Voici une introduction détaillée au document de demande de renseignements et à ses avantages. Découvrez comment fonctionnent les RFI, pourquoi les entreprises devraient les utiliser et comment en créer une.

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Personne n'achète un gadget coûteux sans d'abord demander qui stocke ces produits et obtenir des avis de clients précédents. Dans un processus d'approvisionnement, cette action est connue sous le nom de demande d'informations (RFI) et elle prépare les entreprises pour un succès collaboratif.

Le RFI est la première étape pour s'assurer que vous disposez de tous les détails nécessaires pour prendre des décisions éclairées lors de la recherche et de l'approvisionnement. 

À bien des égards, cela peut être l'étape la plus cruciale car elle détermine quelles entreprises seront incluses dans votre pool de vendeurs potentiels à mesure que votre projet progresse.

Continuez à lire alors que nous explorons tout ce que vous devez savoir sur les demandes d'informations, y compris comment elles fonctionnent, leurs avantages et leurs cas d'utilisation.

Qu'est-ce qu'une RFI ?

Une demande de renseignements est un document formel que les entreprises utilisent pour recueillir des informations auprès de fournisseurs potentiels concernant des produits ou des services spécifiques.

Considérez la RFI comme la première étape pour évaluer la capacité d'un fournisseur à fournir les produits ou services dont vous avez besoin.

En envoyant des RFI aux vendeurs potentiels, vous pouvez mieux comprendre ce qui est disponible sur le marché, y compris l'expertise, les capacités, les niveaux d'expérience et plus encore.

Vous devez noter que la demande de renseignements n'est que le premier document impliqué dans le processus d'approvisionnement et n'est généralement pas exhaustive. C'est parce que les documents de demande de proposition et de demande de devis qui suivent couvriront généralement les détails plus complexes dont vous avez besoin.

Cependant, les réponses que vous obtenez à une RFI mettront en avant ces entreprises avec lesquelles vous devriez vous associer.

RFI contre RFP : Quelle est la différence ?

La demande de proposition (RFP) est un autre document que les entreprises utilisent généralement lors du processus d'approvisionnement. Cependant, il est distinctement différent de la RFI en termes de contenu, de fonction et de plusieurs autres fondamentaux.

Le RFP est généralement le plus intensif des trois documents de sourcing d'informations dans le processus d'approvisionnement. C'est parce qu'il demande tous les détails complexes concernant la façon dont le fournisseur compte exécuter le projet ou le contrat.

En d'autres termes, une demande de proposition s'interrogera généralement sur la stratégie, les processus, les obstacles potentiels et les méthodes de résolution de problèmes. 

Les RFP sont très formels et en créer un est chronophage. Ils sont généralement utilisés pour des projets plus importants, plus complexes et plus coûteux.

RFI contre RFQ : Quelle est la différence ?

Un autre document à considérer dans le processus d'approvisionnement est la demande de devis (RFQ).

Le RFQ est généralement utilisé lorsque votre demande concerne principalement le coût. Dans ce cas, vous avez déjà une vue d'ensemble complète de vos exigences de projet et de la façon d'atteindre vos objectifs. Tout ce dont vous avez besoin maintenant, ce sont des options de prix.

En envoyant une demande de devis à vos fournisseurs potentiels, vous pouvez clarifier les prix et choisir la meilleure option qui allie rapport qualité-prix à vos objectifs de projet. 

Dans votre document RFQ, vous devriez inclure des détails essentiels tels que la qualité du projet, la quantité, les coûts de livraison, les délais, et plus encore.

Cela dit, examinons ce qui rend la RFI essentielle dans le processus d'approvisionnement.

Quel est le rôle d'une RFI dans l'approvisionnement ?

Autrement dit, la fonction du document de demande de renseignements est d'obtenir des informations générales concernant la capacité des fournisseurs potentiels à fournir des produits ou services spécifiques.

Une RFI peut également vous aider à obtenir un aperçu des tendances industrielles récentes, des nouvelles technologies et des conditions du marché en général.

C'est pourquoi elle est généralement considérée comme la première étape de la planification de l'approvisionnement.

Dans de nombreux cas, les réponses à une RFI émise détermineront si une entreprise va de l'avant avec un projet ou un contrat proposé. Par conséquent, vous devriez inclure des détails généraux sur le projet tels que les exigences de livraison, le calendrier prévu, et plus encore.

Mais rappelez-vous, vous ne devez pas entrer dans des détails excessifs dans votre RFI car c'est seulement un document préliminaire.

