Organigrammen, of org charts, zijn essentiële hulpmiddelen voor het visualiseren van de structuur van een bedrijf. Ze geven een helder beeld van wie aan wie rapporteert, de verschillende afdelingen en de hiërarchie binnen een bedrijf. Dit artikel behandelt wat organigrammen zijn, hun belang, verschillende soorten en hoe je ze effectief kunt maken en onderhouden.

Wat is een organigram?

Definitie van organigram

Een organigram is een visuele weergave van de interne structuur van een bedrijf. Het schetst de rollen, verantwoordelijkheden en relaties tussen individuen binnen de organisatie.

Deze diagrammen kunnen variëren van eenvoudige diagrammen die enkele niveaus van hiërarchie weergeven tot complexe structuren die ingewikkelde interdepartementale relaties en rapportagelijnen illustreren. Door de structuur van het bedrijf in kaart te brengen, helpen org charts om duidelijkheid te geven over wie verantwoordelijk is voor verschillende functies en hoe verschillende rollen binnen de organisatie met elkaar verbonden zijn.

Doel en voordelen

Organigrammen dienen verschillende doeleinden, waaronder het verduidelijken van de rapportagestructuur, het definiëren van rollen en het faciliteren van communicatie tussen afdelingen. Ze zijn nuttig voor nieuwe werknemers om hun plaats binnen het bedrijf te begrijpen en voor bestaande werknemers om te zien hoe hun rollen aansluiten bij bredere bedrijfsdoelstellingen.

Kerncomponenten

Kerncomponenten van een org chart omvatten:

• Functies: Titels en rollen van werknemers. Dit omvat specifieke functietitels, die helpen om de rol van elke werknemer binnen het bedrijf te identificeren, en kan variëren van leidinggevende posities tot instapfuncties.
• Relaties: Lijnen die rapportagerelaties aangeven. Deze lijnen tonen de directe hiërarchie, illustreren wie aan wie rapporteert en helpen bij het verduidelijken van toezichtverantwoordelijkheden binnen de organisatie. (Dotted line reporting diagrammen kunnen een complexere structuur tonen.)
• Afdelingen: Groeperingen van functies op basis van functie of locatie. Afdelingen kunnen worden georganiseerd op basis van verschillende criteria zoals functie (bijv. marketing, verkoop, financiën), geografische locatie of productlijnen, wat benadrukt hoe de organisatie is verdeeld om haar operationele doelen te bereiken.

Het opnemen van deze elementen zorgt ervoor dat het organigram een uitgebreid overzicht van de structuur van het bedrijf geeft, waardoor het gemakkelijker wordt voor werknemers om hun plaats binnen de organisatie te begrijpen en voor managers om hun teams effectief te overzien en te beheren.

Soorten organigrammen

Hierarchisch org chart

Het meest voorkomende type, het hiërarchische org chart, toont een top-down structuur. De CEO staat bovenaan, gevolgd door het senior management, middenmanagement, en ga zo maar door. Dit type diagram definieert duidelijk de hiërarchie.

Matrix org chart

Matrix organisatie diagrammen tonen dubbele rapportagerelaties. Werknemers kunnen rapporteren aan zowel een functionele manager als een projectmanager, waardoor deze structuur ideaal is voor bedrijven die tegelijkertijd aan meerdere projecten werken.

Vlak org chart

Vlakke org charts, ook wel horizontale org charts genoemd, beschrijven bedrijven met weinig of geen niveaus van middenmanagement. Dit type is gebruikelijk in startups en kleine bedrijven die waarde hechten aan de autonomie van werknemers.

Functionele org chart

Functionele org charts organiseren werknemers op basis van hun functie of afdeling, zoals marketing, verkoop of financiën. Elke afdeling heeft een hoofd dat rapporteert aan een topniveau executive.

Divisioneel org chart

Divisionele org charts structureren bedrijven op basis van productlijnen, markten of geografische locaties. Elke divisie opereert semi-autonoom en heeft zijn eigen functionele afdelingen.

Begrijpen van de organisatiestructuur

Relatie tussen org charts en organisatiestructuur

Org charts vertegenwoordigen visueel de organisatiestructuur, waarbij wordt getoond hoe verschillende rollen en afdelingen met elkaar omgaan. Ze benadrukken de hiërarchie en kunnen hiaten of overlap in verantwoordelijkheden onthullen, waardoor het gemakkelijker wordt om gebieden te identificeren die aanpassing vereisen.

