Um guia completo sobre o que é um RFQ e como funciona. Descubra os benefícios dos RFQs, por que funcionam e como integrá-los ao seu fluxo de negócios.

Como proprietário de um negócio, é muito improvável que você escolha o primeiro fornecedor ou contratado que aparece na sua mesa quando precisa de um prestador para um projeto. Em vez disso, você vai querer comparar preços e serviços de vários vendedores para garantir que obtenha o melhor valor pelo seu dinheiro.

Mas como compilar as melhores ofertas? É aí que entram os Pedidos de Cotação (RFQs).

Neste artigo, mergulhamos em todos os detalhes cruciais sobre os RFQs, incluindo o que são, como funcionam, seus benefícios e a melhor forma de aproveitá-los para o seu negócio.

O que é um RFQ?

Um Pedido de Cotação (ou RFQ) é um documento formal que uma empresa ou organização pode emitir quando busca estimativas de preços para produtos ou serviços que necessita. Em outras palavras, o RFQ solicita que os fornecedores apresentem suas estruturas de preços para atender a uma necessidade específica.

O Pedido de Cotação permite que as empresas obtenham propostas competitivas dos vendedores, melhorando suas chances de conseguir qualidade superior aos melhores preços. Muitas pessoas também chamam esse processo de Convite para Licitação (IFB).

Com base nas respostas que você obtém do seu RFQ, você pode comparar várias ofertas e escolher o fornecedor que melhor se alinha aos seus objetivos.

De modo geral, os RFQs ajudam os stakeholders de negócios a tomar decisões mais informadas.

RFQ vs RFP: Qual é a diferença?

O Pedido de Proposta (RFP) é outro documento formal que as organizações podem publicar ao procurar colaboradores em potencial. Como resultado, é muito fácil confundi-lo com o RFQ.

Vamos esclarecer isso agora. 

Enquanto o RFQ geralmente foca no custo e preços, o RFP solicita detalhes mais complexos, como o nível de experiência do fornecedor, abordagem para fornecer soluções e outras informações técnicas.

Em outras palavras, se você já sabe o que quer e somente deseja saber quanto custa, você pode precisar enviar apenas um RFQ. No entanto, se tiver questões mais específicas sobre a experiência dos fornecedores e processos, você pode também precisar de um RFP.

RFQ vs RFI: Qual é a diferença?

Mais uma publicação formal que é semelhante ao RFQ é o RFI (ou Pedido de Informação).

O RFI geralmente é o primeiro passo na seleção de fornecedores e permite que as empresas tenham uma noção geral do que está disponível no mercado. Com um RFI, as organizações podem obter insights sobre as capacidades dos vendedores e seus produtos ou serviços específicos. 

Um RFI pode ser necessário se uma empresa busca informações específicas para determinar se seguirá em frente com um projeto ou contrato. Com base nas respostas que recebem, elas podem prosseguir para o RFQ ou RFP. 

Os RFIs são tipicamente breves e não requerem muitos detalhes dos fornecedores.

Como funciona um RFQ?

Um RFQ é tipicamente o primeiro passo antes que o RFP entre em cena. Ao emitir um Pedido de Cotação, as empresas podem ter uma breakdown de preços abrangente sobre quanto custará para atingir seus objetivos de projeto.

No entanto, você deve notar que os RFQs geralmente não são anúncios públicos. Em vez disso, a organização envia RFQs apenas para os provedores que conhece ou confia, eliminando a necessidade de uma documentação de aquisição longa. Dessa forma, eles recebem somente o número de propostas que solicitam, economizando tempo.

Um processo típico de RFQ acontece em quatro etapas:

• Fase de preparação: É aqui que a empresa envia RFQs para as várias empresas que acha que podem atender suas metas
• Fase de processamento: A empresa recebe cotações de preços e as avalia com base no seu orçamento e em outros critérios
• Fase de premiação: Aqui, a empresa atribui os contratos ao fornecedor com a menor oferta que atende aos seus critérios de qualificação
• Fase de fechamento: O cumprimento do contrato começa 

Outro ponto a ser observado é que um RFQ não é um contrato vinculativo.

Como uma determinada empresa normalmente enviará RFQs para vários fornecedores, o documento não é vinculado até que a seleção da proposta aconteça. Em vez disso, o RFQ apenas ajuda a facilitar a comparação de cotações de preços e a decidir sobre o vendedor ideal com base no orçamento e vários outros fatores. 

No entanto, embora um RFQ possa ajudar a reduzir o tempo necessário para escolher um prestador de produto ou serviço, ele pode também reduzir a competição, uma vez que as empresas solicitam cotações apenas de fornecedores que conhecem.

Dito isso, vamos examinar alguns outros pontos positivos de aproveitar os RFQs.

