إليك مقدمة مفصلة لوثيقة طلب المعلومات وفوائدها. اكتشف كيف تعمل طلبات المعلومات، ولماذا يجب على الشركات استخدامها، وكيفية إعداد واحدة.

‍

لا أحد يشتري جهازًا مكلفًا دون السؤال أولًا عمن يبيع هذه المنتجات والحصول على تعليقات من العملاء السابقين. في عملية الشراء، تُعرف هذه العملية بأنها طلب المعلومات (RFI) وهي تُعد الشركات للنجاح التعاوني.

تُعتبر طلب المعلومات (RFI) الخطوة الأولى لضمان حصولك على جميع التفاصيل التي تحتاجها لاتخاذ قرارات مستنيرة خلال عملية التوريد والشراء. 

بطرق عديدة، قد تكون هذه الخطوة هي الأكثر أهمية لأنها تحدد أي الشركات سيتم تضمينها في مجموعة البائعين المحتملين بينما يتقدم مشروعك.

استمر في القراءة بينما نستكشف كل ما تحتاج لمعرفته حول طلبات المعلومات، بما في ذلك كيفية عملها، فوائدها، وحالات استخدام.

ما هو RFI؟

طلب المعلومات هو وثيقة رسمية تستخدمها الشركات لجمع المعلومات من البائعين المحتملين حول منتجات أو خدمات معينة.

فكر في الـ RFI كأول خطوة في تقييم قدرة المورد على تقديم المنتجات أو الخدمات التي تحتاجها.

من خلال إرسال طلبات المعلومات إلى البائعين المحتملين، يمكنك فهم ما هو متاح في السوق بشكل أفضل، بما في ذلك الخبرة، القدرات، مستويات الخبرة، والمزيد.

يجب أن تلاحظ أن طلب المعلومات هو فقط الوثيقة الأولى المعنية في عملية الشراء وعادةً ما لا تكون شاملة. هذا لأن وثائق طلب الاقتراح وطلب التسعير التي تليها ستغطي عادةً التفاصيل الأكثر تعقيدًا التي تحتاجها.

ومع ذلك، فإن الردود التي تحصل عليها من الـ RFI ستبرز تلك الشركات التي يجب أن تتعاون معها.

RFI مقابل RFP: ما الفرق؟

طلب الاقتراح (RFP) هو وثيقة أخرى تستخدمها الشركات عادةً في عملية الشراء. ومع ذلك، فإنه يختلف بشكل مميز عن RFI من حيث المحتوى، الوظيفة، والعديد من الأسس الأخرى.

عادةً ما تكون RFP هي الأكثر كثافة من بين وثائق جمع المعلومات الثلاث في عملية الشراء. هذا لأنه يطلب جميع التفاصيل المعقدة المتعلقة بكيفية نية المورد تنفيذ المشروع أو العقد.

بعبارة أخرى، سيستفسر طلب العرض عادةً عن الاستراتيجية، والعمليات، والعوائق المحتملة، وطرق حل المشاكل. 

عادةً ما تكون طلبات الاقتراح شديدة الرسمية وإنشاء واحدة يستغرق وقتًا. عادة ما يتم استخدامها لمشاريع أكبر، وأكثر تعقيدًا، وأكثر تكلفة.

RFI مقابل RFQ: ما الفرق؟

وثيقة أخرى يجب مراعاتها في عملية الشراء هي طلب الاقتباس (RFQ).

عادة ما يتم استخدام RFQ عندما تكون استفساراتك تركز بشكل أساسي على التكلفة. في هذه الحالة، لديك بالفعل صورة كاملة لمتطلبات مشروعك وكيفية تحقيق أهدافك. كل ما تحتاجه الآن هو خيارات التسعير.

من خلال إرسال طلب عرض أسعار إلى الموردين المحتملين لديك، يمكنك توضيح التسعير واختيار الخيار الأفضل الذي يجمع بين الفعالية من حيث التكلفة وأهداف مشروعك. 

يجب أن تتضمن وثيقة RFQ الخاصة بك تفاصيل أساسية، مثل جودة المشروع، الكمية، تكاليف التسليم، الجداول الزمنية، والمزيد.

هذا وقد دعنا نلقي نظرة على ما يجعل الـ RFI حاسمًا في عملية الشراء.

