Kompleksowy przewodnik dotyczący tego, czym jest RFQ i jak działa. Odkryj korzyści płynące z RFQ, dlaczego działają i jak zintegrować je w swoim przepływie biznesowym.

Jako właściciel firmy, mało prawdopodobne jest, że wybierzesz pierwszego dostawcę lub wykonawcę, który pojawi się na Twoim biurku, gdy potrzebujesz dostawcy do projektu. Zamiast tego, chciałbyś porównać ceny i usługi od różnych sprzedawców, aby upewnić się, że otrzymasz najlepszą wartość za swoje pieniądze.

Ale jak skompilować najlepsze oferty? W tym momencie w grę wchodzi prośba o ofertę (RFQ).

W tym artykule zagłębimy się w wszystkie kluczowe szczegóły dotyczące RFQ, w tym czym są, jak działają, ich korzyści i najlepszy sposób na wykorzystanie ich w Twoim biznesie.

Czym jest RFQ?

Prośba o ofertę (RFQ) to formalny dokument, który firma lub organizacja może wydać, gdy poszukuje estymacji cen na produkty lub usługi, które są potrzebne. Innymi słowy, RFQ prosi dostawców o przesłanie swoich struktur cenowych w celu zaspokojenia konkretnej potrzeby.

Prośba o ofertę umożliwia firmom uzyskanie konkurencyjnych ofert od sprzedawców, co zwiększa ich szanse na uzyskanie najwyższej jakości w najlepszych cenach. Wielu ludzi nazywa ten proces zaproszeniem do składania ofert (IFB).

Na podstawie odpowiedzi, które otrzymasz z RFQ, możesz porównać różne oferty i wybrać dostawcę, który najlepiej odpowiada Twoim celom.

Ogólnie, RFQ pomagają interesariuszom biznesowym podejmować bardziej świadome decyzje.

RFQ vs RFP: Jakie są różnice?

Prośba o ofertę (RFP) to kolejny formalny dokument, który organizacje mogą publikować, szukając potencjalnych współpracowników. W rezultacie łatwo jest je pomylić z RFQ.

Wyjaśnimy to teraz. 

Chociaż RFQ zazwyczaj koncentruje się na kosztach i cenach, RFP wymaga bardziej złożonych szczegółów, takich jak poziom doświadczenia dostawcy, podejście do dostarczania rozwiązań i inne informacje techniczne.

Innymi słowy, jeśli już wiesz, czego chcesz, i chcesz jedynie wiedzieć, ile to kosztuje, możesz potrzebować jedynie wysłać RFQ. Jednakże, jeśli masz bardziej konkretne pytania dotyczące ekspertizy i procesów dostawców, możesz potrzebować również RFP.

RFQ vs RFI: Jakie są różnice?

Jeszcze jednym formalnym dokumentem, który jest podobny do RFQ, jest RFI (lub prośba o informacje).

RFI jest zazwyczaj pierwszym krokiem w wyborze dostawcy i pozwala firmom uzyskać ogólny obraz tego, co jest dostępne na rynku. Dzięki RFI organizacje mogą uzyskać wgląd w możliwości dostawców oraz ich konkretne produkty lub usługi. 

RFI może być konieczne, jeśli firma szuka konkretnych informacji, aby zdecydować, czy przejść do projektu lub kontraktu. Na podstawie otrzymanych odpowiedzi mogą teraz przejść do RFQ lub RFP. 

RFIs są zazwyczaj krótkie i nie wymagają od dostawców podawania wielu szczegółów.

Jak działa RFQ?

RFQ jest zazwyczaj pierwszym krokiem przed tym, jak w grę wchodzi RFP. Wydając prośbę o ofertę, firmy mogą uzyskać szczegółowy rozkład cenowy tego, ile będzie kosztować osiągnięcie ich celów projektowych.

Jednakże, powinieneś zauważyć, że RFQ zazwyczaj nie są publicznymi ogłoszeniami. Zamiast tego organizacja wysyła RFQ tylko do dostawców, których zna lub którym ufa, eliminując potrzebę długotrwałej dokumentacji związanej z zakupem. W ten sposób otrzymują jedynie liczbę ofert, których potrzebują, oszczędzając czas.

