ここでは、情報提供依頼書とその利点について詳しく紹介します。 RFIがどのように機能するか、なぜ企業がそれを使用すべきか、そしてどのように作成するかを見ていきましょう。

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誰も、こうした製品を取り扱っている店や以前の顧客からのレビューを確認することなく、高価なガジェットを購入することはありません。 調達プロセスにおいて、このアクションは情報要求書 (RFI) として知られており、ビジネスを協調的な成功に導きます。

RFIは、調達やソーシングの際に情報に基づいた意思決定を行うために必要な詳細情報を確保するための第一歩です。 

多くの面で、これは最も重要なステップかもしれません。なぜなら、プロジェクトの進行に伴い、どの企業があなたの潜在的な売り手のプールに含まれるかを決定するからです。

情報提供依頼についてのすべてを探求し続け、どのように機能するか、利点、使用例を紹介します。

RFIとは？

情報提供依頼は、企業が特定の製品やサービスについて潜在的なベンダーから情報を収集するために使用する公式文書です。

RFIを供給者の能力を評価する最初のステップと考えてください。

潜在的な売り手にRFIsを送付することで、市場で入手可能なもの、専門知識、能力、経験レベルなどをより良く理解できます。

情報提供依頼は、調達プロセスにおいて関与する最初の文書に過ぎず、通常は包括的ではないことに注意してください。 これは、続く提案依頼書や見積依頼書の文書が、必要な複雑な詳細を通常カバーするためです。

ただし、RFIに対する回答は、どの企業と提携すべきかを明らかにします。

RFIとRFPの違いは何ですか？

提案依頼書 (RFP) は、ビジネスが通常調達プロセスで活用する別の文書です。 ただし、RFIとは内容、機能、いくつかの他の基本的な点で明確に異なります。

RFPは、調達プロセスにおいて最も集中的な情報収集文書です。 これは、ベンダーがどのようにプロジェクトまたは契約を履行するかに関するすべての複雑な詳細を要求するからです。

言い換えれば、提案依頼書は通常、戦略、プロセス、潜在的な障害、問題解決方法について質問します。 

RFPは非常に公式であり、作成には時間がかかります。 通常、より大規模で、より複雑で、より高価なプロジェクトに利用されます。

RFIとRFQの違いは何ですか？

調達プロセスで考慮すべき別の文書は、見積依頼書 (RFQ) です。

RFQは、主にコストに関する問い合わせの際に使用されます。 この場合、プロジェクトの要件と目標を達成するための全体像がすでに明確です。 今必要なのは価格オプションです。

見積依頼書を潜在的なベンダーに送信することで、価格を明確にし、コスト効果とプロジェクト目標の最良の選択肢を選ぶことができます。 

RFQ文書には、プロジェクトの品質、数量、配送料、納期などの必要な詳細を含めるべきです。

それでは、情報提供依頼が調達プロセスにおいてなぜ重要なのかを見てみましょう。

RFIの調達における役割は何ですか？

簡単に言うと、情報提供依頼書の機能は、特定の製品やサービスを提供する能力に関する一般的な情報を取得することです。

RFIは、最近の業界動向、新技術、全体的な市場状況についての洞察を得るのにも役立ちます。

そのため、通常は調達計画における第一歩と見なされます。

多くの場合、発行されたRFIに対する回答が、企業が提案されたプロジェクトや契約を進めるかどうかを決定します。 したがって、納品要件、期待されるタイムライン、その他の一般的なプロジェクト詳細を含めるべきです。

しかし、RFIはあくまで予備文書なので、詳細に説明する必要はありません。

では、プロジェクトに対してRFIを発行する理由は何ですか？ 読み進めて、詳細を見つけましょう。

情報提供依頼の利点は何ですか？

統計によると、43%の組織が調達プロセスの一環としてRFI文書を使用しています。 これらの企業が情報提供依頼を利用する理由はいくつかあります。

• 明確化：RFIは、組織が潜在的なベンダーのプロジェクト要件に対する能力を推定するのに役立ちます。 これにより、能力のある製品やサービスの提供者のショートリストを作成することができます。 
• 市場洞察：RFIsを送信することで、ベンダー、人気のあるソリューション、新たなトレンドなど、市場に何があるかについてより広い理解を得ることができます。
• リスク削減：情報提供依頼のもう一つの利点は、調達プロセスに伴うリスクやコストのかかるミスを減らすのに役立つことです。 たとえば、ベンダーの経験やプロジェクトの履歴に迅速に洞察を得ることができます。
• 意思決定の改善：RFIsから得られる回答は、より良い意思決定を支援し、潜在的なベンダーのリストを絞り込むのに貴重な情報を提供します。

RFIが調達における価値あるツールである理由がわかったので、さまざまな業界での人気の使用例を紹介します。

RFIの一般的な使用例は何ですか？

企業がRFIを使用する最も一般的な理由は、複数のベンダーを評価する必要があり、意思決定を通知するための迅速な情報が必要なときです。 これは、購入状況において特に一般的です。