Hoe org charts bedrijfshiërarchie weergeven

Org charts tonen de hiërarchie, laten zien wie aan wie rapporteert en hoe beslissingen door het bedrijf stromen. Deze zichtbaarheid helpt ervoor te zorgen dat iedereen zijn rol binnen het grotere kader begrijpt, wat verantwoordelijkheidsgevoel en duidelijkheid binnen de organisatie bevordert.

Impact op communicatie en workflow

Duidelijke organisatiestructuren verbeteren de communicatie en workflow door rapportagelijnen en verantwoordelijkheden te definiëren. Ze helpen misverstanden te voorkomen en zorgen ervoor dat taken naar de juiste personen worden geleid, wat uiteindelijk de algehele efficiëntie en productiviteit binnen het bedrijf verbetert.

Het creëren van een effectief organigram

Stappen om een org chart te ontwikkelen

1. Verzamel informatie: Verzamel gegevens over alle rollen, afdelingen en rapportagerelaties. Dit omvat het begrijpen van de verantwoordelijkheden en onderlinge afhankelijkheden van elke positie, waardoor je een uitgebreid overzicht van de structuur van de organisatie krijgt.
2. Kies een format: Bepaal het type org chart dat het beste bij jouw organisatie past. Overweeg of een hiërarchische, matrix-, vlakke, functionele of divisionele structuur het meest effectief jouw interne relaties en workflows weergeeft.
3. Gebruik een tool: Maak gebruik van software of sjablonen om de chart te maken. Veel tools bieden functies die het proces kunnen vereenvoudigen, zoals drag-and-drop interfaces, aanpassingsmogelijkheden en integratiecapaciteiten met andere bedrijfssoftware.
4. Voer gegevens in: Voer alle verzamelde informatie in het gekozen formaat in. Zorg ervoor dat je de nauwkeurigheid van de gegevensinvoer controleert om fouten die de organisatiestructuur verkeerd kunnen weergeven te voorkomen.
5. Review en revise: Zorg voor nauwkeurigheid en maak noodzakelijke aanpassingen. Beoordeel het diagram regelmatig met belangrijke belanghebbenden om de juiste weergave van de huidige organisatiestructuur te bevestigen en eventuele discrepanties of updates aan te pakken.

Best practices en tips

Houd het simpel

Voorkom dat het diagram te ingewikkeld wordt met teveel details. Een duidelijk en eenvoudig diagram is effectiever in het communiceren van de structuur en hiërarchie van de organisatie.

Gebruik duidelijke titels

Zorg ervoor dat functietitels en afdelingen gemakkelijk te begrijpen zijn. Duidelijke en beknopte titels helpen verwarring te voorkomen en zorgen ervoor dat werknemers snel rollen en verantwoordelijkheden kunnen identificeren.

Regelmatig bijwerken

Houd het diagram actueel om eventuele organisatorische veranderingen weer te geven. Regelmatige updates zorgen ervoor dat het diagram een betrouwbare referentie blijft voor werknemers, die promoties, nieuwe aanstellingen en verschuivingen tussen afdelingen weerspiegelt.

Veel voorkomende fouten om te vermijden

Verouderde informatie

Zorg ervoor dat het diagram altijd up-to-date is. Een verouderd diagram kan leiden tot verwarring en onvoldoende processen, omdat werknemers mogelijk niet op de hoogte zijn van recente veranderingen in de organisatiestructuur.

Te complexe structuren

Vereenvoudigen waar mogelijk om de leesbaarheid te verbeteren. Complexe diagrammen kunnen moeilijk te begrijpen zijn en mogelijk niet effectief de hiërarchie en rapportagelijnen van de organisatie communiceren.

Terugkoppeling negeren

Vraag regelmatig om en verwerk de feedback van werknemers om de nauwkeurigheid en bruikbaarheid van het diagram te verbeteren. Werknemers kunnen waardevolle inzichten geven in de effectiviteit van het diagram en verbeteringen suggereren op basis van hun ervaringen.

Tools en software voor het maken van org charts

Populaire softwareopties

Er zijn verschillende tools beschikbaar voor het maken van org charts, waaronder Microsoft Visio, Lucidchart, SmartDraw en Guru. Elke biedt verschillende functies om het proces van het maken van diagrammen aan te passen en te automatiseren.

Vergelijking van functies

Microsoft Visio: Bekend om zijn uitgebreide sjablonen en integratie met andere Microsoft Office-producten.

Lucidchart: Biedt realtime samenwerking en een gebruiksvriendelijke interface.

SmartDraw: Biedt geautomatiseerde opmaak en een breed scala aan sjablonen.

