Hier finden Sie eine ausführliche Einführung in das Dokument zur Informationsanfrage und seine Vorteile. Erfahren Sie, wie RFIs funktionieren, warum Unternehmen sie verwenden sollten und wie Sie solche erstellen.

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Niemand kauft ein teures Gerät, ohne sich vorher zu erkundigen, wer diese Produkte auf Lager hat, und Bewertungen von früheren Kunden einzuholen. In einem Beschaffungsprozess wird diese Aktion als Informationsanfrage (RFI) bezeichnet und bereitet Unternehmen auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit vor.

Die Informationsanfrage ist der erste Schritt, um sicherzustellen, dass Sie über alle Informationen verfügen, die Sie benötigen, um fundierte Entscheidungen bei der Beschaffung und Beschaffung zu treffen.

In vielerlei Hinsicht kann dies der wichtigste Schritt sein, da er bestimmt, welche Unternehmen im Verlauf Ihres Projekts in Ihren Pool potenzieller Verkäufer aufgenommen werden.

Lesen Sie weiter, während wir alles besprechen, was Sie über Informationsanfragen wissen müssen, einschließlich ihrer Funktionsweise, ihrer Vorteile und Anwendungsfälle.

Was ist ein RFI?

Eine Informationsanfrage ist ein formelles Dokument, das Unternehmen verwenden, um Informationen von potenziellen Anbietern über bestimmte Produkte oder Dienstleistungen zu sammeln.

Stellen Sie sich die Informationsanfrage als ersten Schritt zur Bewertung der Fähigkeit eines Lieferanten vor, die von Ihnen benötigten Produkte oder Dienstleistungen zu liefern.

Indem Sie Informationsanfragen an potenzielle Verkäufer senden, können Sie besser verstehen, was auf dem Markt verfügbar ist, einschließlich Fachwissen, Fähigkeiten, Erfahrungsniveau und mehr.

Sie sollten beachten, dass die Informationsanfrage nur das erste Dokument ist, das am Beschaffungsprozess beteiligt ist und in der Regel nicht umfassend ist. Dies liegt daran, dass die folgenden Dokumente zur Angebotsanfrage und zur Angebotsanfrage in der Regel die komplexeren Details enthalten, die Sie benötigen.

In den Antworten, die Sie auf eine Informationsanfrage erhalten, werden jedoch die Unternehmen hervorgehoben, mit denen Sie zusammenarbeiten sollten.

RFI vs. RFP: Was ist der Unterschied?

Die Angebotsanfrage (RFP) ist ein weiteres Dokument, das Unternehmen in der Regel während des Beschaffungsprozesses nutzen. Es unterscheidet sich jedoch deutlich von der Ausschreibung in Bezug auf Inhalt, Funktion und verschiedene andere Grundlagen.

Das RFP ist in der Regel das intensivste der drei Dokumente zur Informationsbeschaffung im Beschaffungsprozess. Dies liegt daran, dass alle komplexen Details darüber abgefragt werden, wie der Anbieter das Projekt oder den Vertrag erfüllen will.

Mit anderen Worten, in einer Angebotsanfrage werden in der Regel Strategien, Prozesse, potenzielle Hindernisse und Problemlösungsmethoden abgefragt.

RFPs sind sehr formell und die Erstellung einer Ausschreibung ist zeitaufwändig. Sie werden in der Regel für größere, komplexere und teurere Projekte genutzt.

RFI vs. RFQ: Was ist der Unterschied?

Ein weiteres Dokument, das im Beschaffungsprozess berücksichtigt werden muss, ist die Angebotsanfrage (RFQ).

Die Angebotsanfrage wird in der Regel verwendet, wenn es bei Ihrer Anfrage hauptsächlich um die Kosten geht. In diesem Fall haben Sie bereits ein vollständiges Bild Ihrer Projektanforderungen und darüber, wie Sie Ihre Ziele erreichen können. Jetzt benötigen Sie nur noch Preisoptionen.

Indem Sie eine Angebotsanfrage an Ihre potenziellen Anbieter senden, können Sie die Preise klären und die beste Option auswählen, die Wirtschaftlichkeit mit Ihren Projektzielen kombiniert.

In Ihrem Angebotsanforderungsdokument sollten Sie wichtige Details wie Projektqualität, Menge, Lieferkosten, Zeitpläne und mehr angeben.

Lassen Sie uns jedoch untersuchen, warum die Informationsanfrage für den Beschaffungsprozess von entscheidender Bedeutung ist.

