Un guide complet sur ce qu'est un RFQ et comment cela fonctionne. Découvrez les avantages des RFQ, pourquoi ils fonctionnent et comment les intégrer dans votre flux commercial.

En tant que propriétaire d'entreprise, il est très peu probable que vous choisissiez le premier fournisseur ou entrepreneur qui se présente lorsque vous avez besoin d'un prestataire pour un projet. Au lieu de cela, vous voudriez comparer les prix et les services de divers vendeurs pour vous assurer d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix.

Mais comment compiler les meilleures offres ? C'est ici que les Demandes de Cotation (RFQ) entrent en jeu.

Dans cet article, nous plongeons dans tous les détails cruciaux concernant les RFQ, y compris ce qu'ils sont, comment ils fonctionnent, leurs avantages et la meilleure façon de les exploiter pour votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un RFQ ?

Une Demande de Cotation (ou RFQ) est un document formel qu'une entreprise ou une organisation peut émettre lorsqu'elle recherche des estimations de prix pour des produits ou des services dont elle a besoin. En d'autres termes, le RFQ demande aux fournisseurs de soumettre leurs structures de prix pour répondre à un besoin spécifique.

La Demande de Cotation permet aux entreprises d'obtenir des offres concurrentielles de la part des vendeurs, augmentant leurs chances d'obtenir une qualité optimale au meilleur prix. Beaucoup de gens appellent également ce processus l'Invitation à Soumissionner (IFB).

Sur la base des réponses que vous obtenez de votre RFQ, vous pouvez ensuite comparer diverses offres et choisir le fournisseur qui correspond le mieux à vos objectifs.

En général, les RFQ aident les parties prenantes de l'entreprise à prendre des décisions plus éclairées.

RFQ vs RFP : Quelle est la différence ?

La Demande de Proposition (RFP) est un autre document formel que les organisations peuvent publier lorsqu'elles recherchent des collaborateurs potentiels. Par conséquent, il est trop facile de la confondre avec le RFQ.

Nous allons clarifier cela maintenant. 

Alors que le RFQ se concentre généralement sur le coût et le prix, le RFP demande des détails plus complexes tels que le niveau d'expérience du fournisseur, l'approche à la fourniture de solutions et d'autres informations techniques.

En d'autres termes, si vous savez déjà ce que vous voulez et que vous voulez seulement savoir combien cela coûtera, vous n'aurez peut-être besoin d'envoyer qu'un RFQ. Cependant, si vous avez des questions plus spécifiques sur l'expertise et les processus des fournisseurs, vous aurez peut-être également besoin d'un RFP.

RFQ vs RFI : Quelle est la différence ?

Encore une autre publication formelle qui est similaire au RFQ est le RFI (ou Demande d'Information).

Le RFI est généralement la première étape dans la sélection des fournisseurs et permet aux entreprises de se faire une idée générale de ce qui est disponible sur le marché. Avec un RFI, les organisations peuvent obtenir un aperçu des capacités des vendeurs, ainsi que de leurs produits ou services spécifiques. 

Un RFI peut être nécessaire si une entreprise recherche des informations spécifiques pour déterminer si elle poursuivra un projet ou un contrat. Sur la base des réponses qu'ils obtiennent, ils peuvent maintenant passer au RFQ ou au RFP. 

Les RFI sont généralement brefs et ne nécessitent pas beaucoup de détails de la part des fournisseurs.

Comment fonctionne un RFQ ?

Un RFQ est généralement la première étape avant que le RFP n'entre en jeu. En émettant une Demande de Cotation, les entreprises peuvent obtenir une répartition complète des prix sur combien il en coûtera pour atteindre leurs objectifs de projet.

Cependant, vous devez noter que les RFQ ne sont généralement pas des annonces publiques. Au lieu de cela, l'organisation envoie des RFQ uniquement à des prestataires qu'elle connaît ou en qui elle a confiance, éliminant ainsi la nécessité d'une documentation d'approvisionnement longue. De cette manière, ils ne reçoivent que le nombre d'offres qu'ils demandent, ce qui leur fait gagner du temps.

