Her er en detaljert introduksjon til Forespørselen om Informasjonsdokumentet og dens fordeler. Finn ut hvordan RFI-er fungerer, hvorfor bedrifter bør bruke dem, og hvordan man lager en.

‍

Ingen kjøper en dyr gadget uten først å spørre rundt om hvem som har disse produktene og få anmeldelser fra tidligere kunder. I en anskaffelsesprosess er denne handlingen kjent som Forespørselen om Informasjon (RFI) og den legger grunnlaget for samarbeidende suksess.

RFI-en er første steg for å sikre at du har alle detaljene du trenger for å ta informerte beslutninger under innkjøp og anskaffelse. 

På mange måter kan det være det mest avgjørende steget, ettersom det bestemmer hvilke selskaper som vil bli inkludert i din gruppe av potensielle selgere etter hvert som prosjektet ditt utvikler seg.

Fortsett å lese mens vi utforsker alt du trenger å vite om Forespørselen om Informasjon, inkludert hvordan de fungerer, deres fordeler, og bruksområder.

Hva er en RFI?

En forespørsel om informasjon er et formelt dokument som bedrifter bruker for å samle inn informasjon fra potensielle leverandører om spesifikke produkter eller tjenester.

Tenk på RFI-en som det første steget i evalueringen av en leverandørs evne til å levere de produktene eller tjenestene du trenger.

Ved å sende RFI-er til potensielle selgere kan du få en bedre forståelse av hva som er tilgjengelig på markedet, inkludert kompetanse, evner, erfaringsnivåer, og mer.

Du bør merke deg at Forespørselen om Informasjon bare er det første dokumentet involvert i innkjøpsprosessen og er typisk ikke omfattende. Dette er fordi Forespørselen om Tilbud og Forespørselen om Tilbudsdokumentene som følger vanligvis vil dekke de mer komplekse detaljene du trenger.

Men svarene du får på en RFI vil fremheve de selskapene du bør samarbeide med.

RFI vs. RFP: Hva er forskjellen?

Forespørselen om Tilbud (RFP) er et annet dokument som bedrifter typisk bruker under anskaffelsesprosessen. Men det er distinkt forskjellig fra RFI-en når det gjelder innhold, funksjon, og flere andre grunnleggende aspekter.

RFP-en er typisk det mest intensive av de tre dokumentene for informasjonsinnhenting i innkjøpsprosessen. Dette er fordi den ber om alle de komplekse detaljene ved hvordan leverandøren har tenkt å oppfylle prosjektet eller kontrakten.

Med andre ord, en Forespørsel om Tilbud vil typisk spørre om strategi, prosesser, potensielle hindringer, og metoder for problemløsning. 

RFP-er er veldig formelle og å lage en er tidkrevende. De brukes vanligvis for større, mer komplekse, og dyrere prosjekter.

RFI vs. RFQ: Hva er forskjellen?

Et annet dokument å vurdere i innkjøpsprosessen er Forespørselen om Tilbud (RFQ).

RFQ-en brukes vanligvis når forespørselen din først og fremst handler om kostnad. I dette tilfellet har du allerede et komplett bilde av prosjektkravene dine og hvordan du skal oppnå målene dine. Alt du trenger nå er prisalternativer.

Ved å sende ut en Forespørsel om Tilbud til dine potensielle leverandører, kan du klargjøre priser og velge det beste alternativet som kombinerer kostnadseffektivitet med prosjektmålene dine. 

I RFQ-dokumentet ditt bør du inkludere viktige detaljer, som prosjektkvalitet, kvantitet, leveringskostnader, tidslinjer, og mer.

Det sagt, la oss undersøke hva som gjør RFI-en kritisk i anskaffelsesprosessen.

Hva er rollen til en RFI i innkjøp?

Enkelt sagt, funksjonen til Forespørselen om Informasjon-dokumentet er å innhente generell informasjon om kapasiteten til potensielle leverandører til å levere spesifikke produkter eller tjenester.

En RFI kan også hjelpe deg med å få innsikt i nyere bransjetrender, ny teknologi, og generelle markedsforhold.

Dette er grunnen til at det typisk anses som det første steget i innkjøpsplanlegging.

I mange tilfeller vil svarene på en utstedt RFI avgjøre om en bedrift går videre med et foreslått prosjekt eller kontrakt. Derfor bør du inkludere generelle prosjektopplysninger som leveringskrav, forventet tidslinje, og mer.

