Tässä on yksityiskohtainen johdanto pyyntöön tiedoista ja sen eduista. Opi, miten RFI:t toimivat, miksi yritysten kannattaa käyttää niitä ja miten luoda sellainen.

‍

Kukaan ei osta kallista laitetta kysymättä ensin mukana olevista myyjistä ja saamalla arvosteluja aikaisemmilta asiakkailta. Hankintaprosessissa tämä toiminto tunnetaan pyynnön tietojen (RFI) nimellä, ja se valmistaa yrityksiä yhteistyön menestykselle.

RFI on ensimmäinen askel varmistaaksesi, että sinulla on kaikki tiedot, joita tarvitset tehtäessä tietoon perustuvia päätöksiä hankintaprosessissa. 

Monella tapaa se saattaa olla tärkein askel, koska se määrittää, mitkä yritykset sisällytetään potentiaalisten myyjien joukkoosi projektin edetessä.

Jatka lukemista, kun tutkimme kaikkea, mitä sinun täytyy tietää pyyntöjen tiedoista, mukaan lukien niiden toiminta, hyödyt ja käyttötapaukset.

Mikä on RFI?

Pyyntö tiedoista on virallinen asiakirja, jota yritykset käyttävät kerätäkseen tietoja mahdollisilta myyjiltä tiettyjen tuotteiden tai palveluiden osalta.

Ajattele RFI:tä ensivaiheena arvioitaessa toimittajan kykyä toimittaa tarvitsemasi tuotteet tai palvelut.

Lähettämällä RFI:itä potentiaalisille myyjille, voit ymmärtää paremmin, mitä markkinoilla on tarjolla, mukaan lukien asiantuntemus, kyvyt, kokemustasot ja paljon muuta.

Sinun tulisi huomata, että pyyntö tiedoista on vain ensimmäinen asiakirja, joka kuuluu hankintaprosessiin, eikä se yleensä ole kattava. Tämä johtuu siitä, että pyynnön tarjous ja pyynnön tarjousasiakirjat, jotka seuraavat, kattavat yleensä monimutkaisempia yksityiskohtia, joita tarvitset.

Vastaavasti RFI:hin saatujen vastausten avulla voit havaita ne yritykset, joiden kanssa sinun tulisi tehdä yhteistyötä.

RFI vs. RFP: Mikä on ero?

Pyyntö tarjous (RFP) on toinen asiakirja, jota yritykset yleensä käyttävät hankintaprosessissa. Se on kuitenkin huomattavasti erilainen kuin RFI sisällön, tarkoituksen ja useiden muiden perusasioiden osalta.

RFP on tyypillisesti kolmen informaatiolähteen asiakirjan intensiivisin hankintaprosessissa. Tämä johtuu siitä, että se kysyy kaikki monimutkaiset yksityiskohdat siitä, kuinka myyjä aikoo täyttää projektin tai sopimuksen.

Toisin sanoen pyyntö tarjous kysyy tyypillisesti strategiaa, prosesseja, mahdollisia esteitä ja ongelmanratkaisumenetelmiä. 

RFP:t ovat erittäin muodollisia ja sen laatiminen vie aikaa. Ne ovat tyypillisesti käytössä suuremmissa, monimutkaisemmissa ja kalliimmissa projekteissa.

RFI vs. RFQ: Mikä on ero?

Toinen asiakirja, jota on syytä harkita hankintaprosessissa, on pyyntö tarjous (RFQ).

RFQ:ta käytetään yleisesti, kun kyselysi koskee ensisijaisesti kustannuksia. Tässä tapauksessa sinulla on jo täydellinen kuva projektivaatimuksistasi ja siitä, kuinka saavuttaa tavoitteesi. Kaikki mitä tarvitset nyt, ovat hinnoittelu vaihtoehtoja.

Lähettämällä pyyntö tarjous mahdollisille myyjille voit selkeyttää hinnoittelua ja valita parhaan vaihtoehdon, joka yhdistää kustannustehokkuuden projektitavoitteidesi kanssa. 

RFQ-asiakirjassasi sinun tulisi sisällyttää olennaisia tietoja, kuten projektin laatu, määrä, toimituskustannukset, aikarajat ja muuta.

