Ecco un'introduzione dettagliata al documento della Richiesta di Informazioni e ai suoi vantaggi. Scopri come funzionano le RFI, perché le aziende dovrebbero usarle e come crearne una.

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Nessuno acquista un gadget costoso senza prima informarsi su chi ha questi prodotti e ottenere recensioni da clienti precedenti. In un processo di acquisto, questa azione è nota come Richiesta di Informazioni (RFI) e prepara le aziende al successo collaborativo.

Il RFI è il primo passo per garantire di avere tutti i dettagli necessari per prendere decisioni informate durante il sourcing e gli acquisti. 

In molti modi, potrebbe essere il passo più cruciale poiché determina quali aziende saranno incluse nel tuo gruppo di potenziali venditori man mano che il tuo progetto progredisce.

Continua a leggere mentre esploriamo tutto ciò che devi sapere sulle Richieste di Informazioni, compreso come funzionano, i loro vantaggi e i casi d'uso.

Che cos'è un RFI?

Una richiesta di informazioni è un documento formale che le aziende utilizzano per raccogliere informazioni sui potenziali fornitori riguardo a prodotti o servizi specifici.

Pensa all'RFI come al primo passo nella valutazione della capacità di un fornitore di fornire i prodotti o i servizi di cui hai bisogno.

Inviando RFI ai potenziali venditori, puoi capire meglio cosa è disponibile sul mercato, comprese competenze, capacità, livelli di esperienza e altro.

Devi notare che la Richiesta di Informazioni è solo il primo documento coinvolto nel processo di acquisto e generalmente non è esaustivo. Questo perché i documenti di Richiesta di Proposta e Richiesta di Quotazione che seguono di solito copriranno i dettagli più complessi di cui hai bisogno.

Tuttavia, le risposte che ottieni a un RFI evidenzieranno quelle aziende con cui dovresti collaborare.

RFI vs. RFP: Qual è la differenza?

La Richiesta di Proposta (RFP) è un altro documento che le aziende normalmente utilizzano durante il processo di acquisto. Tuttavia, è diversamente distinta dall'RFI in termini di contenuto, funzione e diversi altri fondamentali.

L'RFP è tipicamente il più intensivo dei tre documenti di approvvigionamento informazioni nel processo di acquisto. Questo perché richiede tutti i dettagli complessi riguardo a come il fornitore intende realizzare il progetto o il contratto.

In altre parole, una Richiesta di Proposta in genere chiederà informazioni su strategia, processi, potenziali ostacoli e metodi di problem-solving. 

Le RFP sono molto formali e crearne una richiede tempo. Di solito vengono utilizzate per progetti più grandi, più complessi e più costosi.

RFI vs. RFQ: Qual è la differenza?

Un altro documento da considerare nel processo di acquisto è la Richiesta di Quotazione (RFQ).

L'RFQ viene generalmente utilizzato quando la tua richiesta riguarda principalmente il costo. In questo caso, hai già un quadro completo dei requisiti del tuo progetto e di come raggiungere i tuoi obiettivi. Tutto ciò di cui hai bisogno ora sono opzioni di prezzo.

Inviando una Richiesta di Preventivo ai tuoi potenziali fornitori, puoi chiarire i prezzi e scegliere la migliore opzione che combina costi contenuti con gli obiettivi del tuo progetto. 

Nel tuo documento RFQ, dovresti includere dettagli essenziali, come qualità del progetto, quantità, costi di consegna, tempistiche e altro.

Detto ciò, esaminiamo quali dettagli dovresti includere nella tua Richiesta di Informazioni.

Qual è il ruolo di un RFI nell'approvvigionamento?

In parole povere, la funzione del documento Richiesta di Informazioni è ottenere informazioni generali riguardo alla capacità dei fornitori potenziali di fornire prodotti o servizi specifici.

Un RFI può anche aiutarti a ottenere informazioni sui trend più recenti del settore, nuove tecnologie e condizioni generali del mercato.

Ecco perché generalmente è considerato il primo passo nella pianificazione degli approvvigionamenti.

In molti casi, le risposte a un RFI emesso determineranno se un'azienda procederà o meno con un progetto o contratto proposto. Pertanto, dovresti includere dettagli generali del progetto come requisiti di consegna, tempistiche previste e altro.

Ma ricorda, non dovresti entrare in dettagli eccessivi nella tua RFI in quanto è solo un documento preliminare.

