Berikut adalah pengantar rinci tentang dokumen Permintaan Informasi dan manfaatnya. Temukan bagaimana RFIs bekerja, mengapa bisnis harus menggunakannya, dan bagaimana cara membuat satu.

‍

Tidak ada yang membeli gadget mahal tanpa terlebih dahulu bertanya kepada orang-orang tentang siapa yang menyimpan produk ini dan mendapatkan ulasan dari pelanggan sebelumnya. Dalam proses pengadaan, tindakan ini dikenal sebagai Permintaan Informasi (RFI) dan ini mempersiapkan bisnis untuk sukses kolaboratif.

RFI adalah langkah pertama untuk memastikan Anda memiliki semua rincian yang Anda butuhkan untuk membuat keputusan yang tepat selama pengadaan dan pengadaan. 

Dalam banyak hal, ini mungkin adalah langkah yang paling penting karena menentukan perusahaan mana yang akan dimasukkan dalam kelompok penjual potensial Anda seiring kemajuan proyek Anda.

Teruslah membaca saat kami menjelajahi semua yang perlu Anda ketahui tentang Permintaan Informasi, termasuk cara kerjanya, manfaatnya, dan kasus penggunaan.

Apa itu RFI?

Permintaan untuk Informasi adalah dokumen resmi yang digunakan bisnis untuk mengumpulkan informasi dari vendor potensial tentang produk atau layanan tertentu.

Anggaplah RFI sebagai langkah pertama dalam menilai kemampuan pemasok untuk menyediakan produk atau layanan yang Anda butuhkan.

Dengan mengirimkan RFI kepada penjual yang prospektif, Anda dapat lebih memahami apa yang tersedia di pasar, termasuk keahlian, kemampuan, tingkat pengalaman, dan lainnya.

Anda harus mencatat bahwa Permintaan Informasi hanya merupakan dokumen pertama yang terlibat dalam proses pengadaan dan biasanya tidak komprehensif. Ini karena dokumen Permintaan Proposal dan Permintaan Penawaran yang mengikuti biasanya akan mencakup rincian yang lebih kompleks yang Anda butuhkan.

Namun, tanggapan yang Anda dapatkan terhadap RFI akan menyoroti perusahaan-perusahaan yang harus Anda ajak bekerja sama.

RFI vs. RFP: Apa bedanya?

Permintaan Proposal (RFP) adalah dokumen lain yang biasanya diandalkan bisnis selama proses pengadaan. Namun, dokumen tersebut berbeda dari RFI dalam hal konten, fungsi, dan beberapa dasar lainnya.

RFP biasanya merupakan dokumen yang paling intensif dari tiga dokumen pengumpulan informasi dalam proses pengadaan. Ini karena meminta semua rincian kompleks mengenai bagaimana vendor bermaksud untuk memenuhi proyek atau kontrak.

Dengan kata lain, Permintaan Proposal biasanya akan menanyakan tentang strategi, proses, potensi hambatan, dan metode pemecahan masalah. 

RFP biasanya sangat formal dan membuat satu dokumen RFP memerlukan waktu yang cukup lama. Dokumen tersebut biasanya digunakan untuk proyek yang lebih besar, lebih kompleks, dan lebih mahal.

RFI vs. RFQ: Apa bedanya?

Dokumen lain yang perlu dipertimbangkan dalam proses pengadaan adalah Permintaan Penawaran (RFQ).

RFQ umumnya digunakan ketika pertanyaan Anda terutama tentang biaya. Dalam hal ini, Anda sudah memiliki gambaran lengkap tentang persyaratan proyek Anda dan cara untuk mencapai tujuan Anda. Yang Anda butuhkan sekarang adalah pilihan harga.

Dengan mengirimkan Permintaan Penawaran kepada vendor prospektif Anda, Anda dapat memperjelas harga dan memilih opsi terbaik yang menggabungkan efektivitas biaya dengan tujuan proyek Anda. 

Dalam dokumen RFQ Anda, Anda harus menyertakan rincian penting, seperti kualitas proyek, kuantitas, biaya pengiriman, garis waktu, dan lainnya.

