Esta es una introducción detallada al documento de solicitud de información y sus beneficios. Descubra cómo funcionan las RFI, por qué las empresas deberían utilizarlas y cómo crear una.

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Nadie compra un aparato caro sin antes preguntar quién vende estos productos y sin obtener opiniones de clientes anteriores. En un proceso de adquisición, esta acción se conoce como solicitud de información (RFI) y prepara a las empresas para el éxito colaborativo.

La RFI es el primer paso para garantizar que tiene todos los detalles que necesita para tomar decisiones informadas durante el abastecimiento y la adquisición.

En muchos sentidos, puede ser el paso más crucial, ya que determina qué empresas se incluirán en su grupo de vendedores potenciales a medida que avance su proyecto.

Siga leyendo mientras exploramos todo lo que necesita saber sobre las solicitudes de información, incluido su funcionamiento, sus beneficios y los casos de uso.

¿Qué es una RFI?

Una solicitud de información es un documento formal que las empresas utilizan para recopilar información de posibles proveedores sobre productos o servicios específicos.

Piense en la RFI como el primer paso para evaluar la capacidad de un proveedor para entregar los productos o servicios que necesita.

Al enviar solicitudes de información a posibles vendedores, puedes entender mejor lo que hay disponible en el mercado, incluidos los conocimientos, las capacidades, los niveles de experiencia, etc.

Debe tener en cuenta que la solicitud de información es solo el primer documento que interviene en el proceso de adquisición y, por lo general, no es exhaustiva. Esto se debe a que los documentos de solicitud de propuesta y solicitud de cotización que figuran a continuación suelen cubrir los detalles más complejos que necesita.

Sin embargo, las respuestas que reciban a una RFI destacarán las empresas con las que debe asociarse.

RFI frente a RFP: ¿Cuál es la diferencia?

La solicitud de propuesta (RFP) es otro documento que las empresas suelen aprovechar durante el proceso de adquisición. Sin embargo, es claramente diferente de la RFI en términos de contenido, función y varios otros fundamentos.

La RFP suele ser el más intensivo de los tres documentos de obtención de información del proceso de adquisición. Esto se debe a que solicita todos los detalles complejos relacionados con la forma en que el proveedor pretende cumplir con el proyecto o el contrato.

En otras palabras, una solicitud de propuesta normalmente preguntará sobre la estrategia, los procesos, los posibles obstáculos y los métodos de resolución de problemas.

Las solicitudes de propuestas son muy formales y crear una lleva mucho tiempo. Por lo general, se aprovechan para proyectos más grandes, complejos y costosos.

RFI frente a RFQ: ¿Cuál es la diferencia?

Otro documento a tener en cuenta en el proceso de adquisición es la solicitud de cotización (RFQ).

La solicitud de presupuesto se usa generalmente cuando su consulta se refiere principalmente al costo. En este caso, ya tiene una visión completa de los requisitos de su proyecto y de cómo alcanzar sus objetivos. Todo lo que necesita ahora son opciones de precios.

Al enviar una solicitud de cotización a sus posibles proveedores, puede aclarar los precios y elegir la mejor opción que combine la rentabilidad con los objetivos de su proyecto.

En su documento de solicitud de presupuesto, debe incluir detalles esenciales, como la calidad del proyecto, la cantidad, los costos de entrega, los plazos y más.

Dicho esto, examinemos qué hace que la RFI sea fundamental en el proceso de adquisición.

¿Cuál es el papel de una RFI en las adquisiciones?

En pocas palabras, la función del documento de solicitud de información es obtener información general sobre la capacidad de los posibles proveedores para ofrecer productos o servicios específicos.

Una RFI también puede ayudar a obtener información sobre las tendencias más recientes de la industria, las nuevas tecnologías y las condiciones generales del mercado.

Esta es la razón por la que normalmente se considera el primer paso en la planificación de las adquisiciones.

En muchos casos, las respuestas a una RFI emitida determinarán si una empresa sigue adelante con un proyecto o contrato propuesto. Por lo tanto, debes incluir detalles generales del proyecto, como los requisitos de entrega, el cronograma esperado y más.