ما هو دور الـ RFI في الشراء؟

ببساطة، وظيفة وثيقة طلب المعلومات هي الحصول على معلومات عامة بشأن قدرة الموردين المحتملين على تقديم منتجات أو خدمات معينة.

يمكن أن تساعدك RFI أيضًا في الحصول على نظرة ثاقبة حول الاتجاهات الصناعية الحديثة، والتكنولوجيا الجديدة، وظروف السوق بشكل عام.

لهذا السبب عادة ما يتم اعتبارها الخطوة الأولى في تخطيط الشراء.

في كثير من الحالات، ستحدد الردود على RFI المصدرة ما إذا كانت الشركة ستقدم لمشروع مقترح أم لا. لذلك، يجب أن تتضمن تفاصيل مشروع عامة مثل متطلبات التسليم، الجدول الزمني المتوقع، والمزيد.

ولكن تذكر، يجب ألا تدخل في تفاصيل واسعة في RFI الخاصة بك لأنها مجرد وثيقة أولية.

لماذا يجب عليك إصدار RFI لمشروعك؟ استمر في القراءة لمعرفة المزيد.

ما هي فوائد طلب المعلومات؟

تظهر الإحصائيات أن 43٪ من المؤسسات تستخدم مستندات RFI كجزء من عملية الشراء. إليك بعض الأسباب التي تجعل هذه الشركات تستخدم طلب المعلومات:

• توضيح: يمكن أن تساعد RFI مؤسستك على تقدير قدرة البائعين المحتملين على تلبية متطلبات مشروعك. يساعدك ذلك في إنشاء قائمة مختصرة لمقدمي المنتجات أو الخدمات القادرين. 
• نظرة على السوق: يمكن أن يمنحك إرسال طلبات المعلومات أيضًا فهمًا أوسع لما هو متاح في السوق - بما في ذلك البائعين، الحلول الشائعة، والاتجاهات الناشئة.
• تقليل المخاطر: فائدة أخرى لوثائق طلب المعلومات هي أنها يمكن أن تساعد في تقليل المخاطر والأخطاء المكلفة المرتبطة بعملية الشراء. على سبيل المثال، يمكنك الحصول على نظرة سريعة على خبرة الموردين وتاريخ المشروع.
• تحسين اتخاذ القرار: يمكن أن توفر لك الردود التي تحصل عليها من طلبات المعلومات معلومات قيمة لمساعدتك في اتخاذ قرارات أفضل أثناء تضييق قائمة الموردين المحتملين.

الآن بعد أن عرفت لماذا يعد الـ RFI أداة قيمة في الشراء، إليك بعض حالات الاستخدام الشائعة لها عبر مختلف الصناعات.

ما هي بعض حالات الاستخدام الشائعة لطلبات المعلومات؟

السبب الأكثر شيوعًا الذي تستخدمه الشركات للـ RFI هو عندما تحتاج إلى تقييم عدة بائعين وتحتاج إلى معلومات سريعة لإبلاغ قراراتها. هذا شائع بشكل خاص في حالات الشراء.

إليك بعض الحالات الشائعة التي قد تصدر فيها المنظمات عبر الصناعات المختلفة طلب معلومات:

• شركات تكنولوجيا المعلومات: إذا كنت تبحث عن شراء أجهزة جديدة أو إدخال برامج جديدة، فإن إصدار طلب معلومات للبائعين المحتملين يمكن أن يكون أكثر أهمية عند مقارنة المتغيرات مثل تكاليف الإعداد، خيارات التكامل، والدعم المتضمن.
• صناعة البناء: تعتبر طلبات المعلومات شائعة جدًا في صناعة البناء، حيث يرسل العملاء طلبات إلى المقاولين ويرسل المقاولون طلبات إلى المقاولين الفرعيين للحصول على معلومات حول المشاريع، والمواد، والجداول الزمنية.

• صناعة الرعاية الصحية: يجب على مقدمي الرعاية الصحية عادةً شراء معدات جديدة وبرامج أو ترقية مجموعتهم الحالية. في هذه الحالة، يمكن أن توفر لك طلبات المعلومات رؤى حول العروض المتاحة في السوق، بما في ذلك التسعير والدعم بعد الشراء.

