En omfattende guide til, hvad en RFQ er, og hvordan den fungerer. Opdag fordelene ved RFQ'er, hvorfor de fungerer, og hvordan du kan integrere dem i din forretningsgang.

Som virksomhedsejer er det meget usandsynligt, at du vælger den første leverandør eller entreprenør, der kommer over dit skrivebord, når du har brug for en udbyder til et projekt. I stedet vil du gerne sammenligne priser og tjenester fra forskellige sælgere for at sikre, at du får den bedste værdi for dine penge.

Men hvordan samler du de bedste tilbud? Det er her, anmodninger om tilbud (RFQ'er) kommer i spil.

I denne artikel dykker vi ned i alle de afgørende detaljer om RFQ'er, herunder hvad de er, hvordan de fungerer, deres fordele og den bedste måde at udnytte dem til din virksomhed.

Hvad er en RFQ?

En anmodning om tilbud (eller RFQ) er et formelt dokument, som en virksomhed eller organisation kan udstede, når de søger prisestimater for produkter eller tjenester, de har brug for. Med andre ord anmoder RFQ'en leverandører om at indsende deres prisskemaer for at opfylde et specifikt behov.

Anmodningen om tilbud giver virksomheder mulighed for at få konkurrencedygtige bud fra sælgere, hvilket øger chancerne for at få topkvalitet til de bedste priser. Mange kalder også denne proces for indbydelsen til bud (IFB).

Baseret på de svar, du får fra din RFQ, kan du så sammenligne forskellige tilbud og vælge den leverandør, der bedst matcher dine mål.

Generelt hjælper RFQ'er virksomhedsinteressenter med at træffe mere informerede beslutninger.

RFQ vs RFP: Hvad er forskellen?

Anmodningen om forslag (RFP) er et andet formelt dokument, som organisationer kan offentliggøre, når de søger potentielle samarbejdspartnere. Som et resultat er det alt for let at forveksle den med RFQ'en.

Vi vil opklare det nu. 

Mens RFQ'en generelt fokuserer på omkostninger og priser, anmoder RFP'en om mere komplekse oplysninger, såsom leverandørens erfaring, tilgang til at levere løsninger og andre tekniske oplysninger.

Med andre ord, hvis du allerede ved, hvad du vil have, og kun vil finde ud af, hvor meget det koster, skal du måske kun sende en RFQ. Men hvis du har flere specifikke spørgsmål om, hvordan leverandørens ekspertise og processer fungerer, kan du også have brug for en RFP.

RFQ vs RFI: Hvad er forskellen?

Endnu en formel publikation, der minder om RFQ'en, er RFI (eller anmodning om oplysninger).

RFI'en er typisk det første skridt i leverandørudvælgelsen og giver virksomheder mulighed for at få en generel idé om, hvad der er tilgængeligt på markedet. Med en RFI kan organisationer få indsigt i sælgeres kapabiliteter og deres specifikke produkter eller tjenester. 

En RFI kan være nødvendig, hvis en virksomhed leder efter specifik information for at afgøre, om de vil gå videre med et projekt eller en kontrakt. Baseret på de svar, de får, kan de nu gå videre til RFQ eller RFP. 

RFI'er er typisk korte og kræver ikke meget detaljer fra leverandører.

Hvordan fungerer en RFQ?

En RFQ er typisk det første skridt, før RFP'en kommer i billedet. Ved at udsende en anmodning om tilbud kan virksomheder få en omfattende prisopdeling af, hvor meget det vil koste at nå deres projektmål.

Men du bør bemærke, at RFQ'er typisk ikke er offentlige meddelelser. I stedet sender organisationen RFQ'er kun til udbydere, den kender eller stoler på, hvilket eliminerer behovet for omfattende indkøbsdokumentation. På den måde modtager de kun det antal bud, de anmoder om, hvilket sparer tid.

En typisk RFQ-proces forløber i fire faser:

• Forberedelsesfase: Dette er, hvor virksomheden sender RFQ'er til de forskellige virksomheder, den mener kan opfylde dens mål
• Behandlingsfase: Virksomheden modtager prisoplysninger og vurderer dem baseret på deres budget og andre kriterier
• Tildelingsfase: Her tildeler virksomheden kontrakterne til den leverandør med det laveste bud, der opfylder deres kvalifikationskriterier
• Afslutningsfase: Kontraktopfyldelsen begynder 

En anden pointe at bemærke er, at en RFQ ikke er en bindende kontrakt.