Un processus RFQ typique se déroule en quatre étapes :

• Phase de préparation : C'est ici que l'entreprise envoie des RFQ aux différentes entreprises qu'elle pense pouvoir atteindre ses objectifs
• Phase de traitement : L'entreprise reçoit des devis et les évalue en fonction de son budget et d'autres critères
• Phase d'attribution : Ici, l'entreprise attribue les contrats au vendeur ayant la soumission la plus basse qui répond à ses critères de qualification
• Phase de clôture : L'exécution du contrat commence 

Un autre point à noter est qu'un RFQ n'est pas un contrat contraignant.

Puisqu'une entreprise donnée enverra généralement des RFQ à plusieurs fournisseurs, le document n'est pas valide tant que la sélection de l'offre n'a pas eu lieu. Au lieu de cela, le RFQ n'aide qu'à faciliter la comparaison des devis et à décider du vendeur idéal en fonction du budget et de plusieurs autres facteurs. 

Cependant, bien qu'un RFQ puisse aider à réduire le temps nécessaire pour choisir un produit ou un prestataire de services, il peut également réduire la concurrence puisque les entreprises ne demandent des devis qu'aux fournisseurs qu'elles connaissent.

Cela dit, examinons quelques autres avantages à tirer parti des RFQ.

Quels sont les avantages des RFQ ?

Un RFQ offre plusieurs avantages clés pour les entreprises cherchant à acquérir des biens ou des services. Voici cinq principaux avantages :

• Réduit le surcoût : Puisque les fournisseurs savent qu'ils ne sont pas les seuls vendeurs à répondre à un RFQ, cela les incite à proposer leurs meilleurs prix pour améliorer leurs chances de remporter le contrat. Cela réduit les prix excessifs et aide à garantir que vous ne payez pas trop pour les produits ou services dont vous avez besoin.
• Favorise la prise de décision éclairée : Les réponses que vous obtenez de vos RFQ vous fournissent les informations précieuses dont vous avez besoin pour comparer les différents prix et les conditions de livraison de divers fournisseurs. Cela vous aide à prendre une décision éclairée sur le fournisseur à choisir.
• Vous aide à obtenir le meilleur rapport qualité-prix : Puisque votre Demande de Cotation contiendra généralement les spécifications exactes des produits ou services que vous souhaitez, les réponses vous aideront à choisir le fournisseur qui vous offre le meilleur rapport qualité-prix. En d'autres termes, vous obtenez le maximum au prix le plus bas possible.
• Processus d'approvisionnement rationalisé : La méthode structurée des RFQ fournit un flux opérationnel standard de l'émission du RFT à l'exécution du contrat. Cela contribue à rendre le processus plus fluide car les entreprises peuvent rapidement évaluer les réponses, prendre des décisions et atteindre leurs objectifs de projet.
• Améliore l'image de votre entreprise : Émettre des RFQ peut également contribuer à améliorer l'image publique de votre organisation car cela montre que vous n'avez pas de préjugés. En éliminant les jeux de devinette, les fournisseurs peuvent prendre la responsabilité d'améliorer leurs chances de remporter le contrat en fonction des prix et d'autres détails dans leurs réponses au RFQ.

Dans l'ensemble, un RFQ est un outil puissant pour aider les organisations à obtenir le meilleur rapport qualité-prix tout en minimisant les risques dans le processus d'approvisionnement.

Quels sont les différents types de RFQ ?

Les entreprises peuvent tirer parti de quatre types de Demandes de Cotation en fonction de leurs besoins spécifiques ou de leur type de projet. Dans les paragraphes suivants, nous examinons chaque type et partageons des informations sur lequel pourrait être idéal.

