Un guide complet sur ce qu'est un appel d'offres et comment il fonctionne. Découvrez les avantages des appels d'offres, pourquoi ils fonctionnent et comment les intégrer à votre flux commercial.

En tant que propriétaire d'entreprise, il est très peu probable que vous choisissiez le premier fournisseur ou entrepreneur qui se présente à votre bureau lorsque vous avez besoin d'un fournisseur pour un projet. Vous devriez plutôt comparer les prix et les services de différents vendeurs pour vous assurer d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix.

Mais comment compiler les meilleures offres ? C'est là que les demandes de devis (RFQ) entrent en jeu.

Dans cet article, nous abordons tous les détails essentiels des appels d'offres, notamment leur nature, leur fonctionnement, leurs avantages et la meilleure façon de les exploiter pour votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un RFQ ?

Une demande de devis (ou RFQ) est un document officiel qu'une entreprise ou une organisation peut émettre lorsqu'elle souhaite obtenir des estimations de prix pour les produits ou services dont elle a besoin. En d'autres termes, l'appel d'offres demande aux fournisseurs de soumettre leurs structures de prix pour répondre à un besoin spécifique.

La demande de devis permet aux entreprises d'obtenir des offres compétitives de la part des vendeurs, améliorant ainsi leurs chances d'obtenir la meilleure qualité aux meilleurs prix. De nombreuses personnes appellent également ce processus l'invitation à soumissionner (IFB).

Sur la base des réponses que vous obtenez lors de votre appel d'offres, vous pouvez ensuite comparer différentes offres et choisir le fournisseur qui correspond le mieux à vos objectifs.

En général, les appels d'offres aident les parties prenantes de l'entreprise à prendre des décisions plus éclairées.

RFQ ou RFP : quelle est la différence ?

La demande de proposition (RFP) est un autre document officiel que les organisations peuvent publier lorsqu'elles recherchent des collaborateurs potentiels. Par conséquent, il est trop facile de le confondre avec l'appel d'offres.

Nous allons tout éclaircir maintenant.

Alors que l'appel d'offres se concentre généralement sur les coûts et les prix, il demande des détails plus complexes tels que le niveau d'expérience du fournisseur, l'approche en matière de fourniture de solutions et d'autres informations techniques.

En d'autres termes, si vous savez déjà ce que vous voulez et que vous voulez seulement savoir combien cela coûte, il vous suffira peut-être d'envoyer un appel d'offres. Toutefois, si vous avez des questions plus spécifiques sur l'expertise et les processus des fournisseurs, vous pourriez également avoir besoin d'un appel d'offres.

RFQ vs RFI : quelle est la différence ?

Une autre publication officielle similaire à la RFQ est la RFI (ou Request for Information).

La QRT constitue généralement la première étape de la sélection des fournisseurs et permet aux entreprises de se faire une idée générale de ce qui est disponible sur le marché. Grâce à une QRT, les organisations peuvent avoir un aperçu des capacités des vendeurs et de leurs produits ou services spécifiques.

Une QRT peut être nécessaire si une entreprise recherche des informations spécifiques pour déterminer si elle va aller de l'avant avec un projet ou un contrat. Sur la base des réponses qu'ils obtiennent, ils peuvent désormais passer à l'appel d'offres ou à l'appel d'offres.

Les demandes d'information sont généralement brèves et ne nécessitent pas beaucoup de détails de la part des fournisseurs.

Comment fonctionne un appel d'offres ?

Un appel d'offres est généralement la première étape avant que l'appel d'offres n'entre en ligne de compte. En publiant une demande de devis, les entreprises peuvent obtenir une ventilation complète des prix indiquant combien il leur faudra pour atteindre les objectifs de leur projet.

Cependant, vous devez noter que les appels d'offres ne sont généralement pas des annonces publiques. Au lieu de cela, l'organisation envoie des appels d'offres uniquement aux fournisseurs qu'elle connaît ou en qui elle a confiance, éliminant ainsi le besoin de longs documents d'approvisionnement. De cette façon, ils ne reçoivent que le nombre d'offres qu'ils demandent, ce qui leur permet de gagner du temps.