さまざまな業界で企業がRFIを発行する可能性のある一般的な状況を以下に示します。

• IT企業：新しいガジェットを購入したり、新しいソフトウェアを導入したりする場合、RFIを潜在的なベンダーに発行することは、セットアップコスト、統合オプション、提供されるサポートなどの変数を比較する際に重要です。
• 建設業：情報提供依頼は建設業界でも非常に一般的で、クライアントは請負業者に、請負業者は下請け業者に送信し、プロジェクト、材料、納期に関する情報を取得します。

• 医療業界：医療提供者は通常、新しい機器やソフトウェアを購入したり、既存の機器をアップグレードしたりする必要があります。 この場合、RFIを送信することで、価格や購入後のサポートを含む市場での提供内容についての洞察を得ることができます。

• 小売業：小売企業は、販売する商品や製品の供給業者を評価するためにRFIを使用し、在庫状況、製品の寸法、品質などのさまざまな詳細を確認します。

• 金融サービス：金融業界では、企業が必要なプラットフォームを提供するベンダーをレビューするためにRFIを使用することがあります。たとえば、取引トラッカー、データ管理、スケーラビリティ、統合機能などです。

では、情報提供依頼に含めるべき詳細は何ですか？

RFIに含めるべきこと

さまざまな企業のRFIに含まれる一般的な情報は、業界やプロジェクトの仕様に応じて異なりますが、効果的な情報提供依頼には特定の重要な要素が含まれます。

1. ニーズの声明

適切にお問い合わせを伝えるRFIを作成する最初のステップは、ニーズの声明を書くことです。 このセクションでは、ベンダーに解決すべき問題の概要と満たすべき基準をいくつか提供します。

ここでの目標は、潜在的なベンダーに、会社の事前知識がなくてもあなたが抱える問題を理解するために十分な情報を提供することです。

例えば、マーケティング会社にRFIを送る場合は、ブランドや提供する製品またはサービスの概要を示すべきです。 次に、求めているソリューション、たとえばブランド認知度の向上や販売の増加を述べましょう。

2. 企業情報

業界やニッチによっては、会社とそのビジネスモデルに関する追加情報を含めると良いでしょう。 これは、潜在的なベンダーがプロジェクトに適しているかどうかを判断し、潜在的なソリューションを提供するアプローチに情報を提供します。

さらに、組織の価値観、ターゲットオーディエンスなどの会社固有の詳細を共有することで、サプライヤーがRFIの回答をより適切に調整できます。

3. 関連プロジェクト詳細

これは、あなたのRFIで重要なセクションです。 結局、潜在的なベンダーは問題を深く理解する必要があります。さもなければ、ソリューションを提供することはできません。 したがって、効果的な行動計画を作成するために、必要な情報を含めることが重要です。

こちらが役立つチェックリストです：

• プロジェクトの目標：プロジェクトの目的に関する詳細情報を提供してください。
• 評価基準：潜在的なベンダーが自分たちがプロジェクトを実行する能力があるかどうかを判断するのを助けるため、選択要件を共有する必要があります。
• 回答期限：ベンダーやサプライヤーがソリューションを考案するのにどれくらいの時間が必要か、提出までの期間を明記してください。
• 提出情報：ベンダーがRFIに対する回答をどのようにどこに送付すべきかを明確に指定してください。

4. 回答セクション

最後に、情報提供依頼書の受取人から期待する応答の形式について詳細を記載したセクションを含める必要があります。 これにより、関連性があり標準化された応答を得て、評価プロセスをできるだけ簡単にすることができます。

さらに、回答者に自分たちがその仕事に最適である理由を教えるようにお願いすることもできます。 これにより、次のプロセスの段階に向けたショートリストを作成する企業を決定できます：提案依頼。

回答セクションには、特定の情報とベンダー資格のための専用スペースを提供する必要がある特定のフィールドが2つあります。 

次の段落では、RFIについての他のベストプラクティスをいくつか紹介します。

RFIのベストプラクティスは何ですか？

情報要求書が優れているほど、得られる回答の質が高まり、より情報に基づいた意思決定が可能になります。 

効果的なRFIを作成するための業界のベストプラクティスをいくつか紹介します：

• 必要な情報を明確に述べてください。 質問をできるだけ明確に保つことが重要であり、あいまいで役に立たない回答を防ぎます。 あなたの質問が明確であればあるほど、回答の価値が高まります。
• RFIをできるだけ簡潔に保ちます。 情報要求書は一般的に長すぎたり、かさばったりすることはないはずです。 したがって、特定のソリューションに関連する情報のみを要求するべきです。
• ベンダーに応答する十分な時間を与えます。 RFIは通常、RFPやRFQほど包括的でないため、見込み客が応答を準備するための十分な詳細を持たせることが重要です。 RFIの応答のための典型的な期間は2〜4週間です。
• 各プロジェクトに同じRFIテンプレートを使用します。 プロジェクトの間に送信するすべてのRFIに1つのテンプレートを使用することで、比較と評価が容易になり、標準化された回答が得られます。 
• RFIに視覚的補助を使用することを検討する。ニッチやプロジェクトの複雑さに応じて、RFIに視覚的補助を使用すると、潜在的なベンダーがプロジェクトをより良く理解でき、より関連性のある回答が得られるかもしれません。 これは、建設業界で特に一般的です。