Tämä sanottuna, tarkastellaan mitä tekee RFI:stä kriittisen hankintaprosessissa.

Mikä on RFI:n rooli hankinnassa?

Yksinkertaisesti sanottuna pyyntö tiedoista asiakirjan tehtävä on saada yleisiä tietoja potentiaalisten toimittajien kyvystä toimittaa tiettyjä tuotteita tai palveluita.

RFI voi myös auttaa sinua saamaan tietoa tuoreista teollisuustrendeistä, uusista teknologioista ja markkinoiden yleisistä olosuhteista.

Tätä syytä on tyypillisesti pidetty hankintasuunnittelun ensimmäisenä askeleena.

Usein RFI:lle annetut vastaukset ratkaisevat, siirtyykö yritys eteenpäin ehdotetussa hankkeessa tai sopimuksessa. Siksi sinun tulisi sisällyttää yleisiä projektitietoja, kuten toimitusvaatimukset, odotettu aikajana ja muuta.

Muista kuitenkin, että sinun ei tule mennä liiallisiin yksityiskohtiin RFI:ssäsi, sillä se on vain alustava asiakirja.

Miksi sinun pitäisi siis esittää RFI projektillesi? Jatka lukemista saadaksesi selville.

Mitkä ovat pyynnön tietojen hyödyt?

Tilastot osoittavat, että 43 % organisaatioista käyttää RFI-asiakirjoja osana hankintaprosessiaan. Tässä ovat muutamat syyt, miksi nämä yritykset hyödyntävät pyyntöä tiedoista:

• Selvitys: RFI voi auttaa organisaatiotasi arvioimaan potentiaalisten myyjien kykyä täyttää projektivaatimuksesi. Tämä auttaa sinua laatimaan lyhyen listan kykenevistä tuotteen tai palvelun tarjoajista. 
• Markkinanäkemykset: RFI:iden lähettäminen voi myös antaa sinulle laajemman ymmärryksen siitä, mitä markkinoilla on saatavilla — mukaan lukien myyjät, suositut ratkaisut ja nousevat trendit.
• Riskin vähentäminen: Toinen pyynnön tietojen asiakirjojen etu on, että ne voivat auttaa vähentämään riskejä ja kalliita virheitä, jotka liittyvät hankintaprosessiin. Esimerkiksi voit saada nopean käsityksen myyjien kokemuksesta ja projektihistoriasta.
• Parantunut päätöksenteko: RFI:istä saamasi vastaukset voivat tarjota sinulle arvokasta tietoa, joka auttaa sinua tekemään parempia päätöksiä samalla kun rajaat potentiaalisten myyjien listaa.

Nyt kun tiedät, miksi RFI on arvokas työkalu hankinnassa, tässä ovat joitakin sen suosituimmista käyttötilanteista eri teollisuudenaloilla.

Mitkä ovat joitakin yleisiä RFI-käyttötapauksia?

Yleisin syy, miksi yritykset käyttävät RFI:itä, on se, että niiden tarvitsee arvioida useita myyjiä ja saada nopeaa tietoa päätöksentekoa varten. Tämä on erityisen yleistä ostotapauksissa.

Tässä on joitakin yleisiä tilanteita, joissa eri alojen organisaatiot voivat lähettää RFI:n:

• IT-yritykset: Jos etsit uusia laitteita tai haluat ottaa käyttöön uutta ohjelmistoa, RFI:n lähettäminen potentiaalisille myyjille voi olla ratkaisevaa, kun vertailet muuttujia kuten asennuskustannuksia, integraatio- ja tukivaihtoehtoja.
• Rakennusteollisuus: Pyyntö tiedoista on myös erittäin yleinen rakennusteollisuudessa, asiakkaat lähettävät sen urakoitsijoille ja urakoitsijat lähettävät sen aliurakoitsijoille saadakseen tietoja projekteista, materiaaleista ja aikarajoista.

• Terveydenhuolto: Terveydenhuollon tarjoajien on tyypillisesti hankittava uusia laitteita ja ohjelmistoja tai päivitettävä olemassa olevaa settiään. Tässä tapauksessa RFI:iden lähettäminen voi antaa sinulle tietoa saatavilla olevista markkinatarjouksista, mukaan lukien hinnoittelusta ja oston jälkeisestä tuesta.