Un processus d'appel d'offres typique se déroule en quatre étapes :

• Phase de préparation : C'est là que l'entreprise envoie des appels d'offres aux différentes entreprises qui, selon elle, peuvent atteindre ses objectifs.
• Phase de traitement : L'entreprise reçoit des devis et les évalue en fonction de son budget et d'autres critères
• Phase d'attribution : Ici, l'entreprise attribue les contrats au fournisseur ayant présenté l'offre la plus basse qui répond à ses critères de qualification
• Phase de clôture : Début de l'exécution du contrat

Un autre point à noter est qu'un appel d'offres n'est pas un contrat contraignant.

Étant donné qu'une entreprise envoie généralement des appels d'offres à plusieurs fournisseurs, le document n'est pas lié avant la sélection des offres. Au lieu de cela, l'appel d'offres ne fait que faciliter la comparaison des devis et le choix du vendeur idéal en fonction du budget et de plusieurs autres facteurs.

Cependant, si un appel d'offres peut contribuer à réduire le temps nécessaire pour choisir un produit ou un fournisseur de services, il peut également réduire la concurrence puisque les entreprises ne demandent des devis qu'à des fournisseurs qu'elles connaissent.

Cela dit, examinons d'autres avantages liés à l'utilisation des appels d'offres.

Quels sont les avantages des appels d'offres ?

Un appel d'offres offre plusieurs avantages clés aux entreprises qui cherchent à se procurer des biens ou des services. Voici les cinq principaux avantages :

• Réduit les prix excessifs : Comme les fournisseurs savent qu'ils ne sont pas les seuls à répondre à un appel d'offres, cela les encourage à proposer leurs meilleurs prix pour améliorer leurs chances de remporter le contrat. Cela réduit les prix élevés et vous permet de ne pas payer trop cher pour les produits ou services dont vous avez besoin.
• Favorise la prise de décisions éclairées : Les réponses que vous recevez de vos appels d'offres vous fournissent les informations précieuses dont vous avez besoin pour comparer les différents prix et conditions de livrabilité des différents fournisseurs. Cela vous permet de prendre une décision éclairée quant au fournisseur à choisir.
• Vous aide à obtenir le meilleur rapport qualité-prix : Étant donné que votre demande de devis contient généralement les spécifications exactes des produits ou services que vous souhaitez, les réponses vous aideront à choisir le fournisseur qui vous offre le meilleur rapport qualité-prix. En d'autres termes, vous obtenez le maximum possible au prix le plus bas possible.
• Processus d'approvisionnement rationalisé : La méthode structurée des appels d'offres fournit un flux opérationnel standard allant de l'émission du RFT à l'exécution du contrat. Cela contribue à rendre le processus plus fluide, car les entreprises peuvent rapidement évaluer les réponses, prendre des décisions et atteindre les objectifs de leurs projets.
• Améliore l'image de votre entreprise : L'émission d'appels d'offres peut également contribuer à améliorer l'image publique de votre organisation, car cela montre que vous n'avez aucun préjugé. En participant aux jeux de devinettes, les fournisseurs peuvent prendre la responsabilité d'améliorer leurs chances de remporter le contrat en fonction des prix et d'autres informations figurant dans leurs réponses à l'appel d'offres.

Dans l'ensemble, un appel d'offres est un outil puissant qui aide les organisations à obtenir le meilleur rapport qualité-prix tout en minimisant les risques liés au processus d'approvisionnement.

Quels sont les différents types d'appels d'offres ?

Les entreprises peuvent tirer parti de quatre types de demandes de devis en fonction de leurs besoins spécifiques ou du type de projet. Dans les paragraphes suivants, nous examinons chaque type et partageons un aperçu de celui qui peut être idéal.

Offres ouvertes

Les appels d'offres ouverts constituent le type de demande de devis le plus transparent. Dans ce cas, chaque fournisseur qui reçoit un appel d'offres peut voir les réponses des autres fournisseurs, c'est-à-dire de leurs concurrents.