それでは、一般的なRFIプロセスをさっと見てみましょう。

RFIプロセスはどのように機能しますか？

調達の情報提供依頼フェーズは通常、四つのフェーズで行われます：

1. クライアントがRFI文書を作成する 

このステップは、RFI文書自体を作成することです。 このフェーズでは、クライアントは通常、自社の重要な詳細、解決しようとしている問題、およびRFIにおけるプロジェクト要件を追加します。 これは、見込みのあるベンダーに教育を受けた応答を作成するために必要な情報を提供するためです。 

このフェーズでは、Guruがデータ収集プロセスを手伝うことができます。

GuruのAI駆動のイントラネット wikiを使用すると、組織のデータベースや統合アプリから情報を引き出すことがはるかに容易になります。 これにより、必要な詳細を見つけるために時間を無駄にする必要がなくなります。

さらに、Guruは、ベンダーがRFI文書に含める必要があるすべての関連情報を確実に盛り込むために、コンテキストに基づいて情報を提案することもできます。 組み込みのAIアシスタントも、RFIの内容を作成するのを手伝うことができます。

2. ベンダーは RFI 応答をドラフトして発行します

ベンダーがあなたの情報要求書を受け取ると、通常は応答をドラフトするために次に進みます。 これは、通常、応答提出のために定めた時間枠内で行われる必要があります。通常は約 3 週間です。

あなたの保護ベンダーの回答を導くために、テンプレートを発行することが重要です。 彼らの応答をカスタマイズすることで、必要な情報を提供する非常に関連性のある回答を得る可能性を高めることができます。

また、比較しやすく評価しやすい応答を得ることができます。

3. クライアントが応答をレビューします

RFI 提出の締切が過ぎて、受け取ったすべての応答をまとめた後、次のステップは各応答をレビューし、それがあなたの最低要件を満たしているかどうかを判断することです。 

ここでのポイントは、ベンダーがあなたのプロジェクトの期待に応える能力を示す情報を探すことです。 彼らの履歴、経験レベル、提供されたサービスなどの詳細が、あなたに必要な洞察を与えることができます。

価格、予算、納期などのプロジェクト特有の情報は、通常、RFI 応答には含まれないことに注意してください。

4. クライアントが次の調達段階 (RFP) に進みます

得られた応答に基づいて、どのベンダーがプロジェクトの予備条件を満たしているかを判断し、ショートリストします。 その後、調達プロセスの次の段階、つまり提案要求に進むことができます。

RFI ドキュメントを受け取ったベンダーには、あなたの決定を知らせることが良い習慣であることに注意してください。決定内容に関わらず。

インスピレーションのための RFI の例

次回の RFI のインスピレーションが欲しいですか？ 次回の情報要求書をドラフトする際に貴重な洞察を提供するための 2 つの実際の例を以下に示します。

フェニックス市 CCMS RFI

フェニックス市は、犯罪事件管理システム (CCMS) を求めていました。 そのため、潜在的なベンダーを特定するために、情報要求書のドキュメントを作成しました。 このようなソリューションの独自の要件に基づいて、RFI には、応答を送信する予定の潜在的なベンダーに対する厳格な製品仕様と評価基準が含まれていました。

米国 一般サービス管理局 (GSA) RFI

米国 GSA は、商業ビルからの温室効果ガス排出量を削減し、この問題に対する革新的なソリューションが必要でした。 そのため、RFI を発行することで、商業ビルにおけるエネルギー効率と脱炭素化を改善するための新たな持続可能な技術を求めました。 RFI では、潜在的なベンダーに対して、いくつかのカテゴリーにわたって測定可能な成功基準を提案することも求めました。

あなたの番です！

調達プロセスには通常、いくつかのハードルとリスク要因が伴いますが、情報要求書のようなツールを活用することで、プロセスをできるだけシームレスに進めることができます。 RFI は通常、潜在的なベンダーに関する重要な情報を取得するのに役立つため、供給者の情報を把握し、プロジェクトに最適なパートナーを選択する確率を大幅に向上させることができます。

Guru を使えば、会社やプロジェクトの要件に関する非常に関連性の高い情報を含んだ RFI ドキュメントを作成することで、さらなるエラーの余地を減らすことができます。

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