Allora perché dovresti emettere un RFI per il tuo progetto? Continua a leggere per scoprirlo.

Quali sono i vantaggi di una Richiesta di Informazioni?

Le statistiche mostrano che il 43% delle organizzazioni utilizza documenti RFI come parte del loro processo di approvvigionamento. Ecco alcuni dei motivi per cui queste aziende utilizzano la Richiesta di Informazioni:

• Chiarimento: Un RFI può aiutare la tua organizzazione a stimare la capacità dei fornitori potenziali di soddisfare i requisiti del tuo progetto. Questo ti aiuta a creare un elenco di fornitori di prodotti o servizi capaci. 
• Visione di mercato: Inviare RFIs può anche darti una comprensione più ampia di cosa è disponibile sul mercato, includendo fornitori, soluzioni popolari e tendenze emergenti.
• Riduzione del rischio: Un altro vantaggio dei documenti Richiesta di Informazioni è che possono aiutare a ridurre i rischi e gli errori costosi associati al processo di approvvigionamento. Ad esempio, puoi ottenere rapidamente informazioni sull'esperienza e la storia del progetto dei fornitori.
• Miglioramento del processo decisionale: Le risposte che ricevi dagli RFI possono fornirti informazioni preziose per aiutarti a prendere decisioni migliori mentre restringi l'elenco dei fornitori potenziali.

Ora che sai perché l'RFI è uno strumento prezioso nell'approvvigionamento, ecco alcuni dei suoi casi d'uso popolari in vari settori.

Quali sono alcuni comuni casi d'uso RFI?

Il motivo più comune per cui le aziende utilizzano RFI è quando devono valutare più fornitori e hanno bisogno di informazioni rapide per informare le loro decisioni. Questo è particolarmente comune nelle situazioni di acquisto.

Ecco alcune situazioni comuni in cui le organizzazioni di vari settori possono emettere un RFI:

• Aziende IT: Se stai cercando di acquisire nuovi gadget o integrare nuovi software, emettere un RFI a fornitori potenziali può rivelarsi cruciale quando confronti variabili come costi di configurazione, opzioni di integrazione e supporto incluso.
• Settore edile: Le Richieste di Informazioni sono anche molto comuni nel settore edile, con clienti che le inviano agli appaltatori e appaltatori che le inviano ai subappaltatori per ottenere informazioni su progetti, materiali e tempistiche.

• Settore sanitario: I fornitori di assistenza sanitaria devono tipicamente acquistare nuove attrezzature e software o aggiornare il loro parco esistente. In questo caso, inviare RFIs può fornirti informazioni sulle offerte di mercato disponibili, inclusi prezzi e supporto post-vendita.

• Retail: Anche le aziende retail possono utilizzare RFI per valutare i fornitori degli articoli o dei prodotti che rivendono per confermare vari dettagli, come disponibilità, dimensioni del prodotto, qualità e altro.

• Servizi finanziari: Nella scena finanziaria, le aziende a volte utilizzano RFI per esaminare i fornitori che offrono le piattaforme di cui hanno bisogno, come tracker di transazioni, gestione dei dati, scalabilità e capacità di integrazione.

Detto ciò, quali dettagli dovresti includere nella tua Richiesta di Informazioni?

Cosa includere in un RFI

Sebbene le informazioni generali in vari RFI aziendali differiscano generalmente in base al settore e alle specifiche del progetto, una efficace Richiesta di Informazioni contiene determinati elementi chiave:

1. Dichiarazione di necessità

Il primo passo per creare un RFI che comunichi correttamente le tue richieste è scrivere la tua dichiarazione di necessità. Questa sezione fornisce ai fornitori una breve panoramica del problema che devono risolvere e dei criteri che devono soddisfare.

L'obiettivo qui è fornire al tuo fornitore potenziale abbastanza informazioni per capire il problema che hai, anche se non hanno una conoscenza pregressa della tua azienda.

Ad esempio, se inviassi RFIs a aziende di marketing, dovresti fornire loro una panoramica del tuo marchio e dei prodotti o servizi che offri. Quindi, passa a dichiarare le soluzioni che cerchi, ad esempio, una maggiore consapevolezza del marchio o aumentare le vendite.

2. Informazioni sull'azienda

A seconda del tuo settore o nicchia, potrebbe essere una buona idea includere ulteriori informazioni sulla tua azienda e sul suo modello di business. Questo può aiutare i fornitori potenziali a determinare conclusivamente se sono adatti per il tuo progetto e informare il loro approccio nel fornire potenziali soluzioni.

