什麼是 RFI？好處、使用案例、示例及更多 [2024]

這是一份詳細介紹請求信息文檔及其好處的文檔。了解 RFI 的運作方式、企業為什麼應使用它以及如何創建一個。

‍

沒有人會在詢問誰販售這些產品並獲取之前客戶的評論之前購買昂貴的設備。在採購過程中，這一行動被稱為信息請求書 (RFI)，它為企業的合作成功奠定了基礎。

RFI 是確保您擁有做出明智決策所需的所有細節的第一步。

在很多方面，它可能是最關鍵的一步，因為它決定了哪些公司將被納入您的潛在供應商名單中，隨著項目的進展而進行選擇。

繼續閱讀，了解有關請求信息的所有知識，包括其運作原理、好處和使用案例。

什麼是 RFI？

請求信息是一份正式文檔，企業用於收集潛在供應商關於特定產品或服務的信息。

將 RFI 視為評估供應商滿足您所需產品或服務能力的第一步。

通過向潛在供應商發送RFI，您可以更好地了解市場上可用的商品，包括專業知識、能力、經驗水平等。

您應當注意，請求信息僅是採購過程中涉及的第一份文檔，通常不會太詳細。這是因為後續的提案請求和報價請求文檔通常會涵蓋您需要的更複雜的細節。

然而，您在 RFI 中獲得的回應將突出顯示您應該合作的公司。

RFI 與 RFP：有什麼區別？

提案請求書 (RFP) 是企業在採購過程中通常會利用的另一種文件。然而，在內容、功能和幾個其他基本方面上，它與 RFI 有著明顯的不同。

RFP 通常是三份信息尋源文檔中最繁瑣的。這是因為它要求所有關於供應商如何履行項目或合同的複雜細節。

換句話說，提案請求通常會詢問關於戰略、流程、潛在的障礙和解決問題的方法。

RFP 通常是非常正式的，創建一個需要花費時間。它們通常用於較大、較複雜及較昂貴的項目。

RFI 與 RFQ：有什麼區別？

在採購過程中，另一個需要考慮的文件是報價請求書 (RFQ)。

當您的詢問主要關於成本時，通常會使用 RFQ。在這種情況下，您已經對項目的要求和如何實現您的目標有了全面的了解。您現在所需的僅僅是報價選項。

通過向潛在供應商發送報價請求，您可以澄清報價並挑選出最符合您項目目標的物美價廉的選擇。

在您的 RFQ 文檔中，您應包括必要的細節，如項目質量、數量、交付成本、時間表等。

也就是說，讓我們來看看在採購過程中 RFI 的重要性。

RFI 在採購中的角色是什麼？

簡而言之，請求信息文檔的功能是獲取關於潛在供應商提供特定產品或服務能力的一般信息。

RFI 還可以幫助您獲取對最近行業趨勢、新技術及整體市場狀況的見解。

這就是為什麼它通常被視為採購計劃的第一步。

在許多情況下，對所發出 RFI 的回應將決定業務是否向承諾的項目或合同進展。因此，您應包括一般項目細節，例如交付要求、預期時間表等。

但請記住，您不應在 RFIs 中詳細說明，因為這僅僅是初步文檔。

那麼，為什麼您要為您的項目發出 RFI？繼續閱讀以找出答案。

請求信息的好處是什麼？

統計顯示，43% 的組織將 RFI 文檔作為其採購過程的一部分。以下是這些公司使用請求信息的一些原因：

澄清：RFI 可以幫助您的組織估計潛在供應商滿足您項目要求的能力。這幫助您建立一個合格的產品或服務提供商的短名單。
市場見解：發送 RFI 還可以讓您更深入地了解市場上可用的商品，包括供應商、流行解決方案及新興趨勢。
降低風險：請求信息的另一個好處是它們可以幫助減少與採購過程相關的風險和昂貴的錯誤。例如，您可以快速了解供應商的經驗和項目歷史。
改善決策：您從 RFI 中獲得的回應可以為您提供有價值的信息，幫助您在篩選潛在供應商名單時做出更好的決策。

現在您已經知道為什麼 RFI 在採購中是一個寶貴的工具，這裡有一些在各行業中的流行使用案例。

一些常見的 RFI 使用案例是什麼？

企業使用 RFI 的最常見原因是需要評估多個供應商，並需要快速獲取信息以幫助決策。在購買情境中這一點尤其常見。

以下是各行各業的組織可能發出 RFI 的一些常見情況：

IT 公司：如果您希望獲得新設備或導入新軟件，向潛在供應商發出 RFI 可能在比較設置成本、整合選項和所含支援等變數時至關重要。
建築行業：請求信息在建築行業也非常常見，客戶向承包商發送它們，承包商向分包商發送以獲得項目、材料和時間表的信息。