Guru: Integreert org charts met je bestaande HRIS-systemen, waardoor medewerkersdirectories en org charts altijd up-to-date en gemakkelijk toegankelijk zijn. Het platform van Guru combineert enterprise search, een wiki en een intranet en biedt een uitgebreide oplossing voor het beheren van organisatorische informatie.

Gratis vs. betaalde oplossingen

Hoewel gratis tools zoals Google Drawings en Canva basis org charts kunnen maken, bieden betaalde oplossingen doorgaans meer geavanceerde functies zoals automatisering, integraties en samenwerkingsmogelijkheden. Guru biedt bijvoorbeeld automatische synchronisatie met HR-systemen, zodat jouw org charts en medewerkersdirectories altijd nauwkeurig zijn zonder handmatige updates.

De evolutie van org charts in moderne bedrijven

Traditionele vs. hedendaagse benaderingen

Traditionele org charts waren gericht op strikte hiërarchieën en presenteerden vaak een top-down structuur met duidelijk gedefinieerde autoriteitslijnen. Hedendaagse benaderingen benadrukken flexibiliteit, met diagrammen die evolueren om matrixstructuren op te nemen en ondersteuning voor remote teams.

Deze verschuiving weerspiegelt de dynamische aard van moderne bedrijven, waar samenwerking over verschillende functies en locaties essentieel is voor succes.

Organigrammen aanpassen voor remote en hybride werkomgevingen

Moderne org charts moeten rekening houden met remote en hybride werkomgevingen, waarbij duidelijkheid wordt geboden in rapportagelijnen en communicatiekanalen ondanks fysieke afstanden. Dit houdt in dat digitale tools en platforms moeten worden opgenomen die communicatie en samenwerking tussen geografisch verspreide teams faciliteren.

Bovendien moeten org charts frequenter worden bijgewerkt om rekening te houden met de flexibele aard van remote werkregelingen, zodat alle werknemers op de hoogte blijven van hun rollen en verantwoordelijkheden.

Hoe een org chart te lezen en te interpreteren

Begrijpen van verschillende symbolen en lijnen

• Dozen: Vertegenwoordigen rollen of afdelingen.
• Lijnen: Duiden rapportagerelaties en hiërarchie aan.

Identificeren van rapportagerelaties

Lijnen tussen dozen tonen wie aan wie rapporteert, wat helpt bij het identificeren van managers, teamleiders en directe rapporten.

Afdelingen en teams herkennen

Kleuren of groepering kunnen afdelingen of teams onderscheiden, waardoor het gemakkelijker wordt om de organisatiestructuur in één oogopslag te zien.

Onderhouden en bijwerken van jouw org chart

Belang van het actueel houden van diagrammen

Regelmatige updates zorgen ervoor dat het org chart een nauwkeurig en nuttig hulpmiddel blijft voor werknemers, dat eventuele structurele veranderingen tijdig weerspiegelt. Het actueel houden van het diagram helpt verwarring te voorkomen en zorgt ervoor dat iedereen de meest recente organisatiestructuur en hun specifieke rollen daarin begrijpt.

Frequentie van updates

Werk het org chart bij wanneer er aanzienlijke veranderingen zijn in rollen, verantwoordelijkheden of afdelingsstructuren. Regelmatige beoordelingen, ten minste elk kwartaal, kunnen ook helpen het actueel te houden. Deze proactieve aanpak zorgt ervoor dat het diagram altijd de meest actuele informatie weerspiegelt, wat een betrouwbare bron voor werknemers en management biedt.

Wijzigingen communiceren aan werknemers

Deel updates met alle werknemers om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van de laatste organisatiestructuur. Dit kan worden gedaan via bedrijfsbrede e-mails, bijeenkomsten of updates op het intranet van het bedrijf. Duidelijke en consistente communicatie helpt om transparantie te behouden en ervoor te zorgen dat alle medewerkers op de hoogte zijn van wijzigingen die mogelijk invloed hebben op hun rollen of rapportagelijnen.

Conclusie

Organigrammen zijn vitaal voor het visualiseren van de structuur van een bedrijf, het verduidelijken van rollen en het verbeteren van de communicatie. Door de verschillende soorten org charts en hoe je ze kunt maken en onderhouden te begrijpen, kunnen bedrijven hun operationele efficiëntie en het begrip van werknemers verbeteren. Door het diagram regelmatig bij te werken en aan te passen aan veranderingen blijft het een relevant en nuttig hulpmiddel.

‍