Typowy proces RFQ odbywa się w czterech etapach:

• Faza przygotowawcza: To tutaj firma wysyła zapytania ofertowe do różnych firm, które mogą spełnić jej cele
• Faza przetwarzania: Firma otrzymuje oferty cenowe i ocenia je na podstawie swojego budżetu oraz innych kryteriów
• Faza przyznawania: Tutaj firma przyznaje kontrakty wykonawcy z najniższą ofertą, który spełnia ich kryteria kwalifikacyjne
• Faza zamknięcia: Rozpoczyna się realizacja umowy 

Kolejnym punktem jest to, że RFQ nie jest wiążącą umową.

Ponieważ dana firma zazwyczaj wysyła RFQ do kilku dostawców, dokument nie jest wiążący, dopóki nie nastąpi wybór oferty. Zamiast tego RFQ jedynie ułatwia porównanie ofert cenowych i podjęcie decyzji o idealnym sprzedawcy na podstawie budżetu i kilku innych czynników. 

Jednakże, chociaż RFQ może pomóc w skróceniu czasu potrzebnego na wybór dostawcy produktów lub usług, może również zmniejszyć konkurencję, ponieważ firmy proszą o oferty jedynie od dostawców, których znają.

Mimo to, przyjrzyjmy się kilku dalszym zaletom korzystania z RFQ.

Jakie są korzyści z RFQ?

RFQ oferuje wiele kluczowych korzyści dla firm, które chcą nabyć towary lub usługi. Oto pięć głównych korzyści:

• Zmniejsza przeszacowania: Ponieważ dostawcy wiedzą, że nie są jedynym dostawcą odpowiadającym na RFQ, zachęca ich to do zaproponowania najlepszych cen w celu zwiększenia swoich szans na wygranie kontraktu. To zmniejsza wysokie ceny i pomaga upewnić się, że nie przepłacisz za produkty lub usługi, których potrzebujesz.
• Promuje świadome podejmowanie decyzji: Odpowiedzi, które otrzymujesz z RFQ, dostarczają ci cennych informacji, które potrzebujesz, aby porównać różne ceny i warunki dostawy różnych dostawców. To pomaga Ci podjąć świadomą decyzję o tym, którego dostawcę wybrać.
• Pomaga uzyskać najlepszą wartość za swoje pieniądze: Ponieważ Twoja prośba o ofertę zazwyczaj zawiera dokładne specyfikacje dotyczące produktów lub usług, które chcesz, odpowiedzi pomogą Ci wybrać dostawcę, który oferuje najlepszą wartość. Innymi słowy, uzyskujesz jak najwięcej za najmniejszą możliwą cenę.
• Usprawniony proces zakupowy: Ustrukturyzowana metoda RFQ zapewnia standardowy przepływ operacyjny od wydania RFQ do realizacji umowy. To pomaga uczynić proces bardziej płynny, ponieważ firmy mogą szybko oceniać odpowiedzi, podejmować decyzje i osiągać cele projektowe.
• Poprawia wizerunek firmy: Wydanie RFQ może również pomóc poprawić publiczny wizerunek Twojej organizacji, ponieważ pokazuje, że nie masz uprzedzeń. Eliminując zgadywanie, dostawcy mogą wziąć odpowiedzialność za poprawienie swoich szans na wygranie umowy na podstawie cen i innych szczegółów w odpowiedziach na RFQ.

Ogólnie rzecz biorąc, RFQ to potężne narzędzie, które pomaga organizacjom uzyskać najlepszą wartość za ich pieniądze, minimalizując ryzyko w procesie zakupowym.

Jakie są różne typy RFQ?

Firmy mogą korzystać z czterech rodzajów próśb o ofertę w zależności od swoich specyficznych potrzeb lub rodzaju projektu. W następnych akapitach zbadamy każdy typ i podzielimy się pewnymi spostrzeżeniami na temat tego, który z nich może być idealny.

Oferty otwarte

Oferty otwarte RFQ to najbardziej przejrzysty typ prośby o ofertę. W tym przypadku każdy dostawca, który otrzymuje RFQ, może zobaczyć odpowiedzi innych dostawców – swojej konkurencji. 

