Hier ist eine detaillierte Einführung in das Dokument Anfrage nach Informationen und seine Vorteile. Erfahren Sie, wie RFIs funktionieren, warum Unternehmen sie nutzen sollten und wie man eine erstellt.

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Niemand kauft ein teures Gadget, ohne sich vorher zu erkundigen, wer diese Produkte führt und Bewertungen von früheren Kunden einzuholen. In einem Beschaffungsprozess ist diese Aktion als Anfrage nach Informationen (RFI) bekannt, und sie bereitet Unternehmen auf kollektiven Erfolg vor.

Die RFI ist der erste Schritt, um sicherzustellen, dass Sie alle Details haben, die Sie benötigen, um informierte Entscheidungen während der Beschaffung zu treffen. 

In vielerlei Hinsicht könnte es der entscheidendste Schritt sein, da er bestimmt, welche Unternehmen in Ihren Pool potenzieller Verkäufer aufgenommen werden, während Ihr Projekt voranschreitet.

Lesen Sie weiter, während wir alles erkunden, was Sie über Anfragen nach Informationen wissen müssen, einschließlich wie sie funktionieren, ihren Nutzen und ihre Anwendungsfälle.

Was ist eine RFI?

Eine Anfrage nach Informationen ist ein formelles Dokument, das Unternehmen verwenden, um Informationen von potenziellen Anbietern über bestimmte Produkte oder Dienstleistungen zu sammeln.

Betrachten Sie die RFI als den ersten Schritt bei der Beurteilung der Fähigkeit eines Lieferanten, die Produkte oder Dienstleistungen zu liefern, die Sie benötigen.

Indem Sie RFIs an potenzielle Verkäufer senden, können Sie besser verstehen, was auf dem Markt verfügbar ist, einschließlich Fachkenntnissen, Fähigkeiten, Erfahrungslevels und mehr.

Sie sollten beachten, dass die Anfrage nach Informationen nur das erste Dokument im Beschaffungsprozess ist und in der Regel nicht umfassend ist. Das liegt daran, dass die folgenden Dokumente zur Anfrage von Angeboten und zur Anfrage von Preisangeboten normalerweise die komplexeren Details abdecken, die Sie benötigen.

Die Antworten, die Sie auf eine RFI erhalten, heben jedoch diejenigen Unternehmen hervor, mit denen Sie Partnerschaften eingehen sollten.

RFI vs. RFP: Was ist der Unterschied?

Die Anfrage nach Angeboten (RFP) ist ein weiteres Dokument, das Unternehmen typischerweise im Beschaffungsprozess verwenden. Es unterscheidet sich jedoch deutlich von der RFI in Bezug auf Inhalt, Funktion und mehrere andere Grundlagen.

Die RFP ist typischerweise das intensivste der drei Dokumente zur Informationsbeschaffung im Beschaffungsprozess. Das liegt daran, dass sie alle komplexen Details anfordert, wie der Anbieter beabsichtigt, das Projekt oder den Vertrag zu erfüllen.

Mit anderen Worten, eine Anfrage nach Angeboten wird in der Regel nach Strategie, Prozessen, potenziellen Hindernissen und Problemlösungsmethoden erkundigen. 

RFPs sind sehr formal, und eine zu erstellen, erfordert viel Zeit. Sie werden typischerweise für größere, komplexere und teurere Projekte eingesetzt.

RFI vs. RFQ: Was ist der Unterschied?

Ein weiteres Dokument, das im Beschaffungsprozess zu berücksichtigen ist, ist die Anfrage nach Preisangeboten (RFQ).

Die RFQ wird in der Regel verwendet, wenn Ihre Anfrage hauptsächlich um die Kosten geht. In diesem Fall haben Sie bereits ein vollständiges Bild Ihrer Projektanforderungen und wie Sie Ihre Ziele erreichen können. Alles, was Sie jetzt brauchen, sind Preisoptionen.

Indem Sie eine Anfrage nach Preisangeboten an Ihre potenziellen Anbieter senden, können Sie die Preisgestaltung klären und die beste Option auswählen, die kosteneffizient ist und Ihre Projektziele kombiniert. 

In Ihrem RFQ-Dokument sollten Sie wesentliche Details wie Projektqualität, Menge, Lieferkosten, Zeitpläne und mehr einfügen.

