Aquí tienes una introducción detallada al documento de Solicitud de Información y sus beneficios. Descubre cómo funcionan las RFI, por qué las empresas deberían usarlas y cómo crear una.

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Nadie compra un gadget caro sin preguntar primero quién tiene estos productos y obtener reseñas de clientes anteriores. En un proceso de adquisición, esta acción se conoce como Solicitud de Información (RFI) y establece el éxito colaborativo de las empresas.

La RFI es el primer paso para asegurarte de que tienes todos los detalles que necesitas para tomar decisiones informadas durante la búsqueda y adquisición. 

En muchos aspectos, puede ser el paso más crucial ya que determina qué empresas se incluirán en tu grupo de vendedores potenciales a medida que avance tu proyecto.

Sigue leyendo mientras exploramos todo lo que necesitas saber sobre las Solicitudes de Información, incluyendo cómo funcionan, sus beneficios y casos de uso.

¿Qué es una RFI?

Una Solicitud de Información es un documento formal que las empresas utilizan para recopilar información de proveedores potenciales sobre productos o servicios específicos.

Piensa en la RFI como el primer paso para evaluar la capacidad de un proveedor para entregar los productos o servicios que necesitas.

Al enviar RFIs a vendedores potenciales, puedes conocer mejor lo que hay disponible en el mercado, incluyendo experiencia, capacidades, niveles de experiencia y más.

Debes tener en cuenta que la Solicitud de Información es solo el primer documento involucrado en el proceso de adquisición y generalmente no es exhaustivo. Esto se debe a que los documentos de Solicitud de Propuesta y Solicitud de Cotización que siguen generalmente cubrirán los detalles más complejos que necesitas.

Sin embargo, las respuestas que obtienes a una RFI resaltarán aquellas empresas con las que deberías colaborar.

RFI vs. RFP: ¿Cuál es la diferencia?

La Solicitud de Propuesta (RFP) es otro documento que las empresas suelen utilizar durante el proceso de adquisición. Sin embargo, es distintivamente diferente de la RFI en términos de contenido, función y varios otros fundamentos.

La RFP es generalmente el más intenso de los tres documentos de recopilación de información en el proceso de adquisición. Esto se debe a que solicita todos los detalles complejos sobre cómo el proveedor pretende cumplir con el proyecto o contrato.

En otras palabras, una Solicitud de Propuesta generalmente inquirirá sobre estrategia, procesos, posibles bloqueos y métodos de resolución de problemas. 

Las RFP son muy formales y crear una consume tiempo. Generalmente se utilizan para proyectos más grandes, más complejos y más costosos.

RFI vs. RFQ: ¿Cuál es la diferencia?

Otro documento a considerar en el proceso de adquisición es la Solicitud de Cotización (RFQ).

La RFQ se utiliza generalmente cuando tu consulta se trata principalmente de costos. En este caso, ya tienes una imagen completa de los requisitos de tu proyecto y cómo lograr tus objetivos. Todo lo que necesitas ahora son opciones de precios.

Al enviar una Solicitud de Cotización a tus proveedores potenciales, puedes aclarar precios y elegir la mejor opción que combine rentabilidad con los objetivos de tu proyecto. 

En tu documento RFQ, deberías incluir detalles esenciales, como calidad del proyecto, cantidad, costos de entrega, plazos y más.

Dicho esto, examinemos qué hace que la RFI sea crítica en el proceso de adquisición.

¿Cuál es el rol de una RFI en la adquisición?

En pocas palabras, la función del documento de Solicitud de Información es obtener información general sobre la capacidad de los proveedores potenciales para entregar productos o servicios específicos.

Una RFI también puede ayudarte a obtener información sobre las tendencias más recientes de la industria, nuevas tecnologías y condiciones generales del mercado.

Por eso, generalmente se considera el primer paso en la planificación de adquisiciones.

En muchos casos, las respuestas a una RFI emitida determinarán si una empresa avanza o no con un proyecto o contrato propuesto. Por lo tanto, deberías incluir detalles generales del proyecto como requisitos de entrega, cronograma esperado y más.

Pero recuerda, no deberías entrar en detalles extensos en tu RFI ya que es solo un documento preliminar.