• Vähittäiskauppa: Vähittäiskauppayritykset saattavat myös käyttää RFI:itä arvioidakseen tuotteidensa tai tuotteidensa toimittajia varmistaakseen erilaisia tietoja, kuten saatavuutta, tuotteen mittoja, laatua ja paljon muuta.

• Rahoituspalvelut: Rahoitusalalla yritykset käyttävät joskus RFI:itä arvioidakseen toimittajia, jotka tarjoavat niille tarvitsemiaan alustoja — esimerkiksi tapahtumaseurannan, tietohallinnan, skaalautuvuuden ja integraatiokykyjen osalta.

Tämä kaikki huomioon ottaen, mitä tietoja sinun tulisi sisällyttää pyyntöön tiedoista?

Mitä RFI:ssä tulisi sisällyttää

Vaikka eri yritysten RFI:ssä oleva yleinen tieto vaihtelee tyypillisesti alan ja projektin erityisvaatimusten mukaan, tehokas tietopyyntö sisältää tiettyjä avainelementtejä:

1. Tarveilmoitus

Ensimmäinen askel RFI:n luomisessa, joka viestii asianmukaisesti kyselysi, on tarpeittesi ilmaiseminen. Tässä osiossa pyydetään myyjiltä lyhyt yleiskatsaus ongelmasta, jonka he tarvitsevat ratkaistakseen, ja kriteerit, joita heidän on täytettävä.

Tavoitteena on antaa mahdolliselle myyjälle riittävästi tietoa ymmärtääkseen ongelmasi, vaikka heillä ei olisi ennakkotietoja yrityksestäsi.

Esimerkiksi, jos lähetät RFI:itä markkinointiyrityksille, sinun tulisi antaa niille yleiskuva brändistäsi ja tarjoamistasi tuotteista tai palveluista. Sitten ilmoittaa etsimäsi ratkaisun, esimerkiksi parantunut bränditietoisuus tai lisääntynyt myynti.

2. Yritystiedot

Teollisuudesta tai markkinarakoista riippuen voi olla hyvä idea sisällyttää lisätietoja yrityksestäsi ja sen liiketoimintamallista. Tämä voi auttaa mahdollisia myyjiä päättämään, ovatko he sopiva valinta projektiisi ja ohjaamaan heidän lähestymistapaansa tarjoten mahdollisia ratkaisuja.

Lisäksi, jakamalla yrityskohtaisia tietoja, kuten organisaation arvot, kohdeyleisö jne., voit auttaa toimittajia mukauttamaan RFI-vastauksiaan paremmin.

3. Relevante projektitiedot

Tämä on tärkeä osa RFI:täsi. Lopultakin, potentiaalisten myyjien on ymmärrettävä ongelmasi syvällisesti, jotta he voivat tarjota ratkaisun. Siksi on tärkeää sisällyttää kaikki tiedot, joita toimittaja tarvitsee, jos aiot laatia tehokkaan toimintasuunnitelman.

Tässä on nopea tarkistuslista auttamaan sinua tässä:

• Projektitavoitteet: Anna tarkkoja tietoja projektisi tavoitteista.
• Arviointikriteerit: Sinun tulisi myös jakaa valintavaatimukset mahdollisten myyjien kanssa auttaaksesi heitä päättämään, ovatko heellä mitä tarvitset projektisi toteuttamiseksi.
• Vastausaika: Ilmoita, kuinka kauan myyjillä tai toimittajilla on aikaa keksiä ratkaisunsa ja aikaraja sen toimittamiseen.
• Toimitustiedot: Varmista, että määrität selkeästi, miten ja minne myyjät tarvitsevat lähettää vastauksensa RFI:hisi.

4. Vastausosio

Lopuksi sinun tulisi myös sisällyttää osio, jossa yksityiskohtaisesti kerrotaan siitä, millaisia vastauksia odotat RFI:si vastaanottajalta. Tämä varmistaa, että saat asiaankuuluvia ja standardoituja vastauksia, mikä tekee arviointiprosessista mahdollisimman yksinkertaista.

Lisäksi voit pyytää vastaajia kertomaan, miksi he ovat parhaita työhön. Tämä voi auttaa sinua päättämään, mitkä yritykset tulevat lyhyelle listallesi prosessin seuraavalle vaiheelle; pyyntö tarjouksille.