Das gesagt, lassen Sie uns untersuchen, was die RFI im Beschaffungsprozess entscheidend macht.

Was ist die Rolle einer RFI im Einkauf?

Vereinfacht gesagt, besteht die Funktion des Dokuments Anfrage nach Informationen darin, allgemeine Informationen über die Fähigkeit potenzieller Lieferanten zu erhalten, bestimmte Produkte oder Dienstleistungen zu liefern.

Eine RFI kann Ihnen auch helfen, Einblicke in neuere Branchentrends, neue Technologien und allgemeine Marktbedingungen zu gewinnen.

Deshalb wird sie normalerweise als der erste Schritt in der Beschaffungsplanung angesehen.

In vielen Fällen bestimmen die Antworten auf eine ausgegebene RFI, ob ein Unternehmen mit einem vorgeschlagenen Projekt oder Vertrag fortfahren sollte oder nicht. Daher sollten Sie allgemeine Projektdetails wie Lieferanforderungen, erwartete Zeitpläne und mehr einbeziehen.

Aber denken Sie daran, dass Sie nicht ins Detail gehen sollten in Ihrer RFI, da dies nur ein vorläufiges Dokument ist.

Warum sollten Sie also eine RFI für Ihr Projekt ausstellen? Lesen Sie weiter, um es herauszufinden.

Was sind die Vorteile einer Anfrage nach Informationen?

Statistiken zeigen, dass 43% der Unternehmen RFI-Dokumente als Teil ihres Beschaffungsprozesses verwenden. Hier sind einige Gründe, warum diese Unternehmen die Anfrage nach Informationen nutzen:

• Klärung: Eine RFI kann Ihrem Unternehmen helfen, die Fähigkeit potenzieller Anbieter zur Erfüllung Ihrer Projektanforderungen zu schätzen. Dies hilft Ihnen, eine Shortlist fähiger Produkt- oder Dienstleistungsanbieter zu erstellen. 
• Markteinblicke: Das Versenden von RFIs kann Ihnen auch ein breiteres Verständnis darüber geben, was verfügbar ist — einschließlich Anbieter, beliebter Lösungen und aufkommender Trends.
• Risikoreduzierung: Ein weiterer Vorteil von Anfragen nach Informationen ist, dass sie helfen können, Risiken und kostspielige Fehler im Zusammenhang mit dem Beschaffungsprozess zu reduzieren. Zum Beispiel können Sie schnell Einblicke in die Erfahrung und die Projektgeschichte des Anbieters gewinnen.
• Verbesserte Entscheidungsfindung: Die Antworten, die Sie von RFIs erhalten, können Ihnen wertvolle Informationen liefern, die Ihnen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen, während Sie die Liste potenzieller Anbieter eingrenzen.

Jetzt, da Sie wissen, warum die RFI ein wertvolles Instrument im Beschaffungsprozess ist, hier sind einige ihrer beliebten Anwendungsfälle in verschiedenen Branchen.

Was sind einige häufige RFI-Anwendungsfälle?

Der häufigste Grund, warum Unternehmen RFIs nutzen, ist, wenn sie mehrere Anbieter bewerten müssen und schnelle Informationen benötigen, um ihre Entscheidungen zu informieren. Dies ist besonders häufig in Einkaufssituationen.

Hier sind einige häufige Situationen, in denen Organisationen in verschiedenen Branchen eine RFI ausstellen könnten:

• IT-Unternehmen: Wenn Sie neue Gadgets erwerben oder neue Software einführen möchten, kann es entscheidend sein, eine RFI an potenzielle Anbieter auszustellen, um Variablen wie Einrichtungsgebühren, Integrationsoptionen und Unterstützung vorzubehalten.
• Bauindustrie: Anfragen nach Informationen sind auch in der Bauindustrie sehr verbreitet, wobei Kunden sie an Auftragnehmer und Auftragnehmer sie an Subunternehmer senden, um Informationen über Projekte, Materialien und Zeitpläne zu erhalten.

• Gesundheitswesen: Gesundheitsdienstleister müssen typischerweise neue Geräte und Software kaufen oder ihre bestehende Ausstattung aufrüsten. In diesem Fall kann das Versenden von RFIs Ihnen Einblicke in verfügbare Marktangebote, einschließlich Preisgestaltung und Unterstützung nach dem Kauf, geben.