Was ist die Rolle einer Informationsanfrage bei der Beschaffung?

Einfach ausgedrückt besteht die Funktion des Informationsanforderungsdokuments darin, allgemeine Informationen über die Fähigkeit potenzieller Lieferanten zu erhalten, bestimmte Produkte oder Dienstleistungen zu liefern.

Eine Informationsanfrage kann Ihnen auch dabei helfen, Einblicke in neuere Branchentrends, neue Technologien und allgemeine Marktbedingungen zu erhalten.

Aus diesem Grund wird es in der Regel als erster Schritt in der Beschaffungsplanung betrachtet.

In vielen Fällen entscheiden die Antworten auf eine ausgegebene Informationsanfrage darüber, ob ein Unternehmen mit einem vorgeschlagenen Projekt oder Vertrag voranschreitet oder nicht. Daher sollten Sie allgemeine Projektdetails wie Lieferanforderungen, voraussichtlicher Zeitplan und mehr angeben.

Denken Sie jedoch daran, dass Sie in Ihrer Informationsanfrage nicht ausführlich darauf eingehen sollten, da es sich nur um ein vorläufiges Dokument handelt.

Warum sollten Sie also eine RFI für Ihr Projekt ausstellen? Lesen Sie weiter, um es herauszufinden.

Was sind die Vorteile einer Informationsanfrage?

Statistiken zeigen das 43% der Unternehmen verwenden RFI-Dokumente als Teil ihres Beschaffungsprozesses. Hier sind einige der Gründe, warum diese Unternehmen die Informationsanfrage nutzen:

• Klarstellung: Eine Informationsanfrage kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, die Fähigkeit potenzieller Anbieter einzuschätzen, Ihre Projektanforderungen zu erfüllen. Auf diese Weise können Sie eine Auswahlliste kompetenter Produkt- oder Serviceanbieter erstellen.
• Markteinblick: Durch das Versenden von Informationsanfragen können Sie auch ein umfassenderes Verständnis dessen erhalten, was auf dem Markt verfügbar ist — einschließlich Anbieter, beliebter Lösungen und neuer Trends.
• Reduzierung des Risikos: Ein weiterer Vorteil von Informationsanforderungsdokumenten besteht darin, dass sie dazu beitragen können, Risiken und kostspielige Fehler im Zusammenhang mit dem Beschaffungsprozess zu reduzieren. So erhalten Sie beispielsweise einen schnellen Einblick in die Erfahrung von Anbietern und die Projekthistorie.
• Bessere Entscheidungsfindung: Die Antworten, die Sie von Informationsanfragen erhalten, können Ihnen wertvolle Informationen liefern, die Ihnen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen und gleichzeitig die Liste potenzieller Anbieter einzugrenzen.

Jetzt, da Sie wissen, warum RFI ein wertvolles Instrument in der Beschaffung ist, finden Sie hier einige seiner beliebten Anwendungsfälle in verschiedenen Branchen.

Was sind einige häufige RFI-Anwendungsfälle?

Der häufigste Grund, warum Unternehmen RFIs verwenden, ist, wenn sie mehrere Anbieter bewerten müssen und schnelle Informationen benötigen, um ihre Entscheidungen zu treffen. Dies ist besonders häufig in Kaufsituationen der Fall.

Hier sind einige häufige Fälle, in denen Unternehmen aus verschiedenen Branchen eine Informationsanfrage ausstellen können:

• IT-Unternehmen: Wenn Sie neue Geräte erwerben oder neue Software integrieren möchten, kann sich eine Informationsanfrage an potenzielle Anbieter als entscheidend erweisen, wenn Sie Variablen wie Einrichtungskosten, Integrationsoptionen und inbegriffener Support vergleichen möchten.
• Bauindustrie: Informationsanfragen sind auch in der Baubranche sehr verbreitet. Kunden senden sie an Auftragnehmer und Auftragnehmer senden sie an Subunternehmer, um Informationen über Projekte, Materialien und Zeitpläne zu erhalten.

• Gesundheitsbranche: Gesundheitsdienstleister müssen in der Regel neue Geräte und Software kaufen oder ihr vorhandenes Gerät aufrüsten. In diesem Fall können Sie durch das Versenden von Informationsanfragen Einblicke in die verfügbaren Marktangebote erhalten, einschließlich Preisgestaltung und Support nach dem Kauf.