醫療行業：醫療提供者通常需要購買新設備和軟件或升級其現有設備。在這種情況下，發送 RFI 可以幫助您獲取有關可用市場產品的信息，包括價格和購後支援。

零售：零售公司也可能使用 RFI 來評估他們重售的商品或產品的供應商，以確認各種詳細信息，如可用性、產品尺寸、質量等等。

金融服務：在金融領域，企業有時使用 RFI 審查提供他們所需平台的供應商，例如交易跟蹤器、數據管理、可擴展性和整合能力。

那麼，在您的請求信息中應包含哪些細節？

在 RFI 中應包含的內容

儘管各公司 RFI 中的一般信息通常會根據行業和項目規範而有所不同，但有效的請求信息包含一些關鍵元素：

1. 需求說明

創建一份適當表達您詢問的 RFI 的第一步是編寫需求說明。這一部分為供應商提供了他們需要解決的問題的簡要概述和他們需要滿足的標準。

這裡的目標是給潛在供應商提供足夠的信息，讓他們了解您的問題，即使他們對您的公司沒有先前的了解。

例如，如果您將 RFIs 發送給市場營銷公司，您應該向他們提供品牌及其產品或服務的概述。然後，陳述您所尋求的解決方案，比如，提高品牌知名度或增加銷售。

2. 公司信息

根據您的行業或利基，提供有關您的公司及其商業模式的附加信息可能是個好主意。這可以幫助潛在供應商明確確定他們是否適合您的項目，並告訴他們提供潛在解決方案的方式。

此外，分享公司特定的細節，如您的組織價值觀、目標受眾等，可以幫助供應商更好地定製他們的 RFI 回應。

3. 相關項目細節

這是您 RFI 中的一個關鍵部分。畢竟，潛在供應商需要對您的問題有深入的了解，以能夠提供解決方案。因此，重要的是要包括供應商在制定有效行動計劃時需要的任何信息。

這裡有一個快速的檢查清單以幫助您：

項目目標：提供有關項目目標的詳細信息。
評估標準：您還應與潛在供應商分享您的選擇要求，以幫助他們判斷自己是否有能力滿足項目需求。
回應截止日期：說明供應商或供應商有多長時間可以準備解決方案，以及提交的時間表。
提交詳情：確保您明確規定供應商需如何及在哪裡提交其對您 RFI 的回應。

4. 回應部分

最後，您還應包括一個部分，詳細說明您期待從請求信息的接收者那裡收到的回應格式。這確保您獲得相關且標準化的回應，從而使評估過程盡可能簡單。

此外，您還可以要求回應者告訴您為什麼他們是合適的人選。這可以幫您確定哪些公司可以縮短名單，作為下一階段過程的要求：提案請求。

在您的回應部分，有兩個特定的欄位應為您請求的具體信息和供應商資格提供專用空間。

在接下來的段落中，我們將突出一些 RFI 的最佳實踐。

一些 RFI 的最佳實踐是什麼？

您的請求信息越好，您獲得的回應質量就越高，您的決策將更加明智。

以下是一些行業最佳實踐，幫助您創建有效的 RFI：

始終清楚地說明您需要的信息。 保持您的問題盡可能清晰，以防止收到模糊、不具幫助的回應。您的問題越清晰，回應就越有價值。
讓您的 RFI 盡可能簡單和簡潔。 請求信息通常不應冗長或繁瑣。因此，您應該僅請求與您的具體需求相關的信息。
給供應商足夠的時間來回應。 雖然 RFI 通常沒有像 RFP 或 RFQ 那麼全面，但您也希望讓潛在供應商得到足夠的細節，以準備回應。兩到四周是 RFI 回應的典型時間。
為每個項目使用相同的 RFI 模板。 在項目中為您發送的所有 RFI 使用相同的模板，將使比較和評估變得更容易，因為您將獲得標準化的回應。
考慮在您的 RFI 中使用視覺輔助。 根據您的利基或項目複雜性，使用視覺輔助可能有助於潛在供應商更好地理解您的項目，從而獲得更相關的回應。這在建築行業中特別常見。

那麼，讓我們快速了解一個典型的 RFI 流程。