужно покупать продукты или услуги у сторонних поставщиков. Публикация запроса на предложение помогает гарантировать, что вы получите конкурентные заявки от поставщиков и снизит вероятность переплаты за ваши закупки.

Тем не менее, успех вашего процесса RFQ в значительной степени зависит от качества вашего документа запроса на предложение.

Guru может помочь вам оптимизировать процесс создания RFQ, обеспечивая включение точной и актуальной информации о вашей организации без стресса. С помощью Guru вы можете найти ответы, которые вам нужны, не проходя через приложения или не углубляясь в информационный репозиторий вашей компании. 

Попробуйте Guru сегодня и наслаждайтесь персонализированными и мгновенными ответами в вашем рабочем процессе каждый раз.

‍