Pero recuerde que no debe entrar en detalles extensos en su RFI, ya que es solo un documento preliminar.

Entonces, ¿por qué debería emitir una RFI para su proyecto? Sigue leyendo para descubrirlo.

¿Cuáles son los beneficios de una solicitud de información?

Las estadísticas muestran que El 43% de las organizaciones utilizan documentos de RFI como parte de su proceso de adquisición. Estas son algunas de las razones por las que estas empresas aprovechan la solicitud de información:

• Aclaración: Una RFI puede ayudar a su organización a estimar la capacidad de los posibles proveedores para cumplir con los requisitos de su proyecto. Esto le ayuda a crear una lista corta de proveedores de productos o servicios capaces.
• Market Perspectiva: El envío de RFI también puede brindarle una comprensión más amplia de lo que está disponible en el mercado, incluidos los proveedores, las soluciones populares y las tendencias emergentes.
• Disminución del riesgo: Otro beneficio de los documentos de solicitud de información es que pueden ayudar a reducir los riesgos y los costosos errores asociados con el proceso de adquisición. Por ejemplo, puede obtener información rápida sobre la experiencia del proveedor y el historial del proyecto.
• Mejora de la toma de decisiones: Las respuestas que recibe de las RFI pueden proporcionar información valiosa para ayudarlo a tomar mejores decisiones y, al mismo tiempo, reducir la lista de posibles proveedores.

Ahora que sabe por qué la RFI es una herramienta valiosa en las adquisiciones, estos son algunos de sus casos de uso populares en varios sectores.

¿Cuáles son algunos casos de uso común de RFI?

La razón más común por la que las empresas utilizan las RFI es cuando necesitan evaluar a varios proveedores y necesitan información rápida para tomar decisiones informadas. Esto es particularmente común en situaciones de compra.

Estos son algunos casos comunes en los que las organizaciones de varios sectores pueden emitir una RFI:

• Empresas de TI: Si desea adquirir nuevos dispositivos o incorporar software nuevo, emitir una RFI a los posibles proveedores puede resultar crucial a la hora de comparar variables como los costos de configuración, las opciones de integración y el soporte incluido.
• Construction industry: Las solicitudes de información también son muy comunes en la industria de la construcción, ya que los clientes las envían a los contratistas y los contratistas las envían a los subcontratistas para obtener información sobre los proyectos, los materiales y los plazos.

• Health Industry: Por lo general, los proveedores de atención médica tienen que comprar nuevos equipos y software o actualizar su equipo actual. En este caso, enviar las RFI puede proporcionar información sobre las ofertas disponibles en el mercado, incluidos los precios y la asistencia posterior a la compra.

• Venta al por mayor: Las empresas minoristas también pueden utilizar las RFI para evaluar a los proveedores de los artículos o productos que revenden y confirmar varios detalles, como la disponibilidad, las dimensiones del producto, la calidad y más.

• Servicios financieros: En el ámbito financiero, las empresas a veces utilizan las RFI para evaluar a los proveedores que ofrecen las plataformas que necesitan, por ejemplo, rastreadores de transacciones, gestión de datos, escalabilidad e integración.

Dicho esto, ¿qué detalles debe incluir en su solicitud de información?

Qué incluir en una RFI

Si bien la información general de las RFI de varias empresas suele diferir según las especificaciones del sector y del proyecto, una solicitud de información efectiva contiene ciertos elementos clave:

1. Declaración de necesidad

El primer paso para crear una RFI que comunique correctamente sus consultas es escribir su declaración de necesidad. Esta sección proporciona a los proveedores una breve descripción del problema que deben resolver y los criterios que deben cumplir.

El objetivo aquí es proporcionar a su posible proveedor suficiente información para comprender el problema que tiene, incluso si no tiene conocimiento previo de su empresa.

Por ejemplo, si enviabas RFI a empresas de marketing, deberías darles una visión general de tu marca y de los productos o servicios que ofreces. A continuación, exponga las soluciones que busca, por ejemplo, mejorar el conocimiento de la marca o aumentar las ventas.