To podejście ma na celu zwiększenie konkurencyjności dostawców i pozwala każdemu respondentowi na dostosowywanie swojej oferty w czasie rzeczywistym na podstawie cen konkurencji aż do dnia zamknięcia ofert.

Zalety

• Zapewnia bardziej konkurencyjne oferty wśród kupujących
• Skutkuje niższymi cenami dla kupujących

Wady

• Otwartość ofert może oznaczać, że dostawcy mogą się zjednoczyć, aby uzgodnić konkretną cenę

Oferty zapieczętowane

W przeciwieństwie do ofert otwartych, system ofert zapieczętowanych zapewnia, że szczegóły odpowiedzi dostawców pozostają poufne do momentu, aż wszystkie zgłoszenia zostaną zebrane i oferta zostanie zamknięta. Metoda ta jest powszechna w umowach rządowych i projektach w sektorze publicznym, gdzie kluczowe jest zapewnienie, że proces selekcji pozostaje sprawiedliwy i obiektywny.

Zalety

• Zmniejsza ryzyko wpływu konkurencji
• Promuje sprawiedliwość w wyborze dostawcy

Wady

• Dostawcy mogą składać wyższe oferty, ponieważ konkurencja jest mniejsza
• Kupujący mogą płacić więcej

Oferty zaproszone

System ofert zaproszonych jest prawdopodobnie najczęściej stosowanym systemem RFQ. W tym przypadku zamawiająca firma ogranicza listę potencjalnych dostawców tylko do konkretnych dostawców, których chce. Proces ofert może być otwarty lub zapieczętowany.

Większość firm korzysta z ofert zaproszonych, gdy chcą współpracować tylko z zaufanymi firmami.

Zalety

• Zarządza to proces zakupowy szybciej i sprawniej
• Może poprawić wyniki wyboru dostawcy

Wady

• Zmniejsza konkurencję wśród dostawców
• Może prowadzić do wyższych kosztów
• Kupujący mogą przegapić lepsze oferty

Aukcje odwrotne

Jak sama nazwa wskazuje, system RFQ aukcji odwrotnej działa jak aukcja, ale z cenami stopniowo malejącymi. Dostawcy zazwyczaj składają swoje najniższe oferty w konkurencyjnym środowisku prowadzonym na platformie internetowej. 

W miarę postępu aukcji dostawcy zazwyczaj obniżają swoje oferty cenowe, aż nikt nie złoży niższej. Umowa jest następnie przyznawana wykonawcy z najniższą ofertą.

Zalety

• Daje wgląd w najniższe ceny rynkowe
• Oferuje efektywny i szybki proces RFQ

Wady

• Ponieważ ceny są głównym fokus, kupujący mogą zaniedbać inne kluczowe czynniki, takie jak jakość, które mogą wpłynąć na wynik projektu

Kiedy firmy powinny korzystać z RFQ?

Tak, RFQ może pomóc organizacjom usprawnić proces zakupowy. Jednak może to nie być idealny system do wykorzystania w Twojej specyficznej sytuacji.

Oto pytanie za milion dolarów – kiedy powinieneś użyć RFQ?

Głównym powodem, dla którego powinieneś wydać prośbę o ofertę, jest to, jeśli interesuje Cię jedynie to, ile będzie kosztować osiągnięcie Twoich celów projektowych. Ale są też inne przypadki, w których RFQ może być idealne.

Oto szybka lista kontrolna, która pomoże Ci zdecydować:

• Czy rozkład cen lub kosztów to istotna informacja, której potrzebujesz?
• Czy dokładnie wiesz, czego chcesz i jak to osiągnąć?
• Czy masz listę kwalifikowanych dostawców, którzy dostarczają konkretne produkty lub usługi, które potrzebujesz?
• Czy możesz samodzielnie zarządzać produktami po dostarczeniu przez dostawcę?
• Czy cena jest dla Ciebie głównym czynnikiem oceny przy wyborze dostawcy, z którym chcesz współpracować?

Jeśli odpowiedziałeś "Tak" na wszystkie powyższe pytania, to prawdopodobnie prośba o ofertę jest dokumentem, który musisz przygotować. Teraz przeprowadzimy Cię przez informacje, które powinny znaleźć się w Twoim RFQ.

Co należy zawrzeć w RFQ?