Artinya, mari kita periksa apa yang membuat RFI penting dalam proses pengadaan.

Apa peran RFI dalam Pengadaan?

Sederhananya, fungsi dokumen Permintaan Informasi adalah untuk memperoleh informasi umum mengenai kemampuan pemasok potensial untuk menyediakan produk atau layanan tertentu.

RFI juga dapat membantu Anda mendapatkan wawasan tentang tren industri terbaru, teknologi baru, dan kondisi pasar secara keseluruhan.

Inilah sebabnya mengapa ini biasanya dianggap sebagai langkah pertama dalam perencanaan pengadaan.

Dalam banyak kasus, tanggapan terhadap RFI yang dikeluarkan akan menentukan apakah bisnis melanjutkan proyek atau kontrak yang diusulkan. Oleh karena itu, Anda harus menyertakan rincian proyek umum seperti persyaratan pengiriman, waktu yang diharapkan, dan lainnya.

Tetapi ingatlah, Anda tidak boleh masuk ke dalam rincian yang berlebihan dalam RFI Anda karena ini hanya dokumen awal.

Jadi mengapa Anda harus mengeluarkan RFI untuk proyek Anda? Teruslah membaca untuk menemukannya.

Apa saja Manfaat dari Permintaan Informasi?

Statistik menunjukkan bahwa 43% organisasi menggunakan dokumen RFI sebagai bagian dari proses pengadaan mereka. Berikut adalah beberapa alasan mengapa perusahaan-perusahaan ini memanfaatkan Permintaan Informasi:

• Klarifikasi: RFI dapat membantu organisasi Anda memperkirakan kemampuan vendor potensial untuk memenuhi persyaratan proyek Anda. Ini membantu Anda membuat daftar singkat penyedia produk atau layanan yang mampu. 
• Wawasan pasar: Mengirimkan RFI juga dapat memberi Anda pemahaman yang lebih luas tentang apa yang tersedia di pasar — termasuk vendor, solusi populer, dan tren yang muncul.
• Pengurangan risiko: Manfaat lain dari dokumen Permintaan Informasi adalah bahwa mereka dapat membantu mengurangi risiko dan kesalahan mahal yang terkait dengan proses pengadaan. Misalnya, Anda dapat dengan cepat mendapatkan wawasan tentang pengalaman vendor dan riwayat proyek.
• Peningkatan pengambilan keputusan: Tanggapan yang Anda dapatkan dari RFI dapat memberikan informasi berharga untuk membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik sambil mempersempit daftar vendor potensial.

Sekarang Anda tahu mengapa RFI merupakan alat yang berharga dalam pengadaan, berikut adalah beberapa kasus penggunaannya yang populer di berbagai industri.

Apa saja Kasus Penggunaan RFI yang Umum?

Alasan paling umum bisnis menggunakan RFI adalah ketika mereka perlu mengevaluasi beberapa vendor dan membutuhkan informasi cepat untuk memberitahu keputusan mereka. Ini secara khusus umum terjadi dalam situasi pembelian.

Berikut adalah beberapa contoh umum di mana organisasi di berbagai industri mungkin mengeluarkan RFI:

• Perusahaan TI: Jika Anda mencari untuk memperoleh gadget baru atau menginstal perangkat lunak baru, mengeluarkan RFI kepada vendor potensial dapat terbukti sangat penting saat membandingkan variabel seperti biaya pendirian, opsi integrasi, dan dukungan yang disertakan.
• Industri konstruksi: Permintaan Informasi juga sangat umum di industri konstruksi, dengan klien mengirimkannya kepada kontraktor dan kontraktor mengirimkannya kepada subkontraktor untuk mendapatkan informasi tentang proyek, material, dan garis waktu.

• Industri kesehatan: Penyedia layanan kesehatan biasanya harus membeli peralatan dan perangkat lunak baru atau meningkatkan peralatan yang ada. Dalam hal ini, mengeluarkan RFI dapat memberikan Anda wawasan tentang penawaran pasar yang tersedia, termasuk harga dan dukungan purna jual.