2. Información de la empresa

Según tu sector o nicho, puede ser una buena idea incluir información adicional sobre tu empresa y su modelo de negocio. Esto puede ayudar a los posibles proveedores a determinar de manera concluyente si son adecuados para su proyecto y a fundamentar su enfoque para ofrecer posibles soluciones.

Además, compartir detalles específicos de la empresa, como los valores organizacionales, el público objetivo y más, puede ayudar a los proveedores a adaptar mejor sus respuestas a las RFI.

3. Detalles relevantes del proyecto

Esta es una sección crucial de su RFI. Después de todo, los proveedores potenciales deben tener un conocimiento profundo de su problema para poder ofrecer una solución. Por lo tanto, es importante incluir toda la información que su proveedor necesite para elaborar un plan de acción eficaz.

Esta es una lista de verificación rápida que le ayudará en este sentido:

• Project's Objectives: Provea información detallada sobre los objetivos de su proyecto.
• Criterios de evaluación: También debe compartir sus requisitos de selección con los posibles proveedores para ayudarlos a determinar si tienen lo que se necesita para llevar a cabo su proyecto.
• Response limit date: Indica cuánto tiempo tienen los vendedores o proveedores para encontrar su solución y el plazo para presentarla.
• Detalles del envío: Asegúrese de especificar claramente cómo y dónde los proveedores deben enviar sus respuestas a su RFI.

4. Sección de respuestas

Por último, también debe incluir una sección que detalle el formato de las respuestas que espera del destinatario de su solicitud de información. Esto garantiza que obtenga respuestas relevantes y estandarizadas que hagan que su proceso de evaluación sea lo más sencillo posible.

Además, también puede pedir a los socorristas que le digan por qué son los mejores para el trabajo. Esto puede ayudar a determinar qué empresas están preseleccionadas para la siguiente etapa del proceso: la solicitud de propuestas.

En la sección de respuestas, hay dos campos específicos para los que debes proporcionar espacios dedicados: una sección para la información específica que solicitas y una sección para los requisitos del proveedor.

En los siguientes párrafos, destacaremos otras prácticas recomendadas para su RFI.

¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas de RFI?

Cuanto mejor sea su solicitud de información, mayor será la calidad de las respuestas que recibirá y más fundamentada será su decisión.

Estas son algunas de las mejores prácticas del sector que le ayudarán a crear RFI eficaces:

• Indique siempre con claridad la información que necesita. Es importante que tus preguntas sean lo más claras posible para evitar recibir respuestas vagas e inútiles. Cuanto más claras sean sus preguntas, más valiosas serán las respuestas.
• Mantenga su RFI lo más simple y breve posible. Por lo general, no se supone que las solicitudes de información sean largas o voluminosas. Por lo tanto, solo debe solicitar información que sea relevante para la solución específica que necesita.
• Dé a los proveedores el tiempo suficiente para responder. Si bien las RFI no suelen ser tan completas como las RFP o RFQ, también querrás que tus clientes potenciales tengan suficientes detalles para preparar una respuesta. El plazo habitual para las respuestas a las solicitudes de información es de dos a cuatro semanas.
• Utilice la misma plantilla de RFI para cada proyecto. El uso de una plantilla para todas las RFI que envíes durante un proyecto facilitará las comparaciones y la evaluación, ya que obtendrás respuestas estandarizadas.
• Considere la posibilidad de usar ayudas visuales en su RFI. Según su nicho o la complejidad del proyecto, el uso de ayudas visuales en su RFI puede ayudar a los posibles proveedores a comprender mejor su proyecto y generar respuestas más relevantes. Esto es particularmente común en la industria de la construcción.

Dicho esto, permítanos guiarlo rápidamente a través de un proceso de RFI típico.

¿Cómo funciona el proceso de RFI?

La fase de solicitud de información de la adquisición generalmente ocurre en cuatro fases:

1. El cliente crea el documento de RFI

El paso es crear el documento de RFI en sí. Durante esta fase, el cliente normalmente añadirá en la RFI detalles esenciales sobre su empresa, el problema que está intentando resolver y los requisitos del proyecto. Esto es para proporcionar a los posibles proveedores la información que necesitan para generar respuestas informadas.