Cette approche est conçue pour accroître la compétitivité des fournisseurs et permet à chaque répondant d'ajuster son offre en temps réel en fonction des prix de la concurrence jusqu'au jour de clôture des offres.

Pros

• Garantit des offres plus compétitives auprès des acheteurs
• Se traduit par une baisse des prix pour les acheteurs

Les inconvénients

• La nature ouverte des offres peut signifier que les fournisseurs concernés peuvent se regrouper pour convenir d'un prix spécifique

Enchères scellées

Contrairement aux offres ouvertes, un système d'appel d'offres scellé garantit que les détails des réponses des fournisseurs restent confidentiels jusqu'à ce que toutes les soumissions aient été reçues et que l'appel d'offres soit clôturé. Cette méthode est courante dans les marchés publics et les projets du secteur public, où il est essentiel de garantir que le processus de sélection reste équitable et impartial.

Pros

• Réduit le risque d'influence de la concurrence
• Favorise l'équité dans la sélection des fournisseurs

Les inconvénients

• Les fournisseurs peuvent soumettre des offres plus élevées car il y a moins de concurrence
• Les acheteurs peuvent payer plus

Offres invitées

Le système d'appel d'offres invité est sans doute le système d'appel d'offres le plus couramment utilisé. Dans ce cas, l'entreprise sollicitante limite la liste des fournisseurs potentiels aux seuls fournisseurs spécifiques qu'elle souhaite. Le processus d'appel d'offres peut être ouvert ou fermé.

La plupart des entreprises ont recours à des appels d'offres lorsqu'elles ne souhaitent traiter qu'avec des entreprises connues et fiables.

Pros

• Rend le processus d'achat beaucoup plus rapide et rationalisé
• Peut améliorer les résultats de la sélection des fournisseurs

Les inconvénients

• Réduit la concurrence entre les fournisseurs
• Peut entraîner une hausse des coûts
• Les acheteurs peuvent passer à côté de meilleures offres

Enchères inversées

Comme son nom l'indique, un système d'appel d'offres aux enchères inversées fonctionne comme une enchère, mais les prix diminuent progressivement. Les fournisseurs soumettent généralement leurs offres les plus basses dans un environnement concurrentiel hébergé sur une plateforme en ligne.

Au fur et à mesure que les enchères progressent, les vendeurs baissent généralement leurs offres de prix, jusqu'à ce que personne ne baisse. Le contrat est ensuite attribué au plus bas soumissionnaire.

Pros

• Fournit un aperçu des prix les plus bas du marché
• Offre un processus d'appel d'offres efficace et rapide

Les inconvénients

• Étant donné que la tarification est l'objectif principal, les acheteurs peuvent négliger d'autres facteurs clés, tels que la qualité, qui peuvent affecter les résultats du projet

Quand les entreprises doivent-elles utiliser un appel d'offres ?

Oui, les appels d'offres peuvent aider les organisations à rationaliser leur processus d'approvisionnement. Cependant, ce n'est peut-être pas le système idéal à exploiter dans votre situation spécifique.

Alors, voici la question d'un million de dollars : quand devriez-vous utiliser un appel d'offres ?

La principale raison pour laquelle vous devriez émettre une demande de devis est si vous êtes uniquement intéressé par le montant qu'il faudra pour atteindre les objectifs de votre projet. Mais il existe d'autres cas où un appel d'offres peut également être idéal.

Voici une liste de contrôle rapide pour vous aider à prendre une décision :

• La ventilation des prix ou des coûts est-elle l'information urgente dont vous avez besoin ?
• Savez-vous exactement ce que vous voulez et comment y parvenir ?
• Disposez-vous d'une liste de fournisseurs qualifiés qui fournissent les produits ou services spécifiques dont vous avez besoin ?
• Pouvez-vous gérer vous-même les produits une fois que le fournisseur les a livrés ?
• Le prix est-il votre principal facteur d'évaluation pour choisir le fournisseur avec lequel vous allez collaborer ?