• Einzelhandel: Einzelhandelsunternehmen können RFIs auch verwenden, um Lieferanten der Artikel oder Produkte, die sie weiterverkaufen, zu bewerten und verschiedene Details wie Verfügbarkeit, Produktabmessungen, Qualität und mehr zu überprüfen.

• Finanzdienstleistungen: In der Finanzbranche nutzen Unternehmen manchmal RFIs, um Anbieter zu überprüfen, die die Plattformen anbieten, die sie benötigen — beispielsweise Transaktions-Tracker, Datenmanagement, Skalierbarkeit und Integrationsfunktionen.

Welche Details sollten Sie jedoch in Ihre Informationsanfrage aufnehmen?

Was muss in eine RFI aufgenommen werden

Während sich die allgemeinen Informationen in verschiedenen Unternehmens-Informationsanfragen in der Regel je nach Branche und Projektspezifikationen unterscheiden, enthält eine effektive Informationsanfrage bestimmte Schlüsselelemente:

1. Erklärung des Bedarfs

Der erste Schritt zur Erstellung einer Informationsanfrage, die Ihre Anfragen ordnungsgemäß übermittelt, besteht darin, Ihre Bedarfserklärung zu verfassen. In diesem Abschnitt erhalten Anbieter einen kurzen Überblick über das Problem, das sie lösen müssen, und über die Kriterien, die sie erfüllen müssen.

Ziel ist es, Ihrem potenziellen Anbieter genügend Informationen zur Verfügung zu stellen, um Ihr Problem zu verstehen, auch wenn er keine Vorkenntnisse über Ihr Unternehmen hat.

Wenn Sie beispielsweise RFIs an Marketingunternehmen senden, sollten Sie ihnen einen Überblick über Ihre Marke und die von Ihnen angebotenen Produkte oder Dienstleistungen geben. Geben Sie dann an, nach welchen Lösungen Sie suchen, beispielsweise zur Verbesserung der Markenbekanntheit oder zur Steigerung des Umsatzes.

2. Informationen zum Unternehmen

Abhängig von Ihrer Branche oder Nische kann es eine gute Idee sein, zusätzliche Informationen über Ihr Unternehmen und sein Geschäftsmodell hinzuzufügen. Auf diese Weise können potenzielle Anbieter abschließend feststellen, ob sie für Ihr Projekt geeignet sind, und ihnen einen Überblick über ihre Vorgehensweise bei der Bereitstellung potenzieller Lösungen geben.

Darüber hinaus kann das Teilen unternehmensspezifischer Details wie Ihrer Unternehmenswerte, Ihrer Zielgruppe und mehr Lieferanten dabei helfen, ihre Antworten auf Anfragen besser zuzuschneiden.

3. Relevante Projektdetails

Dies ist ein wichtiger Abschnitt in Ihrer Informationsanfrage. Schließlich müssen potenzielle Anbieter ein tiefes Verständnis Ihres Problems haben, um eine Lösung anbieten zu können. Daher ist es wichtig, alle Informationen anzugeben, die Ihr Anbieter benötigt, um einen effektiven Aktionsplan zu erstellen.

Hier ist eine kurze Checkliste, die Ihnen dabei helfen soll:

• Ziele des Projekts: Geben Sie detaillierte Informationen zu Ihren Projektzielen an.
• Bewertungskriterien: Sie sollten Ihre Auswahlanforderungen auch potenziellen Anbietern mitteilen, damit sie feststellen können, ob sie das Zeug zur Erfüllung Ihres Projekts haben.
• Frist für die Antwort: Geben Sie an, wie lange Anbieter oder Lieferanten Zeit haben, um ihre Lösung zu entwickeln, und geben Sie an, in welchem Zeitrahmen sie eingereicht werden muss.
• Einzelheiten der Einreichung: Stellen Sie sicher, dass Sie klar angeben, wie und wohin Anbieter ihre Antworten auf Ihre Informationsanfrage senden müssen.

4. Abschnitt „Antwort“

Schließlich sollten Sie auch einen Abschnitt hinzufügen, in dem das Format der Antworten beschrieben wird, die Sie vom Empfänger Ihrer Informationsanfrage erwarten. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie relevante und standardisierte Antworten erhalten, die Ihren Bewertungsprozess so einfach wie möglich gestalten.