Appels d'offres ouverts

Les RFQ à appel d'offres ouverts sont le type de Demande de Cotation le plus transparent. Dans ce cas, chaque fournisseur qui reçoit un RFQ peut voir les réponses des autres fournisseurs—leur concurrence. 

Cette approche est conçue pour augmenter la compétitivité des fournisseurs et permet à chaque répondant d'ajuster son offre en temps réel en fonction des prix de la concurrence jusqu'au jour de clôture des offres.

Avantages 

• Assure des offres plus compétitives parmi les acheteurs
• Résultats à des prix plus bas pour les acheteurs

Inconvénients 

• La nature ouverte des appels d'offres peut signifier que les fournisseurs impliqués peuvent s'entendre pour convenir d'un prix spécifique

Appels d'offres scellés

Contrairement aux appels d'offres ouverts, un système d'appels d'offres scellés garantit que les détails des réponses des fournisseurs restent privés jusqu'à ce que toutes les soumissions aient été reçues et que l'appel d'offres soit clôturé. Cette méthode est courante dans les contrats gouvernementaux et les projets dans le secteur public, où il est crucial de garantir que le processus de sélection reste équitable et impartial.

Avantages

• Réduit le risque d'influence des concurrents
• Favorise l'équité dans la sélection des fournisseurs

Inconvénients

• Les fournisseurs peuvent soumettre des offres plus élevées car il y a moins de concurrence
• Les acheteurs peuvent payer plus

Appels d'offres invités

Le système d'appels d'offres invités est sans doute le système de RFQ le plus couramment utilisé. Dans ce cas, l'entreprise sollicitante restreint la liste des fournisseurs potentiels uniquement aux prestataires spécifiques qu'elle souhaite. Le processus d'offre peut être ouvert ou scellé.

La plupart des entreprises utilisent les appels d'offres invités lorsqu'elles souhaitent uniquement traiter avec des entreprises connues et de confiance.

Avantages 

• Rend le processus d'approvisionnement beaucoup plus rapide et rationalisé
• Peut améliorer l'issue de la sélection des fournisseurs

Inconvénients 

• Réduit la concurrence entre les fournisseurs
• Peut entraîner des coûts plus élevés
• Les acheteurs peuvent passer à côté de meilleures offres

Enchères inversées

Comme son nom l'indique, un système RFQ d'enchère inversée fonctionne comme une enchère mais avec des prix qui diminuent progressivement. Les fournisseurs soumettent généralement leurs offres les plus basses dans un environnement compétitif hébergé sur une plateforme en ligne. 

Au fur et à mesure que l'enchère progresse, les fournisseurs abaissent généralement leurs offres de prix, jusqu'à ce que personne ne les baisse davantage. Le contrat est ensuite attribué au soumissionnaire le plus bas.

Avantages 

• Fournit un aperçu des prix du marché les plus bas
• Offre un processus RFQ efficace et rapide

Inconvénients 

• Puisque le prix est le principal objectif, les acheteurs peuvent négliger d'autres facteurs clés, tels que la qualité, qui peuvent influencer l'issue du projet

Quand les entreprises doivent-elles utiliser un RFQ ?

Oui, les RFQ peuvent aider les organisations à rationaliser leur processus d'approvisionnement. Cependant, cela peut ne pas être le système idéal à utiliser dans votre situation spécifique.

Alors, voici la question qui vaut des millions : quand devez-vous utiliser un RFQ ?

La principale raison pour laquelle vous devriez émettre une Demande de Cotation est si vous êtes uniquement intéressé par le coût pour atteindre vos objectifs de projet. Mais il existe d'autres instances où un RFQ peut également être idéal.

Voici une liste rapide pour vous aider à décider :

• Le prix ou la ventilation des coûts est l'information pressante dont vous avez besoin ?
• Savez-vous exactement ce que vous voulez et comment l'atteindre ?
• Avez-vous une liste de fournisseurs qualifiés qui fournissent les produits ou services spécifiques dont vous avez besoin ?
• Pouvez-vous gérer les produits vous-même après la livraison par le fournisseur ?
• Le prix est-il votre principal critère d'évaluation pour choisir le fournisseur avec lequel vous allez travailler ?

