Een uitgebreide gids over wat een RFQ is en hoe het werkt. Ontdek de voordelen van RFQ's, waarom ze werken en hoe u ze in uw bedrijfsflow kunt integreren.

Als eigenaar van een bedrijf is het zeer onwaarschijnlijk dat u de eerste leverancier of aannemer kiest die op uw bureau komt wanneer u een aanbieder voor een project nodig heeft. In plaats daarvan wilt u de prijzen en diensten van verschillende verkopers vergelijken om ervoor te zorgen dat u de beste waarde voor uw geld krijgt.

Maar hoe compileert u de beste aanbiedingen? Dit is waar Requests for Quotation (RFQ's) in beeld komen.

In dit artikel duiken we in alle cruciale details over RFQ's, inclusief wat ze zijn, hoe ze werken, hun voordelen en de beste manier om ze voor uw bedrijf in te zetten.

Wat is een RFQ?

Een Request for Quotation (of RFQ) is een formeel document dat een bedrijf of organisatie kan uitgeven wanneer ze op zoek zijn naar prijsinschattingen voor producten of diensten die ze nodig hebben. Met andere woorden, de RFQ vraagt leveranciers om hun prijsstructuren in te dienen voor het vervullen van een specifieke behoefte.

De Request for Quotation stelt bedrijven in staat om concurrerende biedingen van verkopers te krijgen, waardoor de kans op het verkrijgen van topkwaliteit tegen de beste prijzen verbetert. Veel mensen noemen dit proces ook wel de Invitation for Bid (IFB).

Op basis van de reacties die u ontvangt van uw RFQ kunt u verschillende aanbiedingen vergelijken en de leverancier kiezen die het beste aansluit bij uw doelen.

Over het algemeen helpen RFQ's zakelijke belanghebbenden om beter geïnformeerde beslissingen te nemen.

RFQ versus RFP: Wat is het verschil?

De Request for Proposal (RFP) is een ander formeel document dat organisaties kunnen publiceren wanneer ze op zoek zijn naar potentiële samenwerkingspartners. Als resultaat is het te gemakkelijk om het te verwarren met de RFQ.

Dit zullen we nu verduidelijken. 

Terwijl de RFQ zich over het algemeen richt op de kosten en prijzen, vraagt de RFP om complexere details zoals het ervaringsniveau van de leverancier, de aanpak voor het bieden van oplossingen en andere technische informatie.

Met andere woorden, als u al weet wat u wilt en alleen wilt weten hoeveel het kost, heeft u misschien alleen een RFQ nodig. Echter, als u specifiekere vragen heeft over hoe de expertise en processen van leveranciers zijn, heeft u misschien ook een RFP nodig.

RFQ versus RFI: Wat is het verschil?

Een andere formele publicatie die vergelijkbaar is met de RFQ is de RFI (of Request for Information).

De RFI is meestal de eerste stap in de leveranciersselectie en stelt bedrijven in staat om een algemeen idee te krijgen van wat er op de markt beschikbaar is. Met een RFI kunnen organisaties inzicht krijgen in de mogelijkheden van verkopers en hun specifieke producten of diensten. 

Een RFI kan nodig zijn als een bedrijf op zoek is naar specifieke informatie om te bepalen of ze verdergaan met een project of contract. Op basis van de reacties die ze krijgen, kunnen ze nu doorgaan naar de RFQ of RFP. 

RFIs zijn doorgaans kort en vereisen niet veel details van leveranciers.

Hoe werkt een RFQ?

Een RFQ is doorgaans de eerste stap voordat de RFP in beeld komt. Door een Request for Quotation uit te geven, kunnen bedrijven een uitgebreide prijsopgave krijgen van hoeveel het zal kosten om hun projectdoelen te bereiken.

Echter, u moet opmerken dat RFQ's doorgaans geen openbare aankondigingen zijn. In plaats daarvan stuurt de organisatie RFQ's alleen naar aanbieders die ze kennen of vertrouwen, waardoor de noodzaak voor langdurige inkoopdocumentatie vervalt. Op deze manier ontvangen zij alleen het aantal aanbiedingen dat zij aanvragen, waardoor de tijd wordt bespaard.