Darüber hinaus können Sie die Responder auch bitten, Ihnen zu sagen, warum sie für den Job am besten geeignet sind. Auf diese Weise können Sie ermitteln, welche Unternehmen in Ihre engere Wahl für die nächste Phase des Prozesses, die Angebotsanfrage, kommen.

In Ihrem Antwortbereich gibt es zwei spezielle Felder, für die Sie spezielle Bereiche bereitstellen sollten — einen Abschnitt für die spezifischen Informationen, die Sie anfordern, und einen Abschnitt für Lieferantenqualifikationen.

In den folgenden Absätzen werden wir einige andere bewährte Methoden für Ihre Informationsanfrage hervorheben.

Was sind einige Best Practices für RFIs?

Je besser Ihre Informationsanfrage ist, desto höher ist die Qualität der Antworten, die Sie erhalten, und desto fundierter wird Ihre Entscheidung sein.

Im Folgenden finden Sie einige bewährte Methoden der Branche, die Ihnen helfen, effektive Informationsanfragen zu erstellen:

• Geben Sie die Informationen, die Sie benötigen, immer klar an. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Fragen so klar wie möglich halten, um vage, wenig hilfreiche Antworten zu vermeiden. Je klarer Ihre Anfragen sind, desto wertvoller werden die Antworten sein.
• Halten Sie Ihre Anfrage so einfach und kurz wie möglich. Informationsanfragen sollten im Allgemeinen nicht langwierig oder umfangreich sein. Sie sollten daher nur Informationen anfordern, die für die spezifische Lösung, die Sie benötigen, relevant sind.
• Geben Sie den Anbietern genügend Zeit, um zu antworten. Zwar sind Informationsanfragen in der Regel nicht so umfassend wie Angebotsanfragen oder Angebotsanfragen, aber Sie möchten auch, dass Ihre potenziellen Kunden über genügend Details verfügen, um eine Antwort vorzubereiten. Zwei bis vier Wochen sind das typische Zeitfenster für die Beantwortung von Informationsanfragen.
• Verwenden Sie für jedes Projekt dieselbe RFI-Vorlage. Die Verwendung einer Vorlage für alle Informationsanfragen, die Sie während eines Projekts versenden, erleichtert Vergleiche und Bewertungen, da Sie standardisierte Antworten erhalten.
• Erwägen Sie die Verwendung von visuellen Hilfsmitteln in Ihrem RFI. Je nach Nische oder Komplexität Ihres Projekts kann die Verwendung visueller Hilfsmittel in Ihrer Informationsanfrage potenziellen Anbietern helfen, Ihr Projekt besser zu verstehen, was zu relevanteren Antworten führt. Dies ist besonders häufig in der Bauindustrie der Fall.

Lassen Sie uns Sie dennoch schnell durch einen typischen RFI-Prozess führen.

Wie funktioniert der RFI-Prozess?

Die Phase der Informationsanfrage bei der Beschaffung erfolgt in der Regel in vier Phasen:

1. Der Kunde erstellt das RFI-Dokument

Der Schritt besteht darin, das RFI-Dokument selbst zu erstellen. Während dieser Phase fügt der Kunde der Informationsanfrage in der Regel wichtige Informationen über sein Unternehmen, das Problem, das er zu lösen versucht, und seine Projektanforderungen hinzu. Dies dient dazu, potenziellen Anbietern die Informationen zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um fundierte Antworten zu erhalten.

Während dieser Phase kann Guru dir bei der Datenerfassung helfen.

Mit Das KI-gestützte Intranet-Wiki von Guru, wird das Abrufen von Informationen von einer beliebigen Stelle in der Datenbank oder in integrierten Apps Ihres Unternehmens viel einfacher. Das bedeutet, dass Sie keine Zeit damit verschwenden müssen, nach den benötigten Informationen zu suchen.

Darüber hinaus kann Guru auch kontextbezogene Informationen vorschlagen und so sicherstellen, dass Sie alle relevanten Details, die Anbieter möglicherweise benötigen, in Ihr RFI-Dokument aufnehmen. Der integrierte KI-Assistent kann Ihnen auch bei der Erstellung des Inhalts Ihrer Informationsanfrage helfen.

2. Anbieter entwerfen und veröffentlichen ihre RFI-Antworten

Sobald die Anbieter Ihr Informationsanforderungsdokument erhalten haben, erstellen sie in der Regel ihre Antwort. Dies sollte innerhalb des von Ihnen festgelegten Zeitrahmens für die Einreichung der Antwort geschehen, in der Regel etwa drei Wochen.