Si vous avez répondu « Oui » à toutes les questions ci-dessus, une demande de devis est probablement le document que vous devez préparer. Passons maintenant en revue les informations qui devraient figurer dans votre appel d'offres.

Que faut-il inclure dans un appel d'offres ?

En fonction de votre secteur d'activité et des exigences de votre projet, le contenu exact de votre appel d'offres variera d'une personne à l'autre. Néanmoins, certains éléments cruciaux doivent toujours figurer dans toute demande de devis.

Voici les éléments essentiels à inclure dans votre appel d'offres.

Invitation à soumissionner avec introduction et résumé

Le premier détail dont votre demande de devis a besoin est un bref résumé de toutes les informations clés qui figureront dans le document et auxquelles les fournisseurs potentiels devront répondre. Certains de ces détails incluent :

• Spécifications et quantité du produit
• Calendrier de réalisation du projet : ponctuel ou périodique
• Une invitation pour les fournisseurs à envoyer leurs offres
• Date limite de soumission des offres

Aperçu de l'activité

Ensuite, vous souhaitez donner aux fournisseurs potentiels un aperçu de votre entreprise et des exigences de votre projet. Cela donne aux intervenants un aperçu de vos besoins en tant qu'acheteur et les aide à déterminer s'ils peuvent gérer votre projet.

Exigences de préqualification

Une autre information cruciale que vous devez inclure dans votre appel d'offres concerne vos critères d'évaluation et de sélection de votre fournisseur éventuel. Bien que cela puisse sembler contre-productif, cela vous permet d'éliminer les réponses médiocres, ce qui signifie que vous n'avez pas à passer du temps à passer au crible les offres redondantes.

De plus, les fournisseurs potentiels peuvent voir dès le départ s'ils sont dans la course pour remporter le contrat.

Voici quelques questions que vous pouvez vous poser :

• Pouvez-vous partager une liste de vos certifications et licences commerciales ?
• Pouvez-vous partager les précédents rapports d'assurance qualité que votre entreprise a obtenus ?
• Avez-vous des témoignages d'anciens clients ou des références à partager ?
• Pouvez-vous mener à bien ce projet tout en respectant les délais stipulés dans cet appel d'offres ?

Spécifications du projet

Dans cette section, vous fournirez aux fournisseurs potentiels des informations détaillées sur le projet, y compris les caractéristiques et les spécifications des produits ou services dont vous avez besoin. Vous devez également inclure des détails tels que le calendrier et les conditions de livraison.

Voici quelques informations à inclure :

• Caractéristiques du produit : taille, qualité, quantité, etc.
• Dates de livraison
• Conditions générales du projet : garantie, durée du contrat, options de renouvellement (le cas échéant).

Tableau des prix

Un tableau de prix est un élément de conception doté de formules intégrées qui calculent le coût total lorsque des variables telles que les prix unitaires et la quantité de produits sont saisies.

Selon la complexité de votre projet, il peut être judicieux d'inclure un tableau des prix pour guider les fournisseurs et leur indiquer comment ils doivent réagir. Cela peut également faciliter votre processus de révision des prix et vous aurez créé un modèle standard pour les réponses.

Voici quelques informations qui devraient figurer dans votre modèle de tableau des prix :

• Prix par unité
• Poids du produit par unité
• Frais d'expédition par unité
• Nombre total d'unités

Chronologie

Il est également essentiel que vous indiquiez clairement le calendrier de votre projet afin de vous assurer que le fournisseur que vous choisirez soit clair quant à vos attentes. Cela peut aider à éviter les frictions, les frustrations et les cycles d'approvisionnement potentiellement plus coûteux. En général, le délai moyen que la plupart des entreprises incluent dans leur appel d'offres est d'environ huit semaines.

Explorons maintenant les étapes du processus d'appel d'offres.

Quelles sont les trois étapes du processus d'appel d'offres ?