• التجزئة: قد تستخدم شركات التجزئة أيضًا طلبات معلومات لتقييم الموردين للمواد أو المنتجات التي تعيد بيعها لتأكيد تفاصيل مختلفة، مثل التوافر، وأبعاد المنتج، والجودة، والمزيد.

• الخدمات المالية: في مجال المال، تستخدم الشركات أحيانًا طلبات معلومات لمراجعة البائعين الذين يقدمون المنصات التي تحتاجها - مثل متتبعات المعاملات، وإدارة البيانات، والقدرة على التوسع، وإمكانات التكامل.

ومع ذلك، ما التفاصيل التي يجب أن تتضمنها في طلب المعلومات الخاص بك؟

ما الذي يجب تضمينه في RFI

بينما ستختلف المعلومات العامة في طلبات المعلومات الخاصة بالشركات المختلفة عادةً بناءً على الصناعة ومواصفات المشروع، تحتوي طلب المعلومات الفعالة على عناصر رئيسية معينة:

1. بيان الحاجة

الخطوة الأولى لإنشاء طلب معلومات يتواصل بشكل صحيح مع استفساراتك هي كتابة بيان الحاجة. يوفر هذا القسم للبائعين لمحة عامة عن المشكلة التي يحتاجون إلى حلها والمعايير التي يجب أن تحققها.

الهدف هنا هو تقديم معلومات كافية لبائعك المحتمل لفهم المشكلة التي لديك حتى لو لم يكن لديه معرفة مسبقة بشركتك.

على سبيل المثال، إذا كنت ترسل طلبات معلومات إلى شركات تسويق، يجب عليك إعطاؤهم لمحة عن علامتك التجارية والمنتجات أو الخدمات التي تقدمها. ثم، انتقل إلى بيان الحلول التي تبحث عنها، مثل تحسين الوعي بالعلامة التجارية أو زيادة المبيعات.

2. معلومات الشركة

اعتمادًا على صناعتك أو تخصصك، قد يكون من الجيد تضمين معلومات إضافية حول شركتك ونموذج أعمالها. يمكن أن يساعد هذا الموردين المحتملين على تحديد ما إذا كانوا مناسبين لمشروعك وإبلاغ نهجهم في تقديم الحلول المحتملة.

بالإضافة إلى ذلك، فإن مشاركة تفاصيل محددة عن الشركة مثل قيمك التنظيمية، الجمهور المستهدف، والمزيد يمكن أن يساعد الموردين في تخصيص ردودهم على طلب المعلومات بشكل أفضل.

3. تفاصيل المشروع ذات الصلة

هذا قسم حاسم في طلب المعلومات الخاص بك. بعد كل شيء، يحتاج الموردون المحتملون إلى فهم عميق لمشكلتك ليتمكنوا من تقديم حل. لذا، من المهم تضمين أي معلومات يحتاجها المورد الخاص بك إذا كان يرغب في وضع خطة عمل فعالة.

إليك قائمة مرجعية سريعة لمساعدتك هنا:

• أهداف المشروع: قدم معلومات مفصلة حول أهداف مشروعك.
• معايير التقييم: يجب عليك أيضًا مشاركة متطلبات اختيارك مع الموردين المحتملين لمساعدتهم في تحديد ما إذا كانوا يمتلكون ما يلزم لتلبية مشروعك.
• موعد استجابة: حدد المدة التي سيحتاجها الموردون أو البائعون لتقديم حلولهم وإطار الوقت لتقديمها.
• تفاصيل التقديم: تأكد من تحديد بوضوح كيف وأين يحتاج الموردون إلى إرسال ردودهم على طلب المعلومات الخاص بك.

4. قسم الردود

أخيرًا، يجب عليك أيضًا تضمين قسم يوضح صيغة الردود التي تتوقعها من مستلمي طلب المعلومات الخاص بك. هذا يضمن حصولك على ردود ذات صلة ومعيارية تجعل عملية التقييم الخاصة بك سهلة قدر الإمكان.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك أيضًا أن تطلب من المجيبين إخبارك لماذا هم الأنسب للقيام بالمهمة. يمكن أن يساعدك هذا في تحديد الشركات التي تدخل قائمتك المختصرة للمرحلة التالية من العملية: طلب الاقتراحات.