Alors pourquoi devriez-vous émettre une RFI pour votre projet ? Continuez à lire pour le découvrir.

Quels sont les avantages d'une demande de renseignements ?

Les statistiques montrent que 43 % des organisations utilisent des documents RFI dans le cadre de leur processus d'approvisionnement. Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles ces entreprises s'appuient sur la demande de renseignements :

• Clarification : Une RFI peut aider votre organisation à estimer la capacité des fournisseurs potentiels à répondre à vos exigences de projet. Cela vous aide à créer une liste restreinte de fournisseurs de produits ou de services compétents. 
• Aperçu du marché : L'envoi de RFI peut également vous donner une compréhension plus large de ce qui est disponible sur le marché — y compris les fournisseurs, les solutions populaires et les tendances émergentes.
• Réduction des risques : Un autre avantage des documents de demande de renseignements est qu'ils peuvent aider à réduire les risques et les erreurs coûteuses associées au processus d'approvisionnement. Par exemple, vous pouvez obtenir rapidement un aperçu de l'expérience des fournisseurs et de l'historique des projets.
• Amélioration de la prise de décision : Les réponses que vous obtenez des RFI peuvent vous fournir des informations précieuses pour vous aider à prendre de meilleures décisions tout en réduisant la liste des fournisseurs potentiels.

Maintenant que vous savez pourquoi la RFI est un outil précieux dans l'approvisionnement, voici quelques-uns de ses cas d'utilisation populaires dans divers secteurs.

Quels sont les cas d'utilisation RFI courants ?

La raison la plus courante pour laquelle les entreprises utilisent des RFI est lorsqu'elles ont besoin d'évaluer plusieurs fournisseurs et ont besoin d'informations rapides pour éclairer leurs décisions. Cela est particulièrement courant dans les situations d'achat.

Voici quelques exemples courants où les organisations de divers secteurs peuvent émettre une RFI :

• Entreprises informatiques : Si vous cherchez à acquérir de nouveaux gadgets ou à mettre en œuvre de nouveaux logiciels, émettre une RFI à des fournisseurs potentiels peut s'avérer crucial lors de la comparaison de variables telles que les coûts d'installation, les options d'intégration et l'assistance incluse.
• Secteur de la construction : Les demandes d'informations sont également très courantes dans le secteur de la construction, les clients les envoyant aux entrepreneurs et les entrepreneurs les envoyant aux sous-traitants pour obtenir des informations sur les projets, les matériaux et les délais.

• Secteur de la santé : Les prestataires de soins de santé ont généralement besoin d'acheter de nouveaux équipements et logiciels ou de mettre à niveau leur équipement existant. Dans ce cas, l'envoi de RFI peut vous fournir des informations sur les offres disponibles sur le marché, y compris les prix et l'assistance après achat.

• Vente au détail : Les entreprises de vente au détail peuvent également utiliser des RFI pour évaluer les fournisseurs des articles ou produits qu'elles revendent afin de confirmer divers détails, tels que la disponibilité, les dimensions des produits, la qualité, et plus encore.

• Services financiers : Sur la scène financière, les entreprises utilisent parfois des RFI pour examiner les fournisseurs qui offrent les plateformes dont elles ont besoin - disons, des traceurs de transactions, gestion des données, scalabilité et capacités d'intégration.

Cela dit, quels détails devez-vous inclure dans votre demande de renseignements ?

Que faut-il inclure dans une RFI

Bien que les informations générales dans diverses RFI d'entreprises diffèrent généralement en fonction du secteur et des spécifications du projet, une demande de renseignements efficace comprend certains éléments clés :

1. Énoncé des besoins

La première étape pour créer une RFI qui communique correctement vos demandes est de rédiger votre énoncé des besoins. Cette section fournit aux fournisseurs un aperçu bref du problème à résoudre et des critères à respecter.

L'objectif ici est de donner à votre fournisseur potentiel suffisamment d'informations pour comprendre le problème que vous avez, même s'il n'a pas de connaissance préalable de votre entreprise.

Par exemple, si vous envoyez des RFI à des entreprises de marketing, vous devriez leur donner un aperçu de votre marque et des produits ou services que vous proposez. Ensuite, passez à l'énoncé des solutions que vous recherchez, par exemple, une meilleure notoriété de la marque ou une augmentation des ventes.