Entonces, ¿por qué deberías emitir una RFI para tu proyecto? Sigue leyendo para averiguarlo.

¿Cuáles son los beneficios de una Solicitud de Información?

Las estadísticas muestran que el 43% de las organizaciones usan documentos RFI como parte de su proceso de adquisición. Aquí están algunas de las razones por las que estas empresas aprovechan la Solicitud de Información:

• Clarificación: Una RFI puede ayudar a tu organización a estimar la capacidad de los proveedores potenciales para cumplir con los requisitos de tu proyecto. Esto te ayuda a crear una lista corta de proveedores de productos o servicios capaces. 
• Información del mercado: Enviar RFIs también puede darte una comprensión más amplia de lo que hay disponible en el mercado, incluidos proveedores, soluciones populares y tendencias emergentes.
• Reducción de riesgos: Otro beneficio de los documentos de Solicitud de Información es que pueden ayudar a reducir los riesgos y errores costosos asociados con el proceso de adquisición. Por ejemplo, puedes obtener información rápida sobre la experiencia del proveedor y la historia del proyecto.
• Mejora la toma de decisiones: Las respuestas que obtienes de las RFI pueden proporcionarte información valiosa para ayudarte a tomar mejores decisiones mientras reduces la lista de proveedores potenciales.

Ahora que sabes por qué la RFI es una herramienta valiosa en las adquisiciones, aquí hay algunos de sus casos de uso populares en diversas industrias.

¿Cuáles son algunos casos de uso comunes de RFI?

La razón más común por la cual las empresas utilizan RFIs es cuando necesitan evaluar múltiples proveedores y requieren información rápida para informar sus decisiones. Esto es particularmente común en situaciones de compra.

Aquí hay algunas instancias comunes donde las organizaciones de diversas industrias pueden emitir una RFI:

• Empresas de TI: Si estás buscando adquirir nuevos gadgets o incorporar nuevo software, emitir una RFI a proveedores potenciales puede resultar crucial al comparar variables como costos de instalación, opciones de integración y soporte incluido.
• Industria de la construcción: Las Solicitudes de Información también son muy comunes en la industria de la construcción, con clientes enviándolas a contratistas y contratistas enviándolas a subcontratistas para obtener información sobre proyectos, materiales y cronogramas.

• Industria de la salud: Los proveedores de salud generalmente tienen que comprar nuevo equipo y software o actualizar su conjunto existente. En este caso, enviar RFIs puede proporcionarte conocimientos sobre las ofertas disponibles en el mercado, incluidos precios y soporte post-compra.

• Venta al por menor: Las empresas minoristas también pueden usar RFIs para evaluar proveedores de los artículos o productos que revenden para confirmar varios detalles, como disponibilidad, dimensiones del producto, calidad y más.

• Servicios financieros: En el ámbito financiero, las empresas a veces utilizan RFIs para revisar a los proveedores que ofrecen las plataformas que necesitan, como rastreadores de transacciones, gestión de datos, escalabilidad y capacidades de integración.

Dicho esto, ¿qué detalles deberías incluir en tu Solicitud de Información?

Qué incluir en una RFI

Si bien la información general en varias RFI de empresas típicamente variará según la industria y las especificaciones del proyecto, una Solicitud de Información efectiva contiene ciertos elementos clave:

1. Declaración de necesidad

El primer paso para crear una RFI que comunique adecuadamente tus consultas es redactar tu declaración de necesidad. Esta sección proporciona a los proveedores una breve descripción del problema que deben resolver y los criterios que deben cumplir.

El objetivo aquí es proporcionar a tu proveedor potencial suficiente información para entender el problema que tienes, incluso si no tienen conocimiento previo de tu empresa.

Por ejemplo, si estuvieras enviando RFIs a empresas de marketing, deberías darles una descripción general de tu marca y los productos o servicios que ofreces. Luego, procede a declarar las soluciones que buscas, por ejemplo, una mayor visibilidad de la marca o un aumento en las ventas.

2. Información de la empresa

Dependiendo de tu industria o nicho, puede ser una buena idea incluir información adicional sobre tu empresa y su modelo de negocio. Esto puede ayudar a los proveedores potenciales a determinar de manera concluyente si son una buena opción para tu proyecto e informar su enfoque para proporcionar soluciones potenciales.