Da en given virksomhed typisk sender RFQ'er til flere leverandører, er dokumentet ikke bindende, før bududvælgelsen finder sted. I stedet hjælper RFQ'en kun med at gøre det lettere at sammenligne prisoplysninger og beslutte den ideelle sælger baseret på budget og flere andre faktorer. 

Men mens en RFQ kan hjælpe med at reducere den tid, der er nødvendig for at vælge en produkt- eller tjenesteudbyder, kan den også reducere konkurrencen, da virksomheder kun anmoder om tilbud fra leverandører, de kender.

Når alt kommer til alt, lad os se på nogle flere fordele ved at udnytte RFQ'er.

Hvad er fordelene ved RFQ'er?

En RFQ tilbyder flere nøglefordele for virksomheder, der ønsker at anskaffe varer eller tjenester. Her er fem topfordele:

• Reducerer overprissætning: Da leverandører ved, at de ikke er den eneste udbyder, der svarer på en RFQ, opfordrer det dem til at give deres bedste priser for at forbedre deres chancer for at vinde kontrakten. Dette reducerer de stejle priser og hjælper med at sikre, at du ikke betaler for meget for de produkter eller tjenester, du har brug for.
• Fremmer informerede beslutninger: De svar, du får fra dine RFQ'er, giver de værdifulde oplysninger, du har brug for til at sammenligne de forskellige priser og leveringsbetingelser fra forskellige leverandører. Dette hjælper dig med at træffe en informeret beslutning om, hvilken leverandør du skal vælge.
• Hjælper dig med at få den bedste værdi for dine penge: Da din anmodning om tilbud typisk vil indeholde de præcise specifikationer for de produkter eller tjenester, du ønsker, vil svarene hjælpe dig med at vælge den leverandør, der giver dig den bedste værdi. Med andre ord får du mest muligt for den laveste mulige pris.
• Strømliner indkøbsprocessen: Den strukturerede metode ved RFQ'er giver et standardiseret operationelt flow fra udsendelse af RFT til kontraktopfyldelse. Dette hjælper med at gøre processen mere sømløs, da virksomheder hurtigt kan evaluere svar, træffe beslutninger og nå deres projektmål.
• Forbedrer dit virksomhedsbillede: Udsendelse af RFQ'er kan også hjælpe med at forbedre din organisations offentlige image, da det viser, at du ikke har fordomme. Ved at fjerne gætterier kan leverandører tage ansvar for at forbedre deres chancer for at vinde kontrakten baseret på priser og andre detaljer i deres svar på RFQ'en.

Overordnet set er en RFQ et kraftfuldt værktøj til at hjælpe organisationer med at få den bedste værdi for deres penge, samtidig med at risici i indkøbsprocessen minimeres.

Hvad er de forskellige typer af RFQ'er?

Virksomheder kan udnytte fire typer anmodninger om tilbud baseret på deres specifikke behov eller projekttype. I de følgende afsnit undersøger vi hver type og deler nogle indsigt i, hvilken der kan være ideel.

Åbne bud

Åbne bud RFQ'er er den mest gennemsigtige type anmodning om tilbud. I dette tilfælde kan hver udbyder, der modtager en RFQ, se svarene fra de andre udbydere – deres konkurrence. 

Denne tilgang er designet til at øge konkurrencedygtigheden blandt leverandører og giver hver responder mulighed for at justere deres bud i realtid baseret på konkurrencepriserne indtil budafslutningsdagen.

Fordele

• Sikrer mere konkurrencedygtige bud blandt købere
• Resultater i lavere priser for købere

Ulemper

• Den åbne karakter af budene kan betyde, at de involverede leverandører kan enes om en specifik pris

Lukkede bud

I modsætning til åbne bud sikrer et lukket budsystem, at detaljer om leverandørens svar forbliver private, indtil alle indsendelser er modtaget, og buddet lukkes. Denne metode er almindelig i offentlige kontrakter og projekter i den offentlige sektor, hvor det er afgørende at sikre, at udvælgelsesprocessen forbliver retfærdig og upartisk.

Fordele

• Reducerer risikoen for konkurrenceindflydelse
• Fremmer retfærdighed ved udvælgelse af leverandører

Ulemper

• Leverandører kan indsende højere bud, da der er mindre konkurrence
• Købere kan betale mere

Inviterede bud

Det inviterede budsystem er uden tvivl det mest almindeligt anvendte system for RFQ'er. I dette tilfælde begrænser den anmodende virksomhed listen over potentielle leverandører til kun de specifikke udbydere, de ønsker. Budprocessen kan enten være åben eller lukket.