• Einzelhandel: Einzelhandelsunternehmen können RFIs auch verwenden, um Anbieter von Artikeln oder Produkten, die sie weiterverkaufen, zu bewerten, um verschiedene Details, wie Verfügbarkeit, Produktmaße, Qualität und mehr zu bestätigen.

• Finanzdienstleistungen: Am Finanzmarkt verwenden Unternehmen manchmal RFIs, um Anbieter zu überprüfen, die die Plattformen anbieten, die sie benötigen — zum Beispiel Transaktionsverfolger, Datenmanagement, Skalierbarkeit und Integrationsfähigkeiten.

Das gesagt, welche Details sollten Sie in Ihrer Anfrage nach Informationen angeben?

Was in eine RFI aufzunehmen ist

Obwohl die allgemeinen Informationen in verschiedenen Unternehmens-RFIs typischerweise je nach Branche und Projektspezifikationen variieren, enthält eine effektive Anfrage nach Informationen bestimmte Schlüsselelemente:

1. Bedarfserklärung

Der erste Schritt zur Erstellung einer RFI, die Ihre Anfragen ordnungsgemäß kommuniziert, ist das Schreiben Ihrer Bedarfserklärung. Dieser Abschnitt gibt den Anbietern eine kurze Übersicht über das Problem, das sie lösen müssen, und die Kriterien, die sie erfüllen müssen.

Das Ziel ist es, Ihrem potenziellen Anbieter genügend Informationen zu geben, um Ihr Problem zu verstehen, selbst wenn sie keine Vorkenntnisse über Ihr Unternehmen haben.

Wenn Sie beispielsweise RFIs an Marketingunternehmen senden, sollten Sie ihnen einen Überblick über Ihre Marke und die Produkte oder Dienstleistungen geben, die Sie anbieten. Fahren Sie fort, um die Lösungen anzugeben, die Sie suchen, zum Beispiel verbesserte Markenbekanntheit oder Umsatzsteigerung.

2. Unternehmensinformationen

Je nach Branche oder Nische kann es eine gute Idee sein, zusätzliche Informationen über Ihr Unternehmen und Ihr Geschäftsmodell aufzunehmen. Dies kann potenziellen Anbietern helfen, entscheidend festzustellen, ob sie gut zu Ihrem Projekt passen und wie sie ihre Herangehensweise an potenzielle Lösungen informieren.

Darüber hinaus kann das Teilen unternehmensspezifischer Details wie Ihrer Unternehmenswerte, Ihrer Zielgruppe und mehr den Anbietern helfen, ihre RFI-Antworten besser anzupassen.

3. Relevante Projektdetails

Dies ist ein entscheidender Abschnitt in Ihrer RFI. Schließlich müssen potenzielle Anbieter ein tiefes Verständnis Ihres Problems haben, um eine Lösung anbieten zu können. Daher ist es wichtig, alle Informationen einzuschließen, die Ihr Anbieter benötigt, um einen effektiven Aktionsplan zu erstellen.

Hier ist eine schnelle Checkliste, die Ihnen dabei helfen kann:

• Projektziele: Geben Sie detaillierte Informationen zu Ihren Projektzielen an.
• Bewertungskriterien: Sie sollten auch Ihre Auswahlkriterien mit potenziellen Anbietern teilen, um ihnen zu helfen, festzustellen, ob sie die erforderlichen Fähigkeiten zur Erfüllung Ihres Projekts besitzen.
• Antwortfrist: Geben Sie an, wie lange Anbieter oder Lieferanten Zeit haben, um ihre Lösung zu entwickeln und die Frist für die Einreichung.
• Einreichungsdetails: Stellen Sie sicher, dass Sie klar angeben, wie und wo Anbieter ihre Antworten auf Ihre RFI senden müssen.

4. Antwortbereich

Schließlich sollten Sie auch einen Abschnitt einfügen, der das Format der Antworten, die Sie von den Empfängern Ihrer Anfrage nach Informationen erwarten, beschreibt. Dies stellt sicher, dass Sie relevante und standardisierte Antworten erhalten, die den Evaluierungsprozess so einfach wie möglich machen.

Darüber hinaus können Sie die Befragten auch bitten, Ihnen mitzuteilen, warum sie die besten für den Job sind. Dies kann Ihnen helfen zu bestimmen, welche Unternehmen auf Ihre Shortlist für die nächste Phase des Prozesses kommen; die Anfrage nach Angeboten.

