Her er en detaljeret introduktion til dokumentet for anmodning om information og dets fordele. Find ud af, hvordan RFIs fungerer, hvorfor virksomheder bør bruge dem, og hvordan man opretter en.

‍

Ingen køber en dyr gadget uden først at spørge, hvem der har disse produkter, og får anmeldelser fra tidligere kunder. I en indkøbsproces er denne handling kendt som anmodningen om information (RFI), og det giver virksomhederne grundlaget for samarbejdssucces.

RFI'en er det første skridt til at sikre, at du har alle de oplysninger, du har brug for, for at træffe informerede beslutninger under indkøb og anskaffelse. 

På mange måder kan det være det mest afgørende skridt, da det bestemmer, hvilke virksomheder der vil blive inkluderet i din pulje af potentielle sælgere, som dit projekt skrider frem.

Fortsæt med at læse, mens vi udforsker alt, hvad du har brug for at vide om anmodninger om information, herunder hvordan de fungerer, deres fordele og brugssager.

Hvad er en RFI?

En anmodning om information er et formelt dokument, som virksomheder bruger til at indsamle information fra potentielle leverandører om specifikke produkter eller tjenester.

Tænk på RFI'en som det første skridt i evalueringen af en leverandørs evne til at levere de produkter eller tjenester, du har brug for.

Ved at sende RFIs til potentielle sælgere kan du få en bedre forståelse af, hvad der er tilgængeligt på markedet, herunder ekspertise, kapaciteter, erfaringsniveauer og mere.

Du skal bemærke, at anmodningen om information kun er det første dokument, der er involveret i indkøbsprocessen, og det er typisk ikke dækkende. Dette er fordi, at de efterfølgende anmodninger om forslag og anmodninger om prisoverslag typisk vil dække de mere komplekse detaljer, du har brug for.

Men de svar, du får på en RFI, vil fremhæve de selskaber, du bør samarbejde med.

RFI vs. RFP: Hvad er forskellen?

Anmodningen om forslag (RFP) er et andet dokument, som virksomheder typisk anvender i indkøbsprocessen. Men det er markant forskelligt fra RFI'en med hensyn til indhold, funktion og flere andre fundamentale aspekter.

RFP'en er typisk den mest intense af de tre informationsindhentningsdokumenter i indkøbsprocessen. Dette skyldes, at den anmoder om alle de komplekse detaljer om, hvordan leverandøren agter at opfylde projektet eller kontrakten.

Med andre ord vil en anmodning om forslag typisk spørge om strategi, processer, potentielle forhindringer og metoder til problemløsning. 

RFP'er er meget formelle, og det tager tid at oprette en. De anvendes typisk til større, mere komplekse og dyrere projekter.

RFI vs. RFQ: Hvad er forskellen?

Et andet dokument, der skal overvejes i indkøbsprocessen, er anmodningen om prisoverslag (RFQ).

RFQ'en anvendes generelt, når din forespørgsel primært handler om omkostninger. I dette tilfælde har du allerede et klart billede af dine projektkrav og hvordan du når dine mål. Alt hvad du nu har brug for, er prisoptioner.

Ved at sende en anmodning om prisoverslag til dine potentielle leverandører kan du præcisere prissætning og vælge den bedste mulighed, der kombinerer omkostningseffektivitet med dine projektmål. 

I dit RFQ-dokument bør du inkludere væsentlige oplysninger, såsom projektkvalitet, mængde, leveringsomkostninger, tidslinjer og mere.

Det sagt, lad os undersøge, hvad der gør RFI'en kritisk i indkøbsprocessen.

Hvad er rollen for en RFI i indkøb?

Kort sagt er formålet med anmodningsdokumentet om information at indhente generelle oplysninger vedrørende evnen hos potentielle leverandører til at levere specifikke produkter eller tjenester.

En RFI kan også hjælpe dig med at få indsigt i nyere branchens tendenser, nye teknologier og overordnede markedforhold.

Det er derfor, det typisk betragtes som det første skridt i indkøbsplanlægning.

I mange tilfælde vil svarene på en udsendt RFI bestemme, om en virksomhed går videre med et foreslået projekt eller kontrakt. Derfor bør du inkludere generelle projektoplysninger som leveringskrav, forventet tidslinje og mere.

Men husk, du bør ikke gå ind i detaljeret information i din RFI, da det kun er et indledende dokument.