Si vous avez répondu "Oui" à toutes les questions ci-dessus, alors une Demande de Cotation est probablement le document dont vous devez vous préparer. Maintenant, passons aux informations qui devraient être présentes dans votre RFQ.

Que faut-il inclure dans un RFQ ?

En fonction de votre industrie et des exigences de votre projet, le contenu exact de votre RFQ variera d'une personne à l'autre. Néanmoins, certains éléments cruciaux doivent toujours être présents dans toute Demande de Cotation.

Voici les éléments essentiels à inclure dans votre RFQ.

Invitation à soumissionner avec introduction et résumé

Le premier détail dont votre RFQ a besoin est un bref résumé de toutes les informations clés qui seront dans le document auxquels les fournisseurs potentiels doivent répondre. Certains de ces détails comprennent :

• Spécifications du produit et quantité
• Calendrier de livraison du projet—ponctuel ou périodique
• Une invitation pour les fournisseurs à soumettre leurs offres
• Date limite de soumission des offres

Vue d'ensemble de l'entreprise

Ensuite, vous devez donner aux fournisseurs potentiels un aperçu de votre entreprise et des exigences de votre projet. Cela fournit aux répondants un aperçu de vos besoins en tant qu'acheteur et les aide à clarifier si votre projet est un qu'ils peuvent gérer.

Exigences de pré-qualification

Un autre élément crucial d'information que vous devez inclure dans votre RFQ est vos critères d'évaluation et de sélection de votre fournisseur éventuel. Bien que cela puisse sembler contre-productif, cela vous aide à éliminer les réponses médiocres, ce qui signifie que vous n'avez pas à perdre du temps à trier les offres redondantes.

De plus, les fournisseurs potentiels peuvent voir dès le départ s'ils sont dans la course pour remporter le contrat.

Voici quelques questions que vous pouvez poser :

• Pouvez-vous partager une liste de vos certifications et licences professionnelles ?
• Pouvez-vous partager les rapports de QA précédents que votre entreprise a obtenus ?
• Avez-vous des témoignages ou références de clients passés que vous pouvez partager ?
• Pouvez-vous réaliser ce projet tout en respectant le calendrier stipulé dans ce RFQ ?

Spécifications du projet

Dans cette section, vous fournirez aux fournisseurs potentiels des informations détaillées sur le projet, y compris les caractéristiques et les spécifications des produits ou services dont vous avez besoin.  Vous devez également inclure des détails tels que le calendrier de livraison et les conditions.

Voici quelques détails à inclure :

• Spécifications du produit - taille, qualité, quantité, etc.
• Dates de livraison
• Termes et conditions du projet - garantie, durée du contrat, options de renouvellement (si pertinent).

Tableau de prix

Un tableau de prix est un élément de conception avec des formules intégrées qui calculent le coût total lorsque des variables telles que les prix unitaires et la quantité de produit sont saisies.

En fonction de la complexité de votre projet, il peut être judicieux d'inclure un tableau de prix pour guider les fournisseurs sur la façon de répondre. Cela peut également aider à rendre votre processus de révision des prix plus fluide et vous aurez créé un modèle standard pour les réponses.

Voici quelques détails qui devraient figurer dans votre modèle de tableau de prix :

• Prix par unité
• Poids du produit par unité
• Coût d'expédition par unité 
• Nombre total d'unités

Calendrier

Il est également crucial que vous indiquiez clairement votre calendrier de projet afin de garantir que le fournisseur que vous choisirez soit conscient de vos attentes. Cela peut aider à prévenir des frictions, de la frustration et des cycles d'approvisionnement potentiellement plus coûteux. En général, le délai moyen que la plupart des entreprises incluent dans leur RFQ est d'environ huit semaines.

Maintenant, explorons les étapes du processus RFQ.