Men husk, du bør ikke gå i detalj i din RFI ettersom det kun er et foreløpig dokument.

Så hvorfor bør du utstede en RFI for prosjektet ditt? Les videre for å finne ut av det.

Hva er fordelene med en forespørsel om informasjon?

Statistikk viser at 43% av organisasjonene bruker RFI-dokumenter som del av deres innkjøpsprosess. Her er noen av grunnene til at disse selskapene bruker forespørselen om informasjon:

• Avklaring: En RFI kan hjelpe organisasjonen din med å vurdere mulighetene til potensielle leverandører til å oppfylle prosjektkravene dine. Dette hjelper deg med å lage en kortliste over dyktige produsenter eller tjenesteleverandører. 
• Markedsinnsikt: Å sende ut RFIs kan også gi deg en bredere forståelse av hva som er tilgjengelig på markedet – inkludert leverandører, populære løsninger og fremvoksende trender.
• Risiko reduksjon: En annen fordel med forespørselen om informasjon er at de kan hjelpe med å redusere risikoer og kostbare feil i forbindelse med innkjøpsprosessen. For eksempel kan du få rask innsikt i leverandørenes erfaring og prosjektbakgrunn.
• Forbedret beslutningstaking: Svarene du får fra RFIs kan gi deg verdifull informasjon for å hjelpe deg med å ta bedre beslutninger mens du snevrer ned listen over potensielle leverandører.

Nå som du vet hvorfor en RFI er et verdifullt verktøy i innkjøp, her er noen av de populære bruksområdene på tvers av ulike bransjer.

Hva er noen vanlige RFI-bruksområder?

Den vanligste grunnen til at bedrifter bruker RFIs er når de trenger å evaluere flere leverandører og trenger rask informasjon for å informere beslutningene sine. Dette er særlig vanlig i innkjøpssituasjoner.

Her er noen vanlige situasjoner der organisasjoner på tvers av ulike bransjer kan utstede en RFI:

• IT-selskaper: Hvis du ser etter å skaffe nye dingser eller implementere ny programvare, kan det være avgjørende å utstede en RFI til potensielle leverandører for å sammenligne variabler som oppsettskostnader, integrasjonsalternativer og inkludert støtte.
• Byggbransjen: Forespørslene om informasjon er også svært vanlige i byggbransjen, med kunder som sender dem til entreprenører og entreprenører som sender dem til underleverandører for å få informasjon om prosjekter, materialer og tidslinjer.

• Helsevesen: Helseleverandører må typisk kjøpe nyutstyr og programvare eller oppgradere sin eksisterende pakke. I dette tilfellet kan utsendelse av RFIs gi deg innsikt i tilgjengelige markedspriser, inkludert pris og etterkjøpsstøtte.

• Detaljhandel: Detaljhandelsikringer kan også bruke RFIs for å evaluere leverandører av de varene eller produktene de videreselger for å bekrefte diverse detaljer, som tilgjengelighet, produktdimensjoner, kvalitet og mer.

• Finansielle tjenester: I finansverdenen bruker selskaper noen ganger RFIs for å vurdere leverandører som tilbyr plattformene de trenger – si, transaksjonsoppfølging, datastyring, skalerbarhet og integrasjonsmuligheter.

Det sagt, hvilke detaljer bør du inkludere i forespørselen om informasjon?

Hva skal inkluderes i en RFI

Selv om den generelle informasjonen i de ulike selskapets RFIs typisk vil variere basert på bransje og prosjektspecifikasjoner, inneholder en effektiv forespørsel om informasjon visse viktige elementer:

1. Behovsuttalelse

Det første steget for å lage en RFI som riktig kommuniserer dine forespørsel er å skrive din behovsuttalelse. Dette seksjonen gir leverandørene en kort oversikt over problemet de må løse og kriteriene de må oppfylle.

Målet her er å gi din potensielle leverandør nok informasjon til å forstå problemet ditt selv om de ikke har tidligere kunnskap om selskapet ditt.

For eksempel, hvis du sender RFIs til markedsføringsfirmaer, bør du gi dem en oversikt over merket ditt og produktene eller tjenestene du tilbyr. Deretter går du videre til å angi løsningene du søker, si, forbedret merkevarebevissthet eller økte salg.