Inoltre, condividere dettagli specifici dell'azienda come i tuoi valori organizzativi, il pubblico target e altro può aiutare i fornitori a personalizzare meglio le loro risposte agli RFI.

3. Dettagli rilevanti del progetto

Questa è una sezione cruciale nel tuo RFI. Dopotutto, i fornitori potenziali devono avere una comprensione approfondita del tuo problema per poter fornire una soluzione. Pertanto, è importante includere qualsiasi informazione di cui il tuo fornitore ha bisogno se deve redigere un efficace piano d'azione.

Ecco una rapida checklist per aiutarti:

• Obiettivi del progetto: Fornisci informazioni dettagliate sui tuoi obiettivi di progetto.
• Criteri di valutazione: Dovresti anche condividere i requisiti di selezione con i fornitori potenziali per aiutare a determinare se hanno ciò che serve per soddisfare il tuo progetto.
• Scadenza per le risposte: Indica quanto tempo hanno i fornitori o fornitori per elaborare la loro soluzione e il periodo per la sua presentazione.
• Dettagli di presentazione: Assicurati di specificare chiaramente come e dove i fornitori devono inviare le loro risposte alla tua RFI.

4. Sezione di risposta

Infine, dovresti anche includere una sezione che dettagli il formato delle risposte che ti aspetti dal destinatario della tua Richiesta di Informazioni. Questo assicura che ricevi risposte pertinenti e standardizzate che rendono il tuo processo di valutazione il più semplice possibile.

Inoltre, puoi anche chiedere ai rispondenti di dirti perché sono i migliori per il lavoro. Questo può aiutarti a determinare quali aziende includere nella tua lista per la fase successiva del processo; la Richiesta di Proposte.

Nella tua sezione di risposta, ci sono due campi particolari per cui dovresti fornire spazi dedicati: una sezione per le informazioni specifiche che richiedi e una sezione per le qualifiche del fornitore. 

Nei prossimi paragrafi, metteremo in evidenza alcune altre migliori pratiche per il tuo RFI.

Quali sono alcune delle migliori pratiche RFI?

Migliore sarà la tua Richiesta di Informazioni, migliore sarà la qualità delle risposte che riceverai e più informata sarà la tua decisione. 

Ecco alcune migliori pratiche del settore per aiutarti a creare RFI efficaci:

• Dichiara sempre chiaramente le informazioni di cui hai bisogno. Più chiare sono le tue richieste, più preziose saranno le risposte. Piu` chiare sono le tue domande, piu` utili saranno le risposte.
• Mantieni il tuo RFI il più semplice e conciso possibile. Le Richieste di Informazioni generalmente non dovrebbero essere lunghe o voluminosi. Pertanto, dovresti richiedere solo informazioni pertinenti alla soluzione specifica di cui hai bisogno.
• Dai ai fornitori tempo sufficiente per rispondere. Anche se gli RFI sono normalmente meno completi rispetto a RFP o RFQ, vuoi anche che i tuoi potenziali fornitori abbiano abbastanza dettagli per preparare una risposta. Due a quattro settimane è il periodo tipico per le risposte RFI.
• Usa lo stesso modello RFI per ogni progetto. Utilizzare un modello per tutti gli RFI che invii durante un progetto renderà più facili i confronti e la valutazione poiché otterrai risposte standardizzate. 
• Considera di usare ausili visivi nel tuo RFI. A seconda della tua nicchia o della complessità del progetto, l'uso di ausili visivi nel tuo RFI può aiutare i fornitori potenziali a capire meglio il tuo progetto, portando a risposte più pertinenti. Questo è particolarmente comune nel settore delle costruzioni.

Detto ciò, vediamo rapidamente un tipico processo RFI.

Come funziona il processo RFI?

La fase della Richiesta di Informazioni dell'approvvigionamento si svolge tipicamente in quattro fasi:

1. Il cliente crea il documento RFI 

Il passaggio consiste nella creazione del documento RFI stesso. Durante questa fase, il cliente aggiungerà tipicamente dettagli essenziali sulla propria azienda, sul problema che sta cercando di risolvere e sui requisiti del progetto nell'RFI. Questo serve a fornire ai potenziali fornitori le informazioni di cui hanno bisogno per creare risposte informate. 