Een typisch RFQ-proces verloopt in vier fasen:

• Voorbereidingsfase: Dit is waar het bedrijf RFQs verstuurt naar de verschillende bedrijven waarvan het denkt dat ze aan zijn doelstellingen kunnen voldoen
• Verwerkingsfase: Het bedrijf ontvangt prijsopgaven en evalueert deze op basis van hun budget en andere criteria
• Toekenningsfase: Hier kent het bedrijf de contracten toe aan de leverancier met het laagste bod dat aan hun kwalificatiecriteria voldoet
• Afsluitfase: De uitvoering van het contract begint 

Een ander punt om op te merken is dat een RFQ geen bindend contract is.

Aangezien een bepaald bedrijf doorgaans RFQ's naar verschillende leveranciers zal sturen, is het document niet bindend totdat de selectie van het bod plaatsvindt. In plaats daarvan helpt de RFQ alleen om het gemakkelijker te maken om prijsopgaven te vergelijken en de ideale verkoper te kiezen op basis van budget en verschillende andere factoren. 

Echter, terwijl een RFQ kan helpen de tijd te verminderen die nodig is om een product of dienst te kiezen, kan het ook de concurrentie verminderen, aangezien bedrijven alleen offertes aanvragen van leveranciers die ze kennen.

Dat gezegd hebbende, laten we enkele extra voordelen van het gebruik van RFQ's onderzoeken.

Wat zijn de voordelen van RFQ's?

Een RFQ biedt verschillende belangrijke voordelen voor bedrijven die goederen of diensten willen verwerven. Hier zijn vijf topvoordelen:

• Vermindert overprijzen: Aangezien leveranciers weten dat zij niet de enige verkoper zijn die op een RFQ reageert, moedigt dit hen aan om hun beste prijzen aan te bieden om hun kansen op het winnen van het contract te verbeteren. Dit vermindert scherpe prijzen en helpt ervoor te zorgen dat u niet te veel betaalt voor de producten of diensten die u nodig hebt.
• Bevordert geïnformeerde besluitvorming: De reacties die u ontvangt van uw RFQ's bieden u de waardevolle informatie die u nodig heeft om de verschillende prijzen en leveringsvoorwaarden van verschillende leveranciers te vergelijken. Dit helpt u om een geïnformeerde beslissing te nemen over welke leverancier u moet kiezen.
• Helpt u de beste waarde voor uw geld te krijgen: Aangezien uw Request for Quotation doorgaans de exacte specificaties bevat voor de producten of diensten die u wilt, zullen de reacties u helpen om de leverancier te kiezen die u de beste waarde biedt. Met andere woorden, u krijgt het meeste voor de laagst mogelijke prijs.
• Gestroomlijnd inkoopproces: De gestructureerde methode van RFQ's biedt een standaard operationele workflow van het uitgeven van de RFT tot de uitvoering van het contract. Dit helpt om het proces naadlozer te maken, omdat bedrijven snel de reacties kunnen evalueren, beslissingen kunnen nemen en hun projectdoelen kunnen bereiken.
• Verbetert uw bedrijfsimago: Het uitgeven van RFQ's kan ook helpen om het publieke imago van uw organisatie te verbeteren, omdat het aantoont dat u geen vooroordelen heeft. Door de gokspelen te elimineren, kunnen leveranciers verantwoordelijkheden nemen voor het verbeteren van hun kansen om het contract te winnen op basis van prijzen en andere details in hun reacties op de RFQ.

Over het algemeen is een RFQ een krachtig hulpmiddel voor organisaties om de beste waarde voor hun geld te krijgen terwijl ze de risico's in het inkoopproces minimaliseren.

Wat zijn de verschillende soorten RFQ's?

Bedrijven kunnen vier soorten Requests for Quotation benutten, afhankelijk van hun specifieke behoeften of projecttype. In de volgende alinea's onderzoeken we elk type en delen we inzicht in welke het ideaal kan zijn.

Open biedingen

Open biedings RFQ's zijn het meest transparante type Request for Quotation. In dit geval kan elke leverancier die een RFQ ontvangt de reacties van de andere leveranciers zien—hun concurrentie. 