• Ritel: Perusahaan ritel juga dapat menggunakan RFI untuk mengevaluasi pemasok barang atau produk yang mereka jual kembali untuk mengonfirmasi berbagai rincian, seperti ketersediaan, dimensi produk, kualitas, dan lainnya.

• Layanan keuangan: Di bidang keuangan, perusahaan terkadang menggunakan RFI untuk meninjau vendor yang menawarkan platform yang mereka butuhkan — misalnya, pelacak transaksi, manajemen data, skalabilitas, dan kemampuan integrasi.

Dengan demikian, rincian apa yang harus Anda sertakan dalam Permintaan Informasi Anda?

Apa yang Harus Disertakan dalam RFI

Meskipun informasi umum dalam berbagai RFIs perusahaan biasanya berbeda tergantung pada industri dan spesifikasi proyek, Permintaan Informasi yang efektif mengandung elemen kunci tertentu:

1. Pernyataan kebutuhan

Langkah pertama untuk membuat RFI yang menyampaikan pertanyaan Anda dengan tepat adalah menulis pernyataan kebutuhan Anda. Bagian ini memberikan vendor gambaran singkat tentang masalah yang perlu mereka selesaikan dan kriteria yang harus mereka penuhi.

Tujuan di sini adalah untuk memberikan vendor prospektif Anda informasi yang cukup untuk memahami masalah yang Anda hadapi meskipun mereka tidak memiliki pengetahuan sebelumnya tentang perusahaan Anda.

Misalnya, jika Anda mengirimkan RFI kepada perusahaan pemasaran, Anda harus memberikan mereka gambaran tentang merek Anda dan produk atau layanan yang Anda tawarkan. Kemudian, lanjutkan untuk menyatakan solusi yang Anda cari, misalnya, peningkatan kesadaran merek atau peningkatan penjualan.

2. Informasi perusahaan

Tergantung pada industri atau niche Anda, mungkin ide yang baik untuk menyertakan informasi tambahan tentang perusahaan Anda dan model bisnisnya. Ini dapat membantu vendor potensial menentukan dengan pasti apakah mereka cocok untuk proyek Anda dan menginformasikan pendekatan mereka dalam menyediakan solusi yang mungkin.

Selain itu, berbagi rincian spesifik perusahaan seperti nilai-nilai organisasi Anda, audiens target, dan lainnya dapat membantu pemasok menyesuaikan respons RFI mereka dengan lebih baik.

3. Rincian proyek yang relevan

Ini adalah bagian yang sangat penting dalam RFI Anda. Bagaimanapun, vendor potensial perlu memiliki pemahaman mendalam tentang masalah Anda agar dapat memberikan solusi. Oleh karena itu, penting untuk menyertakan informasi apa pun yang dibutuhkan vendor jika mereka hendak menyusun rencana aksi yang efektif.

Berikut adalah daftar periksa cepat untuk membantu Anda di sini:

• Tujuan proyek: Berikan informasi rinci tentang tujuan proyek Anda.
• Kriteria evaluasi: Anda juga harus berbagi persyaratan seleksi Anda dengan vendor potensial untuk membantu mereka menentukan apakah mereka memiliki kemampuan untuk memenuhi proyek Anda.
• Batas waktu tanggapan: Sebutkan berapa lama waktu yang dimiliki vendor atau pemasok untuk memberikan solusi mereka dan jangka waktu untuk pengirimannya.
• Rincian pengiriman: Pastikan bahwa Anda jelas menyebutkan bagaimana dan di mana vendor perlu mengirimkan respons mereka terhadap RFI Anda.

4. Bagian tanggapan

Akhirnya, Anda juga harus menyertakan bagian yang merinci format tanggapan yang Anda harapkan dari penerima Permintaan Informasi Anda. Ini memastikan Anda mendapatkan tanggapan yang relevan dan standar yang membuat proses evaluasi Anda sejelas mungkin.

Selain itu, Anda juga dapat meminta responden untuk memberi tahu Anda mengapa mereka yang terbaik untuk pekerjaan itu. Ini dapat membantu Anda menentukan perusahaan mana yang akan membuat daftar singkat Anda untuk tahap selanjutnya dari proses; Permintaan Proposal.