2. Informations sur l'entreprise

En fonction de votre secteur ou de votre niche, il peut être judicieux d'inclure des informations supplémentaires sur votre entreprise et son modèle commercial. Cela peut aider les fournisseurs potentiels à déterminer de manière concluante s'ils conviennent à votre projet et à informer leur approche pour fournir des solutions potentielles.

De plus, le partage de détails spécifiques à votre entreprise, tels que vos valeurs organisationnelles, votre public cible, et plus encore, peut aider les fournisseurs à mieux adapter leurs réponses à la RFI.

3. Détails pertinents sur le projet

C'est une section cruciale dans votre RFI. Après tout, les fournisseurs potentiels doivent avoir une compréhension approfondie de votre problème pour pouvoir fournir une solution. Il est donc important d'inclure toutes les informations dont votre fournisseur a besoin s'il doit élaborer un plan d'action efficace.

Voici une liste de contrôle rapide pour vous aider ici :

• Objectifs du projet : Fournissez des informations détaillées sur vos objectifs de projet.
• Critères d'évaluation : Vous devriez également partager vos exigences de sélection avec les fournisseurs potentiels afin de les aider à déterminer s'ils ont ce qu'il faut pour répondre à votre projet.
• Date limite de réponse : Indiquez combien de temps les fournisseurs ou les prestataires ont pour élaborer leur solution et le délai pour sa soumission.
• Détails de soumission : Assurez-vous de spécifier clairement comment et où les fournisseurs doivent envoyer leurs réponses à votre RFI.

4. Section de réponse

Enfin, vous devriez également inclure une section détaillant le format des réponses que vous attendez de la part du destinataire de votre demande de renseignements. Cela garantit que vous obtenez des réponses pertinentes et normalisées qui rendent votre processus d'évaluation aussi simple que possible.

De plus, vous pouvez également demander aux répondants de vous dire pourquoi ils sont les meilleurs pour le poste. Cela peut vous aider à déterminer quelles entreprises figurent sur votre liste restreinte pour la prochaine étape du processus ; la demande de propositions.

Dans votre section de réponse, il y a deux champs particuliers pour lesquels vous devriez prévoir des espaces dédiés — une section pour les informations spécifiques que vous demandez et une section pour les qualifications des fournisseurs. 

Dans les paragraphes suivants, nous mettrons en avant d'autres meilleures pratiques pour votre RFI.

Quelles sont les meilleures pratiques pour une RFI ?

Plus votre demande de renseignement est précise, plus la qualité des réponses que vous obtiendrez sera élevée et plus votre décision sera éclairée. 

Voici quelques meilleures pratiques du secteur pour vous aider à créer des RFI efficaces :

• Indiquez toujours clairement les informations dont vous avez besoin. Il est important de garder vos questions aussi claires que possible pour éviter d'obtenir des réponses vagues et inutiles. Plus vos demandes sont claires, plus les réponses seront précieuses.
• Rendez votre RFI aussi directe et brève que possible. Les demandes d'informations ne doivent généralement pas être longues ou encombrantes. Vous ne devez demander que des informations pertinentes à la solution spécifique dont vous avez besoin.
• Donnez aux fournisseurs suffisamment de temps pour répondre. Bien que les RFI ne soient généralement pas aussi complètes que les RFP ou les RFQ, vous voulez aussi que vos prospects disposent de suffisamment de détails pour préparer une réponse. Deux à quatre semaines est la période typique pour les réponses aux RFI.
• Utilisez le même modèle de RFI pour chaque projet. Utiliser un modèle pour toutes les RFI que vous envoyez pendant un projet facilitera les comparaisons et l'évaluation car vous obtiendrez des réponses normalisées. 
• Envisagez d'utiliser des aides visuelles dans votre RFI. En fonction de votre niche ou de la complexité du projet, utiliser des aides visuelles dans votre RFI peut aider les fournisseurs potentiels à mieux comprendre votre projet, ce qui entraîne des réponses plus pertinentes. Cela est particulièrement courant dans le secteur de la construction.

Cela dit, faisons vite un tour d'horizon d'un processus RFI typique.

Comment fonctionne le processus RFI ?

La phase de demande de renseignements du processus d'approvisionnement se déroule généralement en quatre phases :

1. Le client crée le document RFI 

Cette étape consiste à créer le document RFI lui-même. Au cours de cette phase, le client ajoutera généralement des détails essentiels concernant son entreprise, le problème qu'il tente de résoudre et ses exigences de projet dans le RFI. C'est pour fournir aux fournisseurs potentiels les informations dont ils ont besoin pour créer des réponses éclairées. 