Deze aanpak is ontworpen om de concurrentie onder leveranciers te vergroten en stelt elke respondent in staat om hun bod in realtime aan te passen op basis van de prijzen van de concurrentie tot en met de sluitingsdag van het bod.

Voorwaarden

• Zorgt voor meer concurrerende biedingen onder kopers
• Resultaat in lagere prijzen voor kopers

Cons

• De open aard van de biedingen kan betekenen dat de betrokken leveranciers zich kunnen verenigen om een specifieke prijs overeen te komen

Verzegelde biedingen

In tegenstelling tot open biedingen zorgt een verzegeld biedingssysteem ervoor dat de details van de reacties van leveranciers privé blijven totdat alle inzendingen zijn ontvangen en het bod sluit. Deze methode is gebruikelijk bij overheidscontracten en projecten in de publieke sector, waar het cruciaal is om te zorgen dat het selectieproces eerlijk en onpartijdig blijft.

Voordelen

• Verlaagt het risico van invloed op concurrenten
• Bevorderd eerlijkheid bij leveranciersselectie

Nadelen

• Leveranciers kunnen hogere biedingen indienen omdat er minder concurrentie is
• Kopers kunnen meer betalen

Uitgenodigde biedingen

Het uitgenodigde biedingssysteem is waarschijnlijk het meest gebruikte systeem voor RFQ's. In dit geval beperkt het aanvragende bedrijf de lijst van potentiële leveranciers tot alleen de specifieke aanbieders die ze willen. Het biedproces kan ofwel open of verzegeld zijn.

De meeste bedrijven gebruiken uitgenodigde biedingen wanneer ze alleen met bekende, vertrouwde bedrijven willen omgaan.

Voorwaarden

• Maakt het inkoopproces veel sneller en gestroomlijnd
• Kan de uitkomst van de leveranciersselectie verbeteren

Cons

• Vermindert de concurrentie tussen leveranciers
• Kan leiden tot hogere kosten
• Kopers kunnen betere aanbiedingen missen

Omgekeerde veilingen

Zoals de naam al aangeeft, werkt een omgekeerd veilings RFQ-systeem als een veiling, maar met prijzen die geleidelijk dalen. Leveranciers dienen doorgaans hun laagste biedingen in een competitieve omgeving in die op een online platform wordt gehost. 

Naarmate de veiling vordert, verlagen leveranciers meestal hun prijsbiedingen, totdat niemand nog lager gaat. Het contract wordt dan toegewezen aan de laagste bieder.

Voorwaarden

• Biedt inzicht in de laagste marktprijzen
• Biedt een efficiënt en snel RFQ-proces

Cons

• Aangezien prijsstelling de primaire focus is, kunnen kopers andere belangrijke factoren, zoals kwaliteit, over het hoofd zien, wat de uitkomst van het project kan beïnvloeden

Wanneer moeten bedrijven een RFQ gebruiken?

Ja, RFQ's kunnen organisaties helpen hun inkoopproces te stroomlijnen. Echter, het is mogelijk niet het ideale systeem om te benutten in uw specifieke situatie.

Dus, hier is de miljoen-dollar vraag—wanneer moet u een RFQ gebruiken?

De belangrijkste reden om een Request for Quotation uit te geven is als u alleen geïnteresseerd bent in hoeveel het zal kosten om uw projectdoelen te bereiken. Maar er zijn meer gevallen waarin een RFQ ook ideaal kan zijn.

Hier is een snelle checklist om u te helpen beslissen:

• Is prijs of kostenopbouw de dringende informatie die u nodig heeft?
• Weet u precies wat u wilt en hoe u het wilt bereiken?
• Heeft u een lijst van gekwalificeerde leveranciers die de specifieke producten of diensten kunnen leveren die u nodig heeft?
• Kunt u de producten zelf beheren nadat de leverancier heeft geleverd?
• Is prijs uw primaire evaluatiefactor voor het kiezen van de leverancier waarmee u wilt samenwerken?

Als u “Ja” hebt geantwoord op al deze vragen, dan is een Request for Quotation waarschijnlijk het document dat u moet voorbereiden. Laten we u nu door de informatie leiden die in uw RFQ moet staan.