De fleste virksomheder bruger inviterede bud, når de kun vil arbejde med kendte, betroede virksomheder.

Fordele

• Gør indkøbsprocessen meget hurtigere og strømlinet
• Kan forbedre resultatet af leverandørudvælgelsen

Ulemper

• Reducerer konkurrencen blandt leverandører
• Kan føre til højere omkostninger
• Købere kan gå glip af bedre tilbud

Omvendte auktioner

Som navnet antyder, fungerer et omvendt auktions RFQ-system som en auktion, men med priser, der gradvist falder. Leverandører indsender typisk deres laveste bud i et konkurrencepræget miljø, der afholdes på en online platform. 

Når auktionen skrider frem, sænker leverandører typisk deres prisbud, indtil ingen går lavere. Kontrakten tildeles derefter den laveste budgiver.

Fordele

• Giver indsigt i de laveste markedspriser
• Tilbyder en effektiv og hurtig RFQ-proces

Ulemper

• Da prissætning er det primære fokus, kan købere overse andre nøglefaktorer, såsom kvalitet, som kan påvirke projektresultatet

Hvornår skal virksomheder bruge en RFQ?

Ja, RFQ'er kan hjælpe organisationer med at strømline deres indkøbsproces. Men det er måske ikke det ideelle system at udnytte i din specifikke situation.

Så her er det million-dollar spørgsmål - hvornår skal du bruge en RFQ?

Den primære grund til, at du bør udsende en anmodning om tilbud, er, hvis du kun er interesseret i, hvor meget det vil koste at opnå dine projektmål. Men der er flere tilfælde, hvor en RFQ også kan være ideel.

Her er en hurtig tjekliste for at hjælpe dig med at beslutte:

• Er pris eller omkostningsopdeling den presserende information, du har brug for?
• Ved du præcist, hvad du vil have, og hvordan du opnår det?
• Har du en liste over kvalificerede leverandører, der leverer de specifikke produkter eller tjenester, du har brug for?
• Kan du håndtere produkterne selv, efter at leverandøren har leveret?
• Er prisfastsættelse din primære evalueringsfaktor for at vælge den leverandør, du vil samarbejde med?

Hvis du svarede "Ja" på alle de ovenstående spørgsmål, så er en anmodning om tilbud sandsynligvis det dokument, du skal forberede. Nu lad os tage dig igennem oplysningerne, der bør være i din RFQ.

Hvad skal inkluderes i en RFQ?

Afhængigt af din branche og projektkrav vil det nøjagtige indhold af din RFQ variere fra den næste person. Ikke desto mindre bør nogle afgørende elementer altid være til stede i enhver anmodning om tilbud.

Her er de essentielle elementer, der skal inkluderes i din RFQ.

Indbydelse til bud med introduktion og oversigt

Den første detalje, din RFQ har brug for, er et kort resumé af alle de væsentlige oplysninger, der skal være i dokumentet, som potentielle leverandører skal svare på. Nogle af disse detaljer inkluderer:

• Produkspecifikationer og mængde
• Projektleverings tidslinje - engangs eller periodisk
• En indbydelse til leverandører om at sende deres tilbud
• Frist for indsendelse af bud

Virksomhedens oversigt

Derefter vil du give potentielle leverandører en oversigt over din virksomhed og kravene til dit projekt. Dette giver respondenterne indsigt i dine behov som køber og hjælper dem med at afklare, om dit projekt er et, de kan håndtere.

Præ-kvalifikationskrav

En anden vigtig information, du skal inkludere i din RFQ, er dine kriterier for evaluering og valg af din endelige leverandør. Selvom dette kan synes kontraproduktivt, hjælper det dig med at eliminere underpar svar, hvilket betyder, at du ikke behøver at bruge tid på at gennemgå overflødige bud.

Derudover kan potentielle leverandører se på forhånd, om de er med i konkurrencen om at vinde kontrakten.

Her er nogle spørgsmål, du kan stille:

• Kan du dele en liste over dine virksomheds certificeringer og licenser?
• Kan du dele tidligere QA-rapporter, som dit firma har fået?
• Har du tidligere kundetestimonials eller referencer, du kan dele?
• Kan du levere på dette projekt, mens du holder dig inden for den tidslinje, der er angivet i denne RFQ?

Projektspecifikationer

I denne sektion vil du give potentielle leverandører detaljerede oplysninger om projektet, herunder de funktioner og specifikationer for de produkter eller tjenester, du har brug for.  Du bør også inkludere detaljer som leveringstid og betingelser.