Además, compartir detalles específicos de la empresa, como tus valores organizacionales, público objetivo y más, puede ayudar a los proveedores a personalizar mejor sus respuestas a la RFI.

3. Detalles relevantes del proyecto

Esta es una sección crucial en tu RFI. Después de todo, los proveedores potenciales necesitan tener una comprensión profunda de tu problema para poder ofrecer una solución. Por lo tanto, es importante incluir cualquier información que tu proveedor necesite si va a elaborar un plan de acción efectivo.

Aquí tienes una lista de verificación rápida para ayudarte:

• Objetivos del proyecto: Proporciona información detallada sobre los objetivos de tu proyecto.
• Criterios de evaluación: También deberías compartir tus requisitos de selección con proveedores potenciales para ayudarles a determinar si tienen lo que se necesita para cumplir con tu proyecto.
• Fecha límite de respuesta: Indica cuánto tiempo tienen los proveedores o suministradores para presentar su solución y el plazo para su entrega.
• Detalles de presentación: Asegúrate de especificar claramente cómo y dónde deben enviar los proveedores sus respuestas a tu RFI.

4. Sección de respuesta

Finalmente, también deberías incluir una sección que detalle el formato de las respuestas que esperas del destinatario de tu Solicitud de Información. Esto asegura que obtengas respuestas relevantes y estandarizadas que hagan que tu proceso de evaluación sea lo más sencillo posible.

Además, también puedes pedir a los respondedores que te digan por qué son los mejores para el trabajo. Esto puede ayudarte a determinar qué empresas forman tu lista corta para la siguiente etapa del proceso; la Solicitud de Propuestas.

En tu sección de respuestas, hay dos campos particulares para los que deberías proporcionar espacios dedicados: una sección para la información específica que solicitas y una sección para las calificaciones del proveedor. 

En los siguientes párrafos, destacaremos algunas otras mejores prácticas para tu RFI.

¿Cuáles son algunas mejores prácticas para RFI?

Cuanto mejor sea tu Solicitud de Información, mayor será la calidad de las respuestas que obtendrás y más informada será tu decisión. 

Aquí hay algunas mejores prácticas de la industria para ayudarte a crear RFIs efectivas:

• Siempre indica la información que necesitas con claridad. Es importante mantener tus preguntas lo más claras posibles para evitar obtener respuestas vagas e inútiles. Cuanto más claras sean tus consultas, más valiosas serán las respuestas.
• Mantén tu RFI lo más directo y breve posible. Las Solicitudes de Información generalmente no deben ser largas o voluminosas. Por lo tanto, solo debes solicitar información que sea relevante para la solución específica que necesitas.
• Dale a los proveedores tiempo suficiente para responder. Si bien las RFIs generalmente no son tan exhaustivas como las RFPs o RFQs, también quieres que tus prospectos tengan suficiente detalle para preparar una respuesta. De dos a cuatro semanas es la ventana típica para las respuestas a las RFI.
• Utiliza la misma plantilla de RFI para cada proyecto. Utilizar una plantilla para todas las RFIs que envíes durante un proyecto facilitará las comparaciones y la evaluación, ya que obtendrás respuestas estandarizadas. 
• Considera utilizar ayudas visuales en tu RFI. Dependiendo de tu nicho o la complejidad del proyecto, usar ayudas visuales en tu RFI puede ayudar a los proveedores potenciales a entender mejor tu proyecto, lo que lleva a respuestas más relevantes. Esto es particularmente común en la industria de la construcción.

Dicho esto, déjanos guiarte rápidamente a través de un proceso típico de RFI.

¿Cómo funciona el proceso RFI?

La fase de Solicitud de Información del proceso de adquisición típicamente ocurre en cuatro fases:

1. El cliente crea el documento RFI 

El paso consiste en crear el propio documento RFI. Durante esta fase, el cliente típicamente agregará detalles esenciales sobre su empresa, el problema que intenta resolver y los requisitos de su proyecto en la RFI. Esto es para proporcionar a los proveedores potenciales la información que necesitan para crear respuestas informadas. 