Quelles sont les trois étapes du processus RFQ ?

Comprendre les éléments cruciaux à inclure dans votre RFQ est essentiel pour garantir le succès de l'ensemble du processus. Cependant, cette étape de préparation n'est qu'une des trois. Continuez à lire alors que nous partageons des informations sur les trois étapes du processus RFQ :

1. Étape de préparation

L'étape de préparation fait référence à toutes les activités impliquées dans la création d'un RFQ complet qui communique correctement vos besoins et objectifs aux fournisseurs potentiels.

La première chose que vous devrez faire est de rassembler toutes les informations pertinentes sur votre organisation que vous incluez dans votre demande de devis.

Guru peut vous aider ici.  

Avec le wiki alimenté par l'IA de Guru, vous pouvez extraire des informations de n'importe quelle source au sein de la base de données et de l'écosystème de votre entreprise - des pages Internet aux applications tierces que vous utilisez - garantissant un sourcing d'informations sans faille. 

De plus, vous pouvez également profiter du modèle privé de ChatGPT de Guru avec des capacités sémantiques pour fournir des informations pertinentes à inclure dans votre RFQ en fonction des prompts que vous lui donnez. Cela signifie que vous pouvez réduire considérablement le temps nécessaire à la création de votre demande de devis tout en garantissant que l'information est précise et pertinente. 

Après avoir rassemblé des informations détaillées sur votre organisation, vous pouvez ensuite passer à :

• Identifier et inclure vos exigences spécifiques au projet. Assurez-vous de tenir les parties prenantes pertinentes informées afin de garantir que vous avez une représentation précise de vos besoins commerciaux.
• Créer votre liste de fournisseurs potentiels. C'est aussi un bon endroit pour décider si vous souhaitez envoyer votre RFQ à un groupe plus restreint de fournisseurs que vous connaissez déjà ou si vous souhaitez essayer un plus grand éventail d'options.
• Rédigez la demande de devis. Enfin, vous pouvez créer votre demande de devis, soit à partir de zéro, soit sur la base d'un modèle.

2. Étape de gestion

L'étape de gestion implique toutes les activités depuis l'envoi de la demande de devis aux fournisseurs potentiels jusqu'à la réception et l'examen des réponses. 

Les entreprises envoient généralement des RFQ à trois à huit fournisseurs pour garantir un processus d'appel d'offres compétitif et optimisé. Avoir moins de trois fournisseurs potentiels peut signifier moins de concurrence, ce qui peut entraîner des prix potentiellement plus élevés. D'un autre côté, recevoir plus de dix réponses peut être trop chronophage.

Cela dit, voici à quoi ressemble une étape de gestion typique :

• Envoyer vos RFQ. Assurez-vous de donner à vos fournisseurs potentiels le temps de travailler sur leurs réponses tout en leur donnant une date limite pour leurs soumissions d'offres.
• Répondez aux questions de suivi. Assurez-vous d'y répondre rapidement. Assurez-vous d'y répondre rapidement.
• Examinez les réponses. C'est ici que vous évaluez les offres que vous recevez en fonction de vos critères de sélection prédéterminés. Les critères courants incluent les prix et la qualité des produits. Vous devez faire des sélections objectives ici.
• Tenir tous les soumissionnaires au courant des développements dans votre processus RFQ. Vous devriez accuser réception des offres reçues et informer les soumissionnaires lorsque vous prenez une décision, qu'ils gagnent ou non. En règle générale, vous devez garder confidentielle l'offre de chaque fournisseur, sauf si vous exécutez un système d'appel d'offres ouvert.