Her er nogle detaljer, der skal inkluderes:

• Produkspecifikationer - størrelse, kvalitet, mængde osv.
• Leveringsdatoer
• Projektbetingelser og -vilkår - garanti, kontraktlængde, fornyelsesmuligheder (hvis relevant).

Prisskema

Et prisskema er et designelement med indbyggede formler, der beregner de samlede omkostninger, når variabler som enhedspriser og produktmængde indtastes.

Afhængigt af hvor komplekst dit projekt er, kan det være en god idé at inkludere et prisskema for at vejlede leverandørerne og hvordan de skal svare. Dette kan også hjælpe med at gøre din priskontrolproces mere problemfri, og du vil have oprettet en standard skabelon for svar.

Her er nogle detaljer, der bør være i din prisskema-skabelon:

• Pris pr. enhed
• Produktvægt pr. enhed
• Fragtomkostning pr. enhed 
• Samlet antal enheder

Tidslinje

Det er også vigtigt, at du klart angiver din projekt tidslinje for at sikre, at den leverandør, du vælger, er klar over dine forventninger. Dette kan hjælpe med at forhindre friktion, frustration og potentielt dyrere indkøbsforløb. Generelt er den gennemsnitlige tidslinje, som de fleste virksomheder inkluderer i deres RFQ, omkring otte uger.

Lad os nu udforske faserne i RFQ-processen.

Hvad er de tre faser i RFQ-processen?

At forstå de afgørende elementer, der skal inkluderes i din RFQ, er nøglen til at sikre, at hele processen lykkes. Men denne forberedelsesfase er kun en af tre. Fortsæt med at læse, mens vi deler indsigt i de tre faser af RFQ-processen:

1. Forberedelsesfase

Forberedelsesfasen refererer til alle aktiviteter, der er involveret i at oprette en omfattende RFQ, der korrekt kommunikerer dine behov og mål med potentielle leverandører.

Det første, du skal gøre, er at samle alle relevante oplysninger om din organisation, som du vil inkludere i din anmodning om tilbud.

Guru kan hjælpe her.  

Med Gurus AI-drevne wiki kan du hente information fra enhver kilde inden for din virksomheds database og økosystem - fra internetsider til tredjepartsapps, du bruger - og sikre en problemfri informationskilde. 

Derudover kan du også udnytte Gurus private ChatGPT-model med semantiske evner til at give relevante oplysninger, der skal inkluderes i din RFQ baseret på de prompts, du giver den. Dette betyder, at du markant kan reducere den tid, der er nødvendig for at oprette din anmodning om tilbud, samtidig med at du sikrer, at oplysningerne er nøjagtige og relevante. 

Når du har samlet detaljerede oplysninger om din organisation, kan du så fortsætte med at:

• Identificere og inkludere dine specifikke projektkrav. Sørg for, at du holder relevante interessenter informeret for at sikre, at du har en nøjagtig repræsentation af dine forretningsbehov.
• Oprette din liste over potentielle leverandører. Dette er også et godt sted at beslutte, om du vil sende din RFQ til en mindre gruppe af leverandører, som du allerede kender, eller om du gerne vil prøve et større udvalg af muligheder.
• Udkast til RFQ. Endelig kan du oprette din anmodning om tilbud, enten fra bunden eller baseret på en skabelon.

2. Ledelse

Ledelsesfasen involverer alle aktiviteter fra det tidspunkt, RFQ'en sendes til potentielle leverandører, til når svarene modtages og gennemgås. 

Virksomheder sender typisk RFQ'er til tre til otte leverandører for at sikre en konkurrencedygtig, men optimeret budproces. At have færre end tre potentielle leverandører kan betyde mindre konkurrence, hvilket potentielt kan føre til højere priser. På den anden side kan det at modtage mere end ti svar være for tidskrævende.

Når det er sagt, her er hvad en typisk ledelsesfase ser ud:

• Send dine RFQ'er. Sørg for, at du giver dine potentielle leverandører tid til at arbejde på deres svar, mens du også giver dem en deadline for deres budindsendelse.
• Svar på opfølgende spørgsmål. Nogle gange kan du få opfølgende spørgsmål fra leverandører. Sørg for, at du svarer dem hurtigt.
• Gennemgå svarene. Dette er, hvor du evaluerer de bud, du modtager, baseret på dine forudbestemte udvælgelseskriterier. Almindelige kriterier inkluderer prissætning og produktkvalitet. Du skal foretage objektive valg her.
• Hold alle budgivere opdateret om udviklingen i din RFQ-proces. Du bør anerkende modtagne bud og informere budgiverne, når du træffer en beslutning - hvad enten de vinder eller ej. Som en tommelfingerregel bør du holde hver leverandørs bud fortroligt, medmindre du kører et åbent budsystem.