Så hvorfor skal du udsende en RFI til dit projekt? Fortsæt med at læse for at finde ud af.

Hvad er fordelene ved en anmodning om information?

Statistikker viser, at 43 % af organisationer bruger RFI-dokumenter som en del af deres indkøbsproces. Her er nogle af årsagerne til, at disse virksomheder anvender anmodningen om information:

• Afklaring: En RFI kan hjælpe din organisation med at vurdere evnen hos potentielle leverandører til at levere i henhold til dine projektkrav. Dette hjælper dig med at oprette en kortliste over dugende produkt- eller tjenesteleverandører. 
• Markedindsigt: Udsendelse af RFIs kan også give dig en bredere forståelse af, hvad der er tilgængeligt på markedet - herunder leverandører, populære løsninger og nye tendenser.
• Risikoreduktion: En anden fordel ved anmodninger om informationsdokumenter er, at de kan hjælpe med at reducere risici og dyre fejl forbundet med indkøbsprocessen. For eksempel kan du hurtigt få indsigt i leverandørens erfaring og projekthistorik.
• Forbedret beslutningstagning: De svar, du får fra RFIs, kan give dig værdifulde oplysninger, der hjælper dig med at træffe bedre beslutninger, mens du indsnævrer listen over potentielle leverandører.

Nu hvor du ved, hvorfor RFI'en er et værdifuldt værktøj i indkøb, her er nogle af dens populære brugssager på tværs af forskellige brancher.

Hvad er nogle almindelige RFI-brugssager?

Den mest almindelige grund til, at virksomheder bruger RFIs, er, når de har brug for at evaluere flere leverandører og har brug for hurtige oplysninger til at informere deres beslutninger. Dette er særligt almindeligt i købsituationer.

Her er nogle almindelige tilfælde, hvor organisationer på tværs af forskellige industrier kan udsende en RFI:

• IT-virksomheder: Hvis du ønsker at erhverve nye gadgets eller onboarde ny software, kan udsendelse af en RFI til potentielle leverandører vise sig at være afgørende ved sammenligning af variable såsom opsætningsomkostninger, integrationsmuligheder og inkluderet support.
• Byggebranchen: Anmodninger om information er også meget almindelige i byggebranchen, hvor kunder sender dem til entreprenører, og entreprenører sender dem til underleverandører for at få oplysninger om projekter, materialer og tidslinjer.

• Sundhedssektoren: Sundhedsudbydere skal typisk købe nyt udstyr og software eller opgradere deres eksisterende sæt. I så fald kan udsendelse af RFIs give dig indsigt i tilgængelige markeder, herunder prissætning og support efter køb.

• Detailhandel: Detailvirksomheder kan også bruge RFIs til at evaluere leverandører af de varer eller produkter, de videresælger, for at bekræfte forskellige oplysninger, som tilgængelighed, produktdimensioner, kvalitet og mere.

• Finansielle tjenester: På finansmarkederne bruger virksomheder nogle gange RFIs til at gennemse leverandører, der tilbyder de platforme, de har brug for - for eksempel transaktionssporere, datastyring, skalerbarhed og integrationsmuligheder.

Det sagt, hvilke oplysninger bør du inkludere i din anmodning om information?

Hvad skal der inkluderes i en RFI

Selvom de generelle oplysninger i forskellige virksomheders RFIs typisk vil variere baseret på industri og projektspecifikationer, indeholder en effektiv anmodning om information visse nøgleelementer:

1. Behovserklæring

Det første skridt til at skabe en RFI, der ordentligt kommunikerer dine forespørgsler, er at skrive din behovserklæring. Denne sektion giver leverandører en kort oversigt over problemet, de skal løse, og de kriterier, de skal opfylde.

Målet her er at give din potentielle leverandør tilstrækkelige oplysninger til at forstå det problem, du har, selvom de ikke har forudgående viden om din virksomhed.

For eksempel, hvis du sender RFIs til marketingfirmaer, bør du give dem en oversigt over dit brand og de produkter eller tjenester, du tilbyder. Så fortsæt med at angive de løsninger, du søger, for eksempel forbedret brandbevidsthed eller øgede salg.