Vastausosiossasi on kaksi erityistä kenttää, joille sinun tulisi antaa omat tilat — osa pyydetyille tiedoille ja osa myyjien pätevyydelle. 

Seuraavissa kappaleissa korostamme muita parhaita käytäntöjä RFI:lle.

Mitkä ovat joitakin RFI:n parhaita käytäntöjä?

Mitä parempi pyyntösi tiedoista on, sitä korkeampi laatu vastauksista saat ja sitä paremmin voit tehdä tietoon perustuvia päätöksiä. 

Tässä on joitakin alan parhaita käytäntöjä, jotka auttavat sinua luomaan tehokkaita RFI:itä:

• Ilmoita aina selvästi, mitä tietoja tarvitset. On tärkeää pitää kysymyksesi mahdollisimman selkeinä, jotta vältät epämääräiset, hyödyttömät vastaukset. Mitä selvempi kysymyksesi on, sitä arvokkaampia vastauksia saat.
• Pidä RFI mahdollisimman suoraviivaisena ja lyhyenä. Pyyntö tiedoista ei yleensä saa olla pitkä tai kömpelö. Siksi sinun tulisi kysyä vain sellaista tietoa, joka liittyy tarvittavaan ratkaisuun.
• Anna myyjille tarpeeksi aikaa vastata. Vaikka RFI:t eivät yleensä ole yhtä kattavia kuin RFP:t tai RFQ:t, haluat myös, että mahdollisuutesi saavat riittävästi yksityiskohtia vastauksen valmisteluun. Kaksi-neljä viikkoa on tyypillinen aikaraja RFI-vastauksille.
• Käytä samaa RFI-mallia kullekin projektille. Käyttämällä yhtä mallia kaikille RFI:ille, jotka lähetät projektin aikana, helpottaa vertailua ja arviointia, sillä saat standardoituja vastauksia. 
• Harkitse visuaalisten apuvälineiden käyttöä RFI:ssäsi. Riippuen niche-alastasi tai projektin monimutkaisuudesta, visuaalisten apuvälineiden käyttäminen RFI:ssäsi voi auttaa mahdollisia myyjiä ymmärtämään projektisi paremmin, mikä johtaa relevantimpiin vastauksiin. Tämä on erityisen yleistä rakennusteollisuudessa.

Ottaen huomioon tämä, käydään nopeasti läpi tyypillinen RFI-prosessi.

Miten RFI-prosessi toimii?

Pyyntö tiedoista hankinnan vaihe tapahtuu tyypillisesti neljässä vaiheessa:

1. Asiakas luo RFI-asiakirjan 

Tämä askel on RFI-asiakirjan laatiminen. Tänä aikana asiakas lisää tyypillisesti olennaisia tietoja yrityksestään, ongelmasta, jota yrittää ratkaista, ja projektivaatimuksista RFI:ssä. Tämä on tarjotakseen potentiaalisille myyjille tietoa, jota he tarvitsevat luodakseen koulutettuja vastauksia. 

Tänä aikana Guru voi auttaa sinua tietojen keruuprosessissa.

Guru:n AI-tehostettu intranet-wiki tekee tiedon etsimisestä organisaatiosi tietokannasta tai integroituista sovelluksista paljon helpompaa. Tämä tarkoittaa, että sinun ei tarvitse hukata aikaa etsimiseen tarvittavien tietojen vuoksi.

Lisäksi Guru voi myös ehdottaa tietoa kontekstin mukaan varmistaen, että liität kaikki asiaankuuluvat tiedot, joita myyjät saattavat tarvita RFI-asiakirjassasi. Sisäänrakennettu AI-avustaja voi myös auttaa sinua luonnostelemaan RFI:si sisältöä.

2. Myyjät luonnosteleva ja julkaisevat RFI-vastauksensa

Kun myyjät saavat tiedustelulomakkeesi, he yleensä siirtyvät luonnostelemaan vastaustaan. Tämän pitäisi tapahtua sinun määrittelemän aikarajan puitteissa vastausten toimittamiselle, yleensä noin kolme viikkoa.