Durante esta fase, Guru puede ayudarte con el proceso de recopilación de datos.

Con el wiki intranet impulsado por IA de Guru, obtener información de cualquier parte de la base de datos de tu organización o aplicaciones integradas se vuelve mucho más fácil. Esto significa que no tienes que perder tiempo buscando los detalles que necesitas.

Además, Guru también puede sugerir información basada en el contexto, asegurando que incluyas todos los detalles relevantes que los proveedores pueden necesitar en tu documento RFI. El asistente de IA integrado también puede ayudarte a redactar el contenido de tu RFI.

2. Los proveedores elaboran y envían sus respuestas a la RFI

Una vez que los proveedores reciben su documento de Solicitud de Información, normalmente comienzan a redactar su respuesta. Esto debería suceder dentro del plazo estipulado por usted para la presentación de respuestas, que es típicamente de unas tres semanas.

Es importante que usted envíe una plantilla para guiar las respuestas de sus proveedores protectores. Al personalizar sus respuestas, puede mejorar las posibilidades de obtener respuestas altamente relevantes que proporcionen la información que necesita.

También asegura que obtenga respuestas que sean fáciles de comparar y evaluar.

3. El cliente revisa las respuestas

Una vez que se ha pasado la fecha límite de presentación de la RFI y ha recopilado todas las respuestas que recibió, el siguiente paso es revisar cada respuesta y determinar si cumple con sus requisitos mínimos. 

La clave aquí es buscar información que indique la capacidad de un proveedor para cumplir con sus expectativas del proyecto. Detalles como su historial, niveles de experiencia y servicios ofrecidos pueden brindarle la información que necesita.

Debería notar que la información específica del proyecto, como precios, presupuesto y plazos de entrega, normalmente no estará en una respuesta a la RFI.

4. El cliente pasa a la siguiente fase de adquisición (la RFP)

Basado en las respuestas que recibe, puede determinar qué proveedores cumplen con sus calificaciones preliminares para su proyecto y hacer una lista corta. Luego, puede pasar a la siguiente fase en el proceso de adquisición, que es la Solicitud de Propuesta.

Debería tener en cuenta que es una buena práctica informar a los proveedores que reciben el documento de RFI sobre su decisión, independientemente de lo que decida.

Ejemplos de RFI para inspirarte

¿Buscas inspiración para tu próxima RFI? Aquí hay dos ejemplos del mundo real para brindarle información valiosa al redactar su próxima Solicitud de Información:

La RFI del CCMS de la Ciudad de Phoenix

La Ciudad de Phoenix quería un sistema de gestión de casos penales (CCMS). Entonces, crearon un documento de Solicitud de Información para identificar proveedores potenciales. Basado en los requisitos únicos para tal solución, la RFI contenía especificaciones estrictas del producto y criterios de evaluación para los proveedores prospectivos que planeaban enviar una respuesta.

U.S. RFI de la Administración de Servicios Generales (GSA)

La GSA de Estados Unidos quería reducir las emisiones de gases de efecto invernadero de los edificios comerciales y necesitaba soluciones innovadoras para el problema. Entonces, el enfoque fue emitir una RFI buscando tecnologías emergentes y sostenibles para mejorar la eficiencia energética y la descarbonización en edificios comerciales. La RFI también requería que los proveedores prospectivos sugirieran criterios de éxito medibles en varias categorías.

¡Te toca a ti!

Aunque el proceso de adquisición generalmente viene con varios obstáculos y factores de riesgo, aprovechar herramientas como el documento de Solicitud de Información puede ayudar a que el proceso sea lo más fluido posible. Dado que las RFI generalmente le ayudan a adquirir información esencial sobre sus proveedores prospectivos, puede crear una lista informada de proveedores y mejorar significativamente sus posibilidades de elegir al socio ideal para su proyecto.

Con Guru, puede reducir aún más su margen de error al crear documentos RFI que contengan información altamente relevante sobre su empresa y los requisitos de su proyecto.

Incluso más, la plataforma puede ayudarlo a reducir el tiempo que necesita para preparar documentos RFI concisos y muy específicos, asegurando una mayor productividad y eficiencia operativa. 

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