Au cours de cette phase, Guru peut vous aider dans le processus de collecte de données.

Avec l'intranet wiki alimenté par IA de Guru, récupérer des informations provenant de n'importe où dans la base de données de votre organisation ou de ses applications intégrées devient beaucoup plus facile. Cela signifie que vous n'avez pas à perdre de temps à chercher les détails dont vous avez besoin.

De plus, Guru peut également suggérer des informations en fonction du contexte, garantissant que vous incluez tous les détails pertinents que les fournisseurs pourraient avoir besoin dans votre document RFI. L'assistant AI intégré peut également vous aider à rédiger le contenu de votre RFI.

2. Les fournisseurs rédigent et émettent leurs réponses aux RFI

Une fois que les fournisseurs reçoivent votre document de Demande d'Information, ils passent généralement à la rédaction de leur réponse. Cela devrait se faire dans le délai que vous avez stipulé pour la soumission des réponses, généralement d'environ trois semaines.

Il est important que vous fournissiez un modèle pour guider les réponses de vos fournisseurs de protection. En personnalisant leurs réponses, vous pouvez améliorer vos chances d'obtenir des réponses très pertinentes fournissant les informations dont vous avez besoin.

Cela garantit également que vous obtenez des réponses faciles à comparer et à évaluer.

3. Le client examine les réponses

Une fois la date limite de soumission des RFI passée et que vous avez rassemblé toutes les réponses reçues, l'étape suivante consiste à examiner chaque réponse et à déterminer si elle répond à vos exigences minimales. 

L'essentiel ici est de rechercher des informations qui indiquent la capacité d'un fournisseur à répondre à vos attentes de projet. Des détails comme leur historique, leurs niveaux d'expérience et les services proposés peuvent vous donner l'aperçu dont vous avez besoin.

Vous devez noter que les informations spécifiques au projet, comme les prix, le budget et les délais de livraison, ne figurent généralement pas dans une réponse de RFI.

4. Le client passe à la phase d'approvisionnement suivante (le RFP)

En fonction des réponses que vous obtenez, vous pouvez alors déterminer quels fournisseurs répondent à vos qualifications préliminaires pour votre projet et les mettre sur une liste restreinte. Ensuite, vous pouvez passer à la phase suivante du processus d'approvisionnement, qui est la Demande de Proposition.

Vous devez noter qu'il est de bonne pratique d'informer les fournisseurs qui reçoivent le document RFI de votre décision, quelle qu'elle soit.

Exemples de RFI pour vous inspirer

Vous voulez de l'inspiration pour votre prochain RFI ? Voici deux exemples du monde réel pour vous fournir des informations précieuses lors de la rédaction de votre prochaine Demande d'Information :

Le RFI CCMS de la ville de Phoenix

La ville de Phoenix souhaitait un système de gestion des cas criminels (CCMS). Ainsi, ils ont créé un document de Demande d'Information pour identifier des fournisseurs potentiels. En fonction des exigences uniques pour une telle solution, le RFI contenait des spécifications strictes du produit et des critères d'évaluation pour les fournisseurs potentiels qui prévoyaient d'envoyer une réponse.

États-Unis. RFI de l'Administration des Services Généraux (GSA)

Le GSA des États-Unis voulait réduire les émissions de gaz à effet de serre des bâtiments commerciaux et avait besoin de solutions innovantes pour le problème. Ainsi, l'approche consistait à émettre un RFI cherchant des technologies émergentes et durables pour améliorer l'efficacité énergétique et la décarbonisation des bâtiments commerciaux. Le RFI exigeait également que les fournisseurs potentiels suggèrent des critères de succès mesurables dans plusieurs catégories.

À vous de jouer !

Bien que le processus d'approvisionnement s'accompagne généralement de plusieurs obstacles et facteurs de risque, l'utilisation d'outils comme le document de Demande d'Information peut aider à rendre le processus aussi fluide que possible. Puisque les RFI vous aident généralement à acquérir des informations essentielles sur vos fournisseurs potentiels, vous pouvez créer une liste de fournisseurs éclairée et améliorer considérablement vos chances de choisir le partenaire idéal pour votre projet.

Avec Guru, vous pouvez en outre réduire votre marge d'erreur en créant des documents RFI contenant des informations très pertinentes sur votre entreprise et vos exigences de projet.

De plus, la plateforme peut vous aider à réduire le temps nécessaire pour préparer des documents RFI concis et hautement ciblés, garantissant une plus grande productivité et efficacité opérationnelle. 

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