Dalam bagian tanggapan Anda, ada dua bidang tertentu yang harus Anda sediakan ruang khusus untuk—bagian untuk informasi spesifik yang Anda minta dan bagian untuk kualifikasi vendor. 

Dalam paragraf berikut, kami akan menyoroti beberapa praktik terbaik lainnya untuk RFI Anda.

Apa Beberapa Praktik Terbaik RFI?

Semakin baik Permintaan Informasi Anda, semakin tinggi kualitas tanggapan yang Anda dapatkan dan semakin baik keputusan yang akan Anda ambil. 

Berikut adalah beberapa praktik terbaik industri untuk membantu Anda membuat RFI yang efektif:

• Selalu nyatakan informasi yang Anda butuhkan dengan jelas. Penting untuk menjaga pertanyaan Anda sejelas mungkin untuk mencegah mendapatkan tanggapan yang samar dan tidak berguna. Semakin jelas pertanyaan Anda, semakin berharga tanggapannya.
• Jaga RFI Anda tetap sederhana dan singkat. Permintaan Informasi umumnya tidak seharusnya terlalu panjang atau berat. Jadi, Anda hanya perlu meminta informasi yang relevan dengan solusi spesifik yang Anda butuhkan.
• Beri vendor cukup waktu untuk merespons. Sementara RFI biasanya tidak sekomprehensif RFP atau RFQ, Anda juga ingin prospek Anda memiliki cukup rincian untuk menyiapkan respons. Dua hingga empat minggu adalah jendela waktu yang biasa untuk tanggapan RFI.
• Gunakan template RFI yang sama untuk setiap proyek. Menggunakan satu template untuk semua RFI yang Anda kirim selama proyek akan memudahkan perbandingan dan evaluasi karena Anda akan mendapatkan tanggapan yang terstandarisasi. 
• Pertimbangkan menggunakan alat bantu visual dalam RFI Anda. Tergantung pada niche atau kompleksitas proyek Anda, menggunakan alat bantu visual dalam RFI mungkin membantu vendor potensial memahami proyek Anda dengan lebih baik, sehingga menghasilkan tanggapan yang lebih relevan. Ini secara khusus umum terjadi di industri konstruksi.

Dengan demikian, mari kita cepat menelusuri proses RFI yang biasa.

Bagaimana Proses RFI Bekerja?

Fase Permintaan Informasi dalam pengadaan biasanya terjadi dalam empat fase:

1. Klien membuat dokumen RFI 

Langkah ini adalah membuat dokumen RFI itu sendiri. Selama fase ini, klien biasanya akan menambahkan rincian penting tentang perusahaan mereka, masalah yang sedang mereka coba selesaikan, dan persyaratan proyek mereka dalam RFI. Ini untuk memberikan informasi yang dibutuhkan vendor potensial untuk membuat tanggapan yang didasarkan pada pengetahuan. 

Selama fase ini, Guru dapat membantu Anda dengan proses pengumpulan data.

Dengan Wiki intranet bertenaga AI Guru, menarik informasi dari mana saja dalam basis data organisasi Anda atau aplikasi terintegrasi menjadi jauh lebih mudah. Ini berarti Anda tidak perlu membuang waktu mencari rincian yang Anda butuhkan.

Selain itu, Guru juga dapat menyarankan informasi berdasarkan konteks, memastikan bahwa Anda menyertakan semua rincian relevan yang mungkin dibutuhkan vendor dalam dokumen RFI Anda. Asisten AI bawaan juga dapat membantu Anda dalam menyusun konten RFI Anda.

2. Vendor menyusun dan mengeluarkan tanggapan RFI mereka

Setelah vendor menerima dokumen Permintaan Informasi Anda, mereka biasanya akan menyusun tanggapan mereka. Ini harus terjadi dalam jangka waktu yang Anda tetapkan untuk pengiriman tanggapan, biasanya sekitar tiga minggu.