Wat moet er in een RFQ staan?

Afhankelijk van uw industrie en projectvereisten, zal de exacte inhoud van uw RFQ verschillen van die van de volgende persoon. Desalniettemin moeten enkele cruciale elementen altijd aanwezig zijn in elke Request for Quotation.

Hier zijn de essentiële elementen die u in uw RFQ moet opnemen.

Uitnodiging om een bod uit te brengen met inleiding en samenvatting

Het eerste detail dat uw RFQ nodig heeft, is een korte samenvatting van alle belangrijke informatie die in het document staat dat potentiële leveranciers moeten beantwoorden. Sommige van deze details omvatten:

• Product specificaties en hoeveelheid
• Projectleveringstermijn—eenmalig of periodiek
• Een uitnodiging voor leveranciers om hun biedingen in te dienen
• Deadline voor het indienen van biedingen

Overzicht van het bedrijf

Vervolgens wilt u potentiële leveranciers een overzicht geven van uw bedrijf en de vereisten voor uw project. Dit biedt respondenten inzicht in uw behoeften als koper en helpt hen om te verduidelijken of uw project iets is dat zij kunnen uitvoeren.

Vereisten voor pre-kwalificatie

Een ander cruciaal stuk informatie dat je moet opnemen in je offertaanvraag is je criteria voor het evalueren en selecteren van je uiteindelijke leverancier. Hoewel dit tegenproductief lijkt, helpt het je suboptimale reacties te elimineren, wat betekent dat je geen tijd hoeft te besteden aan het doorspitten van overtollige biedingen.

Bovendien kunnen potentiële leveranciers van tevoren zien of ze in de race zijn om het contract te winnen.

Hier zijn enkele vragen die je kunt stellen:

• Kun je een lijst delen van je bedrijfsautorisaties en vergunningen?
• Kun je eerdere kwaliteitsrapporten delen die je bedrijf heeft ontvangen?
• Heb je getuigenissen of referenties van eerdere klanten die je kunt delen?
• Kun je dit project leveren terwijl je binnen de in deze offertaanvraag beschreven tijdslijn blijft?

Projectspecificaties

In dit gedeelte geef je potentiële leveranciers gedetailleerde informatie over het project, inclusief de kenmerken en specificaties van de producten of diensten die je nodig hebt.  Je moet ook details opnemen zoals de levertijd en voorwaarden.

Hier zijn enkele details om op te nemen:

• Product specificaties - grootte, kwaliteit, hoeveelheid, enz.
• Leverdaten
• Projectvoorwaarden en -voorwaarden - garantie, contractduur, verlengingsopties (indien relevant).

Prijstabel

Een prijstabel is een ontwerpelement met ingebouwde formules die de totale kosten berekenen wanneer variabelen zoals eenheidsprijzen en producthoeveelheid worden ingevoerd.

Afhankelijk van hoe complex je project is, kan het een goed idee zijn om een prijstabel op te nemen om leveranciers te begeleiden en hoe zij zouden moeten reageren. Dit kan ook helpen om je beoordelingsproces voor prijsoffertes soepeler te maken en je hebt een standaard sjabloon voor reacties gemaakt.

Hier zijn enkele details die in je prijstabelsjabloon moeten staan:

• Prijs per eenheid
• Productgewicht per eenheid
• Verzendkosten per eenheid 
• Totaal aantal eenheden

Tijdslijn

Het is ook cruciaal dat je je projecttijdlijn duidelijk aangeeft om ervoor te zorgen dat de leverancier die je uiteindelijk kiest duidelijk is over je verwachtingen. Dit kan helpen om wrijving, frustratie en mogelijk kostbaardere inkoopcycli te voorkomen. Over het algemeen is de gemiddelde tijdlijn die de meeste bedrijven in hun offertaanvraag opnemen ongeveer acht weken.

Laten we nu de fasen van het offertaanvraagproces verkennen.

Wat zijn de drie fasen van het offertaanvraagproces?