Comprendre les éléments cruciaux à inclure dans votre appel d'offres est essentiel pour garantir le succès de l'ensemble du processus. Cependant, cette étape de préparation n'est que l'une des trois. Continuez à lire pendant que nous partageons un aperçu des trois étapes du processus d'appel d'offres :

1. Étape de préparation

L'étape de préparation fait référence à toutes les activités impliquées dans la création d'un appel d'offres complet qui communique correctement vos besoins et vos objectifs aux fournisseurs potentiels.

La première chose à faire est de rassembler toutes les informations pertinentes sur votre organisation que vous allez inclure dans votre demande de devis.

gourou peut vous aider ici.

Grâce au wiki alimenté par l'IA de Guru, vous pouvez extraire des informations de n'importe quelle source de la base de données et de l'écosystème de votre entreprise, des pages Internet aux applications tierces que vous utilisez, garantissant ainsi une source d'informations fluide.

En outre, vous pouvez également tirer parti Le modèle ChatGPT privé de Guru avec des fonctionnalités sémantiques pour fournir des informations pertinentes incluses dans votre appel d'offres en fonction des invites que vous lui envoyez. Cela signifie que vous pouvez réduire considérablement le temps nécessaire à la création de votre demande de devis tout en vous assurant que les informations sont exactes et pertinentes.

Après avoir compilé des informations détaillées sur votre organisation, vous pouvez ensuite passer à :

• Identifiez et incluez les exigences spécifiques de votre projet. Assurez-vous de tenir les parties prenantes concernées informées pour vous assurer d'avoir une représentation précise des besoins de votre entreprise.
• Créez votre liste de fournisseurs potentiels. C'est également un bon endroit pour décider si vous souhaitez envoyer votre appel d'offres à un plus petit groupe de fournisseurs que vous connaissez déjà ou si vous souhaitez essayer un plus grand nombre d'options.
• Rédigez l'appel d'offres. Enfin, vous pouvez créer votre demande de devis, soit en partant de zéro, soit en vous basant sur un modèle.

2. Étape de gestion

L'étape de gestion implique toutes les activités, depuis l'envoi de l'appel d'offres aux fournisseurs potentiels jusqu'à la réception et à l'examen des réponses.

Les entreprises envoient généralement des appels d'offres à trois à huit fournisseurs afin de garantir un processus d'appel d'offres compétitif mais optimisé. Le fait d'avoir moins de trois fournisseurs potentiels peut entraîner une diminution de la concurrence, ce qui peut entraîner une hausse des prix. En revanche, recevoir plus de dix réponses peut prendre trop de temps.

Cela dit, voici à quoi ressemble une étape de gestion typique :

• Envoyez vos appels d'offres. Assurez-vous de donner à vos fournisseurs potentiels le temps de travailler sur leurs réponses tout en leur donnant une date limite pour la soumission de leurs offres.
• Répondez aux questions de suivi. Vous pouvez parfois recevoir des questions complémentaires de la part des fournisseurs. Assurez-vous d'y répondre rapidement.
• Passez en revue les réponses. C'est ici que vous évaluez les offres que vous recevez en fonction de vos critères de sélection prédéterminés. Les critères courants incluent le prix et la qualité des produits. Vous devez effectuer des sélections objectives ici.
• Tenez tous les enchérisseurs informés de l'évolution de votre processus d'appel d'offres. Vous devez accuser réception des offres et informer les enchérisseurs lorsque vous prenez une décision, qu'ils gagnent ou non. En règle générale, vous devez préserver la confidentialité des offres de chaque fournisseur, sauf si vous utilisez un système d'enchères ouvert.