2. Virksomhedsoplysninger

Afhængigt af din branche eller niche kan det være en god idé at inkludere yderligere oplysninger om din virksomhed og dens forretningsmodel. Dette kan hjælpe potentielle leverandører med at afgøre, om de er et godt match til dit projekt og informere deres tilgang til at levere mulige løsninger.

Derudover kan deling af virksomheds-specifikke detaljer som dine organisatoriske værdier, målgruppe og mere hjælpe leverandører med bedre at tilpasse deres RFI-svar.

3. Relevante projektoplysninger

Dette er en vigtig sektion i dit RFI. Efter alt skal potentielle leverandører have en dybdegående forståelse af dit problem for at kunne give en løsning. Derfor er det vigtigt at inkludere alle oplysninger, som din leverandør har brug for, hvis det skal udarbejde en effektfuld handlingsplan.

Her er en hurtig tjekliste til at hjælpe dig:

• Projektmål: Giv detaljerede oplysninger om dine projektmål.
• Evalueringskriterier: Du bør også dele dine udvælgelseskriterier med potentielle leverandører for at hjælpe dem med at afgøre, om de har det, der skal til for at opfylde dit projekt.
• Svarfrist: Angiv, hvor lang tid leverandører eller leverandører har til at udarbejde deres løsning og tidsrammen for dens indsendelse.
• Indsendelsesoplysninger: Sørg for, at du klart angiver, hvordan og hvor leverandører skal sende deres svar på din RFI.

4. Svarsektion

Endelig bør du også inkludere en sektion, der beskriver formatet på de svar, du forventer fra modtageren af din anmodning om information. Dette sikrer, at du får relevante og standardiserede svar, der gør din evalueringsproces så ligetil som muligt.

Derudover kan du også bede respondenterne om at fortælle dig, hvorfor de er de bedste til jobbet. Dette kan hjælpe dig med at afgøre, hvilke virksomheder der gør din kortliste til næste fase af processen; anmodningen om forslag.

I din svarsektion er der to særlige felter, du bør give dedikerede pladser til - en sektion for de specifikke oplysninger, du anmoder om, og en sektion for leverandørens kvalifikationer. 

I de følgende afsnit vil vi fremhæve nogle andre bedste praksisser for din RFI.

Hvad er nogle RFI bedste praksisser?

Jo bedre din anmodning om information er, jo højere kvalitet af svar vil du få, og jo bedre informeret vil din beslutning være. 

Her er nogle branchens bedste praksisser til at hjælpe dig med at oprette effektive RFIs:

• Angiv altid klart de oplysninger, du har brug for. Det er vigtigt at holde dine spørgsmål så klare som muligt for at forhindre, at du får vage, ubrugelige svar. Jo klarere dine forespørgsler er, jo mere værdifulde vil svarene være.
• Hold din RFI så ligetil og kort som muligt. Anmodninger om information skulle generelt ikke være lange eller tunge. Så du bør kun anmode om oplysninger, der er relevante for den specifikke løsning, du har brug for.
• Giv leverandører tilstrækkelig tid til at svare. Selvom RFIs typisk ikke er så omfattende som RFP'er eller RFQ'er, vil du også have dine udsigter til at have tilstrækkelige oplysninger til at forberede et svar. To til fire uger er det typiske vindue for RFI-svar.
• Brug den samme RFI-skabelon til hvert projekt. Brug af én skabelon til alle RFIs, du sender i løbet af et projekt, vil gøre sammenligninger og evaluering lettere, da du får standardiserede svar. 
• Overvej at bruge visuelle hjælpemidler i din RFI. Afhængigt af din niche eller projektkompleksitet, kan brug af visuelle hjælpemidler i din RFI hjælpe potentielle leverandører med bedre at forstå dit projekt, hvilket fører til mere relevante svar. Dette er særligt almindeligt i byggebranchen.

Det sagt, lad os hurtigt gå dig igennem en typisk RFI-proces.

Hvordan fungerer RFI-processen?

Fasen for anmodning om information i indkøb finder typisk sted i fire faser:

1. Klienten opretter RFI-dokumentet 

Trinnet er at skabe selve RFI-dokumentet. I denne fase vil klienten typisk tilføje væsentlige oplysninger om deres virksomhed, problemet de forsøger at løse, og deres projektkrav i RFI'en. Dette er for at give potentielle leverandører de oplysninger, de har brug for til at skabe informerede svar. 