Durante questa fase, Guru può aiutarti nel processo di raccolta dati.

Con l'intranet wiki potenziato dall'IA di Guru, ottenere informazioni da qualsiasi parte del database della tua organizzazione o app integrate diventa molto più facile. Questo significa che non devi perdere tempo a cercare i dettagli di cui hai bisogno.

Inoltre, Guru può anche suggerire informazioni basate sul contesto, assicurando che tu includa tutti i dettagli rilevanti di cui i fornitori possono aver bisogno nel tuo documento RFI. L'assistente AI integrato può anche aiutarti a redigere il contenuto del tuo RFI.

2. I fornitori redigono e inviano le loro risposte RFI

Una volta che i fornitori ricevono il tuo documento di Richiesta di Informazioni, tipicamente procederanno a redigere la loro risposta. Questo dovrebbe avvenire entro il termine stabilito per la presentazione delle risposte, tipicamente circa tre settimane.

È importante che tu fornisca un modello per guidare le risposte dei tuoi fornitori protettivi. Personalizzando le loro risposte, puoi migliorare le probabilità di ottenere risposte altamente pertinenti che forniscono le informazioni di cui hai bisogno.

Questo garantisce anche che tu riceva risposte facili da confrontare e valutare.

3. Il cliente esamina le risposte

Una volta scaduto il termine per la presentazione della RFI e avendo raccolto tutte le risposte ricevute, il passo successivo è rivedere ciascuna risposta e determinare se soddisfa i requisiti minimi. 

La chiave qui è cercare informazioni che indicano la capacità di un fornitore di soddisfare le tue aspettative di progetto. Dettagli come la loro storia, i livelli di esperienza e i servizi offerti possono darti la visione di cui hai bisogno.

Dovresti notare che informazioni specifiche sul progetto, come prezzi, budget e tempistiche di consegna, tipicamente non saranno nella risposta RFI.

4. Il cliente passa alla fase successiva della procedura di gara (l'RFP)

In base alle risposte ricevute, puoi determinare quali fornitori soddisfano le tue qualifiche preliminari per il tuo progetto e crearne una lista ristretta. Poi, puoi passare alla fase successiva del processo di approvvigionamento, che è la Richiesta di Proposta.

Dovresti notare che è buona prassi informare i fornitori che ricevono il documento RFI della tua decisione, indipendentemente da ciò che decidi.

Esempi di RFI per ispirarti

Vuoi ispirazione per il tuo prossimo RFI? Ecco due esempi del mondo reale per fornirti preziose informazioni nella redazione della tua prossima Richiesta di Informazioni:

La RFI del CCMS della città di Phoenix

La città di Phoenix desiderava un sistema di gestione dei casi penali (CCMS). Così, hanno creato un documento di Richiesta di Informazioni per identificare potenziali fornitori. Basato sui requisiti unici per tale soluzione, l'RFI conteneva specifiche di prodotto rigorose e criteri di valutazione per i fornitori prospettici che intendevano inviare una risposta.

U.S. RFI dell'Amministrazione Servizi Generali (GSA)

Gli Stati Uniti GSA volevano ridurre le emissioni di gas serra dagli edifici commerciali e avevano bisogno di soluzioni innovative al problema. Così, l'approccio è stato quello di emettere un RFI cercando tecnologie emergenti e sostenibili per migliorare l'efficienza energetica e la decarbonizzazione negli edifici commerciali. L'RFI richiedeva anche ai fornitori prospettici di suggerire criteri di successo misurabili in diverse categorie.

A te!

Sebbene il processo di approvvigionamento comporti tipicamente diversi ostacoli e fattori di rischio, sfruttare strumenti come il documento di Richiesta di Informazioni può aiutare a rendere il processo il più fluido possibile. Poiché le RFI aiutano tipicamente ad acquisire informazioni essenziali sui tuoi fornitori prospettici, puoi creare un elenco informato di fornitori e migliorare significativamente le tue probabilità di scegliere il partner ideale per il tuo progetto.

Con Guru, puoi ridurre ulteriormente il tuo margine di errore creando documenti RFI che contengono informazioni altamente pertinenti sulla tua azienda e sui requisiti del tuo progetto.

Inoltre, la piattaforma può aiutarti a ridurre il tempo necessario per preparare documenti RFI concisi e altamente mirati, garantendo una maggiore produttività e efficienza operativa. 

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