3. Étape de clôture

L'étape finale du processus de demande de devis implique généralement la sélection d'un fournisseur qui répond à vos exigences minimales. Voici à quoi cela ressemble :

• Créez un résumé de toutes les offres reçues. Tout d'abord, créez un résumé des offres reçues pour votre comité de sélection des fournisseurs. Assurez-vous d'inclure le nombre total de réponses, les soumissionnaires qualifiés et les détails des prix joints à chaque offre. Veillez également à communiquer le motif de la disqualification aux fournisseurs qui ne répondent pas à vos critères de sélection.
• Sélectionnez votre fournisseur idéal. Sur la base de vos critères d'évaluation, vous pouvez ensuite choisir un fournisseur qui correspond à votre prix cible et aux spécifications de votre projet. Assurez-vous de créer une note décrivant votre processus de sélection à des fins de tenue de dossiers et de formation.
• Attribuez le contrat. Enfin, contactez le fournisseur gagnant pour l'informer de son succès et obtenez son acceptation écrite. N'oubliez pas d'informer tous les soumissionnaires de votre décision finale et de les remercier pour leur candidature.

Les 5 meilleurs exemples d'appels d'offres pour vous inspirer

Voici quelques exemples concrets qui vous inspireront la prochaine fois que vous vous demanderez si un appel d'offres est la solution.

RFQ pour les services gouvernementaux

L'Administration des services généraux des États-Unis souhaitait mettre en place des services de conciergerie dans divers bureaux et bâtiments gouvernementaux. Mais d'abord, ils doivent savoir combien cela coûterait. Alors, ils a publié un appel d'offres.

Dans leur demande de devis, ils ont inclus des spécifications claires sur la portée et les exigences de leur projet, ainsi que des informations initiales sur leurs critères d'évaluation.

RFQ d'une entreprise de services publics

Dans cet exemple, une société publique d'électricité appelée BrightRidge souhaitait acheter un transformateur spécialisé et souhaitait obtenir des informations sur les prix auprès de divers fournisseurs.

Dans leur demande de devis, ils ont inclus les spécifications exactes du transformateur qu'ils souhaitaient et des informations supplémentaires pour orienter les réponses des fournisseurs.

RFQ à but non lucratif

Cet exemple se concentre sur RTI International, une organisation à but non lucratif opérant depuis la Caroline du Nord, et sur la manière dont elle a publié un appel d'offres lorsqu'ils avaient besoin de passer un marché lié à l'informatique.

RTI souhaitait acquérir de nouvelles tablettes et de nouvelles housses pour tablettes. Ils ont donc inclus les spécifications exactes des tablettes et des housses qui les accompagnaient, y compris la quantité souhaitée et le délai de livraison.

RFQ intergouvernemental

L'Agence internationale pour les énergies renouvelables (IRENA) est une organisation intergouvernementale qui aide les pays à passer à l'énergie durable. Ils souhaitaient créer un guide contenant des directives pratiques et avaient besoin de services de consultation.

Alors, ils a publié une demande de devis contenant des informations détaillées concernant les objectifs, les conditions générales et les critères d'évaluation de leurs projets.

RFQ pour les véhicules électriques

Dans cet exemple, la ville de Los Angeles a lancé un appel d'offres à la recherche de fournisseurs pour l'installation de bornes de recharge pour véhicules électriques (VE) dans toute la ville. La demande de devis contenait des spécifications détaillées concernant l'équipement et les services d'installation nécessaires au développement de l'infrastructure électrique de la ville. Il a également indiqué le nombre de bornes de recharge nécessaires et les délais de livraison.

C'est à vous !

Les appels d'offres restent l'un des moyens les plus efficaces permet aux entreprises d'obtenir des estimations de prix précises lorsqu'elles ont besoin d'acheter des produits ou des services auprès d'un fournisseur tiers. L'émission d'une demande de devis vous permet d'obtenir des offres compétitives de la part des fournisseurs, réduisant ainsi les risques de surpayer pour vos achats.

Cependant, le succès de votre processus d'appel d'offres dépend largement de la qualité de votre document de demande de devis.

Guru peut vous aider à rationaliser le processus de création d'appels d'offres, en vous assurant d'inclure des informations précises et à jour sur votre organisation sans stress. Avec Guru, vous pouvez trouver les réponses dont vous avez besoin sans avoir à parcourir les applications ou à vous plonger dans le référentiel d'informations de votre entreprise.

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