Quais são os benefícios dos RFQs?

Um RFQ oferece vários benefícios-chave para empresas que buscam adquirir bens ou serviços. Aqui estão cinco principais vantagens:

• Reduz a supervalorização: Como os fornecedores sabem que não são o único vendedor respondendo a um RFQ, isso os incentiva a apresentar seus melhores preços para melhorar suas chances de ganhar o contrato. Isso reduz preços elevados e ajuda a garantir que você não pagará a mais pelos produtos ou serviços que necessita.
• Promove a tomada de decisões informadas: As respostas que você obtém de seus RFQs fornecem as informações valiosas que você precisa para comparar os vários preços e prazos de entrega de vários fornecedores. Isso ajuda você a tomar uma decisão informada sobre qual fornecedor escolher.
• Ajuda você a obter o melhor valor pelo seu dinheiro: Como seu Pedido de Cotação geralmente conterá as especificações exatas dos produtos ou serviços que você deseja, as respostas ajudarão você a escolher o fornecedor que oferece o melhor valor. Em outras palavras, você obtém o máximo que pode pelo menor preço possível.
• Processo de aquisição simplificado: O método estruturado de RFQs fornece um fluxo operacional padrão desde a emissão do RFQ até o cumprimento do contrato. Isso ajuda a tornar o processo mais fluido, pois as empresas podem rapidamente avaliar as respostas, tomar decisões e alcançar seus objetivos de projeto.
• Melhora a imagem da sua empresa: Emitir RFQs também pode ajudar a melhorar a imagem pública da sua organização, pois mostra que você não tem preconceitos. Eliminando as adivinhações, os fornecedores podem assumir a responsabilidade de melhorar suas chances de ganhar o contrato com base em preços e outros detalhes em suas respostas ao RFQ.

No geral, um RFQ é uma ferramenta poderosa para ajudar organizações a obter o melhor valor pelo seu dinheiro enquanto minimizam riscos no processo de aquisição.

Quais são os Diferentes Tipos de RFQs?

As empresas podem aproveitar quatro tipos de Pedidos de Cotação com base em suas necessidades específicas ou tipo de projeto. Nos parágrafos seguintes, examinamos cada tipo e compartilhamos algumas percepções sobre qual pode ser ideal.

Licitacões abertas

As RFQs de licitação aberta são o tipo mais transparente de Pedido de Cotação. Nesse caso, cada fornecedor que recebe um RFQ pode ver as respostas dos outros fornecedores—sua competição. 

Essa abordagem é projetada para aumentar a competitividade dos fornecedores e permite que cada respondente ajuste sua proposta em tempo real com base nos preços da competição até o dia do fechamento das propostas.

Vantagens

• Garante propostas mais competitivas entre os compradores
• Resulta em preços mais baixos para os compradores

Desvantagens

• A natureza aberta das ofertas pode significar que os fornecedores envolvidos podem se unir para concordar sobre um preço específico

Propostas seladas

Ao contrário das licitações abertas, um sistema de propostas seladas garante que os detalhes das respostas dos fornecedores permaneçam privados até que todas as submissões tenham sido recebidas e a proposta seja fechada. Esse método é comum em contratos governamentais e projetos no setor público, onde é crucial garantir que o processo de seleção permaneça justo e imparcial.

Vantagens

• Reduz o risco de influência de concorrentes
• Promove a imparcialidade na seleção de fornecedores

Desvantagens

• Os fornecedores podem apresentar propostas mais altas, pois há menos competição
• Os compradores podem acabar pagando mais

Propostas convidadas

O sistema de propostas convidadas é, sem dúvida, o sistema de RFQs mais comumente utilizado. Nesse caso, a empresa que solicita restringe a lista de fornecedores potenciais apenas aos provedores específicos que deseja. O processo de proposta pode ser aberto ou selado.

A maioria das empresas utiliza propostas convidadas quando só quer lidar com empresas conhecidas e de confiança.

Vantagens

• Torna o processo de aquisição muito mais rápido e simplificado
• Pode melhorar o resultado da seleção de fornecedores

Desvantagens

• Reduz a competição entre fornecedores
• Pode levar a custos mais altos
• Os compradores podem perder ofertas melhores

Leilões reversos

Como o nome implica, um sistema de RFQ de leilão reverso funciona como um leilão, mas com preços progressivamente decrescentes. Os fornecedores normalmente apresentam suas propostas mais baixas em um ambiente competitivo hospedado em uma plataforma online. 

Conforme o leilão avança, os fornecedores normalmente reduzem suas propostas de preços, até que ninguém envie uma proposta mais baixa. O contrato é então concedido ao licitante mais baixo.