Es ist wichtig, dass Sie eine Vorlage herausgeben, in der die Antworten Ihrer Anbieter von Schutzmaßnahmen berücksichtigt werden. Indem Sie ihre Antworten individuell anpassen, können Sie die Wahrscheinlichkeit erhöhen, hochrelevante Antworten zu erhalten, die die Informationen enthalten, die Sie benötigen.

Es stellt auch sicher, dass Sie Antworten erhalten, die leicht zu vergleichen und zu bewerten sind.

3. Der Kunde bewertet die Antworten

Sobald die Frist für die Einreichung von Informationsanfragen abgelaufen ist und Sie alle Antworten, die Sie erhalten haben, zusammengefasst haben, besteht der nächste Schritt darin, jede Antwort zu überprüfen und festzustellen, ob sie Ihren Mindestanforderungen entspricht.

Der Schlüssel dabei ist, nach Informationen zu suchen, die darauf hinweisen, dass ein Anbieter in der Lage ist, Ihre Projekterwartungen zu erfüllen. Details wie ihr Werdegang, Erfahrungsniveau und angebotene Dienstleistungen können Ihnen den Einblick geben, den Sie benötigen.

Sie sollten beachten, dass projektspezifische Informationen wie Preise, Budget und Lieferfristen in der Regel nicht in einer RFI-Antwort enthalten sind.

4. Der Kunde geht zur nächsten Beschaffungsphase (der Ausschreibung) über

Anhand der Antworten, die Sie erhalten, können Sie dann ermitteln, welche Anbieter Ihre vorläufigen Qualifikationen für Ihr Projekt erfüllen, und sie in die engere Wahl ziehen. Anschließend können Sie mit der nächsten Phase des Beschaffungsprozesses fortfahren, der Angebotsanfrage.

Sie sollten beachten, dass es sich empfiehlt, die Anbieter, die das RFI-Dokument erhalten, über Ihre Entscheidung zu informieren, unabhängig davon, wofür Sie sich entscheiden.

RFI-Beispiele, die Sie inspirieren

Wünschen Sie sich Inspiration für Ihre nächste Informationsanfrage? Im Folgenden finden Sie zwei Beispiele aus der Praxis, die Ihnen bei der Erstellung Ihrer nächsten Informationsanfrage wertvolle Einblicke geben sollen:

Die Stadt Phoenix CCMS RFI

Die Stadt Phoenix wollte ein Kriminalfallmanagementsystem (CCMS). Also schufen sie eine Dokument zur Anforderung eines Informationsdokuments um potenzielle Anbieter zu identifizieren. Aufgrund der besonderen Anforderungen an eine solche Lösung enthielt die Informationsanfrage strenge Produktspezifikationen und Bewertungskriterien für potenzielle Anbieter, die eine Antwort einsenden wollten.

RFI der U.S. General Services Administration (GSA)

Die US-amerikanische GSA wollte die Treibhausgasemissionen von Geschäftsgebäuden reduzieren und benötigte innovative Lösungen für das Problem. Der Ansatz lautete also eine RFI ausstellen Suche nach neuen und nachhaltigen Technologien zur Verbesserung der Energieeffizienz und Dekarbonisierung von Geschäftsgebäuden. In der Informationsanfrage wurden potenzielle Anbieter außerdem aufgefordert, messbare Erfolgskriterien für mehrere Kategorien vorzuschlagen.

Zu dir rüber!

Während der Beschaffungsprozess in der Regel mit mehreren Hürden und Risikofaktoren verbunden ist, kann der Einsatz von Tools wie dem Informationsanforderungsdokument dazu beitragen, den Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten. Da Informationsanfragen Ihnen in der Regel dabei helfen, wichtige Informationen über Ihre potenziellen Lieferanten zu erhalten, können Sie eine fundierte Lieferantenliste erstellen und Ihre Chancen, den idealen Partner für Ihr Projekt auszuwählen, erheblich verbessern.

Mit Guru können Sie Ihre Fehlerquote weiter verringern, indem Sie RFI-Dokumente erstellen, die hochrelevante Informationen über Ihr Unternehmen und Ihre Projektanforderungen enthalten.

Darüber hinaus kann Ihnen die Plattform dabei helfen, die Zeit zu verkürzen, die Sie für die Erstellung präziser und zielgerichteter RFI-Dokumente benötigen, um eine höhere Produktivität und betriebliche Effizienz zu gewährleisten.

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