في قسم الرد الخاص بك، هناك مجالان محددان يجب أن توفر لهما مساحات مخصصة — قسم للمعلومات المحددة التي تطلبها وقسم لمؤهلات الموردين. 

في الفقرات التالية، سنستعرض بعض الممارسات الأخرى المثلى لطلب المعلومات الخاص بك.

ما هي بعض الممارسات المثلى لطلب المعلومات؟

كلما كان طلب المعلومات الخاص بك أفضل، زادت جودة الردود التي ستحصل عليها وزادت استنارة قرارك. 

إليك بعض أفضل الممارسات في الصناعة لمساعدتك في إنشاء طلبات معلومات فعالة:

• حدد بوضوح المعلومات التي تحتاجها. من المهم أن تكون أسئلتك واضحة قدر الإمكان لتجنب الحصول على ردود غامضة وغير مفيدة. كلما كانت استفساراتك أوضح، فضمن أن تكون الردود أكثر قيمة.
• احتفظ بطلب المعلومات الخاص بك بسيطًا ومباشرًا قدر الإمكان. عادةً ما لا يُفترض أن تكون طلبات المعلومات طويلة أو ضخمة. لذا، يجب أن تطلب فقط المعلومات ذات الصلة بحل معين تحتاجه.
• امنح الموردين ما يكفي من الوقت للرد. بينما تكون طلبات المعلومات عادةً غير شاملة مثل طلبات الاقتراح أو طلبات التسعير، ترغب أيضًا أن يحصل مرشحوك على تفاصيل كافية لإعداد رد. تكون فترة الاستجابة المعتادة من أسبوعين إلى أربعة أسابيع.
• استخدم نفس قالب طلب المعلومات لكل مشروع. استخدام قالب واحد لجميع طلبات المعلومات التي ترسلها خلال مشروع سيسهل عليك المقارنات والتقييم حيث ستحصل على ردود معيارية. 
• فكر في استخدام وسائل الإيضاح في طلب المعلومات الخاص بك. اعتمادًا على تخصصك أو تعقيد المشروع، قد يساعد استخدام وسائل الإيضاح في طلب المعلومات الخاص بك الموردين المحتملين على فهم مشروعك بشكل أفضل، مما يؤدي إلى ردود أكثر ملاءمة. حسب تخصصك أو تعقيد المشروع، قد يساعد استخدام وسائل بصرية في طلب المعلومات الخاص بك الموردين المحتملين على فهم مشروعك بشكل أفضل، مما يؤدي إلى ردود أكثر صلة.

هذا شائع بشكل خاص في صناعة البناء.

كيف تعمل عملية طلب المعلومات؟

تحدث مرحلة طلب المعلومات في التوريد عادةً في أربع مراحل:

1. العميل ينشئ مستند طلب المعلومات 

الخطوة هي إنشاء مستند طلب المعلومات نفسه. الخطوة هي إنشاء وثيقة طلب المعلومات نفسها. هذا لتزويد الموردين المحتملين بالمعلومات التي يحتاجونها لإنشاء ردود مستنيرة. 

هذا لتوفير المعلومات التي يحتاجها الموردون المحتملون لإنشاء ردود ذات معرفة مسبقة.

مع ويكي انترانت مدعوم بالذكاء الاصطناعي من Guru، يصبح سحب المعلومات من أي مكان في قاعدة بيانات مؤسستك أو التطبيقات المتكاملة أسهل بكثير. وهذا يعني أنك لا تحتاج إلى إضاعة الوقت في البحث عن التفاصيل التي تحتاجها.

هذا يعني أنك لن تضيع وقتك في البحث عن التفاصيل التي تحتاجها. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لجورو أيضًا اقتراح معلومات بناءً على السياق، مما يضمن أنك تتضمن جميع التفاصيل ذات الصلة التي قد يحتاجها الموردون في وثيقة طلب المعلومات الخاصة بك.

2. تقوم الموردون بإعداد وإصدار ردودهم على طلب المعلومات (RFI)

بمجرد أن يتلقى الموردون مستند طلب المعلومات الخاص بك، فإنهم عادةً ما يقومون بإعداد ردهم. يجب أن يحدث ذلك ضمن الإطار الزمني المحدد لديك لتقديم الردود، والذي عادةً ما يكون حوالي ثلاثة أسابيع.