3. Étape de clôture

L'étape de clôture du processus de demande de devis consiste généralement à sélectionner un fournisseur qui répond à vos exigences minimales. Voici à quoi cela ressemble :

• Créer un résumé de toutes les offres reçues.  Tout d'abord, créez un résumé des offres reçues pour votre comité de sélection des fournisseurs. Assurez-vous d'inclure le nombre total de réponses, les soumissionnaires qualifiés, et les détails de prix associés à chaque offre. Assurez-vous également de communiquer la raison de la disqualification aux fournisseurs qui ne répondent pas à vos critères de sélection.
• Sélectionnez votre fournisseur idéal. En fonction de vos critères d'évaluation, vous pouvez ensuite choisir un fournisseur qui répond à votre prix cible et aux spécifications de votre projet. Assurez-vous de créer un mémo qui décrit votre processus de sélection à des fins de documentation et de formation.
• Attribuez le contrat. Enfin, contactez le fournisseur gagnant pour les informer de leur succès et obtenez leur acceptation écrite. N'oubliez pas d'informer tous les soumissionnaires de votre décision finale et de les remercier pour leurs candidatures.

Top 5 des exemples de RFQ pour vous inspirer

Voici quelques exemples du monde réel pour vous inspirer lorsque vous vous demandez si un RFQ est la bonne voie.

RFQ de services gouvernementaux

Les États-Unis. L'Administration des services généraux voulait initier des services de nettoyage dans divers bureaux et bâtiments gouvernementaux. Mais d'abord, ils doivent savoir combien cela coûtera. Ainsi, ils ont émis un RFQ. 

Dans leur demande de devis, ils ont inclus des spécifications claires sur leur portée de projet et leurs exigences, accompagnées d'informations préalables sur leurs critères d'évaluation.

Demande de devis de l'entreprise de services publics 

Dans cet exemple, une entreprise d'électricité publique appelée BrightRidge souhaitait acheter un transformateur spécialisé et voulait des informations tarifaires de divers fournisseurs. 

Dans leur demande de devis, ils ont inclus les spécifications exactes du transformateur qu'ils souhaitaient et des informations supplémentaires pour guider les réponses des fournisseurs.

RFQ à but non lucratif

Cet exemple concerne RTI International, une organisation à but non lucratif basée en Caroline du Nord, et comment ils ont publié un RFQ lorsqu'ils avaient besoin de satisfaire un approvisionnement lié aux TI. 

RTI souhaitait acquérir de nouvelles tablettes et des coques pour tablettes. Ainsi, ils ont inclus les spécifications exactes des tablettes et des coques, y compris la quantité souhaitée et le calendrier de livraison.

RFQ intergouvernemental

L'Agence internationale de l'énergie renouvelable (IRENA) est une organisation intergouvernementale qui aide les pays à passer à une énergie durable. Ils voulaient créer un guide de directives pratiques et avaient besoin de services de consultation. 

Ainsi, ils ont publié une demande de devis contenant des informations détaillées concernant leurs objectifs de projet, termes et conditions, et critères d'évaluation.

RFQ de véhicule électrique

Dans cet exemple, la ville de Los Angeles a émis un RFQ pour rechercher des fournisseurs pour l'installation de stations de recharge de véhicules électriques (VE) dans toute la ville. La demande de devis contenait des spécifications détaillées pour l'équipement et les services d'installation nécessaires pour élargir l'infrastructure de VE de la ville. Elle a également décrit le nombre de stations de recharge nécessaires et les délais de livraison.

À vous de jouer !

Les RFQ restent l'un des moyens les plus efficaces pour les entreprises d'obtenir des estimations de prix précises lorsqu'elles ont besoin d'acheter des produits ou services d'un fournisseur tiers. Émettre une demande de devis aide à garantir que vous obtenez des offres compétitives de la part des fournisseurs, réduisant ainsi les chances de surpayer pour votre approvisionnement.

Cependant, le succès de votre processus RFQ dépend en grande partie de la qualité de votre document de demande de devis.

Guru peut vous aider à rationaliser le processus de création de RFQ, en veillant à ce que vous incluiez des informations précises et à jour concernant votre organisation sans stress. Avec Guru, vous pouvez trouver les réponses dont vous avez besoin sans passer par des applications ou plonger profondément dans le dépôt d'informations de votre entreprise. 

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