2. Selskapsinformasjon

Avhengig av din bransje eller nisje, kan det være en god idé å inkludere ytterligere informasjon om selskapet ditt og forretningsmodellen. Dette kan hjelpe potensielle leverandører med å avgjøre om de er en god match for prosjektet ditt og informere deres tilnærming for å gi potensielle løsninger.

I tillegg kan deling av selskaps-spesifikke detaljer som dine organisatoriske verdier, målgruppe, og mer hjelpe leverandører med å skreddersy sine RFI-svar bedre.

3. Relevante prosjektopplysninger

Dette er en avgjørende seksjon i RFI-en din. Tross alt trenger potensielle leverandører å ha en dyp forståelse av problemet ditt for å kunne gi en løsning. Derfor er det viktig å inkludere all informasjon som leverandøren din trenger for å kunne lage en effektiv handlingsplan.

Her er en rask sjekkliste for å hjelpe deg:

• Prosjekt mål: Gi detaljerte opplysninger om prosjektmålene dine.
• Evalueringskriterier: Du bør også dele dine utvalgskrav med potensielle leverandører for å hjelpe dem med å avgjøre om de har det som skal til for å oppfylle prosjektet ditt.
• Svarfrist: Angi hvor lenge leverandørene eller leverandørene har til å komme opp med sin løsning og tidsrammen for innsending.
• Innsendingsdetaljer: Sørg for at du klart spesifiserer hvordan og hvor leverandørene må sende sine svar til din RFI.

4. Svarseksjon

Til slutt bør du også inkludere en seksjon som beskriver formatet på svarene du forventer fra mottakeren av din forespørsel om informasjon. Dette sikrer at du får relevante og standardiserte svar som gjør vurderingsprosessen så enkel som mulig.

I tillegg kan du også be responderne om å fortelle deg hvorfor de er best for jobben. Dette kan hjelpe deg med å avgjøre hvilke selskaper som skal inn på kortlisten din for neste fase av prosessen; forespørselen om forslag.

I svaret ditt bør det være plass til to spesifikke felt — et felt for den spesifikke informasjonen du ber om og et felt for leverandørkvalifikasjoner. 

I de følgende avsnittene skal vi fremheve noen andre beste praksiser for din RFI.

Hva er noen beste praksiser for RFI?

Jo bedre forespørselen din om informasjon er, desto høyere kvalitet vil svarene ha, og desto mer informert vil avgjørelsen din være. 

Her er noen bransje beste praksiser for å hjelpe deg med å lage effektive RFI-er:

• Angi alltid klart hvilken informasjon du trenger. Det er viktig å holde spørsmålene dine så klare som mulig for å unngå å få vage, uhelpfulle svar. Jo klarere forespørslene dine er, desto mer verdifulle vil svarene være.
• Hold forespørselen din om informasjon så enkel og kortfattet som mulig. Forespørslene om informasjon er generelt ikke ment å være lange eller store. Så, du bør kun be om informasjon som er relevant for den spesifikke løsningen du trenger.
• Gi leverandørene nok tid til å svare. Mens RFIs typisk ikke er så omfattende som RFPs eller RFQs, vil du også ha at prospektene dine skal ha nok detaljer til å forberede et svar. To til fire uker er det typiske tidsvinduet for RFI-svar.
• Bruk den samme malen for forespørsel om informasjon for hvert prosjekt. Å bruke én mal for alle RFIs du sender i løpet av et prosjekt, vil gjøre sammenligninger og evaluering enklere, ettersom du får standardiserte svar. 
• Vurder å bruke visuelle hjelpemidler i forespørselen din om informasjon. Avhengig av din nisje eller prosjektets kompleksitet, kan bruken av visuelle hjelpemidler i forespørselen din om informasjon hjelpe potensielle leverandører med å forstå prosjektet ditt bedre, noe som fører til mer relevante svar. Dette er særlig vanlig i byggebransjen.

Dette er spesielt vanlig i byggebransjen.

Hvordan fungerer RFI-prosessen?

Forespørselen om informasjon-fasen i innkjøp skjer vanligvis i fire faser:

1. Kunden lager forespørselen om informasjon 

Steget er å lage selve RFI-dokumentet. I løpet av denne fasen vil kunden typisk legge til essensielle detaljer om selskapet sitt, problemet de prøver å løse, og prosjektkravene i RFI-en. Dette er for å gi potensielle leverandører den informasjonen de trenger for å lage kvalifiserte svar. 