W zależności od Twojej branży i wymagań projektowych, dokładna treść Twojego RFQ będzie się różnić w zależności od osoby. Niemniej jednak niektóre kluczowe elementy powinny zawsze być obecne w każdej prośbie o ofertę.

Oto niezbędne elementy, które należy uwzględnić w swoim RFQ.

Zaproszenie do składania ofert z wprowadzeniem i podsumowaniem

Pierwszym szczegółem, którego potrzebuje Twoje RFQ, jest krótki przegląd wszystkich kluczowych informacji, które zostaną zawarte w dokumencie, na które potencjalni dostawcy muszą odpowiedzieć. Niektóre z tych szczegółów obejmują:

• Specyfikacje produktu i ilość
• Harmonogram dostawy projektu - jednorazowy lub okresowy
• Zaproszenie dla dostawców do przesłania swoich ofert
• Termin składania ofert

Przegląd firmy

Następnie chcesz przedstawić potencjalnym dostawcom przegląd swojej firmy i wymagań dotyczących projektu. To dostarcza osobom odpowiadającym wglądu w Twoje potrzeby jako kupującego i pomaga im wyjaśnić, czy Twój projekt jest jednym, który mogą obsłużyć.

Wymagania wstępne

Inna kluczowa informacja, którą musisz zawrzeć w swoim RFQ, to kryteria oceny i wyboru przyszłego dostawcy. Chociaż może się to wydawać nieproduktywne, pomaga to wyeliminować słabe odpowiedzi, co oznacza, że nie musisz tracić czasu na przeszukiwanie zbędnych ofert.

Dodatkowo potencjalni dostawcy mogą od razu zobaczyć, czy są w wyścigu o zdobycie umowy.

Oto kilka pytań, które możesz zadać:

• Czy możesz podać listę swoich certyfikatów biznesowych i licencji?
• Czy możesz podzielić się wcześniejszymi raportami QA, które otrzymała Twoja firma?
• Czy masz świadectwa lub referencje od poprzednich klientów, którymi możesz się podzielić?
• Czy możesz zrealizować ten projekt, pozostając w terminie określonym w tym RFQ?

Specyfikacje projektu

W tej sekcji dostarczysz potencjalnym dostawcom szczegółowe informacje na temat projektu, w tym cechy i specyfikacje produktów lub usług, których potrzebujesz.  Powinieneś również zawrzeć szczegóły dotyczące harmonogramu dostawy i warunków.

Oto kilka szczegółów do uwzględnienia:

• Specyfikacje produktów — rozmiar, jakość, ilość itd.
• Daty dostawy
• Warunki i zasady projektu — gwarancja, długość umowy, opcje odnawiania (jeśli to istotne).

Tabela cenowa

Tabela cenowa to element projektu zawierający wbudowane wzory, które obliczają całkowity koszt po wpisaniu zmiennych, takich jak ceny jednostkowe i ilość produktów.

W zależności od stopnia skomplikowania Twojego projektu, może być dobrym pomysłem, aby uwzględnić tabelę cenową, aby pokierować dostawcami, jak powinni odpowiedzieć. Może to również ułatwić proces przeglądu cen, a Ty stworzysz standardowy szablon odpowiedzi.

Oto kilka szczegółów, które powinny znaleźć się w szablonie tabeli cenowej:

• Cena za jednostkę
• Waga produktu na jednostkę
• Koszt wysyłki na jednostkę 
• Całkowita liczba jednostek

Harmonogram

Również niezwykle istotne jest, abyś wyraźnie określił harmonogram projektu, aby upewnić się, że dostawca, którego ostatecznie wybierzesz, ma jasność co do Twoich oczekiwań. Może to pomóc zapobiec napięciom, frustracjom i potencjalnie droższym cyklom pozyskiwania. Ogólnie, przeciętny harmonogram, który większość firm uwzględnia w swoim RFQ, wynosi około ośmiu tygodni.

Teraz sprawdźmy etapy procesu RFQ.

Jakie są trzy etapy procesu RFQ?