Het begrijpen van de cruciale elementen die je in je offertaanvraag moet opnemen is de sleutel tot het waarborgen van het succes van het hele proces. Deze voorbereidingsfase is echter slechts een van de drie. Blijf lezen terwijl we inzicht delen in de drie fasen van het offertaanvraagproces:

1. Voorbereidingsfase

De voorbereidingsfase verwijst naar alle activiteiten die betrokken zijn bij het creëren van een uitgebreide offerteaanvraag die je behoeften en doelstellingen goed communiceert met potentiële leveranciers.

Het eerste dat je moet doen, is alle relevante informatie over je organisatie verzamelen die je in je offerteaanvraag wilt opnemen.

Guru kan hier helpen.  

Met de door AI aangedreven wiki van Guru kun je informatie halen uit elke bron binnen de database en ecosystemen van je bedrijf – van internetpagina's tot de derde partijen apps die je gebruikt – en zo een naadloze informatieverzameling garanderen. 

Bovendien kun je ook Guru's privé ChatGPT-model met semantische mogelijkheden gebruiken om relevante informatie op te nemen in je offerteaanvraag op basis van de aanwijzingen die je het geeft. Dit betekent dat je de tijd die nodig is om je aanvraag voor offertes op te stellen aanzienlijk kunt verkorten, terwijl je ervoor zorgt dat de informatie accuraat en relevant is. 

Na het samenstellen van gedetailleerde informatie over je organisatie, kun je verder gaan met:

• Identificeer en neem je specifieke projectvereisten op. Zorg ervoor dat je relevante belanghebbenden op de hoogte houdt om ervoor te zorgen dat je een nauwkeurige weergave van je bedrijfsbehoeften hebt.
• Maak je lijst van potentiële leveranciers. Dit is ook een goede plek om te beslissen of je je offerteaanvraag naar een kleinere groep leveranciers wilt sturen die je al kent, of dat je een grotere groep opties wilt proberen.
• Stel de RFQ op. U kunt eindelijk uw Aanvraag voor Offerte aanmaken, hetzij vanaf nul of op basis van een sjabloon.

2. Beheersfase

De beheersfase omvat alle activiteiten vanaf het moment dat de offerteaanvraag naar prospectieve leveranciers wordt verzonden tot het moment dat de reacties zijn ontvangen en beoordeeld. 

Bedrijven sturen doorgaans offerteaanvragen naar drie tot acht leveranciers om een concurrentieel maar geoptimaliseerd biedingsproces te waarborgen. Minder dan drie prospectieve leveranciers hebben kan betekenen dat er minder concurrentie is, wat mogelijk hogere prijzen betekent. Aan de andere kant kan het ontvangen van meer dan tien reacties te tijdrovend zijn.

Dat gezegd hebbende, hier ziet een typische beheersfase eruit:

• Stuur je offertes uit. Zorg ervoor dat je je prospectieve leveranciers voldoende tijd geeft om aan hun reacties te werken, terwijl je ze ook een deadline geeft voor hun biedingen.
• Reageer op vervolgvragen. Soms kun je vervolgvragen van leveranciers ontvangen. Zorg ervoor dat je ze snel beantwoordt.
• Beoordeel de reacties. Dit is waar je de biedingen die je ontvangt evalueert op basis van je vooraf bepaalde selectiecriteria. Algemene criteria omvatten prijzen en productkwaliteit. Je moet hier objectieve selecties maken.
• Houd alle bieders op de hoogte van ontwikkelingen in je offerteaanvraagproces. Je moet ontvangen biedingen erkennen en de bieders informeren wanneer je een beslissing neemt - of ze nu winnen of niet. Als vuistregel moet je elk bieding vertrouwelijk houden, behalve als je een open biedingssysteem hanteert.