On tärkeää, että annat mallin ohjeeksi suojaavien myyjien vastauksille. Mukauttamalla heidän vastauksiaan voit parantaa mahdollisuuksia saada erittäin relevantteja vastauksia, jotka tarjoavat tarvitsemasi tiedot.

Se myös varmistaa, että saat vastauksia, jotka ovat helppoja verrata ja arvioida.

3. Asiakas tarkistaa vastaukset

Kun RFI-hakemuksen määräaika on umpeutunut ja olet koonnut kaikki saatuja vastauksia, seuraava askel on tarkistaa jokainen vastaus ja arvioida, täyttääkö se vähimmäisvaatimuksesi. 

Avain täällä on etsiä tietoa, joka osoittaa myyjän kyvyn täyttää projektin odotukset. Tiedot, kuten heidän historiansa, kokemustasonsa ja tarjoamansa palvelut, voivat antaa sinulle tarvitsemasi näkemyksen.

Sinun tulisi huomioida, että projektiin liittyvät tiedot, kuten hinnoittelu, budjetti ja toimitusaikataulut, eivät yleensä sisälly RFI-vastaukseen.

4. Asiakas siirtyy seuraavaan hankintavaiheeseen (RFP)

Perustuen saatuihin vastauksiin voit sitten määrittää, mitkä myyjät täyttävät alustavat vaatimuksesi projektille ja laatia niiden lyhyen listan. Sitten voit siirtyä hankintaprosessin seuraavaan vaiheeseen, joka on tarjouspyyntö.

Sinun tulisi huomioida, että on hyvä käytäntö ilmoittaa myyjille, jotka vastaanottavat RFI-dokumentin päätöksestäsi, riippumatta siitä, mitä päätät.

RFI-esimerkkejä inspiroimaan sinua

Haluatko inspiraatiota seuraavaa RFI:täsi varten? Tässä on kaksi todellista esimerkkiä, jotka voivat antaa sinulle arvokasta tietoa seuraavan tiedustelulomakkeen laatimisen tueksi:

Phoenixin kaupungin CCMS RFI

Phoenixin kaupunki halusi rikosasioiden hallintajärjestelmän (CCMS). Joten he laativat tiedustelulomakkeen potentiaalisten myyjien tunnistamiseksi. Käytännöllisten vaatimusten mukaan RFI:ssä oli tiukat tuotteen spesifikaatiot ja arviointikriteerit mahdollisille myyjille, jotka aikovat lähettää vastauksen.

Yhdysvallat. Yhdysvaltojen yleinen palveluhallinto (GSA) RFI

Yhdysvaltojen GSA halusi vähentää kasvihuonekaasupäästöjä kaupallisista rakennuksista ja tarvitsi innovatiivisia ratkaisuja ongelmaan. Joten lähestymistapa oli julkaista RFI, joka etsii uusia ja kestäviä teknologioita energiatehokkuuden ja hiilidioksidipäästöjen vähentämiseksi kaupallisissa rakennuksissa. RFI vaati myös tulevia myyjiä ehdottamaan mitattavia menestyskriteereitä useissa kategorioissa.

Sinun vuorosi!

Vaikka hankintaprosessi tuo mukanaan useita esteitä ja riskitekijöitä, tiedustelulomakkeen kaltaisten työkalujen käyttäminen voi auttaa prosessin tekemisessä mahdollisimman sujuvaksi. Koska RFI:t auttavat tyypillisesti hankkimaan olennaista tietoa mahdollisista myyjistä, voit luoda perustellun toimittajalistan ja parantaa merkittävästi mahdollisuuksiasi valita ihanteellinen kumppani projektiisi.

Gurun avulla voit vähentää virhemarginaaliasi entisestään luomalla RFI-dokumentteja, jotka sisältävät erittäin olennaista tietoa yrityksestäsi ja projektiisi liittyvistä vaatimuksista.

Entistä enemmän, alusta voi auttaa sinua lyhentämään aikaa, jota tarvitset tiiviiden ja erittäin kohdennettujen RFI-dokumenttien laatimiseen, varmistaen suuremman tuottavuuden ja operatiivisen tehokkuuden. 

Rekisteröidy Guru:un tänään ja vapauta tietohallinnan täysi potentiaali organisaatiollesi.

‍