Vantagens

• Fornece insight sobre os preços mais baixos do mercado
• Oferece um processo de RFQ eficiente e rápido

Desvantagens

• Uma vez que o preço é o foco principal, os compradores podem negligenciar outros fatores-chave, como a qualidade, que podem afetar o resultado do projeto

Quando as empresas devem usar um RFQ?

Sim, os RFQs podem ajudar as organizações a simplificar seu processo de aquisição. No entanto, talvez não seja o sistema ideal a ser utilizado na sua situação específica.

Portanto, aqui está a pergunta de um milhão de dólares—quando você deve usar um RFQ?

A principal razão pela qual você deve emitir um Pedido de Cotação é se você está apenas interessado em quanto custará para atingir seus objetivos de projeto. Mas há mais ocasiões em que um RFQ pode ser ideal também.

Aqui está uma lista rápida para ajudá-lo a decidir:

• O preço ou detalhamento de custos é a informação urgente que você precisa?
• Você sabe exatamente o que quer e como alcançá-lo?
• Você tem uma lista de fornecedores qualificados que fornecem os produtos ou serviços específicos que você precisa?
• Você pode gerenciar os produtos você mesmo após a entrega do fornecedor?
• O preço é seu principal fator de avaliação para escolher o fornecedor com quem você fará parceria?

Se você respondeu “Sim” a todas as perguntas acima, então um Pedido de Cotação é provavelmente o documento que você precisa preparar. Agora, vamos guiá-lo pelas informações que devem estar em seu RFQ.

O que incluir em um RFQ?

Dependendo do seu setor e requisitos de projeto, o conteúdo exato do seu RFQ pode variar de pessoa para pessoa. No entanto, alguns elementos cruciais devem sempre estar presentes em qualquer Pedido de Cotação.

Aqui estão os elementos essenciais a incluir em seu RFQ.

Convite para licitar com introdução e resumo

O primeiro detalhe que seu RFQ precisa é um breve resumo de todas as informações-chave que estarão no documento que os potenciais fornecedores precisam responder. Alguns desses detalhes incluem:

• Especificações do produto e quantidade
• Cronograma de entrega do projeto—uma vez ou periódicos
• Um convite para os fornecedores enviarem suas propostas
• Prazo para submissão de propostas

Visão geral do negócio

Em seguida, você quer dar aos fornecedores potenciais uma visão geral da sua empresa e dos requisitos para seu projeto. Isso fornece aos respondedores insights sobre suas necessidades como comprador e os ajuda a esclarecer se seu projeto é um que eles podem lidar.

Requisitos de pré-qualificação

Another crucial piece of information you need to include in your RFQ is your criteria for evaluating and selecting your eventual supplier. While this may seem counterproductive, it helps you eliminate subpar responses, meaning you don’t have to spend time sifting through redundant bids.

Additionally, potential suppliers can see upfront whether or not they are in the race to win the contract.

Here are some questions you can ask:

• Can you share a list of your business certifications and licenses?
• Can you share previous QA reports your company has gotten?
• Do you have past client testimonials or references you can share?
• Can you deliver on this project while staying within the timeline stipulated in this RFQ?

Project specifications

In this section, you’ll provide potential vendors with detailed information about the project, including the features and specifications of the products or services you need.  You should also include details like delivery timeline and conditions.

Here are some details to include:

• Product specs—size, quality, quantity, etc.
• Delivery dates
• Project terms and conditions—warranty, contract length, renewal options (if relevant).

Pricing table

A pricing table is a design element with built-in formulas that calculate total cost when variables such as unit prices and product quantity are entered.

Depending on how complex your project is, it may be a good idea to include a price table to guide suppliers and how they should respond. This can also help make your pricing review process more seamless and you’ll have created a standard template for responses.

Here are some details that should be in your pricing table template:

• Price per unit
• Product weight per unit
• Shipping cost per unit 
• Total number of units

Timeline

It is also crucial that you clearly state your project timeline to ensure the vendor you eventually choose is clear on your expectations. This can help prevent friction, frustration, and potentially costlier procurement cycles. Generally, the average timeline most businesses include in their RFQ is around eight weeks.

Now, let us explore the stages of the RFQ process.

What are the Three Stages of the RFQ Process?

Understanding the crucial elements to include in your RFQ is key to ensuring the success of the entire process. However, this preparation stage is only one of three. Keep reading as we share insight into the three stages of the RFQ process:

1. Preparation stage

The preparation stage refers to all the activities involved in creating a comprehensive RFQ that properly communicates your needs and objectives with potential vendors.

The first thing you’ll need to do is gather all the relevant information about your organization that you’ll include in your Request for Quotation.

Guru can help here.  