Zrozumienie kluczowych elementów, które należy uwzględnić w swoim RFQ, jest kluczowe dla zapewnienia sukcesu całego procesu. Jednak ten etap przygotowania to tylko jeden z trzech. Czytaj dalej, gdy dzielimy się spostrzeżeniami na temat trzech etapów procesu RFQ:

1. Etap przygotowania

Etap przygotowania odnosi się do wszystkich działań związanych z tworzeniem kompleksowego RFQ, które właściwie komunikuje Twoje potrzeby i cele potencjalnym dostawcom.

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to zebrać wszystkie istotne informacje o swojej organizacji, które uwzględnisz w swoim zapytaniu o ofertę.

Guru może w tym pomóc.  

Dzięki wikipedii opartej na sztucznej inteligencji Guru możesz uzyskiwać informacje z dowolnego źródła w bazie danych i ekosystemie Twojej firmy — od stron internetowych po aplikacje stron trzecich, których używasz — zapewniając bezproblemowe pozyskiwanie informacji. 

Dodatkowo możesz również skorzystać z prywatnego modelu ChatGPT Gur z możliwościami semantycznymi, aby dostarczyć istotne informacje zawarte w Twoim RFQ na podstawie wprowadzonych przez Ciebie wskazówek. Oznacza to, że możesz znacznie skrócić czas potrzebny na stworzenie swojego zapytania o ofertę, zapewniając jednocześnie, że informacje są dokładne i odpowiednie. 

Po zebraniu szczegółowych informacji na temat swojej organizacji możesz nadrobić:

• Zidentyfikuj i uwzględnij swoje konkretne wymagania projektowe. Upewnij się, że informujesz odpowiednich interesariuszy, aby mieć dokładne odzwierciedlenie swoich potrzeb biznesowych.
• Stwórz swoją listę potencjalnych dostawców. To także dobre miejsce, aby zdecydować, czy chcesz wysłać swoje RFQ do mniejszej grupy dostawców, których już znasz, czy chciałbyś spróbować większej puli opcji.
• Sporządź RFQ. Na koniec możesz stworzyć swoje zapytanie o ofertę, korzystając z szablonu lub zaczynając od zera.

2. Etap zarządzania

Etap zarządzania obejmuje wszystkie działania od momentu wysłania RFQ do potencjalnych dostawców do momentu otrzymania i przeglądania odpowiedzi. 

Firmy zazwyczaj wysyłają RFQ do od trzech do ośmiu dostawców, aby zapewnić konkurencyjny, ale zoptymalizowany proces ofertowy. Mniejsza niż trzech potencjalnych dostawców może oznaczać mniejszą konkurencję, co może prowadzić do wyższych cen. Z drugiej strony otrzymanie więcej niż dziesięciu odpowiedzi może być zbyt czasochłonne.

Mówiąc to, oto jak wygląda typowy etap zarządzania:

• Wyślij swoje RFQ. Upewnij się, że dajesz swoim potencjalnym dostawcom czas na przygotowanie odpowiedzi, a także określasz termin składania ofert.
• Odpowiedz na dodatkowe pytania. Czasami możesz otrzymać pytania dodatkowe od dostawców. Upewnij się, że odpowiesz na nie szybko.
• Przejrzyj odpowiedzi. Tutaj oceniasz oferty, które otrzymasz na podstawie wcześniej ustalonych kryteriów wyboru. Typowe kryteria obejmują ceny i jakość produktów. Musisz dokonać obiektywnych wyborów.
• Informuj wszystkich oferentów o rozwoju w procesie RFQ. Powinieneś potwierdzić otrzymanie ofert i informować oferentów, kiedy podejmujesz decyzję — niezależnie od tego, czy wygrali. Zasada ogólna jest taka, że powinieneś utrzymywać tajność każdej oferty, chyba że prowadzisz system otwarty.

3. Etap zamknięcia

Etap zamknięcia procesu zapytania o ofertę zazwyczaj dotyczy wyboru dostawcy, który spełnia Twoje minimalne wymagania. Oto jak to wygląda:

• Sporządź podsumowanie wszystkich otrzymanych ofert.  Najpierw stwórz podsumowanie ofert otrzymanych dla swojego komitetu wyboru dostawcy. Upewnij się, że uwzględniasz całkowitą liczbę odpowiedzi, kwalifikowanych oferentów oraz szczegóły cenowe związane z każdą ofertą. Upewnij się również, że komunikujesz powody dyskwalifikacji dostawcom, którzy nie spełniają Twoich kryteriów wyboru.
• Wybierz swojego idealnego dostawcę. Na podstawie swoich kryteriów oceny możesz wybrać dostawcę, który spełnia Twoją docelową cenę oraz specyfikacje projektu. Upewnij się, że stworzysz notatkę, która przedstawia Twój proces wyboru dla celów archiwizacji i szkolenia.
• Przyznaj kontrakt. Na koniec skontaktuj się z wygranym dostawcą, informując ich o ich sukcesie i uzyskaj ich pisemną akceptację. Nie zapomnij poinformować wszystkich oferentów o swojej ostatecznej decyzji i podziękować im za zgłoszenia.

Top 5 przykładów RFQ, które Cię zainspirują

Oto kilka rzeczywistych przykładów, które mogą Cię zainspirować, gdy następnym razem zastanawiasz się, czy RFQ to właściwy kierunek.

RFQ dla usług rządowych

Stany Zjednoczone. General Services Administration chciała rozpocząć usługi sprzątające w różnych biurach i budynkach rządowych. Ale najpierw muszą wiedzieć, ile to kosztuje. Więc wydali RFQ. 

W swoim zapytaniu o ofertę uwzględnili wyraźne specyfikacje dotyczące zakresu i wymagań projektu oraz wstępną informację o swoich kryteriach oceny.

RFQ dla firmy użyteczności publicznej 

W tym przykładzie firma energetyczna o nazwie BrightRidge chciała zakupić specjalistyczny transformator i uzyskać informacje dotyczące cen od różnych dostawców. 

W swoim zapytaniu o ofertę uwzględnili dokładne specyfikacje transformatora, którego chcieli, oraz dodatkowe informacje, aby ułatwić odpowiedzi dostawców.

RFQ organizacji non-profit

Ten przykład dotyczy RTI International, organizacji non-profit działającej w Północnej Karolinie, i tego, jak opublikowali RFQ, gdy potrzebowali zrealizować zakupy związane z IT. 

RTI chciało nabyć nowe tablety i pokrowce na tablety. W związku z tym uwzględnili dokładne specyfikacje tabletów oraz towarzyszących pokrowców, w tym ilość, którą chcieli, oraz harmonogram dostaw.

RFQ międzyrządowy

Międzynarodowa Agencja Energii Odnawialnej (IRENA) jest międzyrządową organizacją, która pomaga krajom w przejściu na zrównoważoną energię. Chcieli stworzyć podręcznik z wykonalnymi wytycznymi i potrzebowali usług doradczych. 

Dlatego opublikowali zapytanie o ofertę, zawierające szczegółowe informacje dotyczące celów ich projektu, warunków oraz kryteriów oceny.

RFQ dla pojazdów elektrycznych

W tym przykładzie miasto Los Angeles wydało RFQ, poszukując dostawców do instalacji stacji ładowania pojazdów elektrycznych (EV) w całym mieście. Zapytanie o ofertę zawierało szczegółowe specyfikacje dotyczące potrzebnego sprzętu i usług instalacyjnych, aby poszerzyć infrastrukturę EV w mieście. Uwzględniono również liczbę wymaganych stacji ładowania oraz terminy dostawy.

Teraz Twoja kolej!

RFQ pozostają jednym z najskuteczniejszych sposobów dla firm uzyskania dokładnych szacunków cenowych, gdy muszą kupić produkty lub usługi od dostawcy zewnętrznego. Wydanie zapytania o ofertę pomaga upewnić się, że otrzymujesz konkurencyjne oferty od dostawców, zmniejszając szanse na przepłacenie za zakupy.

Jednak sukces Twojego procesu RFQ w dużej mierze zależy od jakości dokumentu zapytania o ofertę.

Guru może pomóc Ci usprawnić proces tworzenia RFQ, zapewniając, że uwzględnisz dokładne i aktualne informacje o swojej organizacji bez stresu. Dzięki Guru możesz znajdować odpowiedzi, których potrzebujesz, bez przeszukiwania aplikacji czy głęboko wchodzenia w repozytorium informacji Twojej firmy. 

Wypróbuj Guru już dziś i ciesz się spersonalizowanymi i natychmiastowymi odpowiedziami w swoim procesie roboczym za każdym razem.

‍