Penting bagi Anda untuk mengeluarkan template untuk memandu jawaban dari vendor perlindungan Anda. Dengan menyesuaikan tanggapan mereka, Anda dapat meningkatkan peluang untuk mendapatkan jawaban yang sangat relevan yang memberikan informasi yang Anda butuhkan.

Ini juga memastikan Anda mendapatkan tanggapan yang mudah dibandingkan dan dievaluasi.

3. Klien meninjau tanggapan

Setelah batas waktu pengiriman RFI berlalu dan Anda telah mengumpulkan semua tanggapan yang Anda terima, langkah selanjutnya adalah meninjau setiap tanggapan dan menentukan apakah itu memenuhi persyaratan minimum Anda. 

Kunci di sini adalah mencari informasi yang menunjukkan kemampuan vendor untuk memenuhi harapan proyek Anda. Detail seperti sejarah, tingkat pengalaman, dan layanan yang ditawarkan dapat memberi Anda wawasan yang Anda butuhkan.

Anda harus mencatat bahwa informasi spesifik proyek, seperti harga, anggaran, dan jadwal pengiriman, biasanya tidak akan ada dalam tanggapan RFI.

4. Klien melanjutkan ke fase pengadaan berikutnya (RFP)

Berdasarkan tanggapan yang Anda dapatkan, Anda dapat menentukan vendor mana yang memenuhi kualifikasi awal Anda untuk proyek Anda dan membuat daftar pendek. Kemudian, Anda dapat melanjutkan ke fase berikutnya dalam proses pengadaan, yaitu Permintaan Proposal.

Anda harus mencatat bahwa adalah praktik yang baik untuk memberi tahu vendor yang menerima dokumen RFI tentang keputusan Anda, terlepas dari apa yang Anda putuskan.

Contoh RFI untuk Menginspirasi Anda

Apakah Anda ingin inspirasi untuk RFI Anda berikutnya? Berikut adalah dua contoh dunia nyata yang memberikan Anda wawasan berharga saat menyusun Permintaan Informasi Anda berikutnya:

RFI CCMS Kota Phoenix

Kota Phoenix menginginkan sistem manajemen kasus kriminal (CCMS). Jadi, mereka membuat dokumen Permintaan Informasi untuk mengidentifikasi vendor potensial. Berdasarkan persyaratan unik untuk solusi semacam itu, RFI tersebut memuat spesifikasi produk yang ketat dan kriteria evaluasi untuk vendor yang direncanakan mengirimkan tanggapan.

A.S. RFI Administrasi Layanan Umum (GSA)

GSA Amerika Serikat ingin mengurangi emisi gas rumah kaca dari gedung komersial dan membutuhkan solusi inovatif untuk masalah tersebut. Jadi, pendekatannya adalah untuk menerbitkan RFI yang mencari teknologi yang muncul dan berkelanjutan untuk meningkatkan efisiensi energi dan dekarbonisasi di gedung komersial. RFI juga mengharuskan vendor yang direncanakan untuk mengusulkan kriteria keberhasilan yang dapat diukur di beberapa kategori.

Kini Terserah Anda!

Meskipun proses pengadaan biasanya datang dengan beberapa rintangan dan faktor risiko, memanfaatkan alat seperti dokumen Permintaan Informasi dapat membantu membuat proses tersebut semulus mungkin. Karena RFI biasanya membantu Anda mendapatkan informasi penting tentang vendor calon Anda, Anda dapat membuat daftar pemasok yang diinformasikan dan secara signifikan meningkatkan peluang Anda untuk memilih mitra ideal untuk proyek Anda.

Dengan Guru, Anda dapat lebih mengurangi margin kesalahan Anda dengan membuat dokumen RFI yang berisi informasi yang sangat relevan tentang perusahaan dan persyaratan proyek Anda.

Lebih jauh lagi, platform ini dapat membantu Anda mengurangi waktu yang Anda butuhkan untuk menyiapkan dokumen RFI yang ringkas dan sangat terfokus, memastikan produktivitas dan efisiensi operasional yang lebih besar. 

Daftar untuk Guru hari ini dan buka potensi penuh manajemen informasi untuk organisasi Anda.

‍