من المهم أن تصدر نموذجاً لإرشاد إجابات موردينك المحميين. من خلال تخصيص ردودهم، يمكنك تحسين فرص الحصول على إجابات ذات صلة عالية تقدم المعلومات التي تحتاجها.

كما أنها تضمن لك الحصول على ردود يسهل مقارنتها وتقييمها.

3. مراجعة العملاء للردود

بمجرد انقضاء موعد تقديم طلب المعلومات وجمعك لجميع الردود التي تلقيتها، تكون الخطوة التالية هي مراجعة كل رد وتحديد إذا كانت تلبي الحد الأدنى من متطلباتك. 

المفتاح هنا هو البحث عن المعلومات التي تشير إلى قدرة المورد على تلبية توقعات مشروعك. يمكن أن توفر لك تفاصيل مثل تاريخهم ومستويات خبرتهم والخدمات المقدمة نظرة ثاقبة تحتاجها.

يجب أن تلاحظ أن المعلومات الخاصة بالمشروع، مثل التسعير والميزانية وجداول التسليم، عادةً ما لا تكون ضمن استجابة طلب المعلومات.

4. ينتقل العميل إلى المرحلة التالية من عملية الشراء (طلب تقديم العروض - RFP)

استنادًا إلى الردود التي تحصل عليها، يمكنك تحديد الموردين الذين يستوفون مؤهلاتك الأولية لمشروعك وإدراجهم في قائمة مختصرة. ثم يمكنك الانتقال إلى المرحلة التالية في عملية الشراء، وهي طلب تقديم العروض.

يجب أن تلاحظ أنه من الممارسات الجيدة إبلاغ الموردين الذين يتلقون مستند طلب المعلومات بقرارك، بغض النظر عن ما تقرره.

أمثلة على طلبات المعلومات لتلهمك

هل تريد إلهامًا لطلب المعلومات التالي لديك؟ إليك مثالان من العالم الواقعي لتزويدك برؤية قيمة عند إعداد طلب المعلومات التالي لديك:

طلب المعلومات لنظام إدارة القضايا الجنائية في مدينة فينيكس

أرادت مدينة فينيكس نظام إدارة القضايا الجنائية (CCMS). لذا، أنشأوا مستند طلب المعلومات لتحديد الموردين المحتملين. استنادًا إلى المتطلبات الفريدة لمثل هذه الحلول، احتوى طلب المعلومات على مواصفات صارمة للمنتجات ومعايير تقييم للموردين المحتملين الذين يعتزمون إرسال رد.

الولايات المتحدة. طلب المعلومات الخاص بإدارة الخدمات العامة (GSA)

كانت إدارة الخدمات العامة في الولايات المتحدة تريد تقليل انبعاثات الكربون من المباني التجارية وكانت بحاجة إلى حلول مبتكرة لهذه المشكلة. لذلك، كانت هناك خطوة لإصدار طلب معلومات بحثًا عن التقنيات الناشئة والمستدامة لتحسين كفاءة الطاقة وإزالة الكربون في المباني التجارية. كما تطلب طلب المعلومات من الموردين المحتملين اقتراح معايير نجاح قابلة للقياس عبر عدة فئات.

الأمر متروك لك!

بينما تتضمن عملية الشراء عادةً العديد من العقبات وعوامل المخاطر، يمكن أن يساعد استخدام أدوات مثل مستند طلب المعلومات في جعل العملية سلسة قدر الإمكان. نظرًا لأن طلبات المعلومات تساعد عادةً في الحصول على معلومات أساسية حول الموردين المحتملين، يمكنك إنشاء قائمة مستنيرة من الموردين وتحسين فرصك بشكل كبير في اختيار الشريك المثالي لمشروعك.

مع Guru، يمكنك تقليل هوامش الخطأ لديك من خلال إنشاء مستندات طلب المعلومات التي تحتوي على معلومات ذات صلة عالية حول شركتك ومتطلبات مشروعك.

علاوة على ذلك، يمكن للمنصة أن تساعدك في تقليل الوقت الذي تحتاجه لإعداد مستندات طلب المعلومات (RFI) موجزة ومحددة للغاية، مما يضمن زيادة الإنتاجية والكفاءة التشغيلية. 

سجل في Guru اليوم واكتشف الإمكانيات الكاملة لإدارة المعلومات في مؤسستك.

‍