Durante esta fase, Guru puede ayudarlo con el proceso de recopilación de datos.

Contras La wiki de intranet basada en inteligencia artificial de Guru, extraer información de cualquier parte de la base de datos o de las aplicaciones integradas de su organización es mucho más fácil. Esto significa que no tiene que perder tiempo buscando los detalles que necesita.

Además, Guru también puede sugerir información basada en el contexto, asegurándose de incluir todos los detalles relevantes que los proveedores puedan necesitar en su documento de RFI. El asistente de inteligencia artificial incorporado también puede ayudar a redactar el contenido de su RFI.

2. Los proveedores redactan y emiten sus respuestas a la RFI

Una vez que los proveedores reciben su documento de solicitud de información, normalmente redactan su respuesta. Esto debería hacerse dentro del plazo estipulado para el envío de la respuesta, normalmente unas tres semanas.

Es importante que emita una plantilla para guiar las respuestas de sus proveedores de protección. Al personalizar sus respuestas, puede aumentar las posibilidades de obtener respuestas muy relevantes que proporcionen la información que necesita.

También garantiza que obtenga respuestas fáciles de comparar y evaluar.

3. Los clientes revisan las respuestas

Una vez que haya pasado la fecha límite de presentación de la RFI y haya recopilado todas las respuestas que recibió, el siguiente paso es revisar cada respuesta y determinar si cumple con sus requisitos mínimos.

La clave aquí es buscar información que indique la capacidad del proveedor para cumplir con las expectativas de su proyecto. Detalles como su historial, sus niveles de experiencia y los servicios ofrecidos pueden proporcionar la información que necesita.

Debe tener en cuenta que la información específica del proyecto, como los precios, el presupuesto y los plazos de entrega, normalmente no figurará en una respuesta a la RFI.

4. El cliente pasa a la siguiente fase de adquisición (la RFP)

En función de las respuestas que reciba, podrá determinar qué proveedores cumplen con sus requisitos preliminares para su proyecto y preseleccionarlos. Luego, puede pasar a la siguiente fase del proceso de adquisición, que es la solicitud de propuesta.

Debe tener en cuenta que es una buena práctica informar de su decisión a los proveedores que reciben el documento de RFI, independientemente de lo que usted decida.

Ejemplos de RFI para inspirarlo

¿Quieres inspiración para tu próxima RFI? Estos son dos ejemplos reales que le proporcionan información valiosa a la hora de redactar su próxima solicitud de información:

Phoenix CCMS RFI

La ciudad de Phoenix quería un sistema de gestión de casos penales (CCMS). Por lo tanto, crearon un Documento de solicitud de información para identificar posibles proveedores. Basándose en los requisitos exclusivos de una solución de este tipo, la RFI contenía especificaciones de producto y criterios de evaluación estrictos para los posibles proveedores que tuvieran previsto enviar una respuesta.

RFI de la Administración de Servicios Generales (GSA) de los Estados Unidos

La GSA de los Estados Unidos quería reducir las emisiones de gases de efecto invernadero de los edificios comerciales y necesitaba soluciones innovadoras para el problema. Por lo tanto, el enfoque consistía en emitir una RFI buscando tecnologías emergentes y sostenibles para mejorar la eficiencia energética y la descarbonización en los edificios comerciales. La RFI también exigía a los posibles proveedores que sugirieran criterios de éxito mensurables en varias categorías.

¡Un éxito!

Si bien el proceso de adquisición suele conllevar varios obstáculos y factores de riesgo, el uso de herramientas como el documento de solicitud de información puede ayudar a que el proceso sea lo más fluido posible. Dado que las RFI suelen ayudar a adquirir información esencial sobre sus posibles proveedores, puede crear una lista informada de proveedores y mejorar significativamente sus posibilidades de elegir el socio ideal para su proyecto.

Con Guru, puede reducir aún más su margen de error al crear documentos de RFI que contengan información muy relevante sobre los requisitos de su empresa y del proyecto.

Además, la plataforma puede ayudar a reducir el tiempo que necesita para preparar documentos de RFI concisos y altamente específicos, lo que garantiza una mayor productividad y eficiencia operativa.

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