I denne fase kan Guru hjælpe dig med dataindsamlingsprocessen.

Med Gurus AI-drevne intranetwiki bliver det meget lettere at trække information fra hvor som helst i din organisations database eller integrerede apps. Det betyder, at du ikke behøver at spilde tid på at finde de oplysninger, du har brug for.

Derudover kan Guru også foreslå oplysninger baseret på kontekst, så du sikrer, at du inkluderer alle de relevante oplysninger, som leverandørene måtte have brug for i dit RFI-dokument. Den indbyggede AI-assistent kan også hjælpe dig med at skrive indholdet af din RFI.

2. Leverandører udarbejder og udsender deres RFI-svar

Når leverandører modtager dit dokument med anmodning om oplysninger, vil de typisk begynde at udarbejde deres svar. Dette bør ske inden for din angivne tidsramme for indsendelse af svar, typisk omkring tre uger.

Det er vigtigt for dig at udstede en skabelon til at guide svarene fra dine beskyttende leverandører. Ved at skræddersy deres svar kan du forbedre chancerne for at få højt relevante svar, der giver de oplysninger, du har brug for.

Det sikrer også, at du får svar, der er nemme at sammenligne og evaluere.

3. Klient gennemgår svarene

Når fristen for RFI-indsendelse er overskredet, og du har samlet alle de svar, du har modtaget, er næste skridt at gennemgå hvert svar og afgøre, om det opfylder dine mindstekrav. 

Nøglen her er at se efter oplysninger, der indikerer en leverandørs evne til at opfylde dine projektforventninger. Detaljer som deres historie, erfaringsniveauer og tilbudte tjenester kan give dig den indsigt, du har brug for.

Du bør bemærke, at projektspecifikke oplysninger, som prisfastsættelse, budget og leveringstidspunkter, typisk ikke vil være i et RFI-svar.

4. Klient går videre til næste udbuds fase (RFP'en)

Baseret på de svar, du får, kan du derefter afgøre, hvilke leverandører der opfylder dine indledende kvalifikationer til dit projekt og lave en kortliste. Så kan du gå videre til næste fase i indkøbsprocessen, som er anmodningen om forslag.

Du bør bemærke, at det er god praksis at informere de leverandører, der modtager RFI-dokumentet om din beslutning, uanset hvad du beslutter.

RFI-eksempler til at inspirere dig

Ønsker du inspiration til din næste RFI? Her er to eksempler fra virkeligheden, der kan give dig værdifuld indsigt, når du udarbejder din næste anmodning om oplysninger:

Byen Phoenix CCMS RFI

Byen Phoenix ønskede et kriminalsagsstyringssystem (CCMS). Så de oprettede et dokument med anmodning om oplysninger for at identificere potentielle leverandører. Baseret på de unikke krav til en sådan løsning, indeholdt RFI'en strenge produkt specifikationer og evalueringskriterier for perspektivleverandører, der planlagde at indsende et svar.

U.S. Generelle tjenester administration (GSA) RFI

De Forenede Stater GSA ønskede at reducere drivhusgasemissioner fra kommercielle bygninger og havde brug for innovative løsninger på problemet. Så tilgangen var at udstede en RFI for at søge fremkomne og bæredygtige teknologier til at forbedre energieffektiviteten og dekarbonisering i kommercielle bygninger. RFI'en krævede også, at perspektivleverandører foreslog målbare succeskriterier på tværs af flere kategorier.

Over til dig!

Selvom indkøbsprocessen typisk har flere forhindringer og risikofaktorer, kan udnyttelse af værktøjer som dokumentet med anmodning om oplysninger hjælpe med at gøre processen så problemfri som muligt. Da RFIs typisk hjælper dig med at erhverve essentielle oplysninger om dine perspektivleverandører, kan du oprette en informeret liste over leverandører og betydeligt forbedre dine chancer for at vælge den ideelle partner til dit projekt.

Med Guru kan du yderligere reducere din fejlmargin ved at oprette RFI-dokumenter, der indeholder højt relevante oplysninger om dit firma og projektkrav.

Endda kan platformen hjælpe dig med at reducere den tid, du har brug for for at forberede klare og højt målrettede RFI-dokumenter, der sikrer større produktivitet og operationel effektivitet. 

Tilmeld dig Guru i dag og lås op for det fulde potentiale af informationsstyring for din organisation.

‍