In Ihrem Antwortbereich sollten Sie zwei spezielle Felder bereitstellen — einen Abschnitt für die spezifischen Informationen, die Sie anfordern, und einen Abschnitt für die Qualifikationen der Anbieter. 

In den folgenden Absätzen werden wir einige andere Best Practices für Ihre RFI hervorheben.

Was sind einige RFI-Best Practices?

Je besser Ihre Anfrage nach Informationen ist, desto höher ist die Qualität der Antworten, die Sie erhalten, und desto informierter wird Ihre Entscheidung sein. 

Hier sind einige Branchen-Best Practices, die Ihnen helfen können, effektive RFIs zu erstellen:

• Geben Sie immer die benötigten Informationen klar an. Es ist wichtig, Ihre Fragen so klar wie möglich zu halten, um zu verhindern, dass Sie vage, unhilfreiche Antworten erhalten. Je klarer Ihre Anfragen sind, desto wertvoller werden die Antworten sein.
• Halten Sie Ihre RFI so einfach und kurz wie möglich. Anfragen nach Informationen sollen im Allgemeinen nicht lang oder sperrig sein. Sie sollten also nur Informationen anfordern, die für die spezifische Lösung relevant sind, die Sie benötigen.
• Geben Sie den Anbietern genügend Zeit zu antworten. Obwohl RFIs typischerweise nicht so umfassend sind wie RFPs oder RFQs, möchten Sie, dass Ihre Interessenten genügend Details haben, um eine Antwort vorzubereiten. Zwei bis vier Wochen sind der typische Zeitraum für RFI-Antworten.
• Verwenden Sie dasselbe RFI-Template für jedes Projekt. Ein Template für alle RFIs, die Sie während eines Projekts senden, zu verwenden, erleichtert die Vergleiche und Bewertungen, da Sie standardisierte Antworten erhalten. 
• Überlegen Sie, visuelle Hilfsmittel in Ihrer RFI zu verwenden. Abhängig von Ihrer Nische oder der Komplexität des Projekts kann die Verwendung visueller Hilfsmittel in Ihrer RFI potenziellen Anbietern helfen, Ihr Projekt besser zu verstehen, was zu relevanteren Antworten führt. Dies ist besonders häufig in der Bauindustrie.

Das gesagt, lassen Sie uns Sie schnell durch einen typischen RFI-Prozess führen.

Wie funktioniert der RFI-Prozess?

Die Phase der Anfrage nach Informationen im Beschaffungsprozess erfolgt typischerweise in vier Phasen:

1. Der Kunde erstellt das RFI-Dokument 

Der Schritt besteht darin, das RFI-Dokument selbst zu erstellen. In dieser Phase wird der Kunde typischerweise wesentliche Details zu seinem Unternehmen, dem Problem, das er zu lösen versucht, und seinen Projektanforderungen im RFI hinzufügen. Dies dient dazu, potenziellen Anbietern die Informationen bereitzustellen, die sie benötigen, um informierte Antworten zu erstellen. 

In dieser Phase kann Guru Ihnen beim Datenbeschaffungsprozess helfen.

Mit Gurus KI-unterstütztem Intranet-Wiki wird das Abrufen von Informationen aus der Datenbank oder den integrierten Apps Ihrer Organisation viel einfacher. Das bedeutet, dass Sie keine Zeit mit der Suche nach den benötigten Details verschwenden müssen.

Darüber hinaus kann Guru auch Informationen basierend auf dem Kontext vorschlagen und sicherstellen, dass Sie alle relevanten Details, die Anbieter in Ihrem RFI-Dokument benötigen, einbeziehen. Der integrierte KI-Assistent kann Ihnen auch beim Entwurf des Inhalts Ihrer RFI helfen.

2. Anbieter entwerfen und geben ihre RFI-Antworten aus

Sobald die Anbieter Ihr Dokument zur Anfrage von Informationen erhalten, werden sie in der Regel ihre Antwort entwerfen. Dies sollte innerhalb des von Ihnen festgelegten Zeitrahmens für die Einreichung von Antworten geschehen, in der Regel etwa drei Wochen.