3. Afsluitfase

De afsluitfase van het aanvraagproces voor offertes omvat meestal het selecteren van een leverancier die voldoet aan je minimale vereisten. Hier ziet dat eruit:

• Maak een samenvatting van alle ontvangen biedingen.  Maak eerst een samenvatting van de ontvangen biedingen voor je leveranciersselectiecommissie. Zorg ervoor dat je het totale aantal reacties, gekwalificeerde bieders en de prijsdetails die aan elk bod zijn gehecht, meeneemt. Zorg er ook voor dat je de redenen voor diskwalificatie aan leveranciers communiceert die niet aan je selectiecriteria voldoen.
• Selecteer je ideale leverancier. Op basis van je evaluatiecriteria kun je dan een leverancier kiezen die aan je targetprijs en projectspecificaties voldoet. Zorg ervoor dat je een memo opstelt waarin je je selectieproces voor registratie- en trainingsdoeleinden vastlegt.
• Ken het contract toe. Neem uiteindelijk contact op met de winnende leverancier om hen op de hoogte te stellen van hun succes en vraag om hun schriftelijke acceptatie. Vergeet niet om alle bieders te informeren over je definitieve beslissing en hen te bedanken voor hun aanvragen.

Top 5 RFQ-voorbeelden ter inspiratie

Hier zijn enkele praktijksituaties die je kunnen inspireren wanneer je je afvraagt of een offerteaanvraag de juiste keuze is.

Offerteaanvraag voor overheidsdiensten

De U.S. General Services Administration wilde opruimdiensten opstarten in verschillende overheidsgebouwen. Maar eerst moeten ze weten hoeveel het zou kosten. Dus uitgegeven een RFQ. 

In hun aanvraag voor offertes hebben ze duidelijke specificaties opgenomen over hun projectomvang en vereisten, naast voorafgaande informatie over hun evaluatiecriteria.

Offerteaanvraag voor nutsbedrijven 

In dit voorbeeld wilde een publiek bedrijf, BrightRidge, een gespecialiseerde transformator kopen en had prijsinformatie nodig van verschillende leveranciers. 

In hun aanvraag voor offertes hebben ze de exacte specificaties van de transformator die ze wilden en aanvullende informatie opgenomen om de reacties van leveranciers te begeleiden.

Offerteaanvraag voor non-profit

Dit voorbeeld richt zich op RTI International, een non-profitorganisatie die vanuit North Carolina opereert, en hoe ze een offerteaanvraag hebben gepubliceerd toen ze een IT-gerelateerde inkoop moesten vervullen. 

RTI wilde nieuwe tablets en tabletcovers aanschaffen. Dus namen ze de exacte specificaties van de tablets en bijbehorende covers op, inclusief de hoeveelheid die ze wilden en de levertijd.

Intergouvernementele offerteaanvraag

De Internationale Organisatie voor Hernieuwbare Energie (IRENA) is een intergouvernementele organisatie die landen helpt over te schakelen op duurzame energie. Ze wilden een gids maken met uitvoerbare richtlijnen en hadden consultatiediensten nodig. 

Dus publiceerde een aanvraag voor offertes met gedetailleerde informatie over hun projectdoelen, voorwaarden en evaluatiecriteria.

Offerteaanvraag voor elektrische voertuigen

In dit voorbeeld deed de stad Los Angeles een offerteaanvraag voor leveranciers voor de installatie van oplaadstations voor elektrische voertuigen (EV) in de stad. De aanvraag voor offertes bevatte gedetailleerde specificaties voor de benodigde apparatuur en installatiediensten voor de uitbreiding van de EV-infrastructuur van de stad. Het bevatte ook het aantal benodigde oplaadstations en levertijden.

Aan jou!

Offerteaanvragen blijven een van de meest effectieve manieren voor bedrijven om nauwkeurige prijsinschattingen te krijgen wanneer ze producten of diensten van een externe leverancier moeten kopen. Het uitgeven van een offerteaanvraag helpt ervoor te zorgen dat je concurrerende biedingen van leveranciers ontvangt, waardoor de kans op overbetaling voor je inkoop wordt verminderd.

Het succes van je offerteaanvraagproces hangt echter grotendeels af van de kwaliteit van je offerteaanvraagdocument.

Guru kan je helpen om het proces van het opstellen van een offerteaanvraag te stroomlijnen, zodat je nauwkeurige en actuele informatie over je organisatie zonder stress kunt opnemen. Met Guru kun je de antwoorden vinden die je nodig hebt zonder door applicaties te bladeren of diep in de informatieopslag van je bedrijf te duiken. 

Probeer Guru vandaag en geniet elke keer van persoonlijke en directe antwoorden in je workflow.

‍