With Guru’s AI-powered wiki, you can pull information from any source within your company’s database and ecosystem—from internet pages to the third-party apps that you use—ensuring seamless information sourcing. 

In addition, you can also leverage Guru’s private ChatGPT model with semantic capabilities to provide relevant information included in your RFQ based on the prompts you feed it. This means you can significantly cut down the time needed to create your Request for Quotation while ensuring the information is accurate and relevant. 

After compiling detailed info about your organization, you can then go on to:

• Identify and include your specific project requirements. Ensure you keep relevant stakeholders in the loop to ensure you have an accurate representation of your business needs.
• Create your list of potential vendors. This is also a good place to decide if you want to send your RFQ to a smaller group of vendors you already know or if you’d like to try a bigger pool of options.
• Draw up the RFQ. Finally, you can create your Request for Quotation, either from scratch or based on a template.

2. Management stage

The management stage involves all activities from when the RFQ is sent to prospective vendors to when responses are received and reviewed. 

Companies typically send RFQs to three to eight vendors to ensure a competitive yet optimized bidding process. Having fewer than three prospective vendors may mean less competition, meaning potentially higher pricing. On the other hand, receiving more than ten responses can be too time-consuming.

That said, here’s what a typical management stage looks like:

• Send out your RFQs. Make sure you give your prospective vendors time to work on their responses while also giving them a deadline for their bid submissions.
• Responder a perguntas de acompanhamento. Sometimes, you may get follow-up questions from suppliers. Ensure you respond to them promptly.
• Review the responses. This is where you evaluate the bids you receive based on your predetermined selection criteria. Common criteria include pricing and product quality. You must make objective selections here.
• Keep all bidders updated on developments in your RFQ process. You should acknowledge received bids and inform bidders when you make a decision—whether or not they win. As a rule of thumb, you should keep each vendor’s bid confidential except if you’re running an open bid system.

3. Closing stage

The closing stage of the Request for Quotation process typically involves selecting a vendor that meets your minimum requirements. Here’s what that looks like:

• Create a summary of all bids received.  First, create a summary of the bids received for your vendor selection committee. Make sure to include the total number of responses, qualified bidders, and the pricing details attached to each bid. Also, ensure you communicate the reason for disqualification to vendors that don’t meet your selection criteria.
• Select your ideal vendor. Based on your evaluation criteria, you can then choose a vendor that meets your target price and project specs. Ensure you create a memo that outlines your selection process for record-keeping and training purposes.
• Award the contract. Finally, reach out to the winning supplier informing them of their success, and get their written acceptance. Don’t forget to inform all the bidders of your final decision and thank them for their applications.

Top 5 RFQ Examples to Inspire You

Here are some real-world examples to inspire you when you’re next wondering if an RFQ is the way to go.

Government services RFQ

The U.S. General Services Administration wanted to initiate janitorial services across various governmental offices and buildings. But first, they need to know how much it would cost. So, they issued an RFQ. 

In their Request for Quotation, they included clear specifications on their project scope and requirements alongside upfront information on their evaluation criteria.

Utility company RFQ 

In this example, a public power company called BrightRidge wanted to purchase a specialized transformer and wanted pricing information from various vendors. 

In their Request for Quotation, they included the exact specifications of the transformer they wanted and additional information to guide vendor responses.

Non-profit RFQ

This example focuses on RTI International, a non-profit organization operating out of North Carolina, and how they published an RFQ when they needed to fulfill an IT-related procurement. 

RTI wanted to acquire new tablets and tablet covers. So, they included the exact specs of the tablets and accompanying covers, including the quantity they wanted and the delivery timeline.

Intergovernmental RFQ

The International Renewable Energy Agency (IRENA) is an intergovernmental organization that helps countries to transition to sustainable energy. They wanted to create a guidebook of actionable guidelines and needed consultation services. 

So, they released a Request for Quotation containing detailed information regarding their project goals, terms and conditions, and evaluation criteria.

Electric vehicle RFQ

In this example, the City of Los Angeles issued an RFQ seeking suppliers for the installation of electric vehicle (EV) charging stations throughout the city. The Request for Quotation contained detailed specifications for the equipment and installation services needed to expand the city's EV infrastructure. It also outlined the number of charging stations required and delivery timelines.

A palavra é sua!

RFQs remain one of the most effective ways for businesses to get accurate pricing estimates when they need to buy products or services from a third-party provider. Issuing a Request for Quotation helps ensure you get competitive bids from suppliers, reducing the chances of overpaying for your procurement.

However, the success of your RFQ process largely depends on the quality of your Request for Quotation document.

Guru can help you streamline the process of RFQ creation, ensuring you include accurate and up-to-date information about your organization without stress. With Guru, you can find the answers you need without cycling through applications or deep diving into your company’s information repository. 

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