3. Afslutningsfase

Afslutningsfasen af anmodningen om tilbudprocessen involverer typisk at vælge en leverandør, der opfylder dine minimale krav. Sådan ser det ud:

• Opret en oversigt over alle modtagne bud.  Først, lav en oversigt over de modtagne bud til dit leverandørudvalg. Sørg for at inkludere det samlede antal svar, kvalificerede budgivere, og de prisskaber, der er knyttet til hvert bud. Sørg også for at kommunikere årsagen til diskvalificeringen til leverandører, der ikke opfylder dine udvælgelseskriterier.
• Vælg din ideelle leverandør. Baseret på dine evalueringskriterier kan du derefter vælge en leverandør, der opfylder din målsætning og projektspecifikationer. Sørg for at oprette et notat, der beskriver din udvælgelsesproces til registrering og uddannelsesformål.
• Tildel kontrakten. Endelig skal du kontakte den vindende leverandør for at informere dem om deres succes og få deres skriftlige accept. Glem ikke at informere alle budgiverne om din endelige beslutning og takke dem for deres ansøgninger.

Top 5 RFQ-eksempler til at inspirere dig

Her er nogle eksempler fra virkeligheden til at inspirere dig, når du næste gang undrer dig over, om en RFQ er vejen, du skal gå.

Offentlige tjenesteydelser RFQ

USA. General Services Administration ønskede at indlede rengøringstjenester i forskellige offentlige kontorer og bygninger. Men først skal de vide, hvor meget det ville koste. Så de udstedte en RFQ. 

I deres anmodning om tilbud inkluderede de klare specifikationer for deres projekt omfang og krav sammen med oplysninger om deres evalueringskriterier.

Forsyningsselskab RFQ 

I dette eksempel ønskede et offentligt elværk kaldet BrightRidge at købe en specialiseret transformer og ønskede prisoplysninger fra forskellige leverandører. 

I deres anmodning om tilbud inkluderede de de nøjagtige specifikationer for transformeren, de ønskede, og yderligere information til at guide leverandørernes svar.

Non-profit RFQ

Dette eksempel fokuserer på RTI International, en non-profit organisation, der opererer fra Nordcarolina, og hvordan de publiserede en RFQ, da de havde brug for at opfylde en IT-relateret indkøb. 

RTI ønskede at erhverve nye tablets og tabletcovers. Så de inkluderede de nøjagtige specifikationer for tabletterne og de tilhørende covers, herunder den mængde, de ønskede, og leveringstidslinjen.

Intergovernmental RFQ

Den Internationale Fornyelses Energi Agentur (IRENA) er en mellemstatslig organisation, der hjælper lande med at overgå til bæredygtig energi. De ønskede at skabe en guidebog med handlingsrettede retningslinjer og havde brug for konsulenttjenester. 

Så de udsendte en anmodning om tilbud, der indeholdt detaljerede oplysninger vedrørende deres projektmål, betingelser og vilkår, samt evalueringskriterier.

Elektrisk køretøjs RFQ

I dette eksempel udstedte byen Los Angeles en RFQ i søgen efter leverandører til installation af ladestationer til elektriske køretøjer (EV) i hele byen. Anmodningen om tilbud indeholdt detaljerede specifikationer for det udstyr og de installationsservices, der var behov for at udvide byens EV-infrastruktur. Det beskrev også antallet af ladestationer, der var påkrævet, og leveringstidslinjer.

Over til dig!

RFQ'er forbliver en af de mest effektive måder for virksomheder at få nøjagtige prisestimater, når de har brug for at købe produkter eller tjenester fra en tredjepartsleverandør. Udstedelse af en anmodning om tilbud hjælper med at sikre, at du får konkurrencedygtige bud fra leverandører, hvilket reducerer chancerne for at overbetale for dit indkøb.

Men succesen med din RFQ-proces afhænger i høj grad af kvaliteten af dit anmodning om tilbud dokument.

Guru kan hjælpe dig med at strømline processen med RFQ-oprettelse og sikre, at du inkluderer præcise og opdaterede informationer om din organisation uden stress. Med Guru kan du finde de svar, du har brug for, uden at cykle gennem applikationer eller dykke dybt ind i din virksomheds informationsrepository. 

Prøv Guru i dag og nyd personlige og øjeblikkelige svar i dit arbejdsgang hver gang.

‍