I løpet av denne fasen kan Guru hjelpe deg med datainnsamlingsprosessen.

Med Gurus AI-drevne intranet wiki, blir det mye enklere å hente informasjon fra hvor som helst i din organisasjons database eller integrerte apper. Dette betyr at du ikke trenger å kaste bort tid på å lete etter detaljene du trenger.

I tillegg kan Guru også foreslå informasjon basert på kontekst, og sikre at du inkluderer alle relevante detaljer som leverandører måtte trenge i RFI-dokumentet ditt. Den innebygde AI-assistenten kan også hjelpe deg med å utforme innholdet i RFI-en din.

2. Leverandører utformer og utsteder sine RFI-svar

Når leverandørene mottar forespørselen om informasjon-dokumentet ditt, vil de vanligvis gå videre til å utforme svaret sitt. Dette bør skje innen din spesifiserte tidsramme for innsending av svar, vanligvis i løpet av tre uker.

Det er viktig for deg å utstede en mal for å veilede svarene fra de beskyttede leverandørene. Ved å skreddersy svarene deres, kan du forbedre sjansene for å få svært relevante svar som gir den informasjonen du trenger.

Det sikrer også at du får svar som er enkle å sammenligne og evaluere.

3. Kunden vurderer svar

Når fristen for innsending av forespørselen om informasjon har gått ut og du har samlet inn alle svarene du har mottatt, er neste steg å gjennomgå hvert svar og vurdere om det oppfyller minimumskravene dine. 

Nøkkelen her er å se etter informasjon som indikerer en leverandørs evne til å møte prosjektforventningene dine. Detaljer som deres historie, erfaringsnivåer og tilbudte tjenester kan gi deg den innsikten du trenger.

Du bør merke deg at prosjektspesifikke opplysninger, som priser, budsjett og leveringstidslinjer, vanligvis ikke vil være i et RFI-svar.

4. Kunden går videre til neste innkjøpsfase (RFP)

Basert på svarene du får, kan du da bestemme hvilke leverandører som møter dine foreløpige kvalifikasjoner for prosjektet ditt og lage en kortliste. Deretter kan du gå videre til neste fase i innkjøpsprosessen, som er forespørselen om forslag.

Du bør merke deg at det er god praksis å informere leverandørene som mottar RFI-dokumentet om avgjørelsen din, uansett hva du bestemmer.

Eksempler på RFI-er for å inspirere deg

Vil du ha inspirasjon til din neste RFI? Her er to eksempler fra virkeligheten for å gi deg uvurderlig innsikt når du utformer din neste forespørsel om informasjon:

RFI for CCMS i byen Phoenix

Byen Phoenix ønsket et kriminalitetsadministrasjonssystem (CCMS). Så de opprettet en forespørsel om informasjon-dokument for å identifisere potensielle leverandører. Basert på de unike kravene for en slik løsning, inneholdt RFI-en strenge produktspesifikasjoner og vurderingskriterier for potensielle leverandører som planla å sende inn et svar.

U.S. Generelle tjenester administrasjon (GSA) RFI

De Forente Staters GSA ønsket å redusere klimagassutslipp fra kommersielle bygninger og trengte innovative løsninger på problemet. Så tilnærmingen var å utstede en RFI som søker fremvoksende og bærekraftige teknologier for å forbedre energieffektivitet og avkarbonisering i kommersielle bygninger. RFI-en krevde også at potensielle leverandører foreslo målbare suksesskriterier på tvers av flere kategorier.

Over til deg!

Selv om innkjøpsprosessen vanligvis kommer med flere hindringer og risikofaktorer, kan bruk av verktøy som forespørselen om informasjon gjøre prosessen så sømløs som mulig. Siden RFIs vanligvis hjelper deg med å skaffe essensiell informasjon om dine potensielle leverandører, kan du lage en informert liste over leverandører og forbedre sjansene dine for å plukke den ideelle partneren for prosjektet ditt.

Med Guru kan du ytterligere redusere feilmarginen din ved å lage RFI-dokumenter som inneholder svært relevante opplysninger om selskapet ditt og prosjektkravene.

I tillegg kan plattformen hjelpe deg med å redusere tiden du trenger for å forberede konsise og svært målrettede forespørsler om informasjon, og sikre større produktivitet og driftseffektivitet. 

Registrer deg for Guru i dag og lås opp fullt potensial for informasjonsforvaltning for organisasjonen din.

‍