Es ist wichtig für Sie, eine Vorlage auszugeben, um die Antworten Ihrer schützendem Anbieter zu leiten. Durch die Anpassung ihrer Antworten können Sie die Chancen erhöhen, hochrelevante Antworten zu erhalten, die die Informationen bereitstellen, die Sie benötigen.

Es stellt auch sicher, dass Sie Antworten erhalten, die einfach zu vergleichen und zu bewerten sind.

3. Kunde überprüft die Antworten

Sobald die Frist für die Einreichung der RFI abgelaufen ist und Sie alle Antworten, die Sie erhalten haben, gesammelt haben, besteht der nächste Schritt darin, jede Antwort zu überprüfen und festzustellen, ob sie Ihren Mindestanforderungen entspricht. 

Der Schlüssel besteht darin, nach Informationen zu suchen, die auf die Fähigkeit eines Anbieters hindeuten, Ihre Projekterwartungen zu erfüllen. Details wie ihre Geschichte, Erfahrungsniveaus und angebotene Dienstleistungen können Ihnen die Einblicke geben, die Sie benötigen.

Sie sollten beachten, dass projektspezifische Informationen wie Preisgestaltung, Budget und Lieferfristen in der Regel nicht in einer RFI-Antwort enthalten sind.

4. Kunde wechselt zur nächsten Beschaffungsphase (die RFP)

Basierend auf den Antworten, die Sie erhalten, können Sie dann feststellen, welche Anbieter Ihre vorläufigen Qualifikationen für Ihr Projekt erfüllen und sie in die engere Auswahl nehmen. Anschließend können Sie zur nächsten Phase im Beschaffungsprozess übergehen, die die Anfrage für ein Angebot ist.

Sie sollten beachten, dass es eine gute Praxis ist, die Anbieter, die das RFI-Dokument erhalten, über Ihre Entscheidung zu informieren, unabhängig davon, wie Sie sich entscheiden.

RFI-Beispiele zur Inspiration

Möchten Sie Inspiration für Ihr nächstes RFI? Hier sind zwei realistische Beispiele, die Ihnen wertvolle Einblicke beim Entwurf Ihrer nächsten Anfrage zur Informationsbeschaffung geben:

Die Stadt Phoenix CCMS RFI

Die Stadt Phoenix wollte ein Fallmanagementsystem für Strafverfahren (CCMS). Also haben sie ein Dokument zur Anfrage von Informationen erstellt, um potenzielle Anbieter zu identifizieren. Basierend auf den einzigartigen Anforderungen für eine solche Lösung enthielt die RFI strenge Produktspezifikationen und Bewertungskriterien für potenzielle Anbieter, die planten, eine Antwort zu senden.

U.S. Allgemeine Dienstleistungsbehörde (GSA) RFI

Die GSA der Vereinigten Staaten wollte die Treibhausgasemissionen von gewerblichen Gebäuden reduzieren und benötigte innovative Lösungen für dieses Problem. Also war der Ansatz, ein RFI auszugeben, um aufkommende und nachhaltige Technologien zur Verbesserung der Energieeffizienz und Dekarbonisierung in gewerblichen Gebäuden zu suchen. Die RFI forderte auch potenzielle Anbieter auf, messbare Erfolgskriterien in mehreren Kategorien vorzuschlagen.

Jetzt sind Sie dran!

Obwohl der Beschaffungsprozess normalerweise mit mehreren Hürden und Risikofaktoren verbunden ist, kann die Nutzung von Werkzeugen wie dem Dokument zur Anfrage von Informationen helfen, den Prozess so nahtlos wie möglich zu gestalten. Da RFIs typischerweise Ihnen helfen, essentielle Informationen über Ihre potenziellen Anbieter zu erhalten, können Sie eine informierte Liste von Lieferanten erstellen und Ihre Chancen, den idealen Partner für Ihr Projekt auszuwählen, erheblich verbessern.

Mit Guru können Sie Ihren Spielraum für Fehler weiter verringern, indem Sie RFI-Dokumente erstellen, die hochrelevante Informationen über Ihr Unternehmen und Ihre Projektanforderungen enthalten.

Noch mehr kann die Plattform Ihnen helfen, die Zeit zu verkürzen, die Sie benötigen, um prägnante und hochgradig gezielte RFI-Dokumente vorzubereiten, was zu größerer Produktivität und betrieblicher Effizienz führt. 

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